QP420100文件記錄控制程序(doc)
編寫: 審核: 批準(zhǔn): 日期: 日期: 日期: 1.目的 規(guī)定公司內(nèi)部文件及外來文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、標(biāo)識、發(fā)放、回收作廢及更新所需 的控制，以及質(zhì)量記錄的標(biāo)識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置所需的控制。 2.范圍 適用于所有部門及個人。 3.定義 3.1 質(zhì)量體系所產(chǎn)生的受控文件共3類： 3.1.1 《質(zhì)量手冊》； 3.1.2 程序文件； 3.1.3 工作文件，包括如下： A.崗位職責(zé)； B.相關(guān)部門制訂的圖紙、工藝卡片、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程和管理規(guī)定等。 3.2 外來文件：非本公司制訂的但用于本公司質(zhì)量體系的文件，如法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、國際 公約、慣例和顧客提供的文件等。 4.職責(zé) 4.1 《質(zhì)量手冊》： 4.1.1 ISO推行小組負責(zé)編寫《質(zhì)量手冊》及其更新版本； 4.1.2 管理者代表負責(zé)審核《質(zhì)量手冊》的內(nèi)容。 4.1.3 總經(jīng)理批準(zhǔn)《質(zhì)量手冊》。 4.1.4 管理部負責(zé)：《質(zhì)量手冊》的分發(fā)、原稿的存檔及作廢版本處理。 注：質(zhì)量手冊的分發(fā)參照質(zhì)量手冊控制分發(fā)名單。 4.2 程序文件： 4.2.1 各部門主管負責(zé)編寫與本部門相關(guān)的程序文件及其更新版本； 4.2.3 管理者代表負責(zé)審核程序文件。 4.2.4 總經(jīng)理負責(zé)批準(zhǔn)程序文件。 4.2.5 管理部負責(zé)：分發(fā)程序文件；原稿的存檔及處理作廢版本。 注：程序文件的分發(fā)參照附錄“文件分發(fā)名單控制表”，程序文件涉及的班組依實際 情況進行頒發(fā)控制。 4.3 工作文件： 4.3.1 相關(guān)部門主管負責(zé)組織編寫本部門的“工作文件”及更新版本； 4.3.2 公司管理者代表負責(zé)審核“工作文件”內(nèi)容。 4.3.3 總經(jīng)理負責(zé)批準(zhǔn)工作文件； 4.3.4 管理部負責(zé)工作文件及更新版本的分發(fā)和原稿的存檔及處理作廢版本。 注：工作文件的分發(fā)參照附錄“文件分發(fā)名單控制表”，工作文件涉及的班組依實際 情況進行頒發(fā)控制。 4.4 外來文件： 4.4.1 管理部負責(zé)：控制、分發(fā)外來文件及更新版本和處理作廢版本；存檔外來文 件。 4.4.2 各部門主管負責(zé)存檔本部門使用的外來文件。 4.5 品管部在各部門協(xié)助下負責(zé)質(zhì)量記錄的歸檔控制工作,使質(zhì)量記錄得以切實提供追溯、檢 查、分析與改善之用。 4.6 各部門負責(zé)相關(guān)的質(zhì)量記錄的填寫工作。 4.7 各部門負責(zé)將本程序讓其下屬人員了解并執(zhí)行。 5.文件控制要求 5.1 總則 受控文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、更改、發(fā)行、存檔、作廢等，按本程序職責(zé)說明執(zhí)行 。 5.2 受控文件分發(fā)前準(zhǔn)備： 5.2.1 文件的編號和批準(zhǔn)：文件在經(jīng)相關(guān)部門或個人在編寫完成后進行如下處理： A.編號：按照“ 5.12” 的要求進行編號。 B.批準(zhǔn)：按照本程序“4.職責(zé)”的要求由相應(yīng)的批準(zhǔn)人在文件上簽章使文件生效； 5.2.2 受控文件的登記和標(biāo)識： A.文件批準(zhǔn)后并登錄于“文件目錄”中； B.交分發(fā)者的文件可以是原稿、復(fù)印件或傳真方式。 C.