文件管理程序
目的
本程序規(guī)定對質量安全環(huán)境體系文件進行控制的方法，以確保各相關場所使用的文件之最新有效性。
2 適用范圍
本程序文件適用于所有質量安全環(huán)境體系文件（包括《質量安全環(huán)境手冊》、程序文件、作業(yè)指導書、記錄及外來文件）的控制。
3 職責
3.1 廠長負責批準《質量安全環(huán)境手冊》和程序文件。并負責質量安全環(huán)境手冊的發(fā)布。
3.2管理者代表負責組織編寫和審核《質量安全環(huán)境手冊》及程序文件。
3.3安全環(huán)保辦負責所有質量安全環(huán)境體系文件（不含特殊文件）的管理及控制。
3.4各相關部門負責與本部門有關的程序文件、作業(yè)指導書及記錄的編制、更改、換版、相關文件的審核會簽以及有關的外來技術文件和資料（包括各類標準）的管理。
3.5副廠長(技術)職責
a）負責發(fā)放和更換總公司下達的最新的技術文件，并按照《文件轉換說明》對該類文件進行必要的轉換和控制。
b）負責總公司技術文件原件的歸檔保存。
c）負責公司內部制定的技術文件的審批。
4 工作程序
4.1體系文件的結構和總體設計
4.1.1廠長委托管理者代表組織以公司管理體系的總體設計為基礎編制相關的體系文件。
4.1.2管理者代表依照體系標準要求、公司實際運作情況和公司管理體系的的總體設想組織體系文件的總體設計，形成方案。
4.1.3文件分類。
a）《質量安全環(huán)境手冊》是體系管理的綱領性文件，內容包括本公司體系的范圍、引用標準、內部過程及其相互作用和程序文件概述。
b）程序文件是《質量安全環(huán)境手冊》的支持性文件，規(guī)定相關質量安全環(huán)境活動的途徑。
c）作業(yè)指導書是程序文件的支持文件，規(guī)定了質量安全環(huán)境活動的方法和要求。
d）記錄是記錄質量安全環(huán)境活動的過程或結果的文件，為質量安全環(huán)境管理體系的運作提供有效證據(jù)。
4.2質量安全環(huán)境體系文件的格式
4.2.1《質量安全環(huán)境手冊》的格式
《質量安全環(huán)境手冊》的格式包括封面、批準頁、更改頁、目錄頁和正文各要素頁,并有附錄。
a)封面包括:文件名稱、文件編號、發(fā)布日期、實施日期和版次等。
b)批準頁包括:文件名稱、文件編號、版次、受控狀態(tài)、編制人、校核人和批準人等。
c)在正文的每一頁上有統(tǒng)一的刊頭，并標明文件名稱、文件編號、版次、頁碼等。
4.2.2程序文件及作業(yè)指導書的格式
a)程序文件及作業(yè)指導書的格式包括封面、更改頁和正文。
b)封面包括:文件名稱、文件編號、版次、審批和會簽欄、受控狀態(tài)和生效日期等；每一頁刊頭上標明文件名稱、編號、版次、頁碼等，
c)程序文件的正文包括:目的、適用范圍、術語(必要時)、職責、工作程序、支持文件和質量記錄等。
d)記錄的格式由各部門依照實際需要制定，不做統(tǒng)一要求，但至少應包括：記錄名稱、記錄編號、版次等內容。
e)所有電子文件僅列明文件名稱、文件編號、最新版次、最新版次的生效日期、文件頁碼以及文件正文。
4.3 質量安全環(huán)境體系文件編號規(guī)則
4.3.1質量安全環(huán)境手冊、程序文件及作業(yè)指導書；
H. SZ /□□ □□□ □□ 文件序列號
部門代號★
文件類別*
海虹老人牌涂料（深圳）有限公司；
海虹老人牌涂料有限公司
* QESM—質量安全環(huán)境手冊
QP—質量獨立程序文件
ESP—安全環(huán)境獨立程序文件
QESP—質量安全環(huán)境共用程序文件
WI— 作業(yè)指導書
GY— 表示工藝規(guī)程；
SB— 表示設備規(guī)程；
YL— 原料技術文件
PF— 配方技術文件
JY— 檢驗規(guī)程
JL— 計量規(guī)程
★ 行政部 - Adm 服務部 - Log 銷售部 - Sal 生產部 – Pro 技術部 – Tech 安全環(huán)保辦 – Sec 采購部 – Pur 維修部 – Main 電腦室 - IT 研發(fā)部- R&D

4.3.2特殊文件（配方、主生產表及生產批號）編號
配方技術文件中的配方、主生產表等按Hempel規(guī)定和Scala電腦系統(tǒng)規(guī)定編號。
具體規(guī)定如下：
a) 生產配方編號 xxxxx xxxxx xxxxx
配方號
色 號
產品型號
生產配方編號采用產品型號加色號加配方號。
b) 主生產表編號 xxxxx xxxxx xxxxx xxx
制作人代號
配 方 號
色 號
產品型號
