Project 2000基礎(chǔ)知識(doc)
Project 2000基礎(chǔ)知識 如果您是剛剛接觸項目管理或 Microsoft Project，可能會有很多有關(guān)如何創(chuàng)建和管理項目的問題。本教程首先介紹了項目管理和 Microsoft Project 的基本概念，然后在隨后的課程中講解了有關(guān)創(chuàng)建計劃、跟蹤進度和交流工作結(jié)果的基 本知識。 每個有關(guān)創(chuàng)建計劃、跟蹤進度和交流工作結(jié)果的課程都包括一組循序漸進式的指導(dǎo)以及 一個引導(dǎo)您閱讀整個課程的簡單導(dǎo)航系統(tǒng)。如果要了解項目管理和 Microsoft Project 的基本知識，請單擊“基礎(chǔ)知識”下面的課程，或使用下面的超級鏈接。如果希望立即開 始創(chuàng)建項目，請單擊左側(cè)菜單中的“創(chuàng)建計劃”。 1．什么是項目管理？ 項目管理是為完成一個預(yù)定的目標(biāo)，而對任務(wù)和資源進行計劃、組織和管理的過程，通 常需要滿足時間、資源或成本方面的限制。項目的計劃可以很簡單，例如筆記本上列出 的任務(wù)以及它們的開始和結(jié)束日期；也可以很復(fù)雜，例如包括成千上萬項任務(wù)和資源以 及上百萬元項目預(yù)算的項目。 大多數(shù)項目管理工作都涉及一些相同的活動，其中包括將項目分割成便于管理的多個任 務(wù)、排定任務(wù)的日程、在工作組中交流信息以及跟蹤任務(wù)的工作進展。所有項目都包括 以下三個主要的階段： 1 創(chuàng)建計劃 2 跟蹤和管理項目 3 結(jié)束項目 這三個階段進行得越成功，成功完成這個項目的可能性就越大。 2．項目三角形 如果能擁有預(yù)見項目的未來情況的特異功能，那管理項目可就…… 在某種程度上可以！只要您知道了塑造項目的三個基本要素： 時間：反映在項目的日程中的完成項目所需的時間。 費用：即項目的預(yù)算，它取決于資源的成本，這些資源包括完成任務(wù)所需的人員、設(shè)備 和材料。 范圍：項目的目標(biāo)和任務(wù)，以及完成這些目標(biāo)和任務(wù)所需的工時。 時間、費用和范圍這三個因素構(gòu)成了項目三角形。調(diào)整其中任何一個因素都會影響其它 兩個因素。雖然這三個因素都非常重要，但通常有一個因素會對項目有決定性的影響。 這些因素之間的關(guān)系隨著項目的不同而有所變化，它們決定了會出現(xiàn)的問題，以及可能 的解決方案。了解什么地方會有限制、什么地方可以靈活掌握，將有助于規(guī)劃和管理項 目。 3．Microsoft Project 數(shù)據(jù)庫 作為項目經(jīng)理，您有很多事情要做。Microsoft Project 能幫您做些什么呢？首先，它在其數(shù)據(jù)庫中保存了有關(guān)項目的詳細數(shù)據(jù)。它還可以利用 這些信息計算和維護項目的日程、成本以及其他要素，并創(chuàng)建項目計劃。您提供的信息 越詳細，計劃就越精確。 與電子表格相似，Microsoft Project 會立即顯示它的計算結(jié)果。但是只有在您輸入了所有任務(wù)的關(guān)鍵信息后，它才能最終完 成項目計劃。這時您才能了解項目完成的時間或者任務(wù)日程的具體日期。 Microsoft Project 將您輸入的和它計算出的各種信息保存在域中。每個域都包括特定類型的信息，例如任 務(wù)名稱或工期。在 Microsoft Project 中，域通常按列顯示。 