采購(gòu)管理規(guī)范
管 理 規(guī) 范
撰寫(xiě)人：李華英
Email：Lihying@21cn.com
目 錄
一、 目的 3
二、 適用范圍 3
三、 定義 3
四、 采購(gòu)管理制度 3
五、 供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn) 4
六、 供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)和終止辦法 4
1、供應(yīng)商檔案管理要求 4
2、供應(yīng)商選擇流程 5
3、供應(yīng)商選擇考察表 6
4、合格供應(yīng)商名錄 7
5、供應(yīng)商資料卡 8
6、供應(yīng)商考核辦法及考核表 9
7、終止供應(yīng)商的報(bào)告 10
七、 采購(gòu)流程 11
1、采購(gòu)原則 11
2、常規(guī)采購(gòu) 11
3、小額應(yīng)急采購(gòu) 12
八、 貨物檢驗(yàn) 13
1、抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn) 13
2、貨物檢驗(yàn)報(bào)告 14
九、 采購(gòu)中心職責(zé)與績(jī)效考核 15
1、采購(gòu)中心工作職責(zé) 15
2、采購(gòu)主管績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn) 15
十、 采購(gòu)報(bào)告必須具備要素及分析圖表 16
、 目的
規(guī)范采購(gòu)操作步驟和方法，確保采購(gòu)的質(zhì)量和采購(gòu)要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。
二、 適用范圍
本規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長(zhǎng)期代理產(chǎn)品）等采購(gòu)的控制。

三、 定義
1、 供應(yīng)商：是指能向采購(gòu)者提供貨物、工程和服務(wù)的法人或其他組織。
2、 合格供應(yīng)商：是指經(jīng)過(guò)公司一定程序評(píng)審確定可以與公司合作的供應(yīng)商。
3、 購(gòu)物申請(qǐng)單：是需求部門根據(jù)需要采購(gòu)的項(xiàng)目所填寫(xiě)并提交給采購(gòu)中心的單據(jù)，此單據(jù)須有部門經(jīng)理和其他審核權(quán)限必須簽批。
4、 供應(yīng)商選擇考察表：是確立為公司供應(yīng)商前對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估的表格，一般由采購(gòu)主管對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考察并填寫(xiě)此表，填寫(xiě)完畢后交商務(wù)經(jīng)理與運(yùn)作中心總監(jiān)時(shí)行審批。
5、 供應(yīng)商考核表：是每財(cái)年度對(duì)供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時(shí)率、品質(zhì)和售前售后服務(wù)等進(jìn)行考察的的表格，根據(jù)考核決定是否與該供應(yīng)商繼續(xù)合作。
6、 終止供應(yīng)商的報(bào)告：是指供應(yīng)商發(fā)生惡劣服務(wù)、嚴(yán)重品質(zhì)情況或考核不合等提出與其終止合作的報(bào)告，此報(bào)告由相關(guān)權(quán)責(zé)部門向采購(gòu)中心提出，由采購(gòu)主管填寫(xiě)逐級(jí)上報(bào)審批。
7、 抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)：此標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行檢驗(yàn)的參照標(biāo)準(zhǔn)，由技術(shù)部門或其他相關(guān)權(quán)責(zé)部門編寫(xiě)交采購(gòu)中心匯總成冊(cè)。
8、 貨物檢驗(yàn)報(bào)告：是貨物驗(yàn)收部門和人員對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收后對(duì)所采購(gòu)貨物給出驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和處理意見(jiàn)。

