12如何向上司匯報(doc)
第12講 如何向上司匯報 【本講重點】 與上司溝通的障礙 匯報的要點 與上司溝通的障礙 匯報工作時，上司與中層經理的期望是不同的。 |上司的期望是： | |( 部門、中層經理工作的進度和結果 | |( 通過聽取工作匯報，給予中層經理新的信息和工 | |作指示 | |( 從原來設定的工作目標角度來審視工作的進度和 | |結果，進行工作評價 | | | | | |作為匯報工作的中層經理，他的期望是： | |( 向上級描述自己的工作結果 | |( 通過工作匯報得到上級的指導和建議 | |( 獲得說明自己和部門工作好與壞的機會 | |( 得到領導積極的工作評價 | 對于上司和中層經理來說，關注工作進度和結果以及相應的指導和建議是兩者所共同 關注的，但兩者關注的焦點也有所不同，主要表現在以下幾點： 出發(fā)點的差異 中層經理期望通過工作匯報，說明自己和部門是如何完成這件工作的，遇到了什么困 難，如何克服的，為此付出了多少的辛勞，希望上司能夠給予理解和肯定，給予積極的 評價，所以，他們更重視工作過程。 而上司更為關注的是下級工作是否能夠按照原定的工作計劃完成任務，達到預定的工 作目標，對結果更感興趣，沒有多余的時間聽取下級描述怎樣進行工作。如下所示： |上司 |中層經理 | |◆工作完成了沒|◆敘述如何完成的任務,遇到了什么| |有? |困難 | |◆簡明扼要 |◆自己如何克服困難 | | |◆希望上司多點時間,多聽聽自己的| | |匯報 | | |◆希望上司能夠體諒自己,表揚自己| 評價的差異 上司容易發(fā)現下屬在工作中的不足,特別是對自己所期望的方面更為關注,如果下屬沒 有達到預期目標，得到的評價會很低。一般情況下,上司只關注結果,而很少對過程加以 關注。 中層經理對自己的工作過程給予較高的評價，并希望因此從上司那里得到公正的評價 。所謂公正的評價就是即使自己在某些地方沒有做好，或者沒有達到預期結果,也希望上 司對自己的工作態(tài)度和努力予以中肯的評價。 表達的差異 評價的語言帶有感情色彩，容易引起誤解。領導可能認為如果說重了，會打擊下級的 工作積極性，所以就間接地提醒下級。 工作評價中，上司面帶微笑，拍著下級的肩膀說：“好，總的說來不錯。” 上司對于你的工作匯報，點了點頭說：“好，總的說來不錯?！?上司說：“好，你的工作總的說來還不錯?。　?這三種表達方式似乎沒有什么區(qū)別，其實代表了上司的三種態(tài)度： |第一種是肯定、鼓勵性的。 | |第二種是不偏不倚、中性的。 | |最后一種是話里有話的，表示的是負面| |的評價。 | 如果中層經理沒有領悟到上司說話的真正含義，將第三種評價當成領導最好的肯定， 就會造成下級理解上的偏差，得到錯誤的信息。等到領導責備下級工作做得有問題的時 候，下級會感到很茫然。 信息的差異 上司掌握的主要是關于決策、戰(zhàn)略等宏觀方面的信息，而中層經理所掌握的信息主要 圍繞著工作的具體執(zhí)行、過程等方面。因而，二者的信息是不對稱的。 如下所示： |高層掌握的信息 |中層掌握的信息 | |◆公司發(fā)展下一步的戰(zhàn)略調|◆下屬的工作情況。 | |整。 |◆重要客戶的情況。 | |◆董事會/股東會的關系以 |◆計劃的進展狀況 。 | |及他們對公司的期望和要 |◆在開展業(yè)務時遇到的具體困 | |求。 |難和問題。 | |◆與相關政府部門/相關行 |◆與各部門的配合和協調中所 | |業(yè)管理部門的關系。 |產生的問題。 | |◆公司的產權結果調整,資 |◆技術機密。 | |本運營, 收購兼并。 |◆專業(yè)性方面,比如人力資源部| |◆公司的資產、 負債和現 |經理對人力資源管理有較多的| |金流量。 |信息,軟件開發(fā)部經理對軟件 | |◆公司的重大人事調整事項|開發(fā)及技術擁有較多的信息等| |。 |。 | |◆公司的新部門設立, |◆自己的工作狀態(tài)。 | |以及新業(yè)務的開拓。 |…… | |…… | | 【自檢】 你是否曾經向上司匯報工作時，對上司的評價不滿？現在，你如何理解上司的評價為 何與你的期望有差距？ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ 匯報的要點 1.精簡 上司對你的匯報最為忌諱的可能就是：渲染。一個聰明的上司不是從你工作辛苦與否 來評價你，相反，如果你工作又快又好，他就會認為你是有能力的。所以，不要帶著邀 功的心態(tài)，極力強調你的工作的難處。此外，一般上司都很忙碌，所以，把匯報做得簡 明扼要恐怕才能夠令你的上司賞識。 2.有針對性 匯報的內容要與原定目標和計劃相對應，切忌漫無邊際，牽扯到其它沒有關系的事情 。 3.從上司的角度來看問題 由于中層管理人員與上司之間存在很多差異，所以從上司的角度來看待你的工作，可 能會使你的匯報的內容更為貼近上司的期望。假設，由于種種原因，不是100％的完成工 作。你認為自己工作已經做得很不錯了，上司應該體諒你的難處。這種想法是從身為下 屬的身份的角度來考慮問題，如果從上司的角度來考慮問題，上司所關注的是工作完成 與否。而且，現在很多老總都是白手起家，都經歷了很多磨難，在他們的眼中，你的工 作條件比起他們創(chuàng)業(yè)時要好得多。在這種情況下，你又怎么能期待老總對你的表揚呢? 4.尊重上司的評價，不要爭論 在上司對你的評價低于你的期望時，不要爭論。因為爭論需要三個階段：提出問題的 焦點，提出持不同觀點的理由，尋找問題解決的途徑。而在匯報時，你根本沒有時間把 爭論進行到第三階段，因而你的上司也就無法贊同你的觀點。理智的中層經理人不會在 這種時候試圖解釋，更不會與上司發(fā)生爭論。 5.補充事實 在匯報完后，一般上司會給予評價，他的評價其實就是一種反饋，從中可以知道上司 對哪些地方不很清楚，你可以補充介紹，或提供補充材料，加深上司對你所匯報工作的 全面了解。 【本講總結】 中層經理在向上司匯報工作時，由于與上司之間存在差異，往往會出現意想不到的問 題。 本講介紹了匯報的幾大要點：匯報的內容要客觀準確、簡明扼要；針對目標和計劃擬 制匯報提綱；從上司的角度來考慮問題；尊重上司的評價，不在匯報的時候與上司爭論 ；對上司未明了的問題提供補充事實。 【心得體會】 ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________
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