公司公文處理實(shí)施細(xì)則

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公司公文處理實(shí)施細(xì)則
總則
第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化,結(jié)合公司的實(shí)際情況,特制定本實(shí)施細(xì)則。
第二條 各部門的公文,是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作,報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具,必須認(rèn)真做好公文處理工作。
第三條 各單位應(yīng)發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是,認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),克服形式主義和文牘主義,提高公文處理的效率和質(zhì)量。
第四條 公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。
第五條 各單位的公文處理工作,必須實(shí)行嚴(yán)格的保密制度,確保國家機(jī)密。
□ 公文種類
第六條 公文種類主要有:
(一)請(qǐng)示
請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn),用"請(qǐng)示"。
(二)報(bào)告
向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,用"報(bào)告"。
(三)指示
對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則,用"指示"。
(四)布告、公告、通告
對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng),用"布告"。
向國內(nèi)外宣布重大事件,"用公告"。
在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用"通告"。
(五)批復(fù)
答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng),用"批復(fù)"。
(六)通知
傳達(dá)上級(jí)的指示,要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文,用"通知"。
(七)通報(bào)
表揚(yáng)好人好事,批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng),用"通報(bào)"。 (八)決定、決議
對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排,用"決定"。
經(jīng)過會(huì)議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用"決議"。
(九)函
平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題,用"函"。
(十)會(huì)議紀(jì)要
傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用"會(huì)議紀(jì)要"。
□ 公文格式
第七條 公文格式一般包括:標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(抄報(bào))單位、公文字號(hào)、主題詞等。
(一)公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容,并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。 除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外,公文標(biāo)題一般不加書名號(hào)和其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
(二)向上級(jí)請(qǐng)示的公文,一般只寫一個(gè)主送單位;如果需要上報(bào)另一個(gè)上級(jí)單位時(shí),可以用抄報(bào)的形式。
(三)發(fā)文時(shí)間,以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文,以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。
(四)公文字號(hào)一般包括單位代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文,只標(biāo)明主辦單位的公文編號(hào)。
(五)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前,注明附件的名稱和件數(shù)。
(六)收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文,應(yīng)將主辦單位排列在前。 (七)文字一律從左至右橫寫橫排。
第八條 公文紙一般用16開,在左側(cè)裝訂。"通告"等用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定行文關(guān)系。
第九條 對(duì)上級(jí)單位組織的請(qǐng)示或報(bào)告,用單位組織名義發(fā)文。
第十條 對(duì)市政府及政府各部、委、局,對(duì)市局及市局處室的請(qǐng)示或報(bào)告, 與不相隸屬單位協(xié)商工作等,用行政名義行文。
第十一條 內(nèi)部行文,可按問題的種類和性質(zhì),用分公司或部門名義行文。分公司、各部門不得聯(lián)合行文,部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問題。
第十二條 各單位一般不得越級(jí)行文。因特殊情況,必須越級(jí)行文的,應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過的單位。
第十三條 向上級(jí)請(qǐng)示的公文,應(yīng)一文一事,主送一個(gè)單位,不要同時(shí)抄送下級(jí)單位,不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人(除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外);向下級(jí)單位的重要行文,可以抄報(bào)直接上級(jí)單位。
第十四條 按照一級(jí)抓一級(jí)的管理原則,公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門,不直接發(fā)到下屬子公司。
第十五條 發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位,不得濫發(fā)。
□ 公文處理程序
第十六條 收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。
(一)上級(jí)發(fā)來的文件及注有密級(jí)的簡報(bào)、電報(bào)、資料和平級(jí)發(fā)來的文件,均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件,及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批,如領(lǐng)導(dǎo)出差,立即送辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理。
(二)承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示,安排傳閱或辦理。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞,以免積壓或傳失。
(三)凡需辦理的公文,應(yīng)先送辦公室主任簽批意見,再分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時(shí),認(rèn)為無需送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性公文,可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門閱辦。 各單位收到急件時(shí),應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)并退回文件,一般要辦理的文件,一周內(nèi)應(yīng)辦理并退文件,最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的,也要先書面或口頭簡要回復(fù)。
(四)加強(qiáng)公文檢查催辦工作。文秘人員對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件,要認(rèn)真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對(duì)上級(jí)發(fā)出的文件,需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的,要及時(shí)檢查反饋。
(五)領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議帶回的文件,在匯報(bào)和傳達(dá)后,應(yīng)將會(huì)議文件交文秘人員立卷歸檔。
第十七條 發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。
(一)草擬公文的要求:
1.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)盡量與原來的有關(guān)政策相銜接,并加以說明。
2.情況要確實(shí),觀點(diǎn)要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確,篇幅要力求簡短。
3.引用的公文要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。
4.草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙,文件字跡要清楚,文面應(yīng)保持整潔,凡是文面凌亂不清的,要重新清稿。
5.數(shù)字的寫法。正式文件中,除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外,其他用漢字書寫。
6.章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列:第一層為:"一",第二層為"(一)",第
三層為"1",第四為"(1)"。
7.不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡稱。
(二)公文審核。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前,應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后送辦公室核稿。以工會(huì)、社團(tuán)名義發(fā)文的,由董事會(huì)和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。
審核的重點(diǎn):
1.是否需要行文。
2.是否符合國家的方針、政策、法律、法令;與本單位發(fā)過的公文是否銜接。
3.提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。
4.處理程序是否完備,行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。
5.文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?,?biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。
審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處,必須進(jìn)行修改,屬于重要的原則性的問題,應(yīng)退回原承辦單位修改,改動(dòng)過大的,要重新抄正。
(三)公文簽發(fā)。公司行政文件,由分管副總經(jīng)理簽署意見后,由總經(jīng)理簽發(fā)。工會(huì)、社團(tuán)的一般性文件,由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),重要文件,由最高行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(四)公文擬稿、改稿和簽發(fā),一律用鋼筆,禁止使用鉛筆和圓珠筆。
(五)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改,必須重新送簽。
(六)公文簽發(fā)后,由文秘室負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印文件要美觀大方,符合公文格式。裝訂要整齊牢固,不漏頁、錯(cuò)頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方,上沿不壓正文,下沿略壓年、月、日,如正文末頁無空檔,可另起一空白頁注上日期蓋章,并在該頁的左上方標(biāo)明"此頁無正文"字樣。
(七)公文校對(duì)以原稿為準(zhǔn),非承辦人不得擅自改動(dòng)原文。校對(duì)未發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò),由校對(duì)人員負(fù)責(zé);校對(duì)后,打字員沒有改正的,由打字員負(fù)責(zé)。
第十八條 公文辦理完畢后,要及時(shí)送交文秘人員整理立卷,個(gè)人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。
□ 文件的管理
第十九條 各單位要有專人負(fù)責(zé)文書的處理管理工作,建立嚴(yán)格的管理制度,加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育,做好文件的管理工作。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場所或家中。文件傳遞過程中,必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù),并按照收文薄檢查歸檔,以防遺漏。
第二十條 各單位工作中形成的文書,包括文件、會(huì)議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價(jià)值的資料,都必須由承辦人收集齊全,分類整理,移交文書或有關(guān)人員核對(duì)整理后,于次年第二季度送交檔案室歸檔,各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。
第二十一條 沒有存檔價(jià)值和存查必要的公文,由檔案室鑒別、登記后銷售。本細(xì)則從××××年××月××日起施行,過去有關(guān)公文處理的規(guī)定與本細(xì)則不一致的,以本細(xì)則為準(zhǔn)。
公文管理規(guī)定