四、 采購(gòu)管理制度
 潔自律，嚴(yán)守工作紀(jì)律。不接受供應(yīng)商禮金、禮品和宴請(qǐng)；
 嚴(yán)格遵守采購(gòu)規(guī)范流程，按流程辦事；
 能及時(shí)按質(zhì)按量地采購(gòu)到所需物品；
 嚴(yán)格供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)、甑選以保證供應(yīng)商供貨質(zhì)量；
 加強(qiáng)采購(gòu)的事前管理，建立完善的設(shè)備價(jià)格信息檔案，以有效地控制和降低采購(gòu)成本 并保證采購(gòu)質(zhì)量；
 科學(xué)、客觀、認(rèn)真地進(jìn)行收貨質(zhì)量檢查；
 處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，幫助供應(yīng)商解決一定的問(wèn)題；
 認(rèn)真分析采購(gòu)工作，改進(jìn)流程、規(guī)范和采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，提出有助改進(jìn)公司和供應(yīng)商服務(wù)水平的建議；
 做好采購(gòu)相關(guān)文檔的存檔、備份工作；
 在滿足公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購(gòu)成本；
 所有采購(gòu), 必須事前獲得批準(zhǔn). 未經(jīng)計(jì)劃并報(bào)審核和批準(zhǔn), ，除急購(gòu)?fù)獠坏貌少?gòu)，急購(gòu)需在申請(qǐng)單上注時(shí)“急購(gòu)”，并由總經(jīng)理補(bǔ)批；
 凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中計(jì)劃辦理采購(gòu)，可以核定物品項(xiàng)目，通知各請(qǐng)購(gòu)部門依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)，然后集中辦理采購(gòu)；
 采購(gòu)物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)的供應(yīng)商處購(gòu)買， 不得隨意變更供應(yīng)商；

五、 供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)
 具有良好的市信用和良好的售前、售后服務(wù)能力和服務(wù)意識(shí)；
 注冊(cè)資金達(dá)到50萬(wàn)以上的一般納稅人；
 健全的商務(wù)管理流程和制度；
 良好的財(cái)務(wù)狀況，至少可以給予七天以上帳期；
 具有優(yōu)勢(shì)的產(chǎn)品資源；
 相對(duì)有利于我公司的供配貨地理區(qū)位；
 積極的合作態(tài)度；

六、 供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)和終止辦法
供應(yīng)商的資質(zhì)水平直接關(guān)系到供貨的質(zhì)量、售后服務(wù)水平和重大產(chǎn)品問(wèn)題的處理等儲(chǔ)多問(wèn)題，更有重大品質(zhì)、售后事件等的處理態(tài)度、反應(yīng)的及時(shí)性都與供應(yīng)商本身的資質(zhì)、能力有關(guān)。因此有必要嚴(yán)格地篩選、考核供應(yīng)商，對(duì)不合格供應(yīng)商制訂相關(guān)終止辦法。
對(duì)供應(yīng)商資信由高到低分為A、B、C、D四類。具體定類辦法參見(jiàn)《供應(yīng)商考核辦法及考核表》。

1、供應(yīng)商檔案管理要求
對(duì)于供應(yīng)商的管理，要求建立存檔文檔表格和電子表格，存檔文件包含《供應(yīng)商選擇考察表》、《供應(yīng)商名錄》、《供應(yīng)商資料卡》《供應(yīng)商考核表》、《詢價(jià)記錄》、《采購(gòu)記錄》、《到貨檢驗(yàn)報(bào)告》和《終止供應(yīng)商的報(bào)告》，以及其它和往來(lái)單據(jù)等資料文檔。電子文檔、表格按公司要求進(jìn)行統(tǒng)一備份存檔管理。