主生產表編號采用在生產配方后再添加制作人代號。
c) 生產批次 x xx xxxx
順序號
月 份
年 份

4.3.3記錄編號規(guī)則以便于索引和管理為原則，其編碼放置在表單的右下方。記錄編號標識規(guī)則如下：
Ｆ□□□／□□□－□
　　　　　　　　　 　　　　　　　版次（Ａ～Ｚ）
　　　　　　　　　　 　　　　　　順序號（001～999）
　　　　　 　　　　　　　　　　　部門★
　　　　　　　　　　　　　　　　表單（ＦＯＲＭ）
4.4體系文件的受控方法
4.4.1體系文件的分類
a）體系文件分“受控文件”類和“非受控文件”類。
“受控文件”指文件受到更改的控制。當文件發(fā)生更改時能追溯到全部使用者。
“非受控文件”不受更改控制因而不具有追溯性。
b）特殊文件全部是電腦系統(tǒng)文件，數(shù)量巨大，更新頻繁，不適用體系文件管理的一般規(guī)定。其編制、更改、更新、保存、管理均由相關部門按照作業(yè)程序及《計算機文件和資料的管理辦法》進行。安全環(huán)保辦亦不對其進行管理。
c）本公司內使用的所有體系文件的的原件及電子文件屬“受控文件”。提供給客戶及第三方的《質量安全環(huán)境手冊》打印稿為“非受控文件”，不會受到更改的控制；所有的“受控文件”硬拷貝必須加蓋“受控文件”印章并加蓋分發(fā)號，分發(fā)給相關使用部門，“非受控文件”必須加蓋“非受控文件”印章才能發(fā)放。電子文件的控制由安全環(huán)保辦依權限實施。
4.4.2體系文件的版次
用大寫英文字母表示文件或文件頁的版次（A、B、…）；用數(shù)字表示文件頁的修改狀態(tài)。如果文件的版次為A，則所屬文件頁的版次必須為（A、A1、A2、A3…）；如果文件的版次為B，則所屬文件頁的版次必須為（B、B1、B2、B3…）。
電子版文件只顯示該文件的版本號，不顯示文件頁版次。
4.4.3 安全環(huán)保辦定期（每年至少一次）編制《受控體系文件目錄清單》及《受控體系記錄清單》供各部門核對，當管理性體系文件大幅度修改時，應及時對清單進行更新。該目錄清單應有現(xiàn)行的版本控制，由管理者代表批準，并按文件發(fā)放范圍分發(fā)。
4.5文件的編寫
所有質量安全環(huán)境體系文件的編寫由相關部門依照職責及實際工作需要進行。
4.6文件的審核、會簽及批準
4.6.1《質量安全環(huán)境手冊》由管理者代表審核，廠長批準。
4.6.2程序文件由相關部門進行會審（簽），然后報管理者代表審核，廠長批準。
4.6.3作業(yè)指導書一般情況下由主辦部門的主管審批即可。作業(yè)指導書涉及到其他部門時須進行會簽，當與相關部門發(fā)生矛盾或與相關文件發(fā)生不一致時，由管理者代表負責協(xié)調。
4.7文件的發(fā)放
4.7.1體系文件產生后由安全環(huán)保辦負責將電子文件的最新有效版本登錄到公司的網(wǎng)絡中。
4.7.2生產現(xiàn)場因實際情況確實需要使用文件硬拷貝的，由該部門提出申請，經安全環(huán)保辦審核、批準后加蓋受控印章、按分發(fā)號發(fā)放。
4.7.3非受控《質量安全環(huán)境手冊》的發(fā)放，由領用部門提出申請，經廠長批準后，由安全環(huán)保辦登記并加蓋“非受控文件”印章后發(fā)放。
4.8文件的使用和保管
4.8.1安全環(huán)保辦須及時更新電子文件以保證其最新有效性。
4.8.2本廠內部不得使用未加蓋“受控文件”印章的文件的打印稿，一經發(fā)現(xiàn)，由安全環(huán)保辦人員當場收回并銷毀。
4.8.3當文件破損嚴重影響使用時，文件的持有人必須及時到安全環(huán)保辦辦理更換手續(xù)，交回破損文件，更換新文件（分發(fā)號與原文件一致），安全環(huán)保辦必須及時銷毀破損文件。
4.8.4當文件持有人丟失文件后，必須及時辦理重新申請領用手續(xù)，并在“發(fā)文登記表”的備注欄內填寫丟失原因（必要時附以書面檢討），經相關部門主管簽字審批后方可領取。安全環(huán)保辦對補發(fā)的文件給予新的分發(fā)號，并注明丟失文件的分發(fā)號作廢。
4.8.5文件的保管
a）由公司自行編制的質量安全環(huán)境體系文件（特殊文件除外）的原稿由安全環(huán)保辦負責保管，各部門除現(xiàn)場沒有電腦網(wǎng)絡而必須使用文件硬拷貝的以外，不保留文件打印稿。
b）存入電腦的文件由電腦室按《計算機文件和資料的管理辦法》管理。
c）所有的文件務必在適宜的環(huán)境下保存，原版文件（包括記錄）一律不外借，只允許在文件保存地查閱，以防止文件丟失或損壞。如有特殊需要，需得到文件所屬部門主管的批準，登記并按時歸還。
