0309檔案管理(doc)
集團(tuán)公司管理標(biāo)準(zhǔn) QG／ZT0309-1997 綜合檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 1997-05-29發(fā)布 1997-07-01實施 集團(tuán)公司發(fā)布 公 司 管 理 標(biāo) 準(zhǔn) 綜合檔案管理標(biāo)準(zhǔn) QG／ZT0309—1997 1 主題內(nèi)容和適用范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了綜合檔案管理原則與管理體制，檔案的歸檔，檔案的保密，檔案的利 用，檔案的鑒定與銷毀，庫房與檔案，圖樣的更改、補(bǔ)充。檔案圖書借閱。檔案的統(tǒng)計 工作等管理辦法。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于本集團(tuán)公司各部門和所屬各公司（廠）的檔案管理。 2 引用政策規(guī)定 《中華人民共和國檔案法》 3 綜合檔案管理原則與管理體制 3.1綜合檔案管理涉及生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、工程等各部門、各公司(廠)，歸集團(tuán)公司總裁 分工領(lǐng)導(dǎo)，由集團(tuán)公司辦公室歸口管理，并列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日程，作為考核企業(yè)有關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)人政績的一部份。 3.2集團(tuán)公司檔案工作,實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理原則,集團(tuán)公司設(shè)綜合檔案室，配備專職 檔案人員，它是檔案、資料的貯存基地和利用中心，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、 組織、管理集團(tuán)公司各部門、各公司（廠）檔案、資料工作。各部門、各公司（廠）， 由負(fù)責(zé)人指定配備專、兼職檔案員，負(fù)責(zé)檔案、資料收集、整理立卷、案卷管理。 4 綜合檔案的歸檔管理 歸檔范圍 產(chǎn)品生產(chǎn)方面：有產(chǎn)品設(shè)計、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件、原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過 程和生產(chǎn)調(diào)度工作過程中形成的各種文件材料等。 經(jīng)營銷售方面：有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)營管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料 、市場經(jīng)濟(jì)信息、廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。 設(shè)備儀器方面：有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝，調(diào)試和驗收過程中的技 術(shù)性，憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運行、維修記錄、設(shè)備改進(jìn)、改裝和報廢的文件材 料等。 集團(tuán)公司1997-05-29批準(zhǔn) 1997-07-01實施 QG／ZT0309—1997 技術(shù)管理方面：有質(zhì)量管理，技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計量、能源、環(huán)保、科技情 報等所形成的各種文件材料。 科技研究方面：有科技研究準(zhǔn)備、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果獎勵，推廣應(yīng)用等各階段 工作形成的計劃、紀(jì)錄、報告及技術(shù)性往來文件資料等。 物資供應(yīng)方面：有物資、原材料外協(xié)件采購、訓(xùn)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種 文件材料。 人事勞資方面：有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、安全生產(chǎn)、勞動保護(hù)等工作中 形成的各種文件材料。教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)、人事的文件材料 等。 財務(wù)管理方面（包括計劃、財會、統(tǒng)計）：有財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文 件等。 工程建設(shè)方面：有工程依報性，基礎(chǔ)性的文件材料、工程設(shè)計、施工、驗收等文件材料 。 聲像實物方面：有產(chǎn)品、科研、設(shè)備、基建項目：市以上領(lǐng)導(dǎo)開臨檢查指導(dǎo)工作等重大 活動、集團(tuán)公司重大活動所拍攝的照片、錄像（底片），錄音、錄像帶，還有獎旗、獎 狀、獎杯、獎?wù)隆⒆C書、獎品、贈品等材料。 綜合、后勤方面：辦公及生活用品、用房、保衛(wèi)治安、通訊設(shè)備、環(huán)境綠化等過程中所 成的文件材料。 