2、供應(yīng)商選擇流程


3、供應(yīng)商選擇考察表
供應(yīng)商選擇考察表
考察人： 年 月 日
待選供應(yīng)商基本資料
名稱 法人代表：
地址： 郵 編：
電話： 聯(lián)系人： 傳真： 經(jīng)營(yíng)性質(zhì)：
主營(yíng)產(chǎn)品：
詳細(xì)評(píng)價(jià)指標(biāo)
經(jīng)濟(jì)實(shí)力 序號(hào) 評(píng)價(jià)辦法 結(jié)果 備注
1 注冊(cè)資金數(shù)額是多少
2 是不是一般納稅人
3 上年度銷售額是多少
4 給其他商家賬期一般是多久
5 一共有多少員工
市場(chǎng)信譽(yù) 序號(hào) 評(píng)價(jià)辦法 結(jié)果 備注
1 被媒體曝光次數(shù)
2 業(yè)內(nèi)口碑
3 有哪些假貨/水貨
4 售后服務(wù)水平怎么樣
優(yōu)勢(shì)資源 序號(hào) 評(píng)價(jià)辦法 結(jié)果 備注
1 與主營(yíng)產(chǎn)品廠家的關(guān)系（代理/經(jīng)銷/總代…）
2 給不同渠道的價(jià)格結(jié)構(gòu)及毛利
3 相關(guān)產(chǎn)品線是否齊全
4 最短送貨時(shí)間是多久
管理水平 序號(hào) 評(píng)價(jià)辦法 結(jié)果 備注
1 業(yè)務(wù)人員有沒(méi)有怠慢顧客現(xiàn)象
2 對(duì)售前咨詢有沒(méi)有耐心講解
3 有沒(méi)有完善的貨物進(jìn)出流程
4 員工是不是大小事情都要請(qǐng)示
批示意見(jiàn)
商務(wù)經(jīng)理意見(jiàn)

簽名：
運(yùn)作中心總監(jiān)意見(jiàn)


簽名：
考察結(jié)果 □推薦為C類認(rèn)可供應(yīng)商 □推薦為D類認(rèn)可供應(yīng)商 □不能推薦為供應(yīng)商

4、合格供應(yīng)商名錄
合格供應(yīng)商名錄
表格更新日期： 年 月 日
序號(hào) 編號(hào) 企業(yè)名稱 等級(jí) 地址 提供的產(chǎn)品及折扣 聯(lián)系人 電話 備 注















5、供應(yīng)商資料卡
供應(yīng)商資料卡
供應(yīng)商編號(hào)： 建卡日期：
產(chǎn)品類別： 建卡人：
公司名稱 聯(lián)系人/職務(wù)
公司地址
電 話 傳 真
倉(cāng)庫(kù)地址
電 話 傳 真
開(kāi)戶行 帳 號(hào)
公司類別 □ 代理商 代理級(jí)別：
□ 生產(chǎn)商
創(chuàng)立時(shí)間 注冊(cè)資本 法人代表
公司性質(zhì) 公司規(guī)模
人 員
構(gòu) 成 管理層 技術(shù)人員 普通員工 合計(jì)
人數(shù)
比例
經(jīng)營(yíng)范圍
序號(hào) 考 核
年 度 準(zhǔn)時(shí)交貨率 品質(zhì) 服務(wù) 總分 評(píng)等 考核表
編號(hào) 備注





6、供應(yīng)商考核辦法及考核表
供應(yīng)商的考核采取財(cái)年度考核辦法，由采購(gòu)中心征集各方意見(jiàn)匯總成考核評(píng)語(yǔ)，再由相關(guān)權(quán)責(zé)部門給出評(píng)審意見(jiàn)，最終由運(yùn)作總監(jiān)決定是否終止供應(yīng)資格。

供應(yīng)商考核表
NO：PUR-KS-流水號(hào)
供應(yīng)商名稱
考核日期 主要考核人
產(chǎn)品名稱
考 核 評(píng) 語(yǔ) 評(píng)分 等級(jí)
考

核

內(nèi)

容 準(zhǔn)時(shí)
交貨率
品質(zhì)
服務(wù)
其它
綜 合
評(píng) 價(jià)
意 見(jiàn) 是否取消其資格
各
權(quán)
責(zé)
部
門



審批意見(jiàn)



7、終止供應(yīng)商的報(bào)告
終止供應(yīng)商的報(bào)告
年 月 日
供應(yīng)商編號(hào)： 供應(yīng)商名稱：
建立聯(lián)系時(shí)間：
最初聯(lián)系人： 目前聯(lián)系人：
來(lái)往主要業(yè)務(wù)：
終止原因：



