2??控制程序(doc)
記錄控制程序 1.0目的 建立本程序以控制記錄的標識，收集，編目，查閱，貯存，保管和處理，有效保證足夠 的記錄，為管理體系運行提供證據(jù)。 2.0適用范圍： 適用于本公司各部門所有與質(zhì)量及環(huán)境管理體系有關(guān)的記錄的控制。 3.0定義： 記錄:闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。 4.0職責： 4.1辦公室負責確保本程序完整，正確，持續(xù)地運行。 4.2各部門負責將有關(guān)記錄進行收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管的處理。 5.0程序： 5.1記錄的界定 5.1.1記錄包括質(zhì)量體系運行記錄和環(huán)境體系運行記錄。 5.1.2質(zhì)量/環(huán)境體系運行記錄主要包括以下幾類: a.產(chǎn)品的檢驗和化驗報告； b.不合格的產(chǎn)品及廢棄物的處理記錄; c.內(nèi)部審核報告和管理評審報告; d.供應(yīng)商的批準記錄以及評定其表現(xiàn)的記錄; e.過程控制和糾正預(yù)防措施記錄; f.試驗設(shè)備和儀器的校準記錄; g.人員的培訓(xùn)和資格記錄; h.產(chǎn)品及顧客要求的評審資料; i.環(huán)境因素識別評價記錄等。 5.2《記錄清單》的擬制 辦公室負責編制《記錄清單》，《記錄清單》應(yīng)包括所有的記錄，并根據(jù)實際需要和記錄的 類別確定記錄的保存期限。 5.3記錄的標識 記錄應(yīng)有記錄名稱、編號、日期、填寫人、審核人等資料標識。 5.4記錄的填寫 5.4.1記錄不能用鉛筆填寫。 5.4.2記錄的填寫必須字體端正,清楚易辯認。 5.4.3記錄若因書寫錯誤需要修改時,不能使用涂改液,而應(yīng)將錯誤部分劃去,在其旁邊加 上正確內(nèi)容并簽名確認。 5.5記錄的收集 5.5.1各部門按《記錄清單》進行記錄的收集。 5.6記錄的編目和歸檔 5.6.1盛放記錄的場所須標明所存的記錄類別和范圍。 5.6.2記錄應(yīng)分類以其順序編號或日期先后依次歸檔。 5.7記錄的查閱 5.7.1查閱記錄應(yīng)先征求相關(guān)部門的同意。 5.7.2當合同或法律法規(guī)要求時,在商定期內(nèi)記錄可提供給客戶或其代表或其他相關(guān)機構(gòu) 評估時查閱。 5.7.3查閱人應(yīng)保護好記錄,不得作任何標記,不得損壞記錄。 5.7.4查閱后應(yīng)交還原部門檢查歸檔。 5.8記錄的貯存和保管 5.8.1記錄應(yīng)存放于安全適宜的環(huán)境,以防止損壞,變質(zhì)和丟失。 5.8.2記錄如有損壞、變質(zhì)、丟失、應(yīng)向其他擁有的部門索取復(fù)印。 5.9記錄的處理 當記錄已過規(guī)定的保存期限時,經(jīng)部門負責人或管理者代表或總經(jīng)理同意后可進行銷毀。 6.0支持性文件 《文件控制程序》 7.0記錄 7.1《記錄清單》
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