QP03文件和資料控制程序(doc)
1 目的 對文件的編制、批準、發(fā)放、使用、更改、回收、保存、作廢和銷毀等進行控制， 確保相關部門及時得到并使用有效版本。防止誤用失效或作廢的文件和資料。 2 范圍 本程序適用于公司內部質量管理體系有關文件（包括質量手冊、程序文件、作業(yè)指 導文件、質量計劃、技術文件等）的控制，以及外來文件和標準的控制與管理。 3 職責 3．1 總經理負責批準、發(fā)布《質量手冊》。 3．2 質量負責人批準、發(fā)布程序文件。 3．3 質檢部負責體系文件及部分外來文件的歸口管理、控制及對體系文件的定期評審。 3．4 技術開發(fā)部負責技術文件及部分外來文件的歸口管理、控制。 3．5 辦公室負責行政管理文件及部分外來文件的歸口管理、控制。 3．6 各部門負責相關文件的編制、使用和保存。 3．7 各部門負責本部門與質量管理體系有關的文件的收集、整理和歸檔等。 4 程序 4．1 文件的分類 4．1．1 按文件性質分類 a. 質量手冊，其中包括形成文件的質量方針和質量目標的聲明。 b. 為質量管理體系所編制的程序文件。 c. 公司為確保其過程有效策劃、運行和控制所需的文件，包括質量計劃、技術標準、企業(yè) 標準、作業(yè)指導書、工藝規(guī)程、檢驗規(guī)程、技術文件等。 d. 強制性產品認證工廠質量保證能力要求所要求的記錄，包括質量記錄、表格等。 e. 外來文件包括法律法規(guī)、行政文件、國際先進標準、國家標準、行業(yè)標準和顧客提供的 圖樣或技術資料等。 4．1．2 按文件載體分類： a. 紙張性文件。 b. 非紙張性文件。 4．2 文件的編號 4．2．1 質量手冊編號 |Q／DQ·RH |- |QM |- |**** | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |序號（從01開始） | | | | | |文件發(fā)放代號 | | | | | | | | | | | | | 4．4．4 當使用的文件嚴重破損并影響使用時，應到發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，仍沿用原文件分發(fā) 號，破損文件由質檢部收回。 4．4．5 若文件丟失，應向發(fā)放部門說明丟失原因，申請補發(fā)。補發(fā)的文件應給予新的分發(fā)號， 并注明原文件分發(fā)號作廢。 4．4．6 提供給認證機構和供方的文件，按內部受控文件處理。 4．5 文件的評審 每年三季度由質檢部會同辦公室組織使用部門參加，對現(xiàn)有體系文件的適用性、協(xié) 調性進行評審，必要時進行修訂。 4．6 文件的更改與換版 4．6．1 體系文件的更改，由質檢部組織實施。填寫“文件更改申請通知”，經總經理或質量負責 人批準后實施。質檢部應保留文件更改內容的記錄。 4．6．2 其他文件的更改，由相應主管部門填寫“文件更改申請通知”，經原審核人員審批。若指 定其他人員審批時，應獲得審批所需依據的有關背景資料。 4．6．3 文件更改時，要按規(guī)定做好記錄。所有被更改的原文件必須由相應主管部門收回，以確 保有效文件的唯一性。 4．6．4 文件頁數較多，更改頁數較少，則僅更改修改之頁，更換修改之頁后，文件的版本號不 變，頁/章版號須變更，頁/章版號用依次用“A”、“B”、“C”、“D”、“E”表示。 4．6．5 任何頁/章的版號更改五次時，即頁/章版號為“E”時，要更換版本，重新印發(fā)。新版本文 件各頁/章的版號重新由“A”開始，質量記錄表格每更改一次要換版本。 4．6．6 文件更改的方式，如換版、換頁、局部修改等，需在“文件更改申請通知”中注明。 4．6．7 非受控文件不需要隨受控文件的更改而更改。 