文件和資料控制程序
文件和資料控制程序
1 目的
確保產(chǎn)品符合認證標準和認證機構(gòu)要求而制訂的所有文件和資料進行有效控制。
2 范圍
適用于與產(chǎn)品質(zhì)量的相關(guān)過程有效運作和控制需要的文件和資料。
3 職責
3.1 總經(jīng)理負責批準CCC程序。
3.2 質(zhì)量負責人負責審核CCC程序。
3.3 各部門經(jīng)理負責各自部門文件和資料的編制、使用、發(fā)放和保管。
3.4 質(zhì)量負責人組織相關(guān)人員對相關(guān)的文件和資料定期評審。
3.5 辦公室負責歸檔文件和資料。
3.6 技檢部負責收集國家標準、行業(yè)標準等與認證有關(guān)的外來文件和資料，并交給辦公室存檔，發(fā)放。
4 程序
4.1文件和資料的分類
4.1.1公司的文件和資料分為兩大類：即第一級文件和資料和第二級文件和資料。公司的第一級文件和資料是CCC程序。
4.1.2公司的第二級文件和資料，分為兩種：
A）部門管理標準(部門管理制度、標志的使用管理規(guī)定等)；工作標準(崗位責任制、公司主要部門主管任職要求等)；技術(shù)標準(國家標準、行業(yè)標準、公司標準及作業(yè)指導書、檢驗規(guī)范等)；部門質(zhì)量記錄文件和資料等。這一類文件和資料由辦公室保存原件并對公司內(nèi)的最新文件和資料及時匯總，填寫《文件和資料最新狀況一覽表》，各相關(guān)部門自行保存相關(guān)文件和資料；
B）其他質(zhì)量文件和資料：如質(zhì)量計劃或其他標準、規(guī)范等。（質(zhì)量計劃是指針對特定產(chǎn)品、項目或合同編制的文件和資料，其應包括產(chǎn)品設(shè)計目標、實現(xiàn)過程、檢測及有關(guān)資源的規(guī)定）。
4.2文件和資料的保管
4.2.1CCC程序文件及公司管理類文件和資料由辦公室歸檔保存。
4.2.2 公司的技術(shù)類文件和資料，如國家標準、行業(yè)標準、產(chǎn)品圖紙、樣品、檢驗標準、采購技術(shù)文件和資料等由技檢部編制、收集，交辦公室歸檔保存。
4.3 文件和資料的編號
4.2.1質(zhì)量體系文件和資料的編號
A）CCC認證程序文件：
CCC－順序號 版本/修訂狀態(tài)。
例如：CCC－01，表示公司編制的第1份CCC程序文件。
B）質(zhì)量記錄：QR –程序文件號－記錄順序號；外來CQC記錄直接使用。
C）其他質(zhì)量文件和資料，文件代號-文件和資料順序號-年號。
例如：G－05－2002，代表2002年第5份管理性文件。
4.2.2文件代號規(guī)定如下： G代表管理文件，J代表技術(shù)文件。
4.4 文件和資料的編寫、審核、批準、發(fā)放
文件和資料發(fā)布前應得到批準，以確保文件和資料是適宜的：
A）CCC程序文件由質(zhì)量負責人組織相關(guān)部門負責人編寫，報總經(jīng)理批準后由辦公室發(fā)放，填寫《文件和資料發(fā)放、回收記錄表》；
B）各部門工作文件由各部門經(jīng)理組織內(nèi)部人員自行編寫、審核、匯總，經(jīng)總經(jīng)理批準后由辦公室統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)放時填寫《文件和資料發(fā)放、回收記錄表》；
C）辦公室協(xié)同各部門主管認真檢查各部門文件和資料的使用情況，確保文件和資料使用的各個場所均為有效版本的文件和資料。對作廢的文件和資料應及時撤出現(xiàn)場，防止有效與無效文件和資料的混淆。
4.5文件和資料的受控狀況
文件和資料分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與公司質(zhì)量管理和產(chǎn)品控制有關(guān)的文件和資料應為受控文件和資料。文件和資料發(fā)放前，應加蓋受控標識，便予識別。
4.6文件和資料的更改
文件和資料在使用過程中若與實際不符合或因其他原因需對文件和資料進行更改時，應辦理文件和資料的更改手續(xù)。
A）CCC程序更改由使用部門提出，填寫《文件和資料更改申請單》，報總經(jīng)理批準后由質(zhì)量負責人更改。更改應作出明確的標識，便于識別。以確保有效文件和資料的唯一性。；
B）各部門的文件和資料如有更改由相應部門經(jīng)理授權(quán)部門內(nèi)部人員執(zhí)行，填寫《文件和資料更改申請單》，經(jīng)原審批部門審批后進行更改 。如果指定其他部門更改時，該部門應提供其所依據(jù)的相關(guān)背景資料。
4.7 文件和資料的領(lǐng)用
A） 新文件和資料下發(fā)時，文件和資料領(lǐng)到部門應在《文件和資料發(fā)放、回收記錄》上進行簽字。文件和資料在使用過程中因破損而需重新領(lǐng)用新文件和資料，應持舊文件和資料到文件和資料歸口部門換取。
B） 因文件和資料丟失而需重新領(lǐng)取，應寫明理由，辦公室予以補發(fā)新文件和資料。
4.8 文件和資料的保存、作廢與銷毀
4.8.1文件和資料的保存
A）文件和資料要分類擺放整齊，便予檢索，并放在干燥、通風、安全的地方；
B）各部門對領(lǐng)到的文件和資料由本部門內(nèi)部自行保管。辦公室要不定期地對各部門文件和資料保管情況進行檢查；
C）任何人不得在受控文件和資料上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件和資料的清晰，易于識別和檢索。
4.8.2 文件和資料的作廢與銷毀
A）所有失效或作廢文件和資料由該文件和資料發(fā)放部門及時從使用場所撤出，加蓋“作廢”章，確保防止作廢文件和資料的非預期使用；
B）對作廢文件和資料的原件根據(jù)需要應予以保留，蓋上“參考用”及“作廢”印章；對要銷毀的作廢文件和資料，由文件和資料使用部門填寫《文件和資料銷毀申請單》，經(jīng)文件和資料原批準人審批后，統(tǒng)一由辦公室銷毀。
4.9 外來文件和資料的控制
4.9.1 與公司質(zhì)量管理和產(chǎn)品質(zhì)量控制有關(guān)的外來文件和資料包括：國家標準、行業(yè)標準、顧客提供的圖紙、檢測報告等。這些文件和資料由技檢部統(tǒng)一收集并及時交辦公室統(tǒng)一管理。
4.9.2 技檢部應經(jīng)常到技術(shù)監(jiān)督部門查看、收集、了解公司適用的相關(guān)國家、行業(yè)標準的最新版本，以確保文件和資料的有效性，并予以登記。
4.10 每年底由質(zhì)量負責人協(xié)同辦公室主任組織對現(xiàn)有文件和資料進行定期評審，各部門結(jié)合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改。
4.11 對承載媒體不是紙張的文件和資料的控制，也應參照上述規(guī)定執(zhí)行。
4.12 作為質(zhì)量記錄的文件應執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》。
5 相關(guān)文件和資料
5.1《質(zhì)量記錄控制程序》
6 質(zhì)量記錄
6.1《文件和資料發(fā)放、回收記錄》 QR－03－01
6.2《文件和資料更改申請》 QR－03－02
6.3《文件和資料銷毀申請》 QR－03－03
6.4《文件和資料最新狀況一覽表》 QR－03－04

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