XX郵政局文件控制程序
文件控制程序 一、目的：建立本局有關(guān)質(zhì)量活動的文件控制程序，使所有的文件得以有效控制，確 保質(zhì)量文件的一致性和適用性。 二、適用范圍：適用于文件的編制、審核、批準(zhǔn)、識別、分發(fā)、保存、修訂、維護等 涉及的單位和個人。 三、職責(zé)： （一）辦公室負責(zé)全局文件的控制管理工作；各縣（市）局、專業(yè)公司、本部各部門 各自負責(zé)縣（市）局、專業(yè)公司和部門內(nèi)的文件管理工作。 （二）分發(fā)給各單位/人員的文件由使用單位/人員依規(guī)定進行建檔、保存等，實現(xiàn)有 效管理。 （三）任何人皆有權(quán)提出文件的修訂建議，文件的原編制部門負責(zé)文件的修訂工作。 四、內(nèi)容 （一）文件編寫 1、各單位應(yīng)根據(jù)質(zhì)量管理體系有效運行的需要，編寫足夠數(shù)量的質(zhì)量管理體系文件 ，管理者代表可以視情況分配文件的編寫工作。 2、文件編寫過程中，如文件的內(nèi)容涉及到其他相關(guān)單位，負責(zé)該文件編寫的人員應(yīng) 合理分配各單位職責(zé)，并與相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商討論，取得一致意見。 3、為了使文件使用方便，易于管理和保存，每份質(zhì)量管理體系文件都必須有對應(yīng)的 編號，每個編號只對應(yīng)于一份文件，文件編號方法如下： 文件編號以文件下發(fā)時的局字號、部門號/分局號等進行區(qū)分； 4、文件的編制年份作為版本號。 5、文件編輯格式?？傮w上根據(jù)《XX市郵政局公文處理實施細則》（泉郵[2000]局字10 6號） （二）文件審批、發(fā)布 1、所有質(zhì)量管理體系文件在“發(fā)文稿紙”上會簽、批準(zhǔn)后，方可發(fā)布實施，文件編、 審、批權(quán)責(zé)按照《XX市郵政局公文處理實施細則》（泉郵[2000]局字106號）執(zhí)行，各縣 （市）局視情況可相應(yīng)制訂文件的審批、分發(fā)辦法。 2、文件發(fā)布：文件經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)簽字（章）后，辦公室負責(zé)局字號及辦公室文件的 分發(fā)，部門號/分局號文件由各部門/分局分發(fā)。 3、文件的分發(fā)范圍和數(shù)量依規(guī)定發(fā)放；各單位收到文件后，視需要可轉(zhuǎn)發(fā)；文件的 分發(fā)情況在“發(fā)文登記表”中記錄，接收文件的人應(yīng)在“收文登記表”上記錄，以示承認收 到該文件；實行辦公自動化的單位亦可將收發(fā)文情況在電腦中錄入并保存。 4、各專業(yè)公司或本部各部門所制訂的部門內(nèi)部使用的規(guī)章制度，應(yīng)由部門領(lǐng)導(dǎo)審批 后，由部門文件管理人員負責(zé)分發(fā)，分發(fā)情況在“發(fā)文登記表”中記錄。 5、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的文件和資料應(yīng)打印成書面的樣稿，按照上述要求由領(lǐng)導(dǎo)審批后，方 可貯存在電腦中或發(fā)放相關(guān)部門和/客戶。文件和資料的更改按照本程序第（五）條款 要求執(zhí)行。 （三）文件的保存和維護 1、文件的分發(fā)單位負責(zé)保存文件的原稿，文件持有人應(yīng)確保文件的妥善管理和保存 。 2、文件的接受者收到文件后，應(yīng)確認文件的有效性，進行歸檔，便于識別和檢索。 3、文件的持有人和調(diào)閱者應(yīng)保持文件的整潔、清晰，非經(jīng)允許不得拆卸、復(fù)印。 4、文件應(yīng)妥善保管，對機密性的文件應(yīng)限制閱讀范圍。 （四）外來文件管理： 1、外來的文件包括：指導(dǎo)工作用的國際/國家標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備使用說明書、上級下發(fā)的文 件、相關(guān)的法規(guī)等。 2、外來文件按照《XX市郵政局公文處理實施細則》（泉郵[2000]局字106號）進行控制 。 （五）文件的修訂： 1、文件的執(zhí)行者在執(zhí)行過程中，發(fā)現(xiàn)文件的規(guī)定與現(xiàn)狀不符或已影響質(zhì)量管理體系 有效運行時，應(yīng)填寫“文件修訂審批表”（泉郵辦- 07），對文件提出修訂的意見。所有的文件在未經(jīng)過評審、再次得到批準(zhǔn)之前，不得隨 意更改。 2、文件的修訂原則上需經(jīng)文件的原編制、審核、批準(zhǔn)的相同的單位或個人修訂、審 核、批準(zhǔn)；如其他人審批時，此人應(yīng)獲得原審批所依據(jù)的有關(guān)背景資料。 3、文件修訂后應(yīng)重新進行文件的分發(fā)（發(fā)文號改變），發(fā)文部門應(yīng)確保原有的文件 持有人都得到文件的最新版本。 4、文件修訂后，新文件重新分發(fā)情況在“發(fā)文登記表”上登記；各單位每半年對本單 位發(fā)放的文件在“文件目錄一覽表”中匯總，對作廢文件作出說明。 5、表格格式作為文件的附件一般應(yīng)附在文件的后面，以便執(zhí)行，表單需修訂時，應(yīng) 填寫“文件修訂審批表”，經(jīng)過單位主管批準(zhǔn)，同時通知各使用單位進行更換。 6、為確保使用文件的有效版本，各收文單位在收到修訂后的文件后，應(yīng)將作廢文件 辦理歸檔。 7、為防止非法修改，文件為不可擦拭的版本，不可使用鉛筆編寫。 8、辦公室有權(quán)對文件接收的文件保存情況進行監(jiān)督。發(fā)現(xiàn)不符時，應(yīng)將不符情況通 知相關(guān)人員，并有權(quán)要求其采取糾正措施。 五、應(yīng)用表單 （一）發(fā)文登記表：按各單位原有的表單繼續(xù)使用 （二）收文登記表：按各單位原有的表單繼續(xù)使用 （三）文件修訂審批表 文件資料修訂審批表 年 月 日 NO： |文件名稱 |　 |文件編號 |　 | |申請部門 |　 |申請者 |　 | |修訂原因： | |改 前 內(nèi) 容 |改 后 內(nèi) 容 | |　 |　 | |原制訂部門/人員意見： | | 編制： 審核： 批準(zhǔn) | |： | |　 | 設(shè)備管理程序 一、目的：對設(shè)備進行管理，以經(jīng)濟的費用取得最佳的效果，并能保持其運轉(zhuǎn)能力與 性能，達到預(yù)期的目的。 二、適用范圍：適用于為滿足郵政服務(wù)需要的所有設(shè)備的管理。 三、職責(zé)： （一）市局建設(shè)維護部負責(zé)郵政計算機網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備維護的監(jiān)督、檢查及考核等管理工 作；各縣（市）局指定相應(yīng)的設(shè)備管理部門負責(zé)本單位郵政設(shè)備管理工作。 （二）各單位操作人員對設(shè)備進行日常維護保養(yǎng)并做好清潔工作，嚴格按照規(guī)程使用 設(shè)備，并協(xié)助設(shè)備維修人員執(zhí)行周期檢修計劃和故障修理。設(shè)備維護人員應(yīng)正確維修、 維護郵政設(shè)備，定期進行檢修，及時將重大設(shè)備故障情況報告設(shè)備管理部門。 （三）各縣（市）局、分局各自保存設(shè)備管理相關(guān)的資料和記錄。 四、設(shè)備管理程序： （一）設(shè)備的申購、安裝、驗收 1、設(shè)備的申購 市局本部各單位視需要且已列入計劃的設(shè)備，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由計劃財務(wù)部采購； 對于未列入計劃的設(shè)備，在購買時應(yīng)填寫“零星購置資產(chǎn)申請表”，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，再 由計劃財務(wù)部采購。建設(shè)維護部應(yīng)協(xié)同采購員做好選擇供應(yīng)商和設(shè)備選型工作。各縣（ 市）局可參照執(zhí)行。 2、設(shè)備的安裝驗收： （1）設(shè)備購入后，使用單位和供應(yīng)部門應(yīng)會同供貨單位進行開箱驗收，驗收不合格 應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系退貨或其他事宜；開箱驗收合格后，由設(shè)備使用單位按設(shè)備使用說 明書要求安裝，進行試車驗收。 （2）設(shè)備開箱、試車驗收情況記錄在“設(shè)備驗收單”中，設(shè)備使用說明書由使用單位 保存。 （二）設(shè)備的管理 1、本局設(shè)備采取分級管理方式，建設(shè)維護部負責(zé)郵政計算機網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備維護的監(jiān)督 、檢查及考核等管理工作；各縣（市）局、郵政設(shè)備的實際使用部門應(yīng)指定專門的設(shè)備 管理員負責(zé)本單位（部門）郵政設(shè)備的管理，設(shè)備管理員應(yīng)按照計財部門規(guī)定，對所管 理的全部設(shè)備建立“設(shè)備臺賬”。 2、建設(shè)維護部負責(zé)編制《設(shè)備維護考核辦法》，并對本部郵政設(shè)備維護管理情況進行 考核檢查，各單位、部門應(yīng)嚴格遵守執(zhí)行。各縣（市）局根據(jù)自身情況制訂本單位設(shè)備 維護管理考核的有關(guān)規(guī)定并認真執(zhí)行。 3、所有設(shè)備管理涉及的記錄由各單位負責(zé)歸檔。 （三）設(shè)備的保養(yǎng)檢修 1、設(shè)備日常保養(yǎng)：設(shè)備操作人員應(yīng)按照各類設(shè)備安全操作規(guī)程正確的使用設(shè)備，操 作過程中隨時注意有無異音、各種儀表和安全裝置的靈敏可靠性等，對一般簡單的能立 即排除的故障自行處理，主要設(shè)備由操作人員進行日常的點檢和維護保養(yǎng)。 2、設(shè)備故障檢修：操作人員在作業(yè)過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障無法自行處理時，應(yīng)及時通 知維修人員修理；當(dāng)遇到較大故障，維修人員無法處理時，應(yīng)報告單位領(lǐng)導(dǎo)，以便組織 人員和資源搶修。檢修情況記錄在“設(shè)備維護記錄表”中。 3、必要時，應(yīng)使用明顯的標(biāo)記指示設(shè)備處于被修理狀態(tài)，以防意外。 （四）設(shè)備的報廢： 設(shè)備的報廢應(yīng)按照固定資產(chǎn)管理辦法處理。 五、應(yīng)用表單 1、零星購置資產(chǎn)申請表 2、設(shè)備維護記錄表 3、設(shè)備固資臺帳 （以計財部固定資產(chǎn)卡片為準(zhǔn)） 4、設(shè)備驗收單 采購控制程序 一、目的：各單位在本程序的原則下，可制訂具體的采購控制辦法，確保采購物品符 合要求，厲行節(jié)約。 二、責(zé)任范圍：采購工作由各局的計劃財務(wù)部歸口管理。 1、全市范圍的統(tǒng)一采購工作由市局計財部負責(zé)： （1）全市通信建設(shè)主要設(shè)備及配套和生產(chǎn)、經(jīng)營所需用品等，如計算機、發(fā)電機組 、空調(diào)、傳真機、復(fù)印機、打印機、柜員機、點鈔機大型捆扎機等的采購供應(yīng)； （2）全市郵政車輛（包括郵運車輛、攬收投遞車輛）等的采購供應(yīng)； （3）全市郵政機械設(shè)備、計算機及配套等維修零配件的采購供應(yīng)。 2、本部與各縣（市）局 （1）負責(zé)向省局選型定點的廠家及單位組織郵政設(shè)備、郵政專用自行車、郵專用品 、郵政單冊的采購供應(yīng)； （2）負責(zé)局內(nèi)辦公用品、文具、衛(wèi)生潔具、小五金水電等零星低值消耗品的采購供 應(yīng)； （3）負責(zé)生產(chǎn)人員勞保用品的采購供應(yīng)。 三、供應(yīng)商評估、選擇規(guī)定 （一）各采購單位（縣市局以上）負責(zé)對提供物品和服務(wù)供應(yīng)商的評估工作。 （二）采購員應(yīng)隨時了解市場信息及動態(tài)，針對需購物資或服務(wù)，同時與多家供應(yīng)商 接洽，獲取供應(yīng)商質(zhì)量、服務(wù)等相關(guān)情況和資料；挑選供應(yīng)商時優(yōu)先考慮以下因素： 1、省局指定的供應(yīng)商可直接認可為合格供應(yīng)商； 2、本局質(zhì)量管理體系建立前已長期合作的、質(zhì)量穩(wěn)定的供應(yīng)商； 3、供應(yīng)商在提供類似的物品或服務(wù)方面有1年以上經(jīng)驗； 4、供應(yīng)商的產(chǎn)品或質(zhì)量管理體系通過權(quán)威機構(gòu)的認證。 5、國家認可的各級計量機構(gòu)。 （三）根據(jù)（附表一），物品的采購和服務(wù)的提供必須由專門部分統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào) 配； （四）除省局已指定的供應(yīng)商外，其他用供應(yīng)商都必須經(jīng)過調(diào)查予以認定，步驟是： 1、要求供應(yīng)商按“供應(yīng)商調(diào)查表”內(nèi)容，提供相關(guān)的供應(yīng)商基本情況。 （1）法定企業(yè)名稱和地址； （2）法人代表和銀行信用； （3）供應(yīng)商的資歷； （4）供應(yīng)商的資源和設(shè)施； （5）現(xiàn)有的質(zhì)量管理體系和獲認證的標(biāo)志產(chǎn)品。 2、根據(jù)“供應(yīng)商調(diào)查表”以及供應(yīng)商提供的資料，由相關(guān)單位對供應(yīng)商進行評估，將 評估意見記錄于“供應(yīng)商調(diào)查表”。 3、由單位領(lǐng)導(dǎo)綜合評價，結(jié)論記錄于“供應(yīng)商調(diào)查表”。 （五）評估后符合要求的供應(yīng)商方可向其采購。 三、物資采購程序 1、郵政設(shè)備采購過程根據(jù)生產(chǎn)發(fā)展情況，年終或年中由各生產(chǎn)部門報建設(shè)維護部， 由建設(shè)維護部平衡匯總、調(diào)查審核、確定數(shù)量型號報送計財部納入年度計劃，計劃經(jīng)批 準(zhǔn)后在實施時統(tǒng)一由計財供應(yīng)采購或委托采購。采購商由省局指定或自行選定。除小金 額外，采購時都需簽定合同，合同詳細注明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、時間、售后 服務(wù)等，而且合同需經(jīng)相關(guān)部門及各級領(lǐng)導(dǎo)會簽，合同會簽完畢后方可實施采購。 2、單冊或業(yè)務(wù)用品文具采購，每季度末由各科室根據(jù)實際情況把下季度所需的數(shù)量 報給計財供應(yīng)后，供應(yīng)進行匯總平衡，參考庫存量，按日消耗量采購。單冊或郵政業(yè)務(wù) 用品采取“定量供應(yīng)，實消補差”的方式向省局申購。部份零星用品可在當(dāng)?shù)鼐徒≈苹?采購。 3、微機及耗材、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、終端、水電料在同等條件下可委托三產(chǎn)公司采購，采購 時都有需與主業(yè)簽訂合同或委托書方可采購。 4、零星固資及零星低值品的購置，則由需求科室（班組）提出填寫零星固資申請表 或低值品申請表，由申請人填寫理由及簽名，經(jīng)所在科室領(lǐng)導(dǎo)簽字后，送相關(guān)職能部門 審核（屬生產(chǎn)用品送建設(shè)維護部審核，屬辦公用品送辦公室審核），并經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批， 然后送計財部由供應(yīng)采購。 以上辦法各縣（市）局可參照執(zhí)行，或視具體情況不同修訂執(zhí)行。 （三）物資采購的原則： 1、物資采購一律憑經(jīng)過批準(zhǔn)的采購清單和工程設(shè)計要求，經(jīng)供應(yīng)部門認可后方可進 行采購，未按清單和設(shè)計采購的，歸口審批部門不予簽證審批，財務(wù)部門不予報銷，發(fā) 生的一切費用由相關(guān)人員承擔(dān)。 2、物資采購工作采取歸口管理、分工負責(zé)、集中采購的原則，需采購的設(shè)備和器材 由建設(shè)維護部負責(zé)提供選型和質(zhì)量要求等資料，供應(yīng)部門負責(zé)采購訂貨，使用部門負責(zé) 將使用的質(zhì)量情況及時反饋給建設(shè)維護部門和供應(yīng)部門。 3、物資采購嚴格按省局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，訂貨堅持就地就近、貨比三家擇優(yōu)選購、經(jīng) 濟合理的原則，把住質(zhì)量關(guān)和價格關(guān)。 4、物資采購時必須按“經(jīng)濟合同法”有關(guān)條款簽訂采購合同，明確責(zé)任，并堅持雙人 進行，原則...
XX郵政局文件控制程序