SZ301300合同管理制度
0總 則 1.1為了規(guī)范合同管理，明確合同管理責(zé)任，預(yù)防經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化， 特制訂本制度。 1.2本制度適用于對公司各單位包括各中心/各部門及分支機(jī)構(gòu)經(jīng)營過程中所需訂立合同 的管理。 1.3合同管理者包括經(jīng)辦人和批準(zhǔn)人，經(jīng)辦人對代表公司訂立的合同負(fù)直接責(zé)任，批準(zhǔn) 人負(fù)間接的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。 1.4.公司對合同實(shí)行分級審批管理的辦法。 1.4.1公司總部各中心/部門的合同經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽后，最終由各分管副總經(jīng)理（總經(jīng)理 助理）批準(zhǔn)。 1.4.2分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人經(jīng)分管副總經(jīng)理（總經(jīng)理助理）授權(quán)可以批準(zhǔn)該機(jī)構(gòu)已經(jīng)內(nèi)部相 關(guān)部門會(huì)簽的合同。 1.5.法律事務(wù)部是公司合同管理者的參謀和咨詢部門，負(fù)責(zé)提供規(guī)范的合同文本、審查 修改合同、辦理合同變更與轉(zhuǎn)讓及合同權(quán)利義務(wù)終止手續(xù)。負(fù)責(zé)合同法律知識培訓(xùn)和一 般合同法律咨詢。 1.5.1 特定情況下,公司根據(jù)實(shí)際需要可指定法律事務(wù)部為部分合同的直接責(zé)任人。 1.6合同的經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人及參謀咨詢?nèi)藛T必須嚴(yán)格執(zhí)行本制度，最大限度的維護(hù)公司 的利益。 1.7所有參與合同管理的人員應(yīng)對相關(guān)信息予以保密，不得公開或泄露。 1.8合同管理者必須在合同管理過程中妥善保管好各種合同資料，包括合同文本、與對 方往來信件、傳真件等的原件，并依據(jù)公司檔案管理部門的要求上交前述資料。 2.0 合同的訂立 2.1公司各單位根據(jù)實(shí)際需要或工作計(jì)劃訂立各類合同，由本單位委派專人經(jīng)辦，重大 合同由單位負(fù)責(zé)人親自經(jīng)辦。 2.2合同經(jīng)辦人對所訂立的合同實(shí)行責(zé)任制，即由其對簽約對方主體資格審查、合同內(nèi) 容確定、合同審批程序的完成、合同履行和有關(guān)重大事項(xiàng)的及時(shí)報(bào)告負(fù)直接責(zé)任。 2.3.公司對外訂立合同除即時(shí)清結(jié)的外一律采用書面形式。 2.3.1經(jīng)辦人應(yīng)使用公司下發(fā)的、經(jīng)法律事務(wù)部審核的格式合同文本；使用對方提供的 格式文本時(shí)須事先征求法律事務(wù)部的意見。 2.3.2特殊情況下，經(jīng)辦人也可即時(shí)起草合同文本，必要時(shí)向法律事務(wù)部咨詢。 2.4.經(jīng)辦人須按以下步驟訂立合同： 2.4.1主體資格審查： 經(jīng)辦人應(yīng)考察簽約對方主體資格，掌握其性質(zhì)、經(jīng)營范圍、資信狀況、履約能力。若合 同涉及公司重大利益，且對方系首次與公司合作，則應(yīng)有詳盡的考察報(bào)告，供上級負(fù)責(zé) 人或公司參考，經(jīng)辦人對考察結(jié)果負(fù)責(zé)。 2.4.2索取資料： 備齊對方法人營業(yè)執(zhí)照副本或營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人資 格證明、法定代表人身份證復(fù)印件、簽約代表的授權(quán)委托書。 2.4.3協(xié)商合同條款： 經(jīng)辦人與對方就合同的具體內(nèi)容進(jìn)行磋商，逐一達(dá)成共識。 2.4.4簽約： 將雙方達(dá)成一致的意思表示以合同條款的形式體現(xiàn)出來，形成正式合同 文本，并請對方簽字蓋章，訂立合同時(shí)應(yīng)編號。 2.4.5報(bào)批： 按《合同審批單》（見SZ301102）（SZ301401）逐級逐部門申報(bào)，審核人簽字核準(zhǔn)，然后 加蓋印章。 2.5各單位負(fù)責(zé)人對經(jīng)辦人提供的簽約對方資格考察報(bào)告和合同文本進(jìn)行全面審查，并簽 署意見，并對審核的結(jié)果負(fù)責(zé)。 2.6財(cái)務(wù)部門對合同涉及的金額、幣種、付款方式及時(shí)間等有關(guān)財(cái)務(wù)安排條款進(jìn)行審查， 就合同是否符合公司整體財(cái)務(wù)計(jì)劃提出意見。 2.7法律事務(wù)部對合同的合法性、完整性負(fù)責(zé)。 2.8公司分管副總經(jīng)理（總經(jīng)理助理）對合同有最終批準(zhǔn)權(quán)。 2.9審核人不在崗時(shí)，由其上一級主管或其指定的人員行使審核權(quán)。 2.10法律規(guī)定或雙方約定應(yīng)辦理有關(guān)的簽證或見證、公證、登記手續(xù)的，經(jīng)辦人必須辦 理所需手續(xù)。 3.0合同的履行 3.1合同訂立后必須全面履行。 