4．查看所需的數(shù)據(jù) 在某一時間，您關(guān)注的可能是完成日期，而在另一時間，您關(guān)注的可能是成本。項目數(shù) 據(jù)庫中包括了很多信息，但在任何特定時刻，你都只需要其中的一部分。如果要獲取所 需信息，可以利用下面這些工具： 視圖能夠以便于理解的方式顯示部分項目信息。例如，“甘特圖”以列表和條形圖的形式 顯示了任務(wù)的基本信息。 表定義了顯示出的列。 篩選器有助于將注意力集中在特定的任務(wù)或資源上。 與電視頻道相似，每種視圖能顯示不同類型的信息。表和篩選器可以用于進一步調(diào)整要 顯示的信息。正如切換頻道不會將頻道刪除一樣，改變視圖、表或篩選器只會隱藏信息 ，而不會刪除信息。這些信息還保存在數(shù)據(jù)庫中并且會得到更新。 5．Microsoft Project 如何排定日程 Microsoft Project 是如何安排任務(wù)的開始和結(jié)束時間的？它要考慮很多因素，其中包括任務(wù)相關(guān)性、限制 和節(jié)假日等因素引起的中斷。最重要的是，Microsoft Project 排定每個任務(wù)的日程時都會使用此公式：工期=工時/資源投入，其中： 工期是完成任務(wù)所需的實際時間。 工時是為了完成任務(wù)而需要在一段時間內(nèi)完成的工作量。 資源投入是指資源的總工作能力被分配給任務(wù)的比例以及他們的分配情況。 例如，如果： 三名油漆工為一項任務(wù)工作了兩個工作日，每個工作日的投入為 8 小時，每項資源的工時是 16 小時：（2 個工作日 × 8 小時）。 資源的總投入是每天 24 小時：（3 名油漆工 × 8 小時）。 此任務(wù)的總工時為 48 小時：（2 個工作日 × 8 小時 × 3 名油漆工）。 工期是 2 個工作日：48 小時/（3 名油漆工 × 8 小時）。 理解這個公式對于理解修改任務(wù)會如何影響項目日程是很重要的。 6．綜合處理 在創(chuàng)建了任務(wù)列表并提供了日程信息之后，計劃也就完成了。你會看到項目的完整模型 ，包括項目的完成日期以及各項任務(wù)的開始和結(jié)束日期。下一步該做什么呢？ 查看可能出現(xiàn)問題的關(guān)鍵路徑。關(guān)鍵路徑是一系列相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)，這些任務(wù)按時完成 才能保證整個項目按時完成。如果關(guān)鍵路徑上的任何一個任務(wù)發(fā)生了延遲，整個項目的 完成日期也會因此而推遲。 評估計劃并進行優(yōu)化，直至滿意。在項目開始之前以及在項目進行的過程中，都需要定 期評估和調(diào)整項目的計劃。請考慮范圍、資源和日程。 將任務(wù)的進展更新到 Microsoft Project 中。作為回報，它會提供一個經(jīng)過更新的項目計劃。您可以自己更新計劃，您的工作組 也可以利用 Microsoft Project Central 或電子郵件更新計劃。在更新了計劃之后，可以查看修改后的效果。項目超出預(yù)算了嗎 ？是否有工作組的成員需要加班工作？項目的完成日期會推遲嗎？ 結(jié)束項目。評估得到的經(jīng)驗教訓(xùn)，以及做得最好的方面。 7．獲得幫助 這個教程會幫助您學(xué)習(xí)如何開始進行項目管理，但是利用“主頁”按鈕或“幫助”菜單，您 可以找到“幫助”的其他部分。 項目地圖。逐一單擊完成項目的各個階段可了解項目管理的所有步驟，包括項目管理新 增功能。