d）文件借用人負責保管所借文件，任何人不得擅自寫、畫或更改文件，更不得私自轉借。
4.9文件（頁）的更改和回收
4.9.1體系文件（特殊文件及外來文件除外）（頁）的更改控制由安全環(huán)保辦負責，申請更改部門需到安全環(huán)保辦領取并填寫“文件更改通知單”， “文件更改通知單”必須由原部門負責人審批（必要時需經管理者代表批準），后交安全環(huán)保辦存檔。
4.9.2“文件更改通知單”一般由原文件編寫人員填寫，文件更改的批準由原審批人進行，當原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。若指定其他部門審批時，該部門需獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料。
4.9.3文件（頁）更改批準后，必須由原文件的編寫部門組織進行更改。文件（頁）更改時必須注明更改標記和更改生效時間。安全環(huán)保辦及原文件的編寫部門按原“發(fā)文登記表”的發(fā)放范圍發(fā)放修改后的文件（頁），同時收回作廢的舊文件（頁）并在原文件“發(fā)文登記表”上進行登記。
4.9.4記錄的更改由相關部門依據(jù)文件換版的規(guī)定進行。
4.10文件的換版與作廢
4.10.1當文件進行多次更改或需進行大幅度更改時，應進行換版，原版本文件作廢，換發(fā)新版本文件。
4.10.2作廢的管理性體系文件（頁）應由安全環(huán)保辦及各文件編寫部門按發(fā)放范圍收回并登記，作廢文件（頁）交回安全環(huán)保辦加蓋“作廢文件”印章。
4.11文件的歸檔與保存
4.11.1體系文件完成編制和審批后，原件及電子版的備份由安全環(huán)保辦歸檔保存。
4.11.2歸檔體系文件長期保存，文件換版后，對作廢的前兩個版次的原件保留兩年以備參考。文件歸檔應有明顯的標志，便于檢索、防潮、防霉、防蛀、防火、防盜，確保文件的安全。
4.11.3在工作中產生的記錄，相關部門應當定期進行整理、歸檔，按照《檔案和資料管理制度》相關規(guī)定辦理。
4.12文件的保留與銷毀
4.12.1對需要保留的作廢體系文件（頁），由原編寫部門提出申請，并填寫“文件銷毀/保留申請表” 或“記錄更改/復制/銷毀申請表”，經安全環(huán)保辦批準后，由安全環(huán)保辦加蓋“保留文件”與“作廢文件”印章后方可留用。保留文件（頁）僅供參考，不能作為解決現(xiàn)實問題的依據(jù)。
4.12.2對不需保留的作廢文件（頁），由原編寫部門提出申請，并填寫“文件銷毀/保留申請表” 或“記錄更改/復制/銷毀申請表”，經安全環(huán)保辦批準后，統(tǒng)一銷毀。
4.13一次性文件的管理控制
4.13.1所謂一次性文件，是指有一定時間期限的文件，此類文件到期自動作廢，一般不進行更改和回收。如各種質量工作計劃、任命書、工作報告、會議紀要等。
4.13.2各種質量計劃，由編制部門主管審核，必要時報廠長/管理者代表批準。其他一次性文件僅需編制部門主管審批即可。
4.13.3一次性文件應有文件編號和版次，以利于追溯。其版次如不另行標注，也可以文件的審批日期作為該文件版次的標識。文件的編號一般以部門代號加上年份及順序號組成：
□□□　□□□□　□□
順序號（01～99）；
年 份；
部門代號（見4.3.1條）。
4.13.4一次性文件的發(fā)放，由文件的編制部門負責進行。在體系文件中有發(fā)放范圍規(guī)定的，按規(guī)定進行。文件沒有規(guī)定的，由文件編制部門主管按工作需要自行規(guī)定發(fā)放范圍，采用“發(fā)文登記表”簽收，文件發(fā)放記錄必須與該文件的底稿同時保存。保存期不少于一年。
4.13.5對一次性文件需要調整、更改時，可收回原文件，另行發(fā)放新文件替代也可在新文件內說明。
4.14 外來文件和資料的管理控制
4.14.1所謂外來文件包括以下：總部文件、政府或行業(yè)機關文件、客戶和分承包文件等。
a）總部文件：包括技術性、管理性文件。
b）政府或行業(yè)機關公文。如：法律文件、技術書籍，如中華人民共和國法律、法規(guī)、行業(yè)標準等。
c）客戶和分承包方文件。與產品有關的文件
d）由本公司委托其他組織印制的質量記錄。
4.14.2外來文件應有文件編號和版次，以利于追溯。文件的編號一般以部門代號加上文件與資料類別及順序號組成（各部門可自行規(guī)定編號方法）：

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