MY2-001-文件控制程序(doc)
鶴山市美業(yè)棉紡織企業(yè)有限公司 文 件 名 稱：文件控制程序 文 件 編 號(hào)：MY2-001 版 本 號(hào)：A 編 制： 審 批： 日 期：2004/7/1 日 期：2004/7/5 修訂記錄 |頁(yè) 號(hào) |頁(yè) 版 |修 改 內(nèi) 容 |批 準(zhǔn) 人 |修 改 日 期 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 1 目的 有效控制與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，確保文件各使用處所使用的文件為最新或 有效版本。 2 范圍 適用于本公司與質(zhì)量體系有關(guān)的文件的控制。 3 職責(zé) 3.1 各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。 3.2 管理者代表負(fù)責(zé)組織質(zhì)量手冊(cè)的編寫以及程序文件和三級(jí)文件的審批。 3.3 總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的審批。 3.4 辦公室文控員負(fù)責(zé)文件分發(fā)回收管理，負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件正本的保管。 3.5 管理者代表負(fù)責(zé)組織對(duì)現(xiàn)有體系文件的定期評(píng)審。 3.6 各部門專（兼）資料員負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量有關(guān)的文件的簽收、管理。 4 工作內(nèi)容 4.1 文件分類及保管 4.1.1 公司質(zhì)量體系文件結(jié)構(gòu)和類別如下： a. 一級(jí)文件:質(zhì)量手冊(cè)。 b. 二級(jí)文件:程序文件。 c. 三級(jí)文件:作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)范、管理制度等。 d. 四級(jí)文件:表格、報(bào)告和質(zhì)量記錄等。 e. 外來(lái)文件:標(biāo)準(zhǔn)、上級(jí)文件、法律法規(guī)等。 4.1.2 質(zhì)量管理體系文件“受控正本”由辦公室文控員保存。 4.1.3 質(zhì)量管理體系文件“受控副本”由各相關(guān)部門自行保存、使用。 4.1.4 公司的管理性文件,如各種行政管理制度、外來(lái)的管理性文件由辦公室保存。與質(zhì) 量管理體系有關(guān)的政策、法規(guī)等文件由辦公室文控員保存。 4.2 文件的編號(hào)與編寫格式按《文件的編號(hào)與編寫格式規(guī)定》執(zhí)行。 4.3 文件的編寫、審批 文件發(fā)放前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的。 4.3.1 質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表組織編寫，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。 4.3.2 程序文件和三級(jí)文件由各職能部門編寫，經(jīng)管理者代表審批后發(fā)布。 4.4 文件的受控情況 文件分為“受控”和“非受控”兩大類。凡與質(zhì)量體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控文件 。對(duì)“受控文件正本”由辦公室文控員在文件每頁(yè)背面加蓋紅色“受控文件正本”印章并保 存。對(duì)所有副本在封面或每頁(yè)正面適當(dāng)位置加蓋紅色“受控文件副本”印章并注明發(fā)文號(hào) 進(jìn)行控制。未加蓋“受控” 印章的文稿只作為參閱資料。 4.5 文件發(fā)放與回收 4.5.1 文件發(fā)放前，由管理者代表確定分發(fā)部門及分發(fā)數(shù)量。由辦公室文控員填寫《文件分 發(fā)表》進(jìn)行管理。使用部門在《文件分發(fā)表》上簽收。 4.5.2 為辨別文件最新版本狀況，以防止過時(shí)或失效文件被誤用，辦公室文控員應(yīng)按文件 類別建立《文件總覽表》，并在制定、變更文件時(shí)，更新為最新內(nèi)容。 4.5.3 當(dāng)文件修訂、變更或作廢時(shí)，由辦公室文控員在《文件分發(fā)表》上簽收過時(shí)無(wú)效的文 件。 4.6 文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng) 使用部門當(dāng)文件因破損、遺失或其他原因需要申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)時(shí)，必須填寫《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng) 單》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，交辦公室文控員按以下規(guī)定辦理文件補(bǔ)發(fā)。 4.6.1 當(dāng)補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)的原因?yàn)槠茡p時(shí)，辦公室文控員接到申請(qǐng)單后，必須在回收破損文件后 補(bǔ)發(fā)新文件，發(fā)文號(hào)不變。 