黨、工、團(tuán)、婦方面：在各項工作中形成的文件材料。 2. 歸檔時間 1 凡生產(chǎn)、經(jīng)營、設(shè)備、技術(shù)、計劃統(tǒng)計、物資、勞動工資、人事保衛(wèi)、教育培訓(xùn)、行政 等工作中形成的文件材料，由各部門、各公司（廠），兼職檔案保管負(fù)責(zé)收集整理立 卷，經(jīng)部門，公司（廠）負(fù)責(zé)人審定后，在第二年第一季度，向綜合檔案室歸檔。 2 科研、工程建設(shè)，在工程或項目通過鑒定投產(chǎn)后，三個月內(nèi)由部門指定專人負(fù)責(zé)，將檔 案材料整理立卷，由工程或項目負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案歸檔。 3 聲像實物在各項活動后，由有關(guān)部門整理好隨時歸檔。 4 財務(wù)檔案，要在第二年第二季度前，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷，裝訂成冊， 統(tǒng)好案卷目錄，由財會部門保管一年后，由立卷人寫好說明，再由部門負(fù)責(zé)人 QG／ZT0309—1997 審定后，向綜合檔案室歸檔。 3. 文件材料歸檔要求。 1 歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、齊全、字跡端，嚴(yán)禁用園珠筆、鉛筆，要用墨水書寫 ，傳真件必須做到及時復(fù)印，層次分明，符合其形成規(guī)律。 2 歸檔的底面按QG／ZT35EP050094圖樣及技術(shù)文件完整性審查簽字程序執(zhí)行。 3 在歸檔文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復(fù)與請示、轉(zhuǎn)及文 件與原件、多種文字形成的同一文件，不得分開，分別立在一起。文電應(yīng)合一立卷。 4 不同年度的文件一般得歸入同一卷內(nèi)，但跨年度的請示與批復(fù)，歸入復(fù)文的年度內(nèi)立卷 ，沒有復(fù)文的，歸入請示的年度內(nèi)立卷，跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷?？缒?度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷?？缒甓鹊臅h文件放在會議開幕年立卷。非訴訟 案件放在結(jié)案年立卷。其它文件材料立卷，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 5 歸檔時，各部門、各公司（廠），應(yīng)由兼職檔案人員填寫檔案移交目錄，一式三份，經(jīng) 綜合檔案室專職檔案人員驗收簽章后，雙方各執(zhí)一份，另一份作檢索用。 6 產(chǎn)品試制定型，科研成果鑒定，基建工程竣工驗收，必須由檔案部門參加。歸檔文件材 料完整、準(zhǔn)確、統(tǒng)一。 5 庫房與檔案管理 1 非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入庫房。需要進(jìn)入時，必須由檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入 ， 2 庫內(nèi)資料、柜架、設(shè)備必須擺放整齊、排列科學(xué)、不得在庫內(nèi)抽煙、飲食、喧嘩及發(fā)生 其他違反管理規(guī)定的行為。 3 庫內(nèi)應(yīng)保持整潔、空氣流通、光線充足、溫 濕度適宜、定期打掃衛(wèi)生、在場地許可的情況下，盡量做到辦公室、查閱室分開。 4 庫房保持做好七防（防水、防盜、防光、防潮、防蛀、防有害生物、防污染）。 5 定期安全檢查，發(fā)現(xiàn)不安全因素，及時匯報并采取措施，消滅事故隱患，確保庫房安全 。 QG／ZT0309—1997 6 要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要 及時進(jìn)入修補(bǔ)和復(fù)制，以延長檔案使用期。 7 堅持文明管理，檔案分類清楚、檢索明確、做到查閱調(diào)卷迅速，歸卷上架及時，確保卷 本完整。 6 檔案的保密制度 1 凡國家正式批準(zhǔn)或集團(tuán)公司主管副經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)劃定的各項密級文件檔案。凡集團(tuán)公司 經(jīng)營重大決策，重要科研成果、工程建設(shè)，產(chǎn)品的工藝、底圖、財務(wù)、人事、合同、 協(xié)議書中提出保密的部份，均屬密級檔案范圍。 2 凡查閱密級的檔案，須經(jīng)集團(tuán)公司主管副經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，限在檔案室內(nèi)查閱、不 得復(fù)印或摘抄。 3 由綜合檔案室統(tǒng)一保管的文件材料，任何部門和個人不得私自提供贈送或出賣給外單位 及個人，不得任意帶出本單位，違者嚴(yán)肅處理。 4 檔案人員要嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，對密級檔案要重點保管，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，并不得隨 便談?wù)摍n案中秘密資料，以防失密，發(fā)現(xiàn)泄密現(xiàn)象，按情節(jié)輕重、予以處理。 7 檔案的利用管理。 1 檔案信息開發(fā)利用要重點服務(wù)于改善企業(yè)經(jīng)營管理，提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物資消耗和增 加經(jīng)濟(jì)效益等方面。 