4.2.3 文件控制程序(doc)
|1. 目的： | |對與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料進行控制，確保各相關(guān)場所使用的文件為有效版本。 | |2. 適用范圍： | |適用于與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料的控制。 | |3. 職責(zé)： | |3.1《質(zhì)量手冊》由認(rèn)證小組組織編寫，管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布執(zhí)行； | |3.2《質(zhì)量程序文件》由管理者代表負責(zé)組織編寫并審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布執(zhí)行； | |3.3其它質(zhì)量體系文件由相關(guān)質(zhì)量活動的主管部門組織編寫和審核，由管理者代表批準(zhǔn)| |發(fā)執(zhí)行； | |3.4質(zhì)量體系文件的發(fā)放、更改、回收和銷毀統(tǒng)一由工程部負責(zé)。 | |3.5各部門負責(zé)本部門外來文件的收發(fā)、保管； | |3.6行政部做好質(zhì)量體系文件的發(fā)放、借閱和保管工作。 | |4. 定義： | |文件和資料：是指本公司指導(dǎo)生產(chǎn)和管理活動的依據(jù)和證明材料。包括質(zhì)量手冊、程 | |序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗規(guī)范、工藝文件以及顧客提供的文件等。 | |工作程序： | |5.1 本公司文件和資料按照質(zhì)量體系的結(jié)構(gòu)要求分類如下： | |BF/QM-01-2003：《質(zhì)量手冊》 | |B類：《質(zhì)量程序文件》 | |C類：質(zhì)量文件，生產(chǎn)工藝文件，生產(chǎn)設(shè)備、檢驗設(shè)備操作規(guī)程，原材料、半成品及成| |品的檢驗標(biāo)準(zhǔn)，有關(guān)材料采購、生產(chǎn)安裝、銷售及服務(wù)的工作指引等。 | |QJ類：有關(guān)質(zhì)量記錄及表格。 | |G類：:管理制度。 | |5.2 編寫的目的： | |為貫徹本公司質(zhì)量方針，建立和完善質(zhì)量管理體系，促成質(zhì)量目標(biāo)的實現(xiàn)，針對公司 | |各部門工作需要，制訂各類質(zhì)量、技術(shù)文件用于指導(dǎo)生產(chǎn)，以控制產(chǎn)品的質(zhì)量。 | |文件編寫： | |5.3.1 A類《質(zhì)量手冊》由認(rèn)證小組組織編寫； | |5.3.2 B類、C類質(zhì)量體系文件由相關(guān)質(zhì)量活動的主管部門組織編寫； | |5.3.3 文件編寫部門訂出該文件編寫方案，包括題目、格式、文件提要等； | |5.3.4 | |文件編寫以“正確、全面、清晰、簡單”為原則，以保證文件的正確性和可操作性。 | |文件審核 | |5.4.1 A類、B類由管理者代表審核； | |5.4.2 C類的質(zhì)量體系文件由編寫主管部門負責(zé)人組織審核； | |5.4.3 | |文件審核工作以該文件的上層文件或有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、法令為依據(jù)，審核人員由負責(zé)審 | |核的領(lǐng)導(dǎo)人決定。 | |5.5 文件批準(zhǔn) | |5.5.1 A類、B類由總經(jīng)理批準(zhǔn)； | |5.5.2 C類文件由管理者代表批準(zhǔn)； | |5.6 文件的編號： | |5.6.1 《質(zhì)量手冊》編號：BF/QM-01-2003 | |BF：公司代號 QM：質(zhì)量手冊 | |01：序號 2003：編制年份 | |5.6.2 《質(zhì)量程序文件》編號：Q/BFB-5.3-01-2003 | |Q：質(zhì)量文件 BF：公司代號 | |B：文件層次類別 5：要素章號 3：要素節(jié)號 | |01：序號 2003：編制年份 | |其它質(zhì)量體系文件編號：Q/BFC-01-2003 | |Q：質(zhì)量文件 BF：公司代號 | |C：文件層次類別 01：流水號 2003：編制年份 | |5.6.4 管理制度編號: Q/BFG-01-2003 | |Q：質(zhì)量文件 BF：公司代號 | |G：管理制度 01：流水號 2003：編制年份 | |5.7 文件的版本號管理 | |5.7.1《質(zhì)量手冊》有多處修改，應(yīng)進行換版，并更改版本號； | |5.7.2《質(zhì)量程序文件》、C類質(zhì)量體系文件參照《質(zhì)量手冊》的換版辦法進行換版； | |5.7.3版本號用英文字母大寫表示（如A、B、C），據(jù)更換次序類推。 | |5.8 文件發(fā)放 | |5.8.1 質(zhì)量手冊由工程部負責(zé)發(fā)放到各部門負責(zé)人，并在《文件發(fā)放登記表》上登記， | |由領(lǐng)用人簽名； | |5.8.2 B、C、D類質(zhì)量體系文件由編寫部門移交行政部,由行政部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門 | |，在《文件發(fā)放登記表》上登記,由領(lǐng)用人簽名； | |5.8.3 受控文件受控本在發(fā)放前，由工程部在該文件首頁上蓋上“受控文件” | |字樣的圖章，以便于控制。 | |5.9 文件使用 | |5.9.1質(zhì)量體系文件由領(lǐng)用人安排使用； | |5.9.2領(lǐng)用人根據(jù)工作需要將質(zhì)量體系文件發(fā)放給使用者，且保證文件為有效版本； | |5.9.3質(zhì)量體系文件使用者要妥善保管好文件，受控文件未經(jīng)發(fā)放部門許可不得擅自復(fù)| |印、外借。有遺失及損壞情況應(yīng)及時報發(fā)放部門辦理補發(fā)手續(xù)。 | |5.10文件更改 | |5.10.1文件的小部分更改（如幾個錯別字更改、一至兩句文字更改），由原文件編制 | |部門或人員直接在文件上用紅色筆更改，并在更改處蓋上“更改”字樣圖章，注明日期 | |，更改者簽名； | |5.10.2 | |文件的大部分更改（如整篇更改、一段文字的更改），由提出部門或人員填寫《文件更| |改申請表》，交原文件編制部門或人員； | |5.10.3文件編制部門認(rèn)為有更改必要時，根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及實際情況，對文件進行更改 | |，并填寫《文件更改通知單》； | |5.10.4《文件更改通知單》送原文件審批人批準(zhǔn)，編制部門收回原已發(fā)放的文件，重新 | |更改后發(fā)放； | |5.11 文件作廢： | |5.11.1 對無使用及保存價值的文件，由文件主管部門審批后及時收回銷毀，并填寫《 | |文件回收銷毀記錄》； | |5.11.2對有參考價值的作廢文件，應(yīng)在該文件上蓋上“作廢”字樣的圖章，并用專柜保 | |存，以防誤用； | |5.11.3對使用部門要求保存有參考價值的作廢文件，應(yīng)在該文件封面上蓋上“參考”字 | |樣的圖章，由使用部門保管； | |文件回收 | |對已使用完畢且有保存價值的文件，由發(fā)放部門及時收回存檔，并填寫《文件回收銷毀| |記錄》。 | |文件存檔： | |5.13.1行政部建立《受控文件一覽表》，統(tǒng)一登記全公司的受控文件的發(fā)放、使用情況 | |； | |5.13.2行政部負責(zé)對外來文件編上文件號、發(fā)放號，并負責(zé)外來文件的收發(fā)、保管。 | |5.14 文件借閱 | |5.14.1 | |借閱“受控文件”須經(jīng)發(fā)放部門或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在《文件借閱登記表》上做好記錄， | |由借閱人簽名。 | |6. 相關(guān)文件和記錄： | |BF /QJ-001 《文件發(fā)放登記表》 | |BF /QJ-002 《文件更改申請表》 | |BF /QJ-003 《文件更改通知單》 | |BF /QJ-004 《文件借閱登記表》 | |BF /QJ-005 《受控文件一覽表》 | |BF /QJ-006 《文件回收銷毀記錄》 | | | | | | | | | | | | | |批準(zhǔn) | |審核 | |編制 | | |日期 | |日期 | |日期 | |
4.2.3 文件控制程序(doc)