崗位描述-辦公室主任
崗位名稱：
辦公室主任
直接上級(jí)：
行政總監(jiān)
直接下級(jí)：
秘書(shū)室主管、司機(jī)班班長(zhǎng)、總經(jīng)理秘書(shū)、法務(wù)專員、檔案員
本職工作：
負(fù)責(zé)公司辦公秩序及行政事務(wù)管理。
直接責(zé)任：
（1） 制訂辦公室年度、月度工作目標(biāo)、工作計(jì)劃和預(yù)算并上報(bào)，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
（2） 制訂辦公室年度培訓(xùn)計(jì)劃經(jīng)批準(zhǔn)后協(xié)助培訓(xùn)部實(shí)施和考核。
（3） 掌握和執(zhí)行國(guó)家有關(guān)方針、政策和法律法規(guī)。
（4） 負(fù)責(zé)督辦、檢查各部門(mén)對(duì)上級(jí)指示和高管級(jí)會(huì)議決議的貫徹執(zhí)行。
（5） 組織起草公司行政文件，對(duì)系統(tǒng)間發(fā)文做好法律審核。
（6） 組織全公司檔案的管理工作。
（7） 巡視、監(jiān)督、檢查公司各部門(mén)辦公秩序及辦公室各項(xiàng)工作。
（8） 掌握辦公室的整體工作情況及公司重大會(huì)議、活動(dòng)情況，匯總分析各項(xiàng)檢查結(jié)果，定期為總經(jīng)理、行政總監(jiān)提供公司工作簡(jiǎn)報(bào)。
（9） 做好總經(jīng)理和各部門(mén)的信息傳遞工作。
（10） 負(fù)責(zé)公司高管層、系統(tǒng)間會(huì)議及其他重大會(huì)議、活動(dòng)的會(huì)務(wù)工作。
（11） 組織記載公司大事記，編撰公司辭典工作。
（12） 指定專人收集、整理公司內(nèi)外的反饋信息及合理化建議。
（13） 組織做好公司印鑒、介紹信使用保管、函電收發(fā)和報(bào)刊征訂分發(fā)工作。
（14） 負(fù)責(zé)掌印，合理合法使用公司印信。
（15） 組織做好公司文件的編號(hào)、打印及發(fā)放。
（16） 做好信訪工作，處理重要信函，接待重要客人。
（17） 督辦公司有關(guān)證照，辦理公司的法律事務(wù)。
（18） 為總經(jīng)理派出得力人員做好秘書(shū)工作。
（19） 負(fù)責(zé)對(duì)司機(jī)班車(chē)輛的統(tǒng)籌管理，監(jiān)督檢查車(chē)輛定點(diǎn)維修。
（20） 公司公共活動(dòng)場(chǎng)所的使用。
（21） 負(fù)責(zé)公司通訊設(shè)備的檢查、管理工作。
（22） 負(fù)責(zé)掌管公司各部門(mén)鑰匙（財(cái)務(wù)部門(mén)除外）。
（23） 指定專人負(fù)責(zé)辦公室文件、資料的保管和定期歸檔工作。
（24） 負(fù)責(zé)主管業(yè)務(wù)的檢查改進(jìn)與研究發(fā)展，并及時(shí)向行政總監(jiān)報(bào)告工作。
（25） 指定專人負(fù)責(zé)總經(jīng)理室辦公用具、設(shè)備、設(shè)施的登記、保管和報(bào)損報(bào)失工作。
（26） 按程序做好與相關(guān)部門(mén)的橫向聯(lián)系，積極接受上級(jí)和有關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，及時(shí)對(duì)部門(mén)間爭(zhēng)議提出界定要求。
（27） 制定直接下級(jí)的崗位描述，定期聽(tīng)取述職并對(duì)其工作做出評(píng)定。
（28） 指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查所屬下級(jí)的各項(xiàng)工作，掌握工作情況和有關(guān)數(shù)據(jù)，視情況填寫(xiě)過(guò)失單或獎(jiǎng)勵(lì)單，按程序辦理。
（29） 定期向行政總監(jiān)述職。
（30） 做好本部門(mén)各項(xiàng)行政事務(wù)處理工作，提高工作效能，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)精神。
（31） 及時(shí)、準(zhǔn)確傳達(dá)上級(jí)指示并貫徹執(zhí)行。
（32） 主持辦公室例會(huì)，參加公司有關(guān)行政方面會(huì)議。
（33） 審閱辦公室及與其相關(guān)的文件，審核下級(jí)上報(bào)的月度工作計(jì)劃、預(yù)算和有關(guān)作業(yè)文件，視其性質(zhì)內(nèi)容，決定處理方式。
（34） 在必要的情況下向下級(jí)授權(quán)。
（35） 及時(shí)對(duì)所屬下級(jí)工作中的爭(zhēng)議做出裁決。
