ERP中的成本管理圖文詳解
點評: 上一篇我們介紹了ERP中的財務(wù)會計。從會計理論的角度來說，財務(wù)會計是負(fù)責(zé)公司對外報表的需求的，因此又稱為外部會計。外部方可能是所有者，政府機(jī)構(gòu)，證券交易所等等。ERP中的財務(wù)會計模塊不僅僅是對外報表的工具，它更是一種使業(yè)務(wù)處理和帳務(wù)處理相統(tǒng)一，加強企業(yè)財務(wù)管理的強大平臺。但是畢竟這一模塊仍然是在財務(wù)會計理論的框架之下的，很多基于內(nèi)部管理的需求仍然得不到滿足。這篇我們將介紹ERP中的管理會計，這是一個基于各種管理會計理論的大模塊。其中體現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部價值鏈的成本流和成本對象概念是其核心部分，我們將在本章介紹。
會計核算軟件
雖然ERP歷史發(fā)展的主要源頭是在物流領(lǐng)域，但是如今的ERP軟件是涵蓋物（物流），財（財務(wù)），人（人力資源）等企業(yè)管理領(lǐng)域的大型平臺，因此從會計核算軟件的角度來看看ERP中的財務(wù)，會使我們更容易進(jìn)入ERP管理會計這一對大多數(shù)讀者來說既熟悉又陌生的世界。根據(jù)會計核算軟件的功能和思路，我們將其大致劃分成三個階段。
第一階段 手工記帳的電算化
這是會計核算軟件發(fā)展的初級階段，電算化的目的是替代原來煩瑣和易錯的手工記帳。所以從各方面看，它都竭力地接近手工記帳的習(xí)慣。如圖一所示，財會人員在類似手工會計記帳憑證的系統(tǒng)界面里輸入憑證的內(nèi)容，保存后系統(tǒng)更新相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫表，可能會有各種匯總表，但一定會有會計憑證行項目表，在這個表里存儲了記帳憑證行的相關(guān)字段內(nèi)容。系統(tǒng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫可以提供規(guī)定格式的各種對外報表，比如資產(chǎn)負(fù)債表，損益表和試算平衡表等等。當(dāng)然系統(tǒng)還會提供各種常用功能，比如帳戶的查詢等等，不作贅述。在本階段的系統(tǒng)設(shè)計中，使用的是財務(wù)會計的通行規(guī)則或理論。比如每張憑證都必須“有借必有貸，借貸必相等”。再比如從流程的角度，審核人必須和制單人分開，審核后才能過帳，等等。

手工記帳的電算化軟件滿足了會計核算的最初要求，但是漸漸的對于會計信息分析的要求迫使其向第二階段發(fā)展。
第二階段 增強型會計核算軟件
從會計理論應(yīng)用的角度來說，第二階段和第一階段并無本質(zhì)的不同。它的增強來自于在記帳憑證輸入時，除了傳統(tǒng)手工帳要求的借貸標(biāo)志，科目，金額，摘要以外，允許財會人員輸入一些附加字段。這些附加字段或者出現(xiàn)在主屏幕，或者另外使用附加字段屏幕用于輸入。而附加字段的內(nèi)容本身可以在別的操作中專門維護(hù)（就象維護(hù)會計科目一樣），在憑證輸入時可以通過查找輸入。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)也和第一階段沒有本質(zhì)上的區(qū)別，只是在行項目表中增加了附加字段，同時可能增加了和附加字段相關(guān)的匯總表。視軟件產(chǎn)品的不同，有些軟件可能和物流模塊有了一定的集成，可以部分實現(xiàn)第一篇中所描述的業(yè)務(wù)處理和帳務(wù)處理的統(tǒng)一，這時憑證不是手工錄入的，而是根據(jù)業(yè)務(wù)自動生成的。