2 編制和交流檔案資料目錄，在內(nèi)部逐步實行擴(kuò)大開架范圍。 3 對檔案資料進(jìn)行加工整理，匯編專題資料或編制產(chǎn)品科研成果，基建工程簡介，文摘和 數(shù)據(jù)手冊，圖表手冊，市場信息，用戶反映，國內(nèi)外同行生產(chǎn)情況介紹等。 4 檔案開發(fā)利用必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密管規(guī)定。 5 檔案利用是檔案管理的根本目的，綜合檔案室應(yīng)編制必須的檢索工具（目錄、索引、卡 片）為查找利用創(chuàng)造條件，做到調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。 8 檔案的鑒定與銷毀管理 8.1各種文件歸檔,按《檔案法》規(guī)定與實際利用價值,編制檔案保管期限表,檔案期限分永 久、長期、短期三種，由集團(tuán)公司主管副經(jīng)理、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員等相關(guān)人員參 加的鑒定小組確定。 QG／ZT0309—1997 8.2對超過保管期限的檔案，由綜合檔案室定期列出清冊，提出銷毀申請，經(jīng)鑒定小組通 過，由集團(tuán)公司主管副經(jīng)理批準(zhǔn)，方可進(jìn)行。并應(yīng)報請保衛(wèi)部門人員參加監(jiān)毀。 9 圖樣的更改，補(bǔ)充管理 1 更改內(nèi)容較小時，可直接在圖畫“杠改”、“刮改”，應(yīng)在更改處在“更改標(biāo)記”。 2 更改內(nèi)容較多時，應(yīng)另出新圖代替，原來圖樣作廢。新圖列入原圖樣目錄，并且注明新 代替的原圖圖號。作廢的圖樣注明新圖的編號，根據(jù)需要另行保管。 3 整個保和單位內(nèi)圖樣作廢，由新圖代替時，應(yīng)重新編制保管單位，并且注明保管單位編 號。原保管單位標(biāo)注新保管單位的編號后，根據(jù)需要另行保管。 10 檔案圖書借閱管理 1 綜合檔案是本集團(tuán)公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科技、基建等活動中積累的文件材料，是今后生產(chǎn) 經(jīng)營發(fā)展的重要依據(jù)，是科技和設(shè)計工作的必要條件，所以企業(yè)員工不得擅自查閱。 2 凡本集團(tuán)公司人員，因工作需要，經(jīng)集團(tuán)公司副總經(jīng)理以上批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，均 可向綜合檔案室查閱。 3 查閱檔案只限室內(nèi)查閱、查閱時不得任意更改、涂劃、拆散、剪挖、轉(zhuǎn)借、攜帶外出、 如有違反、檔案管理員有權(quán)停止使用，情節(jié)嚴(yán)重者，報請主管領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)肅處理。 4 歸還檔案時需經(jīng)檔案管理員檢查無誤后，方能簽收。 5 查閱檔案確需外借（不包括密級檔案），須經(jīng)檔案主管部門批準(zhǔn)，一般限三天內(nèi)交還， 如需延期，要辦理延期手續(xù)。 6 借閱圖書時，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，當(dāng)面清點，借期不得超過半月，科技圖書僅供專業(yè)人員 借閱，每人不得超過二本，借期半月，凡超期不補(bǔ)辦手續(xù)者，一律停止借閱。 11 檔案統(tǒng)計工作管理 建立健全現(xiàn)有庫藏檔案概況：檔案資料開發(fā)利用概況。圖樣和技術(shù)文件更改情況。各種 圖樣、文件資料復(fù)制情況。上級檔案業(yè)務(wù)普查與年報。檔案管理“五率”（歸檔率、完整 率、準(zhǔn)確率、查準(zhǔn)率、查全率）的專業(yè)統(tǒng)計工作。 QG／ZT0309—1997 2 建立健全檔案歸案，檔案查閱，利用效果反饋登記，做好各類檔案數(shù)量，檔案利用人次 ，利用效果登記，各型號圖樣曬發(fā)單，圖樣技術(shù)文件更改等原始記錄，確保專業(yè)統(tǒng)計 數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、可靠。 3 檔案管理人員，應(yīng)不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，明確檔案統(tǒng)計范圍與區(qū)劃，如實填寫登記，完善 統(tǒng)計匯總，確保統(tǒng)計質(zhì)量。 12 檢查與考核 1 本標(biāo)準(zhǔn)由集團(tuán)公司行政辦公室歸口管理，每年進(jìn)行一次全面檢查貫徹執(zhí)行情況，并將檢 查結(jié)果寫成總結(jié)，除報有關(guān)部門外，反饋給企管辦。 2 本標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況，結(jié)合檢查考核有關(guān)部門，有關(guān)人員的部門工作標(biāo)準(zhǔn)及個人工作標(biāo)準(zhǔn) 一并檢查考核。 附加說明： 本標(biāo)準(zhǔn)由集團(tuán)公司企管辦提出。 本標(biāo)準(zhǔn)由集團(tuán)公司企管辦歸口管理。
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