目前來(lái)往財(cái)、物、帳等情況：


終止該供應(yīng)商可能造成的影響：


終止供應(yīng)商的步驟：


終止供應(yīng)商申請(qǐng)人簽字： 商務(wù)經(jīng)理簽字：
運(yùn)作總監(jiān)批示：






七、 采購(gòu)流程
1、采購(gòu)原則
 采購(gòu)經(jīng)辦人員接獲"請(qǐng)購(gòu)單"后應(yīng)依請(qǐng)購(gòu)的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)并經(jīng)分析后議價(jià)。
 采購(gòu)申請(qǐng)人在采購(gòu)過(guò)程提出撤消采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，采購(gòu)經(jīng)辦人員要及時(shí)轉(zhuǎn)入撤消程序，即中止本次采購(gòu)作業(yè)，并在相關(guān)單據(jù)上加蓋“撤消”章。
 采購(gòu)經(jīng)辦人員詢價(jià)完成后，于"請(qǐng)購(gòu)單"詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬訂"訂購(gòu)廠商""交貨期限"與"報(bào)價(jià)有效期限"經(jīng)主管審核，并依請(qǐng)購(gòu)核決權(quán)限呈核

2、常規(guī)采購(gòu)

業(yè)務(wù)人員 采購(gòu)中心 商務(wù)部經(jīng)理 財(cái)務(wù)部門




























3、小額應(yīng)急采購(gòu)

需求人 采購(gòu)中心 商務(wù)部經(jīng)理 總經(jīng)理室 財(cái)務(wù)部



























八、 貨物檢驗(yàn)
1、抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)
來(lái)料名稱 抽樣數(shù) 驗(yàn)收準(zhǔn)則 接收數(shù)量
計(jì)算機(jī)主機(jī) 100% 1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確
2) 機(jī)箱無(wú)破損、變形
3) 全新設(shè)備 不合格拒收
CPU 100% 1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確
2) 外觀無(wú)破損、變形 不合格拒收
內(nèi)存 100% 1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確
2) 外觀無(wú)破損、變形 不合格拒收
主板 100% 1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確
2) 外觀無(wú)破損、變形 不合格拒收
硬盤 100% 1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確
2) 外觀無(wú)破損、變形 不合格拒收
板卡（顯示卡、網(wǎng)卡、聲卡等） 100% 1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確
2) 外觀無(wú)破損、變形 不合格拒收
軟盤驅(qū)動(dòng)器 100% 1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確
2) 外觀無(wú)破損、變形 不合格拒收
光盤驅(qū)動(dòng)器 100% 1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確
2) 外觀無(wú)破損、變形 不合格拒收
鍵盤 50% 1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確
2) 外觀無(wú)破損、變形 不合格拒收
鼠標(biāo) 50% 1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確
2) 外觀無(wú)破損、變形 不合格拒收
顯示器 100% 1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確
2) 外觀無(wú)破損、變形 不合格拒收
UPS 100% 1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確
2) 機(jī)箱無(wú)破損、變形 不合格拒收
網(wǎng)絡(luò)交換機(jī) 100% 1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確
2) 機(jī)箱無(wú)破損、變形 不合格拒收
路由器 100% 1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確
2) 機(jī)箱無(wú)破損、變形 不合格拒收
集線器 100% 1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確
2) 機(jī)箱無(wú)破損、變形 不合格拒收
網(wǎng)線 30% 1) 機(jī)箱無(wú)破損、變形
2) 原廠包裝和無(wú)開(kāi)箱痕跡
3) 全新產(chǎn)品 不合格拒收
接插件（面板、模塊等） 30% 1) 機(jī)箱無(wú)破損、變形
2) 原廠包裝和無(wú)開(kāi)箱痕跡
3) 全新產(chǎn)品 不合格拒收
2、貨物檢驗(yàn)報(bào)告
NO：
供應(yīng)商： 檢驗(yàn)日期： 年 月 日
產(chǎn)品名稱 型號(hào)規(guī)格 來(lái)貨數(shù)量
來(lái)貨日期 抽樣數(shù)量
驗(yàn) 證 記 錄
序號(hào) 驗(yàn)證項(xiàng)目 標(biāo)準(zhǔn)要求 實(shí)測(cè)結(jié)果 結(jié)論
采購(gòu)管理規(guī)范