有了附加字段，系統(tǒng)就可以勝任一些匯總類的簡單報表了。為什么稱之為“匯總類的簡單報表”？主要是因為：<1>系統(tǒng)不提供財務(wù)分析的的理論支持。在多數(shù)情況下這一階段的系統(tǒng)提供的是類似EXCEL數(shù)據(jù)透視表那樣的分析工具。這種工具背后并沒有相關(guān)的管理會計理論作為依托，因此分析更多的是采取匯總，篩選等簡單的數(shù)據(jù)分析手段，而不是財務(wù)分析手段。<2>數(shù)據(jù)的輸入和處理是平面的，或者說集中在一個層面（即財務(wù)會計憑證輸入）上，這樣數(shù)據(jù)的處理始終跳不出財務(wù)會計的條條框框，而且往往無法描述現(xiàn)實中立體（多層面）的信息。關(guān)于立體的信息我們會在本章成本流的案例中看到。
因此這一階段的系統(tǒng)顯然不能實現(xiàn)象成本的結(jié)轉(zhuǎn)，預(yù)算，營銷分析，資金管理，流動性預(yù)測，現(xiàn)金流量表，合并會計報表等等的功能。
同時，如果僅僅是可以增加附加字段，但是字段間的邏輯關(guān)系卻沒有很好的定義，或者不和物流模塊集成。往往最終的結(jié)果是出于工作負(fù)荷和信息質(zhì)量的原因，很多附加字段形同虛設(shè)。
第三階段 分模塊集成管理軟件
會計核算軟件和物流管理軟件的發(fā)展最終指向ERP軟件。上一篇我們介紹了ERP財務(wù)會計模塊豐富的功能，以及財務(wù)會計模塊和物流的集成。而ERP中的財務(wù)模塊本身更是發(fā)展成了一個真正的財務(wù)管理軟件。如圖三，在本階段財務(wù)會計的數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)后，通過集成進(jìn)入了其他嶄新的財務(wù)子模塊中，這種集成體現(xiàn)在系統(tǒng)自動生成了其他子模塊的憑證。圖三中紅色的雙向箭頭代表了這種集成。在這些子模塊（比如管理會計）的設(shè)計中，ERP軟件應(yīng)用了各種現(xiàn)代管理理論，同時提供了客戶化配置的靈活性。比如在管理會計中允許客戶定義自己的成本分?jǐn)傄?guī)則，再比如在合并模塊中允許客戶定義合并抵銷分錄規(guī)則等等。通過這些理論和規(guī)則，系統(tǒng)自動地對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行加工和處理，而這種加工的結(jié)果往往也是以其他子模塊憑證（比如管理會計憑證）的形式保存在系統(tǒng)中。當(dāng)然也可以在這些模塊中手工對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理而不影響財務(wù)會計。圖三中三色的圓箭頭代表了自動和手工結(jié)合的處理過程。

最終，在ERP財務(wù)的其他子模塊中，我們可以得到各種功能報表，這些報表更準(zhǔn)確，運行也更快，最重要的是有更強的理論支撐，這使得我們可以做真正的財務(wù)分析，而不僅僅是第二階段的數(shù)據(jù)分析。同時這些子模塊還提供了適合本身特點的報表工具。

本篇“管理會計”是第一個我們將要介紹的這樣的子模塊。