第一條 本公司公文,是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問題,指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。
第二條 本公司公文,實(shí)行統(tǒng)一管理。公文的管理,要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。行文單位,要克服官僚主義和文牘主義。
第三條 各部室、各單位及各有關(guān)人員,對(duì)公文中涉及國家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng),必須嚴(yán)守機(jī)密,不準(zhǔn)隨便向他人泄露。
第四條 \pnb0公文保密等級(jí)分為:絕密、機(jī)密、秘密三種,其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。
文件機(jī)密級(jí)數(shù),由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。
第五條 公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、 催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
第六條 公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴?、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。
 草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng):
(一)內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。
(二)反映情況要客觀,實(shí)事求是。
(三)文字要準(zhǔn)確、精煉,條理要清楚,層次要分明,結(jié)構(gòu)要緊密,用語要規(guī)范。
(四)人、地、物名、引文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確。
第七條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來的公文要及時(shí)閱批,急件的,當(dāng)天批復(fù);一般文件的,三天內(nèi)批復(fù)。
第八條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真,閱完后要簽名并注明日期,不得圈閱。需要簽署具體意見的,要明確、具體。
第九條 公司所有發(fā)文,發(fā)文單位應(yīng)有存檔,并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的,還應(yīng)附批復(fù)件。
第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。總裁辦收文后,應(yīng)先做好歸類、登記,然后根據(jù)文件的內(nèi)容,分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后,由總裁辦收回歸檔。
第十一條 所有文件發(fā)放,一定要有登記、簽收手續(xù)。
第十二條 公司發(fā)文,一定要由總裁辦統(tǒng)一編號(hào):
(一)以公司名義對(duì)外發(fā)文,一律×××字(××年)××號(hào);
(二)公司黨總支發(fā)文,用××黨字(××年)××號(hào);
(三)以工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文,用××政字(××年)××號(hào);
(四)公司監(jiān)事會(huì)發(fā)文,用××監(jiān)字(××年)××號(hào);
(五)董事局發(fā)文,用××董字(××年)××號(hào);
(六)董事局委員會(huì)發(fā)文,用××董×字(××年××號(hào);
(七)董事局委員會(huì)所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文,用××董××字(××年)××號(hào);
(八)其他管理部門的發(fā)文,用×××字(××年)××號(hào)。
第十三條 董事會(huì)機(jī)構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對(duì)方同意,一般不對(duì)外發(fā)文。
第十四條 紅頭文件,只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等,其他文件一般用公司信箋印發(fā)。
企業(yè)報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度