若以原稿或復(fù)印件交分發(fā)者，則在作為原稿/復(fù)印件的文件首頁背面蓋“受控”章以便識 別。 D.若以傳真方式送分發(fā)者，分發(fā)者收到傳真后在首頁背面蓋“受控”章以便識別。 E.對于分發(fā)給使用部門的原稿或復(fù)印件，應(yīng)由文件的分發(fā)部門在相應(yīng)的文件的首頁正面 加蓋紅色的“受控”章，以表明文件處于“受控”狀態(tài)。 F.對于非受控文件，如：用于教育培訓(xùn)的文件等，應(yīng)于首頁加蓋“參考文件”章，以便識 別。 5.3 受控文件分發(fā)： 5.3.1 分發(fā)前，文件人確定文件分發(fā)范圍，填寫“文件分發(fā)名單”，文件分發(fā)名單確定的原則是 ：凡是與文件執(zhí)行內(nèi)容有關(guān)的部門均應(yīng)得到相應(yīng)文件的有效版本。 5.3.2 文件分發(fā)者按批準(zhǔn)人確定的“文件分發(fā)名單”復(fù)印文件，并將文件分發(fā)給相應(yīng)的部門或個 人。 5.3.3 接受文件人在“文件分發(fā)記錄表”上簽章，作為文件接收的證據(jù)。 5.3.4 如果分發(fā)的文件是更新版本，分發(fā)者應(yīng)按照原分發(fā)范圍（即原有的“文件分發(fā)名單”）要 求文件的接收人出示失效文件，并蓋[作廢]章做作廢處理或當(dāng)場銷毀，分發(fā)者在“文件分 發(fā)記錄表”上簽章作已處理失效文件記錄，作廢文件的原稿需保留。 5.4 受控文件的更改： 5.4.1 《質(zhì)量手冊》、程序文件及工作文件需更改時，如涉及文件內(nèi)容的更改，由申請者填寫“文 件更改申請”表，經(jīng)管理者代表審核后經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由管理部按照5.3節(jié)的規(guī)定分發(fā)至 相關(guān)部門和個人。如果只是錯字或字數(shù)的刪減等的更改，則可由管理者代表認可后直接 在文件上更改(含原件)，并在更改處簽章。 5.4.2 除非有特別指定，受控文件的更改應(yīng)由管理者代表審核后經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5.4.3 文件內(nèi)容做小的改動時，須抽換更改的那一頁次及版本頁(首頁)，其余頁次內(nèi)容不作變 更。 5.4.4 更改版本號整數(shù)位或更改頁碼時，整份文件換為新版。 5.4.5 文件版本更改準(zhǔn)則 A.文件的首版，其起始版本號應(yīng)為1.0。 B.凡是對文件中一般的非原則性差錯的更改，每更改一次應(yīng)順次提升版本號小數(shù)點后 面的一位數(shù)，如由1.0改為1.1由1.2改為1.3…等。 C.凡是文件更改中涉及系統(tǒng)的主要內(nèi)容或需要增、減頁次等，應(yīng)更改版本號整數(shù)位， 每更改一次順次提升整數(shù)位1.2改為2.0；2.4改為3.0等，每次更改后的新版本號的小數(shù) 位應(yīng)從X.0開始。 D.表格的版本、版次的更改與文件相同。 5.5 受控文件存檔 依執(zhí)行。 5.6 受控文件控制： 5.6.1 受控文件統(tǒng)一由管理部分發(fā)，其他部門未經(jīng)授權(quán)不得分發(fā)。 5.6.2 如確因?qū)嶋H需要增發(fā)文件，可以向文件批準(zhǔn)者申請： A.由批準(zhǔn)人直接填寫在“文件分發(fā)名單”中，正式擁有受控文件。 B.要求一份復(fù)制版本，復(fù)制版本蓋[參考文件]章，以不列入更新控制范圍。 5.7 《質(zhì)量手冊》和程序文件的制作內(nèi)容應(yīng)包含如下幾個方面，工作文件可根據(jù)實際需要對以 下內(nèi)容做適當(dāng)?shù)倪x擇： 5.7.1 目的:為了順利執(zhí)行程序，先必須清晰地闡述編寫文件的出發(fā)點。 5.7.2 范圍:對文件有影響的組織、功能、條款、范圍進行描述。 5.7.3 定義:恰如其分地解釋程序中特定的詞、條款或符號。 5.7.4 職責(zé):控制、權(quán)力和確保任務(wù)執(zhí)行的責(zé)任。 5.7.5 工作程序:通過特定的工作順序來完成特定的工作內(nèi)容。 