4．7 文件的保存及銷毀 4．7．1 與質量管理體系相關的文件，應分類存放在干燥、通風、安全的地方。 4．7．2 所有的文件原稿及其“文件發(fā)放回收記錄”由質檢部統(tǒng)一保存。各部門設專人負責保存相 關的文件，以方便存取和查閱。 4．7．3 質檢部負責編制并及時更新“受控文件清單”，以反映版本最新狀況。 4．7．4 所有失效或作廢文件由相關部門資料員及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋“作廢”印 章，確保防止作廢文件的非預期使用。 4．7．5 如因法律或其他原因需保留的任何已作廢的文件，都應在文件封皮右上角加蓋“作廢”印 章。 4．7．6 對要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫“文件銷毀申請記錄”，經質量負責人批準后，由 質檢部授權相關部門銷毀。 4．7．5 作廢留用的文件，應辦理手續(xù)，加標識并單獨存放。 4．8 外來文件控制 4．8．1 外來文件由相關部門管理。收到外來文件時，應識別其適用性及版本的有效性，控制分 發(fā)以確保其有效。 4．8．2 技術開發(fā)部負責收集國際、國家和行業(yè)標準的最新版本，適時宣貫，并編寫或更新“外來 文件目錄”。 4．9 文件管理 確保文件整潔和清晰，任何人不得在受控文件上亂涂畫、拆頁，不準私自外借，確 保文件的清晰、易于識別和檢索。 4．10 記錄 記錄是一種特殊的文件，按Q/DQ·RH-QP04-2003《質量記錄控制程序》執(zhí)行。 4．11 非紙張性文件的控制 4．11．1 分類 a. 電子文件（即文件貯存在磁盤或光盤上）。 b. 膠片文件。 c. 音像文件（文件貯存在錄音錄像帶、膠卷或其它數碼設備上的聲音或圖像信息文件）。 4．11．2 要求 a. 設計和開發(fā)中涉及計算機軟件開發(fā)平臺時，方案評審階段應對特殊要求提出說明，確定 應編制的文檔的種類并備案，作為應交付資料的一部分。 b. 在不同的設計和開發(fā)階段，技術開發(fā)部應檢查應交付的文檔的正確性、完整性。 c. 在產品鑒定前，項目負責人應會同技術開發(fā)部對所開發(fā)的軟件的正確性進行測試，并檢 查應交付的文檔的正確性和完整性。 4．11．3 簽署 a. 一般應復制成紙張性文件后，進行手簽。 b. 對不能制成紙張性文件的，在文件審簽完成后，由審簽人員在紙張性的審批結論上簽署 。 c. 在磁盤上簽署。 4．11．4 貯存 a. 非紙張性文件應有源盤、拷貝盤。其中原盤存于質檢部，拷貝盤提供使用。 b. 非紙張性文件應貯存在適宜的環(huán)境條件下，如防潮、防塵、防陽光直射、防壓、防震、 防磁等。 c. 膠片文件可復制成紙張性文件進行控制，并妥善保存原件。 4．11．5 更改 a. 由設計者或編制者填寫“文件更改申請通知”，經簽署完整后，技術開發(fā)部方可接收，并 存人磁盤。 b. 對零星的更改單，經簽署后可暫時更改藍圖或復印圖，到一定階段時集中更改磁盤。 c. 磁盤更改由質檢部負責，更改完成后繪制白圖或底圖，交設計者校核無誤后，按更改后 的磁盤更改相應的磁盤，將原始文件覆蓋，作為新版本由質檢部存檔。 5 相關文件 5．1 Q/DQ·RH-QP04-2003《質量記錄控制程序》 6 質量記錄 6．1 Q/DQ·RH-QR03-01文件發(fā)放回收記錄 6．2 Q/DQ·RH-QR03-02文件更改申請通知 6．3 Q/DQ·RH-QR03-03受控文件清單 6．4 Q/DQ·RH-QR03-04文件銷毀申請記錄 6．5 Q/DQ·RH-QR03-05外來文件清單 6．6 Q/DQ·RH-QR03-06文件借閱、復制記錄
QP03文件和資料控制程序(doc)