0701科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)(doc)
設(shè)備制造有限公司管理標(biāo)準(zhǔn) QG/ZTC0102-1998 科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 1998-7- 發(fā)布 1998-8- 實(shí)施 集團(tuán)制造有限公司 發(fā)布 科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)QG/ZTC0701-1998 1. 目的與適用范圍 為了建立和健全科學(xué)技術(shù)檔案工作，保證科技檔案完整、正確、系統(tǒng)、安全和有效利 用，完善日常技術(shù)管理工作，充分發(fā)揮科技檔案在企業(yè)生產(chǎn)中的作用，特制訂本標(biāo)準(zhǔn)。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于本公司產(chǎn)品（包括設(shè)計(jì)、工藝、工裝、標(biāo)準(zhǔn)）檔案、基本建設(shè)檔案及設(shè) 備技術(shù)檔案、科研、新產(chǎn)品檔案、引進(jìn)技術(shù)檔案和科技照片等科技檔案的管理工作。 2 職責(zé)和職權(quán) 2.1工程技術(shù)部科技檔案室職責(zé) 2.1.1科技檔案室是科技檔案的歸口管理部門 2.1.2科技檔案室應(yīng)對歸檔的科技檔案及時(shí)進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和其他必要的加 工整理，并逐步運(yùn)用現(xiàn)代化的科技檔案管理手段。 2.1.3應(yīng)為各單位充分利用科技檔案創(chuàng)造一切條件。 2.2其他部門應(yīng)將科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔列入科技工作程序和科研、生 產(chǎn)、基建等計(jì)劃，列入有關(guān)人員職責(zé)并形成制度，進(jìn)行考核。 3 科技檔案的收集、歸檔 3.1本公司科技檔案以集中統(tǒng)一管理為原則，實(shí)行文書檔案與科技檔案分立管理的辦法， 由檔案管理員對全公司的科技檔案實(shí)施集中統(tǒng)一管理，不允許任何人長期保存科技文件 資料。 3.2歸檔的科技資料必須經(jīng)過審批簽字手續(xù)，內(nèi)容完整，字跡圖形整齊清晰，圖面符合要 求。 3.3新產(chǎn)品在通過鑒定后的一個(gè)月內(nèi)，負(fù)責(zé)產(chǎn)品設(shè)計(jì)的人員應(yīng)將產(chǎn)品圖樣、設(shè)計(jì)文件、工 藝文件及鑒定文件等整理齊全后向檔案管理員辦理交接、歸檔手續(xù)。 3.4一般設(shè)備、儀器儀表等資料應(yīng)在安裝竣工并驗(yàn)收合格后存檔，重大專用設(shè)備、自制設(shè) 備、精密設(shè)備和大型設(shè)備等必須在開箱當(dāng)場清點(diǎn)后由檔案管理員將隨機(jī)文件收齊存檔， 如有需要可復(fù)制供給。 3.5所有引進(jìn)技術(shù)資料（包括技術(shù)交流資料）均應(yīng)由科技檔案室統(tǒng)一存檔、管理。 4 科技檔案的整理 4.1資料歸檔后，檔案管理員應(yīng)立即進(jìn)行整理、分類、存檔、建卡、編寫目錄等工作。 4.2科技檔案應(yīng)按照科學(xué)管理方法進(jìn)行分類，按類存放，便于檢索和識(shí)別。 4.3底圖應(yīng)按成套產(chǎn)品保管，同時(shí)復(fù)印一份蘭圖組成卷冊存檔。 制造有限公司1998-7- 批準(zhǔn) 1998-8- 實(shí)施 QG/ZTC0701-1998 4.4客戶的技術(shù)檔案應(yīng)按客戶名稱分類，單獨(dú)存檔，妥善保管，并做好保密工作。 4.5經(jīng)系統(tǒng)整理的科技檔案應(yīng)達(dá)到以下要求： 4.5.1編制卷內(nèi)目錄和頁號(hào)； 4.5.2蘭圖按A4折疊裝訂； 4.5.3底圖盡量平放，A2以上的底圖無法平放時(shí)，允許卷放，嚴(yán)禁折疊； 4.5.4字跡整齊，圖面清晰，不準(zhǔn)使用鉛筆和圓珠筆書寫。 