（36） 開(kāi)展內(nèi)部民主管理活動(dòng)，調(diào)動(dòng)和發(fā)揮員工工作的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性，向上級(jí)或有關(guān)部門(mén)提供合理化建議。
（37） 培養(yǎng)和發(fā)現(xiàn)人才，負(fù)責(zé)直接下級(jí)崗位人員任命的提名。
（38） 指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品的領(lǐng)用、分發(fā)和文件、資料、記錄的收發(fā)、上報(bào)、保管與定期歸檔工作。
（39） 組織做好保密工作。
（40） 指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)和下級(jí)部門(mén)所使用的辦公用具、設(shè)備設(shè)施的建帳建卡、定期盤(pán)點(diǎn)、報(bào)損報(bào)失工作。
（41） 完成行政總監(jiān)交辦的其他工作任務(wù)。
（42） 關(guān)心所屬下級(jí)的思想、工作、生活。
（43） 代表公司與外界有關(guān)部門(mén)和機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)并保持良好合作關(guān)系。
領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：
（1） 對(duì)公司辦公秩序負(fù)責(zé)。
（2） 對(duì)文件的擬、收、發(fā)、定期歸檔負(fù)責(zé)。
（3） 對(duì)機(jī)密文件和文書(shū)檔案管理不嚴(yán)，發(fā)生失密、泄密或丟失、損壞負(fù)責(zé)。
（4） 對(duì)印鑒、介紹信管理不嚴(yán)，使用不當(dāng)造成不良后果負(fù)責(zé)。
（5） 對(duì)辦公室工作目標(biāo)的完成負(fù)責(zé)。
（6） 對(duì)所屬下級(jí)的紀(jì)律行為、工作秩序、整體精神面貌負(fù)責(zé)。
（7） 對(duì)辦公室預(yù)算開(kāi)支的合理支配負(fù)責(zé)。
（8） 對(duì)辦公室工作程序的正確執(zhí)行負(fù)責(zé)。
（9） 對(duì)辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查的規(guī)章制度的執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。
（10） 對(duì)辦公室所轄的設(shè)備、工具的完好性負(fù)責(zé)。
（11） 對(duì)辦公室所掌管的公司秘密的安全負(fù)責(zé)。
（12） 對(duì)辦公室給公司造成的影響負(fù)責(zé)。
主要權(quán)力：
（1） 對(duì)公司各部門(mén)辦公秩序的監(jiān)督檢查權(quán)。
（2） 對(duì)重大會(huì)議根據(jù)需要有現(xiàn)場(chǎng)指揮權(quán)。
（3） 必要時(shí)有向總經(jīng)理直接報(bào)告權(quán)。
（4） 有權(quán)向各部門(mén)索取必要的資料。
（5） 對(duì)總經(jīng)理指示和高管級(jí)會(huì)議有權(quán)督辦。
（6） 有權(quán)督促各部門(mén)及時(shí)做好文件、資料的立卷、歸檔工作。
（7） 對(duì)用車(chē)申請(qǐng)的審批權(quán)。
（8） 對(duì)公共活動(dòng)場(chǎng)所使用的審批權(quán)。
（9） 對(duì)辦公室所屬員工及各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的管理權(quán)。
（10） 業(yè)務(wù)范圍內(nèi)緊急事件的權(quán)宜處理權(quán)。
（11） 對(duì)限額資金使用有批準(zhǔn)權(quán)。
（12） 有對(duì)直接下級(jí)崗位調(diào)配的建議權(quán)、任命的提名權(quán)和獎(jiǎng)懲建議權(quán)。
（13） 對(duì)所屬下級(jí)的工作有監(jiān)督、檢查權(quán)。
（14） 對(duì)所屬下級(jí)的工作爭(zhēng)議有裁決權(quán)。
（15） 對(duì)所屬下級(jí)的管理水平、業(yè)務(wù)水平和業(yè)績(jī)有考核評(píng)價(jià)權(quán)。
（16） 有代表公司與外界有關(guān)部門(mén)和機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)的權(quán)力。
管轄范圍：
（1） 辦公室所屬員工。
（2） 辦公室所屬辦公場(chǎng)所及衛(wèi)生責(zé)任區(qū)。
（3） 辦公室辦公用具、設(shè)施設(shè)備。
（4） 公司通訊設(shè)備。


崗位描述-辦公室主任