5.7.6 參考資料:確定與程序有聯(lián)系的特定的文件、資料。 5.7.7 報告和記錄:列出與程序有關(guān)的所有表單或報告。 5.8 文件制作章節(jié)編號及規(guī)定: 5.8.1 章節(jié)編號規(guī)定如下: 1.目的 2.范圍 3.定義 4.職責(zé) 4.1 4.2 5.工作程序 5.1 5.2 5.2.2 A. B. C． a. b. 5.2.3 A． 5.3 6.參考資料 7.報告和記錄 5.8.2.章節(jié)編號以不超過四位數(shù)為原則，超過時以A,B,C...表示，再次以a,b,c,.. .表示。 5.8.3.程序文件參考依“5.8.1.”節(jié)的項目及順序編寫，若沒有參考資料或流程圖時， 則在該項目填入“略”即可。 5.9.要求:以本規(guī)范字體(宋體標(biāo)小四號字)為標(biāo)準(zhǔn)參考字體。 5.10 文件編寫準(zhǔn)則 5.10.1 《質(zhì)量手冊》 采用8位編碼，其規(guī)定如下： □ □ □ □ □ □ □ □ ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ A.① ②為《質(zhì)量手冊》的別碼；⑥⑦為《質(zhì)量手冊》的流水號代碼。 如： QM 01 0000 ┬ ┬ ┬ │ │ └─《質(zhì)量手冊》此四碼為0000 │ └─流水號 └─《質(zhì)量手冊》 5.10.2 程序文件 采用8位編碼,其規(guī)定如下： □ □ □ □ □ □ □ □ ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ A.①②為文件別代號，QP表示程序文件； B.③對應(yīng)ISO 9001：2000項目(4～8)以4～8表示。 a.4 質(zhì)量管理體系 b.5 管理職責(zé) c.6 資源管理 d.7 產(chǎn)品和/或服務(wù)實現(xiàn)的過程 e.8 測量、分析與改進 C.④為每大項的分項代號，以1～9表示，如： a.4 質(zhì)量管理體系 41 總要求 42 文件要求 b.5 管理職責(zé) 51 管理層承諾 52 以顧客為中心 53 質(zhì)量方針 54 策劃 55 職責(zé)、權(quán)限和溝通 56 管理評審 c.6 資源管理 61 資源準(zhǔn)備 62 人力資源 63 設(shè)施 64 工作環(huán)境 d.7 產(chǎn)品實現(xiàn) 71 產(chǎn)品實現(xiàn)策劃 72 與客戶相關(guān)的過程 73 設(shè)計和開發(fā) 74 采購 75 生產(chǎn)和服務(wù)的運作 76 測量和監(jiān)控設(shè)備的控制 e.8 測量、分析與改進 81 策劃 82 測量和監(jiān)控 83 不合格的控制 84 資料分析 85 改進 E. ⑤⑥兩位為流水號，自01～99號由各部門依據(jù)需要以流水號方式編號，如： QP 42 01 00 ┬ ┬ ┬ ┬ │ │ │ └─ QP文件此二碼為00 │ │ └─流水號 │ └─程序文件分項代號 └─程序文件 5.11 表格編號準(zhǔn)則 采用8位編號方法，其規(guī)定如下： □ □ □ □ □ □ □ □ ①?、凇、邸、堋、荨、蕖、摺、?5.11.1 ①②為文件表單代號，F(xiàn)M表示表格/表單； 5.11.2 ③④⑤⑥為對應(yīng)程序文件的編號（詳見 5.10.2.D 和 5.10.2.E 的規(guī)定） 5.11.3 ⑦⑧為為表格的流水號,自01～99號由各部門依據(jù)需要以流水號方式編號，如： 廈門華南龍水泥制品有限公司文件目錄表( FM420101) FM 4201 0 1 ┬ ┬┬ ┬ │ ││ │ │ ││ └─文件目錄表（流水號） │ │└─對應(yīng)程序文件編號 │ └─對應(yīng)程序文件編號 └─代表表格 5.11.6、外來表單（如國家、行業(yè)、質(zhì)檢站等統(tǒng)一制訂的表單）采用原編號。 