4.6.2 當(dāng)補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)的原因?yàn)檫z失時(shí)，辦公室文控員接到申請(qǐng)單后在備注欄內(nèi)注明原發(fā)文號(hào) 失效。補(bǔ)發(fā)新文件，并給新文件以新的發(fā)文號(hào)。 4.7 文件的保存、作廢與銷毀 4.7.1 與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件都必須分類存放在清潔、通風(fēng)、干燥、安全的室內(nèi)。 4.7.2 各部門文件應(yīng)指定專人保管。辦公室文控員每季度對(duì)各部門文件保管情況進(jìn)行檢查 。 4.7.3 任何人不得在受控文件上亂涂畫改，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。 4.7.4 任何人不得將受控文件私自外借或復(fù)印。 4.7.5 所有失效或作廢文件由辦公室文控員及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所收回。確保防止作 廢文件的誤用。 4.7.6 過時(shí)文件若因特殊原因，如法律規(guī)定或供以后參考用而需加以保留時(shí)，應(yīng)由辦公室 文控員蓋上 “作廢留用”章后留存。并至少保存到下次文件更改時(shí)。 4.7.7 過時(shí)文件若不需加以保存時(shí)，由辦公室文控員統(tǒng)一回收，立即銷毀或蓋“作廢”章后 予以處理。 4.8 文件的更改 4.8.1 當(dāng)發(fā)行的文件有內(nèi)容變更需求時(shí)，由提議人填寫《文件變更申請(qǐng)單》，提出變更理由 、文件項(xiàng)次編號(hào)、建議變更內(nèi)容及變更方式，由原審批部門審批簽字后，轉(zhuǎn)辦公室 文控員。 4.8.2 當(dāng)文件變更幅度涉及文件內(nèi)容的三分之一以下時(shí)，由辦公室文控員按文件變更申請(qǐng) 單內(nèi)容修訂后，更改頁(yè)版號(hào)，將新的變更頁(yè)發(fā)行并收回?zé)o效頁(yè)，在原《文件分發(fā)表 》上記錄，并在修改頁(yè)中注明修訂日期和批準(zhǔn)人。 4.8.3 文件經(jīng)過一次或幾次變更后，變更幅度達(dá)文件內(nèi)容的三分之一以上時(shí)，或管理者代 表認(rèn)為有必要改版時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版。原版本文件作廢，換發(fā)新版本。換新版本時(shí)， 應(yīng)更改版本號(hào)，而頁(yè)版號(hào)則從“01”開始。 4.9 文件的借閱、復(fù)印 借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫《文件借閱、復(fù)印申請(qǐng)單》。經(jīng)管理者 代表審批后向辦公室文控員借閱、復(fù)印。并在《文件借閱、復(fù)印記錄》上登記。復(fù)印的受 控文件按非受控文件處理。 4.10 外來(lái)文件的控制 4.10.1 收到外來(lái)文件的部門，應(yīng)識(shí)別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。 4.10.2 品管部負(fù)責(zé)收集相關(guān)的國(guó)際、國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本。交辦公室文控員統(tǒng)一編 號(hào)，加蓋“受控文件”印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。 4.10.3 各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來(lái)文件填入《文件總覽表》，并 報(bào)辦公室備案。 4.10.4 當(dāng)外來(lái)文件需要轉(zhuǎn)換成內(nèi)部文件時(shí)應(yīng)按《文件編號(hào)與編寫格式規(guī)定》執(zhí)行。 4.11 每年3月由管理者代表組織對(duì)現(xiàn)行的質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評(píng)審。各部門結(jié)合平 時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審。必要時(shí)按4.8進(jìn)行更改。 4.12 對(duì)承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照?qǐng)?zhí)行上述規(guī)定。 4.13 作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》。 5 相關(guān)文件 5.1 MY3-001 《文件編號(hào)與編寫格式規(guī)定》 5.2 MY2-002 《質(zhì)量記錄控制程序》 6 質(zhì)量記錄 6.1 《文件總覽表》 6.2 《文件分發(fā)表》 6.3 《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》 6.3 《文件變更申請(qǐng)單》 6.5 《文件借閱、復(fù)印申請(qǐng)單》 6.6 《文件借閱、復(fù)印記錄》
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