(一)全廠公私報(bào)刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。
(二)外發(fā)函、電要求。

1.各部門因公需外發(fā)函、電,經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午××點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到收發(fā)室,另填寫掛號(hào)、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。
2.每天下午××點(diǎn)以前,廠收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點(diǎn),累計(jì)送交郵局寄發(fā)。
(三)外來郵件管理

1.外來郵件一律經(jīng)廠收發(fā)室簽收分發(fā)。
2.凡掛號(hào)、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。
3.一般公啟函、電和廠內(nèi)職工私人信件,由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi)。
4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內(nèi),由個(gè)人自取。
5.不論公私郵件收發(fā)室應(yīng)隨到隨清,及時(shí)分發(fā),不得丟失損壞,擱置延誤,對(duì)國外來函應(yīng)檢封口、郵戳,如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收,并向郵局反映,查明原由。
6.凡掛號(hào)信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人,在收發(fā)室通知發(fā)出后,應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單,并及時(shí)去郵局取款取件。超期罰款,收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。
(四)報(bào)刊訂購與收發(fā)。

1.報(bào)刊訂購。
  (1)訂購時(shí)間:上半年  下半年
  (2)訂購手續(xù):不論單位和個(gè)人,均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄,再將需要訂購的報(bào)刊代號(hào)、名稱、出版日期、單價(jià)、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對(duì)算價(jià),確認(rèn)無誤后,當(dāng)面繳款開票。公費(fèi)訂購報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外,尚須填寫報(bào)刊分發(fā)清單,詳細(xì)寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。
2.報(bào)刊收發(fā)。
  (1)收發(fā)員每天對(duì)郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退余。
  (2)收發(fā)員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā),不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)間為××小時(shí),任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。
  (3)每天分發(fā)到各單位信報(bào)箱的報(bào)刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。
  (4)各單位應(yīng)固定專人按時(shí)領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電。領(lǐng)取時(shí),要對(duì)照分發(fā)清單清點(diǎn)檢實(shí)簽名,發(fā)現(xiàn)差錯(cuò),應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求,并進(jìn)行差錯(cuò)登記。當(dāng)面未提出,則視為分發(fā)無差錯(cuò)。
(五)收發(fā)員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位,節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班,休星期日應(yīng)采取換休形式。
(六)收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。
(七)收發(fā)室由××部門負(fù)責(zé)管理,其工作質(zhì)量由××部門進(jìn)行檢查、考核,并承擔(dān)責(zé)任。