5 科技檔案的借閱 5.1本公司員工因工作需要，可借閱一般性蘭圖檔案，借閱時(shí)須辦理借閱登記手續(xù)，且不 得帶出公司；只有一套的蘭圖檔案，不得借出檔案室。 5.2關(guān)鍵、重要和引進(jìn)的技術(shù)檔案，除直接負(fù)責(zé)該產(chǎn)品的技術(shù)人員可登記借閱外，一般不 允許其他人員借閱，如有特殊需要，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 5.3外單位人員一律不得借閱本公司資料，特殊情況須由來人持介紹信并經(jīng)主管總經(jīng)理批 準(zhǔn)，方可借閱，但僅限在科技檔案室內(nèi)查閱。 5.4借閱檔案資料應(yīng)當(dāng)面點(diǎn)清，借閱者應(yīng)妥善使用，負(fù)責(zé)安全保密，不得遺失，嚴(yán)禁涂改 、亂畫、抽頁、撕裂、拆卷或擅自轉(zhuǎn)借。 5.5借閱檔案資料一般應(yīng)在一周內(nèi)歸還，最長不得超過一個(gè)月，檔案管理員應(yīng)及時(shí)對過期 未還者進(jìn)行催辦；檔案資料歸還時(shí)，檔案管理員應(yīng)當(dāng)面點(diǎn)清、檢查，對損壞資料者，管 理員有權(quán)向有關(guān)主管人員請示處理意見。 5.6底圖、底稿一般不得外借，當(dāng)因設(shè)計(jì)更改或更新復(fù)制等原因必須外借時(shí)，應(yīng)辦理借閱 登記手續(xù)，更改或復(fù)制后應(yīng)及時(shí)歸還。 5.7檔案管理員必須對科技檔案的完整、保密和安全負(fù)責(zé)，有權(quán)拒絕不符合規(guī)定的查檔或 借閱。 6 科技檔案的復(fù)制和發(fā)放 6.1生產(chǎn)需要的產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)、工藝等技術(shù)文件，由檔案管理員按分發(fā)范圍的規(guī)定，負(fù) 責(zé)曬（復(fù)）印和分發(fā)到有關(guān)部門，并做好分發(fā)登記。 6.2有關(guān)部門應(yīng)指定專人（兼職）負(fù)責(zé)檔案資料的簽收、保管、整理、裝訂、送存和返還 等工作。 6.3外協(xié)加工用圖，由外協(xié)單位填寫復(fù)制申請單，由計(jì)劃生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人審批簽字后，向檔 案管理員申請曬發(fā)，檔案管理員應(yīng)做好分發(fā)登記。 6.4非生產(chǎn)用復(fù)制圖應(yīng)辦理申請手續(xù)，經(jīng)審批后曬發(fā)，并加蓋“參考”等專用章，當(dāng)更改時(shí) 不予調(diào)換。 6.5外單位需要的復(fù)印圖應(yīng)經(jīng)主管總經(jīng)理審批簽字后方可復(fù)印。 6.6檔案管理員應(yīng)在分發(fā)的蘭圖上注明分發(fā)部門編號(hào)和分發(fā)日期。 6.7分發(fā)的復(fù)印圖必須清晰，如有模糊不清，管理員應(yīng)將其調(diào)換并及時(shí)銷毀舊圖。 QG/ZTC0701-1998 7 科技檔案的保管 7.1科技檔案的保管場所必須清潔、通風(fēng)，做好防盜、防火、防潮、防曬、防霉和防蛀等 工作，嚴(yán)禁煙火或堆放雜物。 7.2為確保檔案的安全，蘭圖和底圖應(yīng)分開保管。 7.3檔案管理員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行整理和檢查，確保檔案完整和安全，每年年底進(jìn)行一次 全面檢查，確保帳、卡、圖（文件）一致。 7.4檔案管理員調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)做好移交工作，在接收人核對并簽字，完成移交手續(xù)后 方可調(diào)動(dòng)或離職。 附加說明 本標(biāo)準(zhǔn)由工程技術(shù)部科技檔案室提出。 本標(biāo)準(zhǔn)由綜合管理辦公室歸口管理。 本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人白云龍。
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