4業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(doc)
業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程 1. 目的 規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。 2. 適用范圍 適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。 3. 職責(zé) 1. 服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。 2. 服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。 4. 程序要點(diǎn) 1. 業(yè)主檔案內(nèi)容 1. 經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。 2. 經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。 3. 《業(yè)主家庭情況登記表》。 4. 《鑰匙領(lǐng)用登記表》。 5. 《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。 6. 《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。 7. 《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。 8. 《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。 9. 業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。 10. 其他應(yīng)保存的資料。 2. 檔案盒（夾）的制作 1. 根據(jù)檔案盒（夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。 2. 在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱，其格式一般是由 組織機(jī)構(gòu)、名稱組成，如： ×××－×·×－S·W－業(yè)主檔案：表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部 管理的業(yè)主檔案。 3. 將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（夾）左側(cè)立面距頂部3cm位置上，并排列 在檔案柜中。 3. 將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒（夾）內(nèi)。 4. 按檔案盒（夾）內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi)，內(nèi) 容包括：序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。 5. 業(yè)主檔案的跟蹤： 1. 當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí)，服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中： a. 通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí)； b. 業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。 2. 業(yè)主檔案跟蹤管理：由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查 ，對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少 每隔15天跟蹤一次。 6. 業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報(bào)管理處，經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記 手續(xù)后方可查閱。 7. 業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。 8. 具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。 9. 本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。 5. 記錄 《業(yè)主檔案目錄》 6. 相關(guān)支持文件 《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
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