5.12 工作文件的編號準(zhǔn)則,同程序文件編號準(zhǔn)則,只是”QP”改為”WI”,其他不變. 5.12.2 5.12.4 如： WI 63 01 00 ┬ ┬ ┬ │ │ └─工作文件流水號 │ └─對應(yīng)程序文件編號 └─工作文件代號 5.12.7 外來文件延用原編號（如國家標(biāo)準(zhǔn)GB×××××、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)JC×××××等）；若需要，可用本公 司文件編號準(zhǔn)則進行。 6. 質(zhì)量記錄控制要求 6.1 收集 6.1.1 各作業(yè)活動人員,依據(jù)程序和工作規(guī)范所敘述的方法，收集、書寫質(zhì)量記錄。 6.1.2 各作業(yè)活動的主管人員,應(yīng)審核質(zhì)量記錄的正確性與完整性； 6.1.3 質(zhì)量記錄應(yīng)分類收集并存放于責(zé)任部門。 6.2 標(biāo)識 6.2.1 質(zhì)量記錄的標(biāo)識：一般質(zhì)量記錄的標(biāo)識為：(a)記錄名稱；(b)記錄編號。 6.2.2 質(zhì)量記錄應(yīng)能體現(xiàn)工作內(nèi)容, 并能體現(xiàn)發(fā)生的時間、填寫者、核準(zhǔn)者等。 6.2.3 所有質(zhì)量記錄應(yīng)字跡清晰、易于閱讀、不易擦拭。不能使用鉛筆書寫。如須修改時,應(yīng)在 修改處簽章。 6.3 編制索引 6.3.1 為便于產(chǎn)品質(zhì)量的追溯,應(yīng)將質(zhì)量記錄分類建檔,并予以編制索引。 6.3.2 相關(guān)部門應(yīng)編制“檔案索引”,以便登錄新增、作廢的質(zhì)量記錄檔案。 6.3.3 每一檔案應(yīng)有目錄頁,列有內(nèi)容記錄索引,以便迅速找出資料文件。 6.3.4 每一檔案夾應(yīng)標(biāo)明項目標(biāo)題。 6.4 調(diào)檔 6.4.1 調(diào)用存檔的質(zhì)量記錄,依下述規(guī)定實施: A.應(yīng)向檔案管理人員預(yù)先提出申請。 B. 調(diào)用的文件應(yīng)保持其整潔和完整性,不得在其內(nèi)劃記。未經(jīng)允許，不得拆卸、復(fù)印。使用 后應(yīng)盡速歸檔。 C.檔案管理人員應(yīng)仔細檢查歸還文件的完整性后入檔。 6.5 保管與處理 6.5.1 質(zhì)量記錄檔案的存放應(yīng)置于適當(dāng)場所,以避免損壞。 6.5.2 質(zhì)量記錄的保管分為兩大類: 第一類為現(xiàn)用檔,系指質(zhì)量記錄仍在使用狀態(tài),大部份以活動案卷的方式留置于使用或搜 集者工作場所。第二類為備用檔,系指記錄已過現(xiàn)用期或產(chǎn)品/ 合同的生產(chǎn)已告結(jié)束,為將來可能使用而保存,一般經(jīng)匯整后以固定案卷的方式, 置放于櫥柜或庫房內(nèi)，且注明保留年限。 6.5.3 質(zhì)量記錄或檔案在備用期限終了后,可以銷毀或繼續(xù)保存。如有處理規(guī)定時,應(yīng)依規(guī)定辦 理并作成記錄。 6.6 供應(yīng)商質(zhì)量記錄 供應(yīng)商的質(zhì)量記錄,如評審報告等應(yīng)由相關(guān)部門建檔保管。 6.7 質(zhì)量保證 各部門主管應(yīng)不定期抽查檔案以查核其符合本程序作業(yè)要求的程度。 7．參考資料 7.附件及表單 7.1 文件目錄(FM420101) 7.2 文件分發(fā)記錄(FM420102) 7.3 文件更改申請單(FM420103) 7.4 文件分發(fā)名單(FM420104) 附錄：文件分發(fā)名單控制表 |持有者/部門 |對應(yīng)分發(fā)編碼 | |總經(jīng)理 |HNL-01 | |管理者代表 |HNL-02 | |管理部 |HNL-03 | |品管部 |HNL-04 | |生產(chǎn)部 |HNL-05 | |認證機構(gòu) |HNL-06 | |更 改 記 錄 | |版本 |章 節(jié) |頁 碼 |更 改 內(nèi) 容 |日 期 | |1.0 |全 |共9頁 |新 版 |2001.3.10 | | | | | | |
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