19信息o賢刂瞥絳?doc)
溝通及信息交流控制程序 1.0 目的 為了規(guī)范信息溝通，確保體系的有效運行，特制定本程序。 2.0 適用范圍 本程序適用于公司內(nèi)部和外部信息的管理。 3.0 職責 3.1 各部門負責相應(yīng)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息溝通。 3.2 辦公室負責與公司領(lǐng)導的信息溝通及內(nèi)部員工反映問題的處理反饋工作。 4.0 工作程序 4.1 總則 4.1.1信息溝通的途徑可以是口頭或書面文件，以及其他一切可以利用的通訊及宣傳工 具(品)。 4.1.2信息分為內(nèi)部信息和外部信息。 4.1.3 信息內(nèi)容應(yīng)準確可靠。 4.1.4 各部門內(nèi)審員負責信息記錄。 4.2 內(nèi)部信息溝通 4.2.1 內(nèi)部信息包括以下內(nèi)容： (1)公司的方針、管理體系運行情況由管理者代表負責及時傳達到公司的各部門及員工 ，相關(guān)方需要索取方針時，公司應(yīng)滿足其要求。 (2)管理體系運行中產(chǎn)生的信息由其產(chǎn)生單位及時傳遞到相關(guān)部門和人員，并記錄其內(nèi) 容和處理結(jié)果。 (3)獲取和更新法律及其他要求要及時地傳遞到相關(guān)部門。 4.2.2 內(nèi)部信息溝通的實施 (1)方針以板報、小冊子為宣傳工具公諸于眾。 (2)活動過程中產(chǎn)生的信息由產(chǎn)生單位及時傳遞到相關(guān)部門，要求答復的必須在三日之 內(nèi)予以答復。 (3)緊急狀態(tài)下的信息按《應(yīng)急準備與響應(yīng)控制程序》規(guī)定進行信息溝通。 (4)不符合、糾正與預防措施實施單位必須在整改過程中將信息傳遞到相關(guān)部門。 (5)傳遞接收方必須做好記錄。 4.3 外部信息 4.3.1 外部信息主要包括： (1)上級主管部門的文件,應(yīng)呈報公司相關(guān)領(lǐng)導后做出相關(guān)處理。 (2)外部檢查、參觀、訪問由辦公室接待安排，并將結(jié)果報管理者代表。 (3)公司的其他部門若收到有關(guān)的法律、法規(guī)和標準時，如質(zhì)量、環(huán)境、資源、能源、 消防等方面法規(guī)，應(yīng)及時傳遞到相關(guān)部門。 (4)相關(guān)方的信息(包括：顧客、供方、安全部門、社區(qū)居民、顧客抱怨等)，由各部門 分別接收。 (5)發(fā)生事故應(yīng)逐級上報。 4.3.2外部信息處理 對外部相關(guān)方提出的有關(guān)意見或申訴，接收部門應(yīng)會同相關(guān)的部門提出處理意見或建 議，報管理者代表批準，形成處理決定后三日內(nèi)答復。 信息提供者要求答復時，應(yīng)在二天內(nèi)給予答復，并作好記錄。 5.0 引用文件 應(yīng)急準備與響應(yīng)管理程序 6.0 記錄 6.1信息溝通記錄表
19信息o賢刂瞥絳?doc)