2采購的控制(doc)
公 司 程 序 文 件 版 號: A 修改號: 0 EJ-QP5.1 采購的控制 頁 碼: 1/3 1.目的: 確保采購的物品符合質(zhì)量要求。 2.適用范圍: 適用于公司各部門對物業(yè)管理服務(wù)相關(guān)物品的采購。 3.引用文件: 3.1質(zhì)量手冊第4.6、4.10、4.13章 3.2 IS09002標(biāo)準(zhǔn)第4.6、4.10、4.13章 4.職責(zé): 4.1公司各部門職責(zé): 4.1.1各部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)編制本部門相關(guān)物業(yè)管理項目所需物品的購置計劃。 4.1.2各部門主任負(fù)責(zé)本部門物品購置計劃的核定。 4.1.3管理者副代表負(fù)責(zé)物品購置計劃的審核,公司副總經(jīng)理負(fù)責(zé)物品購置計劃的審批。 4.1.4經(jīng)副總經(jīng)理審批后的物品購置計劃由綜合辦公室主任負(fù)責(zé)實施。 4.1.5綜合辦公室主任負(fù)責(zé)購置物品檢查、驗收、入庫登記。 4.2工程維修部的職責(zé): 4.2.1工程維修部負(fù)責(zé)物業(yè)分承包商施工材料及日常維修材料采購計劃的審核。 4.2.2當(dāng)住戶發(fā)現(xiàn)分承包商提供的日常維修材料存在質(zhì)量問題或材料不足時,工程維修部 應(yīng)對分承包商所購物品和庫存進(jìn)行驗證,并對其發(fā)出《整改通知書》。 5.工作程序: 5.1物品的購置計劃由各部門根據(jù)本部門相關(guān)物業(yè)管理項目實際需要,編寫《物品采購計劃 報批表》。 5.2購置計劃要明確產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置用途與時間要求,有特釋要求 的應(yīng)注明。 公 司 程 序 文 件 版 號: A 修改號: 0 EJ-QP5.1 采購的控制 頁 碼: 2/3 5.3購置計劃編寫完成后交部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行核定,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)核定后, 交管理者副代表審核,并由副總經(jīng)理審批。 5.4經(jīng)副總經(jīng)理審批后的購置計劃,由綜合辦公室主任負(fù)責(zé)實施。 5.5綜合辦公室主任對審批后的購置計劃應(yīng)委托辦事員負(fù)責(zé)實施。 5.6辦事員根據(jù)各部門的購置計劃,要進(jìn)行分類匯總,制定采購計劃,采購計劃應(yīng)結(jié)合實際 ,以免造成資金的浪費。 5.7對物品采購的要求: 5.7.1辦事員在進(jìn)行采購時,應(yīng)從《合格供應(yīng)商名單》中選擇供應(yīng)商,并根據(jù)各部門提供購置 計劃的時間要求,分輕重緩急,有計劃地進(jìn)行,以確保物品的及時供應(yīng)。 5.7.2工程維修部應(yīng)建議物業(yè)分承包商對用量較大、數(shù)量較多且長年經(jīng)常使用物品(如燈 泡、水暖管件等)要采用國家定點生產(chǎn)廠家或?qū)I(yè)生產(chǎn)廠家生產(chǎn)的產(chǎn)品,以確保產(chǎn)品的使 用壽命和使用安全。 5.7.3對各專業(yè)有特殊要求的物品,辦事員要會同專業(yè)技術(shù)人員共同去選購,以避免使用的 困難。 5.8對物品的驗收: 5.8.1物品到貨后,綜合辦公室主任根據(jù)采購計劃逐一進(jìn)行清點檢查、驗收入庫,并登記《 入庫登記表》中。 5.8.2物業(yè)分承包商購置的與物業(yè)管理相關(guān)的所需品,應(yīng)與工程維修部共同驗收,并將驗收 結(jié)果報工程維修部歸檔。 5.8.3對各專業(yè)有特釋要求的物品,綜合辦公室主任應(yīng)會同專業(yè)技術(shù)人員共同驗收,并在《 入庫登記表》中注明驗收結(jié)果。 5.9對不合格產(chǎn)品的處理: 5.9.1經(jīng)辦事員采購的物品,在進(jìn)行檢查驗收時,發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量或規(guī)格型號不符合要求,或 產(chǎn)品質(zhì)量有問題,放到指定區(qū)域并在《入庫登記表》中加以記錄,立即通知供貨方進(jìn)行更換 ,已更換仍不符合要求或質(zhì)量的產(chǎn)品,要提出退貨,以避免造成經(jīng)濟(jì)損失。 5.9.2物業(yè)分承包商采購的物品,工程維修部主任負(fù)責(zé)審查材料月計 公 司 程 序 文 件 版 號: A 修改號: 0 EJ-QP5.1 采購的控制 頁 碼: 3/3 劃和每月材料庫存情況,確保分承包商所購材料符合質(zhì)量要求。 5.9.3對提供不合格產(chǎn)品的生產(chǎn)廠家或物品供應(yīng)商,要進(jìn)行調(diào)整,好中選優(yōu),以確定長期合 作供應(yīng)商。 6.支持性文件與質(zhì)量記錄: 6.1《合格供應(yīng)商名單》 EJ-QR-QP5.2-01 6.2《物品采購計劃報批表》 EJ-QR-QP5.1-01 6.3《入庫登記表》 EJ-QR-QP5.4-01
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