查看“新增功能”有助于了解 Microsoft Project 2000 的新功能。 快速預(yù)覽。概述了 Microsoft Project 2000 的關(guān)鍵組成部分。 Office 助手。Office 助手可以回答您提出的特定問題，幫您找到與問題關(guān)系最密切的幫助主題。 參考。單擊“主頁”按鈕，然單擊“參考”部分，便可得到所有視圖、表、篩選器、所有域 和項目管理概念的說明。 目錄和索引。選擇“幫助”菜單中的“目錄和索引”命令，可查看包括所有幫助主題的索引 Project 2000項目溝通 1. 課程：如何將日程設(shè)置成所需格式 當(dāng)任務(wù)列表很長時，要聚焦于感興趣的區(qū)域十分困難。如果要突出所需部分，可以自定 義任務(wù)列表和“甘特圖”中的條形圖的格式。 您可設(shè)置信息類別的格式，例如在某個特定日期之前必須結(jié)束的所有任務(wù)。還可將某些 任務(wù)設(shè)置成加粗顯示或使用不同的字體。 1.1利用“甘特圖向?qū)А眮磔p松設(shè)置格式 “甘特圖向?qū)А笔且幌盗械慕换ナ綄υ捒?，其中包括設(shè)置“甘特圖”格式的一些選項，例如 突出顯示關(guān)鍵路徑。當(dāng)您完成所需選項的選擇之后，“甘特圖向?qū)А睍O(shè)置“甘特圖”的格 式。 1 單擊“視圖”菜單中的“甘特圖”命令。 2 單擊“甘特圖向?qū)А卑粹o 。 3 根據(jù)“甘特圖向?qū)А钡闹笇?dǎo)進行操作。 提示 如果要撤消利用“甘特圖向?qū)А彼龅母袷皆O(shè)置，可以單擊“甘特圖向?qū)А卑粹o，在每個步 驟中單擊“下一步”按鈕重新應(yīng)用默認選項，“甘特圖”將恢復(fù)到默認設(shè)置。 1.2設(shè)置“甘特圖”中某一類條形圖的格式 如果要重點突出特定類別的所有任務(wù)，可更改“甘特圖”上代表該類別的“甘特圖”中的條 形圖的格式。例如，某個類別可以包括特定的任務(wù)種類，如里程碑或關(guān)鍵任務(wù)或已完成 的任務(wù)。 除了人工選擇“甘特圖”中的條形圖并應(yīng)用格式設(shè)置之外，還可創(chuàng)建或修改某個條形圖的 樣式。對該樣式的任何更改都會影響到該類別中的所有條形圖。 1 單擊“視圖”菜單中的“甘特圖”命令。 2 單擊“格式”菜單中的“條形圖樣式”命令。 3 如果要修改某個已有樣式，可以在“名稱”域中，選定該條形圖樣式名稱。 4 單擊“條形圖樣式”對話框底部的“條形圖”選項卡。 5 如果要創(chuàng)建新樣式，可單擊“任務(wù)種類”列，然后單擊在選擇的類別旁邊的箭頭來選定一 個新類別（如“關(guān)鍵”或“已完成”）。 6 如果正在創(chuàng)建新樣式，那么在“名稱”域中鍵入樣式名，然后單擊“條形圖”選項卡。 7 在“頭部形狀”、“中部形狀”和“尾部形狀”區(qū)域選定該條形圖的形狀、圖案或類型以及顏 色。 8 單擊“確定”按鈕。 提示 如果要更改單個“甘特圖”中的條形圖的格式，請選定該任務(wù)，然后單擊“格式”菜單中的 “條形圖”命令。單擊“條形圖形狀”選項卡并設(shè)置“甘特圖”中的條形圖的格式。 1.3設(shè)置任務(wù)列表中某個任務(wù)類別的格式 如果要將某個任務(wù)類別，如關(guān)鍵任務(wù)，和項目中的其他任務(wù)加以區(qū)分，則可通過修改文 本樣式來更改該類別中所有任務(wù)的文本格式。還可以更改行列標(biāo)題、時間刻度和“甘特圖 ”中的條形圖文本的外觀。 可以在除“網(wǎng)絡(luò)圖”視圖和窗體視圖之外的任何視圖中更改文本樣式（不過，在某些視圖 中并非所有格式選項都可用）。