企業(yè)打字、油印工作制度

  第一條 凡以廠部或黨委名義上報(bào)下發(fā)的文件、報(bào)表工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、簡報(bào)、紀(jì)要通知、通報(bào)、通告、信函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定,以及廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)翻印的文件、材料均屬打印范圍。
   第二條 由歸口部門負(fù)責(zé)擬訂、編寫的帶有全局性指導(dǎo)意義的全廠性的月(季)生產(chǎn)、工作計(jì)劃和一個(gè)時(shí)期全廠性的工作安排以及重要專題會(huì)議的紀(jì)要等,也應(yīng)安排打印。
   第三條 不需上報(bào)的各部門的工作計(jì)劃,臨時(shí)性工作安排,非全廠性活動(dòng)講課提綱,非上報(bào)的一般表格、一般技術(shù)資料和便函都不屬打印的范圍。
   第四條 凡需打印的文件、資料應(yīng)將其底稿首頁附上"發(fā)文單"經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人審查同意并經(jīng)××審核修改、統(tǒng)一編號(hào),有關(guān)部門會(huì)簽,分管廠領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),方能交付打印。
   第五條 打字員接稿后,應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽發(fā)手續(xù)是否完備,書寫是否工整,是否符合文件歸檔要求等,對(duì)發(fā)文手續(xù)不全、書寫不符合要求的文件,打字員有權(quán)拒絕打印。
   第六條 打字室要建立打字登記簿,對(duì)各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記。并根據(jù)廠辦安排的輕重緩急次序,進(jìn)行打字。打字時(shí)要做到快速、準(zhǔn)確、排版合理美觀、用力均勻。
  第七條 打字員要嚴(yán)格遵守保密制度,不得將打字的內(nèi)容向外泄露,與工作無關(guān)人員不得進(jìn)入打字室 、油印室。
   第八條 打字員要愛護(hù)打字、油印設(shè)備和物品,按規(guī)定做好維護(hù)保養(yǎng)工作和物品領(lǐng)用登記費(fèi)用統(tǒng)計(jì)工作。
   第九條 文稿打完后,打字員要把原稿和打字清樣交給兩辦秘書或擬稿人校對(duì)。校對(duì)者校完后應(yīng)在原稿上簽字,以示負(fù)責(zé)。
   第十條 凡是以黨委、廠部名義上報(bào)下發(fā)的文件材料(見第一條范圍)分別由兩辦或擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì),由廠辦打字室負(fù)責(zé)油印、裝訂,達(dá)到字跡清晰、版面清潔、裝訂整齊。由兩辦機(jī)要員上報(bào)下發(fā)。以部門名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計(jì)劃安排,專題會(huì)議紀(jì)要,由歸口部門負(fù)責(zé)校對(duì),油印、發(fā)送。
   第十一條 兩辦秘書對(duì)文件的差錯(cuò)情況,要進(jìn)行登記考核。
   第十二條 油印文件要嚴(yán)格按照審批份數(shù)印刷,油印者不得私自增加份數(shù)或私自留存,油印底板和廢頁,余頁應(yīng)及時(shí)銷毀。
企業(yè)文件管理制度
(一)總則

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我廠的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理

第四條 公文的簽收
  1.凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
  2.對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的"四對(duì)口"核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
  1.兩辦機(jī)要秘書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單",并分類登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
  2.本廠外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
  1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
  2.一般函、電、單據(jù)等,分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
  3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
  1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
  2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
  3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
  4.文件閱完后,應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書,切忌橫傳。
  5.兩辦機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得兩辦同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
  6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
(三)發(fā)文的管理

第八條 發(fā)文的規(guī)定
  1.全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
  2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文,則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
  3.對(duì)全廠影響較大,涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
  1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào),均屬發(fā)文范圍。
  2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于:
(1)公布全廠規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件;
(3)公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
(6)其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng);
  3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用廠部文件發(fā)布。
5.凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)不用廠部名義發(fā)文。
(四)發(fā)文程序與要求

第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
  1.各單位需要發(fā)文,應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng);
  2.黨委、廠部同意發(fā)文時(shí),主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令,上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;
  3.草擬文稿必須從全廠角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
  4.文稿擬就后,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);
  5.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;
  6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿,送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));
  7.對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚;
  8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽;
  9.文稿審核會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
  10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打字室打??;
  11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
  12.文件打字后,由兩辦派專人按數(shù)印刷,再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況,對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件,機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
(五)文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 兩辦機(jī)要秘書對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
(六)文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍:
  1.凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
(2)黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
(3)廠黨委會(huì)、廠長辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄;
(4)廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等;
(5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;
(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等;
(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;
(9)工廠日志和大事記;
(10)工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
  2.業(yè)務(wù)科室,各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
  1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
  2.立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
  3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。
  4.上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。
(七)文件的銷毀

第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊,并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
 文件收發(fā)規(guī)定

  (一)公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核,公司總經(jīng)理簽發(fā);黨支部的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核,黨支部書記簽發(fā);公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草辦公室審核,總經(jīng)理簽發(fā)。
  (二)文件簽發(fā)后,送辦公室統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對(duì),校對(duì)無誤方能復(fù)印、蓋章。
   (三)文件和原稿,由辦公室分類歸檔,保存?zhèn)洳椤?
   (四)屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明"秘密"字樣,并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。
  (五)文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。
   (六)外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
   (七)傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件,辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。
文書管理規(guī)則

□ 總則
第一條 目的
為使文書管理制度化,以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率,特訂定本規(guī)則。
第二條 范圍
本規(guī)則所稱文書管理,指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部 門)與外界來往的文書(包括電報(bào))及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈),自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。
□ 承辦部門
第三條 總收發(fā)部門
公司公文處理實(shí)施細(xì)則
 

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