ERP方案的前提--如何提煉信息化需求
企業(yè)對于企業(yè)信息化的認(rèn)識越來越清晰，也越來越理性化，雖然還有許多ERP成功率不高的報(bào)道，但是我們也應(yīng)該看到實(shí)施了ERP后，所給企業(yè)帶來的價值和回報(bào)，以及在市場無情的競爭壓力下，不得不尋求管理的突破和借用先進(jìn)的IT技術(shù)，以提升自己的競爭能力和體現(xiàn)競爭優(yōu)勢。筆者僅根據(jù)以前負(fù)責(zé)做過的多個ERP項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，介紹一下“企業(yè)是如何在ERP項(xiàng)目中提煉自身的管理問題和業(yè)務(wù)需求的”。孫子曰：知己知彼，百戰(zhàn)不殆。企業(yè)提煉需求的過程，實(shí)際上也就是認(rèn)清企業(yè)自身存在的優(yōu)勢和不足，做到“知己”的過程。

　　企業(yè)如果在實(shí)施ERP項(xiàng)目之初就將本身的需求和問題整理清楚，才能夠提出有針對性的核心問題和明確可行的要求，才會在ERP方案設(shè)計(jì)過程中想辦法解決這些問題，為后面的ERP成功應(yīng)用打好基礎(chǔ)。與其說是選型的過程，不如說是提煉需求和完善需求的過程。

　　在當(dāng)前不斷變化的市場環(huán)境下，每個企業(yè)都存在來自各方面的問題，如：銷售員因?yàn)闊o法及時的了解到產(chǎn)品庫存的數(shù)量，而無法快速而準(zhǔn)確的實(shí)現(xiàn)對客戶的承諾；即使接到了定單可是僅僅因?yàn)槟硞€重要的原料部件供應(yīng)不及時，造成了生產(chǎn)的延遲，推遲了交貨期，在強(qiáng)調(diào)快速響應(yīng)客戶并滿足客戶需要的市場下，這些都嚴(yán)重影響了企業(yè)的信譽(yù)。還有如：根據(jù)經(jīng)驗(yàn)制定的生產(chǎn)計(jì)劃，總是因?yàn)楹炗喌淖钚露▎味粩嗟脑谧兓?，采購，倉庫和生產(chǎn)等部門每天忙的團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)全總還是不能按時完成生產(chǎn)任務(wù)；原材料有的在倉庫中積壓，有的快到生產(chǎn)了才發(fā)現(xiàn)短缺等等。問題是許許多多，紛繁復(fù)雜，如何將這些問題歸集起來，如何確認(rèn)瓶頸問題，如何提煉成企業(yè)的需求呢？

　　企業(yè)存在的問題和需求雖然有許許多多，但是仔細(xì)分析一下這些需求和問題后，會發(fā)現(xiàn)所有的這些需求和問題不外乎可以分成三個層面：

　　*企業(yè)正常業(yè)務(wù)流程層面存在的問題和需求，稱為常規(guī)業(yè)務(wù)管理需求；

　　*企業(yè)管理中影響最大，最薄弱的也最迫切需要解決的瓶頸問題，稱為核心管理需求；

　　*企業(yè)各部門作業(yè)過程中需要多個部門配合協(xié)調(diào)的協(xié)作問題，稱作協(xié)調(diào)管理需求。

　　在業(yè)務(wù)層面出現(xiàn)的需求和問題，大多是各部門正常的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的一些需求，這些需求整理起來比較容易，而且在一般的ERP軟件中都可以滿足，這里值得注意的是：企業(yè)本身的需求是自身個性需求與行業(yè)共性需求的交匯。每個企業(yè)都已按照自己行業(yè)內(nèi)的一些規(guī)范制定了許多的制度，而且有許多業(yè)務(wù)的流程與行業(yè)內(nèi)的許多公司相似，同時每個企業(yè)因?yàn)樗幍牡赜蚝铜h(huán)境不一樣，發(fā)展的歷史不一樣，所造就的企業(yè)文化是不一樣，這就產(chǎn)生了企業(yè)的個性需求。比如：A制藥廠原先屬于集團(tuán)下的一個車間，現(xiàn)發(fā)展成為一個獨(dú)立的企業(yè)，并且在某開發(fā)區(qū)內(nèi)新建了廠房，購置了先進(jìn)的生產(chǎn)和檢測設(shè)備，躍然成為一個嶄新的工廠，這就是他自身的歷史。A制藥廠作為一個制藥企業(yè)，必須通過GMP認(rèn)證，并且按照GMP的要求制定采購流程，質(zhì)量檢驗(yàn)流程，產(chǎn)品出庫流程，倉庫管理和銷售管理等，這既是國家藥監(jiān)局對制藥行業(yè)的要求，也是行業(yè)內(nèi)的規(guī)范和制度。A藥廠的ERP項(xiàng)目經(jīng)理在咨詢顧問的指導(dǎo)下，仔細(xì)分析了企業(yè)自身的特點(diǎn)后，做出了既有行業(yè)共性和自身個性的管理需求分析報(bào)告。比如：A藥廠在原材料采購的流程需求分析中就重點(diǎn)考慮了兩點(diǎn)：1、A制藥廠原先屬于集團(tuán)下的一個車間，采購是集團(tuán)統(tǒng)一做的，現(xiàn)在需要對供應(yīng)商，供應(yīng)商的供貨情況，供應(yīng)商的信譽(yù)等進(jìn)行管理；2、GMP規(guī)定中對于原材料的質(zhì)量要求非常嚴(yán)格，堅(jiān)決杜絕不合格的材料進(jìn)入車間。在分析需求的基礎(chǔ)上，繪制的采購流程圖如下所示：
　　