成本流和成本對象
成本流和成本對象是管理會計的基本概念。成本流描述了企業(yè)內(nèi)部的價值流，象是流淌在企業(yè)內(nèi)部的河流。而成本對象則象是湖泊。ERP系統(tǒng)使得成本對象和成本流變得透明，從而使管理者可以更加客觀和科學(xué)地 <1> 控制成本。 <2> 考評績效。 <3> 分析市場 和<4>支持決策。抽象地解釋這兩個概念實在沒有太大的意義，我們只需看一個案例就能夠很清楚的理解它們了。由于制造行業(yè)的成本流和成本對象我們將在本篇生產(chǎn)成本章節(jié)中有很詳細(xì)的介紹，所以本章中我們的案例使用航運業(yè)這一較特殊的行業(yè)。
案例
ABC船運公司是一家主要從事遠(yuǎn)洋集裝箱運輸業(yè)務(wù)的公司。它的主要營運方式是班輪運輸。班輪運輸（Liner Shipping）又稱定期船運輸。是指船舶按事先制定的船期表（時間表）在特定的航線上，以既定的掛靠港口順序，經(jīng)常地從事航線上各港口間的船舶運輸。船舶在航線上的一次航行稱為一個航次。托運單（國內(nèi)有時用“委托申請書”代替）是指由托運人根據(jù)買賣合同和信用證的有關(guān)內(nèi)容向承運人或他的代理人辦理貨物運輸?shù)臅鎽{證。經(jīng)承運人或其代理人對該單的簽認(rèn)，即表示已接受這一托運，承運人與托運人之間對貨物運輸?shù)南嗷リP(guān)系即告建立。
ABC公司的損益主要由航運收入和各種使費與間接費用組成。其中船運收入（包括凈海運費和附加費）可以認(rèn)定到各托運單，航次費用（包括燃油費，港口費，貨物費，中轉(zhuǎn)費，墊倉入料費，貨損海損費等）可以認(rèn)定到航次的各航段和港口。而船舶費用（包括人員工資費用，船舶設(shè)備折舊費，物料修理費，保險費，租金費用，非營運期費用等等）只可以認(rèn)定到各艘船舶）。還有一些費用是船舶公共的（包括后備人員工資費，差旅費，通訊費，業(yè)務(wù)單證費，海圖資料費等等），不能直接認(rèn)定到個別船舶上。由于集裝箱數(shù)量大，流動性強，而且雖然個體有差異，但是使用上認(rèn)為是無差異的。因此集裝箱費用（包括折舊費，租金費用，冷箱備件修理費，堆存費用，底盤費用等等）也不能直接認(rèn)定到個別船舶或航次上。其他的象管理費用，只能認(rèn)定到部門或科室。
根據(jù)ABC公司的行業(yè)特點，我們認(rèn)為它的成本流和成本對象的總體結(jié)構(gòu)如圖四所示。圖四中最左側(cè)代表財務(wù)會計模塊，它構(gòu)成了ERP管理會計模塊的主要數(shù)據(jù)來源。而圖四的其它部分是管理會計模塊。圖四中紅色的箭頭代表了成本流，而其他部分比如公司組織結(jié)構(gòu)，航次（包括航段和港口），托運單和市場細(xì)分（圖中用魔方表示）則是成本對象。下面我們將簡要介紹五種形式的成本流，分別對應(yīng)圖四中的①-⑤：
1． 收入，成本和費用的憑證入帳
當(dāng)財務(wù)人員手工錄入會計分錄，或者系統(tǒng)自動生成會計分錄（如固定資產(chǎn)記提折舊）時，如果這些分錄和收入成本或費用相關(guān)，那么系統(tǒng)除了生成相應(yīng)的財務(wù)會計記帳憑證外，還將生成管理會計憑證，記錄下成本流歸集到相應(yīng)的成本對象。比如航次費用歸集到各航次（港口和航段）中，船舶費用歸集到各船舶成本中心，航運收入歸集到托運單里。
2． 從其他成本中心分?jǐn)偟礁鞔俺杀局行?