您所做的更改僅適用于當(dāng)前視圖。 如果需要重點突出視圖的特定信息，如某個進度落后任務(wù)的完成日期，那么可以單獨地 設(shè)置該信息格式來引起注意。 1 單擊“視圖”菜單中的某個工作表視圖，如“甘特圖”視圖。 2 單擊“格式”菜單中的“文本樣式”命令。 3 在“要更改的項”框中，單擊要更改的信息類型，然后選定該信息的格式選項。 4 如果要在不關(guān)閉對話框的情況下更改另一信息類型的格式，請單擊“要更改的項”框中的 新類型，然后選定該信息的格式選項。 5 單擊“確定”按鈕。 提示 l 如果要更改單個任務(wù)的格式，請選定該任務(wù)，單擊“格式”菜單中的“字體”命令，然后選 定該文本的格式選項。 l 如果要快速地將某任務(wù)的文本格式復(fù)制到另外的任務(wù)，請選定要復(fù)制格式的任務(wù)，單擊 “格式刷”按鈕 ，然后選定要應(yīng)用該格式的任務(wù)。 1.4設(shè)置文本格式 如果需要重點突出視圖的特定信息，如某個進度落后任務(wù)的完成日期，那么可以單獨地 設(shè)置該信息格式來引起注意。在多數(shù)視圖中，可以更改文本的字體、字體樣式、顏色和 大小。 l 要更改字體、字體樣式、顏色和文字大小，請選定要更改的文本，單擊“格式”菜單中的 “字體”命令，然后選擇要應(yīng)用的格式。 l 可利用“格式”工具欄快速應(yīng)用一些字符格式，如加粗、傾斜或下劃線。選定要設(shè)置格式 的文本，然后單擊“加粗”按鈕 、“傾斜”按鈕 或“下劃線”按鈕 。 l 要更改文本的對齊方式，請單擊“左對齊”按鈕 、“居中”按鈕 或“右對齊”按鈕 。 注釋 如果以后更改數(shù)據(jù)，這種格式設(shè)置也不會發(fā)生變化。您將需要的是單獨地更改添加的格 式設(shè)置。 2. 課程：如何打印項目信息 輸入項目的基本信息之后，可能要打印并檢查該計劃。 如果要對項目進行簡單的標(biāo)識，可以添加頁眉、頁腳和頁碼。如果要檢查計劃的特定區(qū) 域，可以更改到另一個視圖，自定義只顯示所需信息的視圖并打印。 當(dāng)您完成本課程后，您將學(xué)會如何打印所需信息。 2.1添加標(biāo)題、頁碼或其他項目信息 可以將項目信息添加到視圖的頁眉、頁腳或圖例中。項目信息可以是輸入的數(shù)據(jù)（如公 司名稱或經(jīng)理姓名）或由 Microsoft Project 提供的數(shù)據(jù)（如頁碼或項目完成日期）?？梢赃x擇能為打印視圖帶來最好效果的項目信 息。 1 單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令。 2 單擊“頁眉”、“頁腳”或“圖例”選項卡。 3 單擊“左”、“居中”或“右”選項卡。 4 在文本框中，在要添加項目信息的地方設(shè)置插入點。 5 在“通用信息”和“項目域”框中，單擊所需信息的每一種類型，然后單擊“添加”按鈕。 6 Microsoft Project 將使用您鍵入到“項目信息”和“屬性”對話框中的信息來填充每一種類型的信息。 注釋 如果要設(shè)置項目信息的格式，需要選中信息前的“&”符號或者選中整行，然后單擊“設(shè)置 字體格式”按鈕 。選擇所需字體、字體樣式、大小和顏色，如果需要可以選中“下劃線”復(fù)選框，然后單 擊“確定”按鈕。 2.2預(yù)覽要打印的日程 打印視圖...
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