　　還如：對于倉庫中的庫存原料每經(jīng)過6個月就要進(jìn)行質(zhì)量復(fù)檢；倉庫中需要進(jìn)行貨位的管理，并可以清晰的查到貨位的狀態(tài)分布情況等。

　　企業(yè)可以在管理咨詢公司的咨詢顧問幫助下找出企業(yè)管理的問題中哪些是合理的哪些是不合理的，哪些是客觀存在的哪些是可以主觀改變，哪些是理性的哪些是非理性的，哪些是主動提出的哪些是被動發(fā)現(xiàn)的，但是對于企業(yè)管理的各種問題，只有企業(yè)自己最了解也最清楚。對于一個正常運(yùn)作的企業(yè)來說，所謂的瓶徑問題主要是哪些力量最薄弱的環(huán)節(jié)，最能影響到生產(chǎn)和運(yùn)作的效率，可能這類的問題并不是很多，而且分析到后面會發(fā)現(xiàn)原來最薄弱的瓶頸主要集中在幾個重要的點(diǎn)上，找到了這幾個點(diǎn)也就發(fā)現(xiàn)了企業(yè)管理的瓶頸問題和需求。比如：B涂料廠經(jīng)過了幾年的運(yùn)作，企業(yè)高層也有了一定運(yùn)營經(jīng)驗(yàn)，但是市場環(huán)境在不斷的變化，競爭越來越激烈，而且客戶要求定制的訂單逐漸增多，而且客戶的要求也在不斷的提高，原先客戶下達(dá)訂單后十天內(nèi)交貨就可以了，現(xiàn)在有的客戶提出要五天內(nèi)交貨，這就要求企業(yè)生產(chǎn)的效率必須提高一倍，才能縮短一半的天數(shù)完成客戶的要求。企業(yè)在分析了生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)后發(fā)現(xiàn)影響生產(chǎn)效率的瓶頸問題主要是：配色周期的問題。因?yàn)榕渖ぷ魇侨斯ね瓿傻?，主要靠配色工人的?jīng)驗(yàn)來做，不同的客戶對于色彩的要求是在不一樣的，這樣就可能帶來許多主觀方面的差異，從而影響到生產(chǎn)的效率。認(rèn)識到這點(diǎn)后，企業(yè)就會把這一點(diǎn)最為企業(yè)最關(guān)心的配色問題作為瓶頸問題提出來。

　　企業(yè)部門之間的協(xié)作和配合，引起了企業(yè)作業(yè)層面的許多問題，這里面有些問題是通過ERP的實(shí)施可以避免的，有些并不是ERP軟件中所能解決的，而是協(xié)同運(yùn)作的管理問題。從我們的經(jīng)驗(yàn)來看，企業(yè)針對某個工序的規(guī)范都較為齊全，但工序之間的協(xié)調(diào)和部門之間的協(xié)調(diào)容易產(chǎn)生瓶頸，協(xié)調(diào)的內(nèi)容、規(guī)范、手段、時間要求、對責(zé)任人的獎懲細(xì)則才是重點(diǎn)內(nèi)容，“再規(guī)范的流程也會扯皮”就是這個原因，而且難以確認(rèn)責(zé)任，這與崗位的責(zé)任、績效密切相關(guān)。企業(yè)中的ERP小組成員應(yīng)該在充分理解ERP管理思想的基礎(chǔ)上，對于這些協(xié)作問題做一個分類歸集。比如在前面A公司的原材料采購流程中，大家也可以看出，如果采購部，倉庫，QA，QC和財(cái)務(wù)部協(xié)作過程中出現(xiàn)推諉和扯皮的情況，就會影響到原材料的采購周期，甚至可能影響到生產(chǎn)的需要。

　　以上介紹了企業(yè)需求提煉的三個層面，在企業(yè)提煉需求的過程中一定要避免以下兩個誤區(qū)：

　　誤區(qū)一：忽視了行業(yè)性的特殊需求。行業(yè)與行業(yè)之間是有很大差異的，比如制藥和機(jī)械制造兩個行業(yè)就有這不同的生產(chǎn)流程和管理方式，企業(yè)在做需求分析的過程中一定對自己所處的行業(yè)，本行業(yè)的特點(diǎn)有著較深的認(rèn)識，也就是提煉的需求要帶有行業(yè)的特色。

　　誤區(qū)二：過分強(qiáng)調(diào)企業(yè)自身的個性化需求。ERP畢竟是融入了先進(jìn)管理思想的企業(yè)管理工具，在過分的強(qiáng)調(diào)個性的基礎(chǔ)上提煉出的需求，僅僅考慮滿足現(xiàn)在，沒有一定的前瞻性，結(jié)果就是會發(fā)現(xiàn)沒有一套ERP軟件適合自己，只好找人定制開發(fā)，等開發(fā)完成并在企業(yè)中應(yīng)用后，因?yàn)橥獠織l件的變化而發(fā)現(xiàn)原來的流程不合理，需要作改變，可是因?yàn)槭嵌ㄖ频漠a(chǎn)品，由于種種原因無法升級，而商品化的ERP軟件就不存在這方面的問題了。

　　只有善于發(fā)現(xiàn)問題，才能解決問題。企業(yè)只有深層次多層面提煉需求，將所有的管理和運(yùn)作上的問題和需求分析并整理清楚，才能在信息化應(yīng)用過程中少走彎路，使制定的ERP解決方案更加合理，為ERP項(xiàng)目的成功實(shí)施奠定基礎(chǔ)。在這個階段，專業(yè)咨詢公司的作用很關(guān)鍵，因?yàn)槿绾握_思考是一個都明白卻都容易忽略的問題！

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