根據(jù)預(yù)先設(shè)定的分?jǐn)倶?biāo)準(zhǔn)，將成本從其他成本中心分?jǐn)偟酱俺杀局行?，比如將船舶公共成本中心歸集的船舶共同費用根據(jù)事先設(shè)定的百分比分?jǐn)偟剿械拇俺杀局行?。對于董事會，財?wù)部等成本中心發(fā)生的間接費用也可以類似地分?jǐn)偟酱俺杀局行纳稀５菍τ诩b箱部發(fā)生的集裝箱費用可能直接分?jǐn)偟胶酱紊细鼮楹线m。事實上判斷的依據(jù)是我們認(rèn)為各成本中心的工作是服務(wù)于船舶，還是航次。
3． 從船舶成本中心分?jǐn)偟礁鱾€航次
對于ABC船運公司來說，船舶的價值體現(xiàn)在它們承載的各個航次中，因此將船舶成本中心的成本按一定的規(guī)則（如航程天數(shù)）分?jǐn)偟较嚓P(guān)的各個航次（港口和航段）中，是合理的。
4． 從航次結(jié)算到托運單
集裝箱船在一個航次裝載了各個托運人的貨物，要進(jìn)行托運單的盈虧分析，必須將航次匯集的費用結(jié)算到相關(guān)的各托運單上，結(jié)算的標(biāo)準(zhǔn)可以是該航次（各港口和航段）上各個托運單占用的標(biāo)準(zhǔn)箱位（TEU）。
5． 從托運單結(jié)算到市場細(xì)分
在盈利分析模塊，我們從托運單的盈利出發(fā)，可以對市場及內(nèi)部責(zé)任范圍進(jìn)行多維多層次的盈利分析。關(guān)于盈利分析我們在下文以及后面的章節(jié)將有詳細(xì)介紹。
成本要素
成本流是一個抽象的概念。從技術(shù)的角度來看它表現(xiàn)為管理會計憑證。管理會計憑證和我們熟悉的財務(wù)會計憑證是不同的。它記錄了什么性質(zhì)的成本（其實包括絕大多數(shù)的損益）從哪里流向哪里。它也借用了“借/貸”的概念，“借”是成本的流入，“貸”是成本的流出。因此在有些憑證里借貸是平衡的，如案例中的②③④⑤，它們表示的是成本流從一個成本對象流入另一個成本對象。有些憑證里借貸是不平衡的，如案例中的①，它們的含義是成本流從財務(wù)會計模塊流入了管理會計模塊。
那么，在回答“什么性質(zhì)的成本”這個問題時，系統(tǒng)是怎么做的呢？一個直觀的回答是用財務(wù)會計中的損益類科目，即各種收入，成本和費用科目。在圖四財務(wù)會計的區(qū)域里對于這些科目的財務(wù)會計過帳以同樣性質(zhì)的成本流入了管理會計中。但是僅僅這樣做有一個主要的不足，即處理管理會計內(nèi)部成本流轉(zhuǎn)的時候意義上和靈活性上的缺陷。比如船舶費用的明細(xì)很多，當(dāng)分?jǐn)偟胶酱紊蠒r，從航次分析的角度來看可能這些明細(xì)已不很重要，我們所關(guān)心的只要知道哪些是從船舶上分?jǐn)傔^來的間接費用就可以了。因此一個靈活的解決方案是用一個獨立的概念 - 成本要素 來描述管理會計中成本流的性質(zhì)。而成本要素分兩大類。一類是初級成本要素，它們實質(zhì)上就是財務(wù)會計中的損益類科目。另一類是次級成本要素，它們可以用來描述管理會計內(nèi)部各成本對象間成本流轉(zhuǎn)時的成本性質(zhì)。再舉一個常用的例子：單位的食堂本身會發(fā)生很多費用，比如場地，人員，燃料，糧食副食品等等。當(dāng)食堂的費用分?jǐn)偟礁鞑块T時，我們不再關(guān)心初級成本要素，我們只需要以類似“食堂伙食費用”這樣的在會計科目表中沒有的次級成本要素表示其性質(zhì)就可以了。而食堂本身的初級成本費用，在考核食堂本身的管理時才是有用的。
成本對象
在案例中，我們的成本對象是具體的，比如航次，托運單。在ERP中對于成本對象，系統(tǒng)經(jīng)過了總結(jié)和抽象，形成了若干大類。這些大類的成本對象其性質(zhì)和特征上有一定的規(guī)律。我們可以根據(jù)本行業(yè)本企業(yè)的情況依據(jù)這些大類的成本對象設(shè)計具體的成本對象類別乃至總的管理會計架構(gòu)。下面我們簡要介紹這些大類的成本對象，有些將在本書的其他章節(jié)中有具體的介紹。