3.2合同經(jīng)辦人必須自始至終督促協(xié)調(diào)，保證合同全面及時(shí)履行。 3.3各單位應(yīng)密切跟蹤合同履行情況，及時(shí)收集有關(guān)信息。 3.4履行過程中合同經(jīng)辦人應(yīng)密切關(guān)注對方的履約狀況、人員變動(dòng)、資產(chǎn)變化、經(jīng)營方向 的轉(zhuǎn)變等可能影響合同順利履行的因素，以防范風(fēng)險(xiǎn)。 3.5.當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，經(jīng)辦人必須立即向直接上級報(bào)告，同時(shí)積極與對方溝通，尋求 妥善的解決問題的方案： 3.5.1對方明確表示或以自己的行為表明其不再繼續(xù)履行合同時(shí)； 3.5.2對方已無實(shí)際的履行能力； 3.5.3對方有其他影響合同實(shí)際履行的重大變動(dòng)。 3.6在與對方溝通（特別是以信函、傳真等書面方式）時(shí)，經(jīng)辦人要慎重辦理，必要時(shí)可 征求法律事務(wù)部的意見。 4.0合同的變更與轉(zhuǎn)讓 4.1公司根據(jù)實(shí)際情況需要變更或轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利義務(wù)時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)努力作好對方的解釋工 作，便于公司順利完成變更或轉(zhuǎn)讓事宜。 4.2對方提出變更或轉(zhuǎn)讓申請的，經(jīng)辦人要嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真考察變更、轉(zhuǎn)讓的所有事項(xiàng)， 謹(jǐn)慎處理，以確保公司合同利益的實(shí)現(xiàn)。 4.3.合同的變更或轉(zhuǎn)讓申請一律采用書面形式，必須在公司內(nèi)部辦理審批手續(xù)。 4.3.1合同的變更與轉(zhuǎn)讓事宜由原批準(zhǔn)人審批。 4.3.2合同變更或轉(zhuǎn)讓后，必要時(shí)經(jīng)辦人必須辦相應(yīng)的變更登記手續(xù)。 5.0合同的終止 5.1合同終止有以下幾種情況： 5.1.1合同中雙方權(quán)利義務(wù)已經(jīng)按照約定履行完畢，合同依法解除； 5.1.2雙方在合同履行過程中若合意提前解除，則雙方應(yīng)就合意解除及解除后的善后工 作達(dá)成新的協(xié)議，由經(jīng)辦人按前述合同訂立的審批手續(xù)訂立了新的合同，原合同終止， 經(jīng)辦人對新合同承擔(dān)直接責(zé)任； 5.1.3其他非正常情況需解除合同時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)以書面形式將情況逐級匯報(bào)，由分管副總 經(jīng)理（總經(jīng)理助理）最終決定處理辦法，法律事務(wù)部提供法律幫助。 5.2合同權(quán)利義務(wù)終止后，經(jīng)辦人應(yīng)根據(jù)交易習(xí)慣履行通知對方及相關(guān)單位義務(wù)，并辦理 文件資料整理歸檔等手續(xù)。 5.3 依據(jù)交易習(xí)慣或?qū)嶋H需要對外出具書面函件時(shí)，應(yīng)特別注意行文內(nèi)容、行文主體及時(shí)間 ，必要時(shí)可咨詢法律事務(wù)部或其他專業(yè)人員。 5.4經(jīng)辦人在處理合同終止事務(wù)時(shí)必須嚴(yán)格按照法律規(guī)定或合同的約定而進(jìn)行。 6.0合同糾紛處理 6.1合同履行過程中與對方發(fā)生爭議的，經(jīng)辦人要耐心細(xì)致地與對方協(xié)商解決的辦法，同 時(shí)做好應(yīng)對方案。 6.2合同爭議無法通過協(xié)商解決時(shí)，經(jīng)辦人可按公司《案件管理制度》（見SZ100500）的相 關(guān)規(guī)定來處理。 6.3在處理合同糾紛時(shí)，公司內(nèi)部應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系、迅速溝通、積極做好必要的工作，由承辦 部門協(xié)調(diào)相關(guān)部門統(tǒng)一行動(dòng)，及時(shí)、穩(wěn)妥地解決糾紛。 7.0合同管理責(zé)任 7.1公司將根據(jù)合同管理中的不同情況，分清責(zé)任，明確責(zé)任人和責(zé)任大小，將合同管理 納入公司考核體系中，以強(qiáng)化其管理。 7.2公司從合同管理的及時(shí)性、有效性、合同履行情況及合同糾紛發(fā)生率等方面來對經(jīng)辦 人及直接上級進(jìn)行考核。 7.3公司從合同管理的合法性、完備性、提供咨詢意見的及時(shí)性、可行性等方面對法律事 務(wù)部予以考核。 8.0附則 8.1本制度由法律事務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。 8.2本制度于2002年8月1日施行。 山東市場管理部 ____________________ 2002年8月19日 ----------------------- |山東市管部人力資源科 | |制度編號 |版本號 | | |SZ301300 |0 | | 同管理制度 | | |生效日期:2002/8/1 |第 頁 共3頁 | | |
SZ301300合同管理制度