高效會議技巧

課程背景 ★ 會議的主要目的是交流信息、作出決策、解決問題。 ★ 但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復雜。 ★ 頻繁的會議與管理層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工在無效率會議上花太多的時間，不僅浪費時間、提高公司成本，也造成工作效率低下，這是一種負面 文化。 ★ 如何能在會議中效率高(Efficient) & 效果好(Effective)，是“高效會議技能”要解決的問題。 ★ 本課程通過個人練習、小組活動、錄像帶(VCD)演示等一系列方法、手段，讓學員初步掌握如何有效地地策劃、準備、組織、主持、參與會議。 參加人員 ★ 召集、主持會議的人，參加會議的人員 課程目標 ★ 如何積極有效地策劃、準備會議 ★ 如何正確組織、主持四類會議 ★ 如何積極有效深入參與會議 ★ 如何確定每位與會者的角色與職責并監(jiān)督其履行的情況 ★ 如何識別并使用能幫助會議取得成功技能 ★ 如何制定管理會議挑戰(zhàn)的對策并創(chuàng)建積極的形象 ★ 制定提高主持/參與會議技能的行動計劃
課程大綱
第一節(jié) 引言
★ 什么是會議？
★ 會議的起源
★ 會議的類型
★ 會議的優(yōu)點
★ 會議的缺點
★ 會議通病
★ 無效會議VS有效會議
★ 有效會議3要素

第二節(jié) 優(yōu)秀的主持人
★ 主持人必備的技巧
★ 主持人對會議成功負責
★ 尊重與會者的權利

第三節(jié) 有效的方法
★ PDCA與有效會議：
▲ 計劃－準備是開好會議的必要條件；
▲ 實施－如何主持是會議成功的關鍵；
▲ 檢查－密切跟蹤會議決議并檢查其有效性；
▲ 行動－實現(xiàn)會議目標的相應行動/活動?行動計劃。

第四節(jié) 有效地策劃/準備會議
★ 有效會議準備8步驟
第1步:決定會議的宗旨和類型
第2步:分析會議的因果
▲ 本次會議同本部門目標的關系？
▲ 本次會議同上/下次會議的關系？
▲ 什么事可能會影響對本次會議的興趣？
第3步:明確涉及的/受影響的人和事
第4步:制訂會議成果說明
第5步: 決定要討論的主題
第6步:決定會議角色分配
第7步:決定會場布置
第8步:計劃會議議程表
★ 非正式議程表
★ 正式議程表?5W和1H
▲ Why?為何召開 ？
▲ What?何種目標？
▲ Who?何人參加？
▲ When?何時召開 ？
▲ Where?何處召開 ？
▲ How?如何召開 ？

第五節(jié) 有效地主持/參與會議
★ 組織會議以取得預期結果
★ 會議三明治
★ 設定步驟
★ 逐項討論議程,總結決定
★ 鼓勵與會者參與
★ 記錄重要備忘事項和決 定
★ 珍惜時間－掌握時間
★ 控制爭議,行事果斷

第六節(jié) 良好的參與意識
★ 有效地處理擾亂會議者處變不驚各種角色扮演如何鼓勵積極,制止消極行為
★ 制不同意見,采取果斷措施
▲ 堅持自己的權利而又不侵害他人的權力
▲ 直接、坦率、恰當地表達您自己的觀點
▲ 自信地陳述信息
▲ 與會者的職責

第七節(jié) 會議跟蹤
★ 自上而下逐級向非與會者傳達信息
★ 制定行動計劃以完成分派的工作
★ 確定計劃以跟蹤會上決定的工作進度
★ 制定下次會議議程
▲ 會議議程Agenda
▲ 會議記錄Minutes
▲ 會議決議Decision 5. 與會者的角色與職責RASIC模式

第八節(jié) 制定有效會議的行動計劃
★ 有效會議黃金規(guī)則
★ 專家建議&行動計劃