1. 成本中心（Cost Center）
成本中心類似于企業(yè)內(nèi)部“部門”的概念，但在管理會計中它主要用于成本控制的目的。將公司按照成本中心分割，可以實現(xiàn)對于責(zé)任區(qū)域的成本計劃，認(rèn)定，控制和分?jǐn)?。和其他成本對象相比，成本中心具有比較穩(wěn)定，變化較少的特點。從組織結(jié)構(gòu)的角度，將所有成本中心按樹狀層次有序地組織起來，構(gòu)成了成本中心組織結(jié)構(gòu)。以圖四為例，ABC公司的成本中心組織結(jié)構(gòu)中既有歸集間接費用的成本中心，如董事會，財務(wù)部，也有歸集各種航運成本的成本中心，如每條集裝箱船就是一個成本中心。每個成本中心都有一個成本中心負(fù)責(zé)人員。
2. 內(nèi)部定單（Internal Order）
和成本中心類似，內(nèi)部定單也是一種成本對象，我們可以對內(nèi)部定單進(jìn)行成本的計劃，認(rèn)定，控制和分?jǐn)?。和成本中心不同的是?nèi)部定單有明確的開始和結(jié)束，它不是一種組織機(jī)構(gòu)，而是一個個小的項目（Project）。在ERP中可以定義不同的內(nèi)部定單類別（Internal Order Type）。如果上文案例中想以內(nèi)部定單實現(xiàn)航次的核算，那航次就是一種內(nèi)部定單類別，而每個航次本身都是一個內(nèi)部定單。我們還可以將內(nèi)部定單組合成多層次的內(nèi)部定單組（Internal Order Group）,如圖四中，航次被組合在航線下。組對于閱讀報表和分?jǐn)偝杀竞苡杏谩?
3. 項目（Project）
內(nèi)部定單只能管理短小而簡單的項目。對于需要真正的項目管理功能的項目來說，ERP提供項目管理模塊進(jìn)行專門管理。項目本身不是成本對象，而構(gòu)成項目結(jié)構(gòu)的WBS要素（工作細(xì)分結(jié)構(gòu)要素/Work Breakdown Structure Elements），網(wǎng)絡(luò)（Network）和任務(wù)（Activity）才是成本對象。關(guān)于這些概念我們將在項目管理章節(jié)中詳細(xì)介紹。在上文案例中，我們可以將每個航次定義為一個項目，而整個航次在各港口中航行的過程定義為完成這個航次的網(wǎng)絡(luò)，每個港口和港口間的航段都是網(wǎng)絡(luò)中的一個任務(wù)。我們可以將各條航線制作成模板，航次只需復(fù)制航線并做修改就可以了。
4. 銷售定單（Sales Order）
銷售定單是銷售模塊的主要憑證之一。它同時也是管理會計中的成本對象。對于工商企業(yè)來說銷售定單的含義是很清楚的。但是對于服務(wù)業(yè)，銷售定單的形式可能就不太一樣。上文案例中托運單可以看作是該行業(yè)的銷售定單。
5. 市場細(xì)分（Profitability Segment）
市場細(xì)分是指根據(jù)消費者對產(chǎn)品或服務(wù)不同的欲望與需求，不同的購買行為與購買習(xí)慣，把整體市場分割成不同的或相同的小市場群。ERP中盈利分析的目的不僅是分析市場，它還擔(dān)負(fù)著評估公司內(nèi)部組織的功能。因此在ERP中的細(xì)分標(biāo)準(zhǔn)超出了市場營銷學(xué)中的市場細(xì)分。市場細(xì)分也是一種成本對象，我們將在相關(guān)章節(jié)專門闡述，在圖四中我們用一個彩色的魔方代表市場細(xì)分。

ERP中的成本管理圖文詳解