18-環(huán)境記錄管理程序(doc)
|浙江盾安精工股份有限公司 |環(huán)境記錄管理程序 |編 號 |-EP18 | | | |版 次 |A0 | |EMS程序文件 | |頁 次 |1/3 | 1 目的 建立公司各種環(huán)境記錄的編制、簽發(fā)、填寫、審核和保管程序，確保在需要時提供環(huán) 境管理體系有效運行的證據(jù)。 2 適用范圍 適用于本公司環(huán)境管理體系運行有關(guān)記錄的控制。 3 職責 3.1綜合辦公室是記錄制定、編碼、評審、修改、換版、分發(fā)的歸口管理部門。 3.2各職能部門負責本部門環(huán)境記錄的編制、填寫、收集、保存。 3.3綜合辦公室負責環(huán)境記錄歸檔及超過保存期環(huán)境記錄銷毀的歸口管理。 4 工作程序 4.1環(huán)境記錄內(nèi)容 4.1.1環(huán)境記錄是環(huán)境管理體系連續(xù)運行的證據(jù)，其中包括： a法律法規(guī)的要求； b環(huán)境因素和有關(guān)的環(huán)境影響； c環(huán)境培訓活動； d檢查、校準和維護活動； e監(jiān)測數(shù)據(jù)； f違章情況、事故、投訴和手續(xù)措施； g文件控制記錄； h環(huán)境信息交流記錄； i供方和承包方信息； j體系日常運行情況； k環(huán)境審核和管理評審。 4.1.2公司環(huán)境記錄的媒介形式為表格形式，也可以呈其他形式，如硬盤拷貝、電子媒介 等。 4.1.3公司環(huán)境記錄種類、相關(guān)部門和保存期限見《環(huán)境管理體系文件目錄一覽表》。 4.2環(huán)境記錄的分級管理原則 4.2.1綜合辦公室負責環(huán)境記錄的編碼、登記、確定歸檔范圍、保存期限、處置方法及需 長期保存的環(huán)境記錄和體系運行記錄的管理。 4.2.2各使用環(huán)境記錄的部門負責相關(guān)環(huán)境記錄表式的編制、填寫、收集、保存和管理。 4.3環(huán)境記錄的編制和審定 4.3.1綜合辦公室負責組織編制環(huán)境記錄格式。 |浙江盾安精工股份有限公司 |環(huán)境記錄管理程序 |編 號 |-EP18 | | | |版 次 |A0 | |EMS程序文件 | |頁 次 |2/3 | 4.3.2各部門根據(jù)工作需要可新編制的環(huán)境表式草案，經(jīng)本部門負責人審核報綜合辦公室 匯總審定、編碼，由管理者代表批準，綜合辦公室負責登記和發(fā)放。 4.4環(huán)境記錄的標識和檢索 4.4.1根據(jù)《文件控制程序》，每一環(huán)境記錄表式均應(yīng)按規(guī)定有唯一的編號，內(nèi)容主要是標 題（名稱）、編號。 4.4.2綜合辦公室編制《環(huán)境管理體系文件目錄一覽表》以便檢索和管理，并將環(huán)境記錄表 式收集匯總成《環(huán)境管理體系記錄格式匯編》，原件保存在綜合辦公室以便查閱和使用。 4.5環(huán)境記錄表式的更改 環(huán)境記錄表式更改時，部門負責人、公司主管領(lǐng)導簽批后，綜合辦公室負責更改登記 ，必要時向各部門發(fā)放《文件修改記錄》。 4.6環(huán)境記錄的管理 4.6.1填寫要求 a環(huán)境記錄應(yīng)真實、字跡清晰，并按要求正確填寫，不應(yīng)涂改。文字表達準確、簡練 ，手續(xù)完備，具有可追溯性； b填寫環(huán)境記錄，必須使用黑色水筆或藍黑水筆書寫，復寫時應(yīng)用黑色單面復寫紙。 4.6.2查閱、借閱 a需查閱、借閱環(huán)境記錄，須經(jīng)綜合辦公室及保管部門負責人的同意，可在保管部門 查閱。 b所有環(huán)境記錄的原件一律不外借； 4.6.3環(huán)境記錄的編目、貯存 a各車間、部門文件管理員每月底按類別收集整理環(huán)境記錄，裝訂成冊，并編制部門 環(huán)境記錄目錄，予以保存； b與環(huán)境體系有關(guān)環(huán)境記錄，各部門每年度末送綜合辦公室歸檔并登記在《環(huán)境記錄歸 檔登記表》上； c保存環(huán)境記錄，應(yīng)有專人專柜，便于檢索，并注意做好防火、防盜、防蟲鼠、防潮 等工作； d采用其他媒介形式的環(huán)境記錄，也應(yīng)有相應(yīng)的貯存條件，如軟盤，應(yīng)注意防潮、防 光、防磁，以免貯存內(nèi)容丟失，并且每二年復制一次。必要時，應(yīng)復制備份。 4.6.4環(huán)境記錄的保存期 歸檔的環(huán)境記錄，保存期按檔案部門的規(guī)定執(zhí)行。 4.7環(huán)境記錄的處理 4.7.1已超過保管期且無查考價值的環(huán)境記錄以銷毀處理。 4.7.2需銷毀的環(huán)境記錄，文件管理員填寫《文件和資料銷毀清單》經(jīng)部門負責人、管理者 代表審批后，由綜合辦公室負責銷毀，銷毀時需二人在場。需作資料保留的作廢記錄， 加蓋“作廢留用”印章方可留用。 |浙江盾安精工股份有限公司 |環(huán)境記錄管理程序 |編 號 |-EP18 | | | |版 次 |A0 | |EMS程序文件 | |頁 次 |3/3 | 5 相關(guān)文件 《文件控制程序》 6 環(huán)境記錄 《環(huán)境記錄清單(詳見本表)》
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