東磁ERP_SAP實施方案
東磁集團有限公司 ERP/SAP項目調查報告 會計 前 言 SAP系統(tǒng)的實施是對企業(yè)所有資源的一種整合，在項目實施之前，SAP系統(tǒng)實施顧問對企 業(yè)現有組織結構及業(yè)務流程的了解是完全必要的。因此自2002/05/22 日起，按東磁集團ERP-SAP 項目組相關領導的要求，源景科技公司的顧問對東磁集團財務總部、東磁股份有限公司 、東磁進出口有限公司等單位的財務部進行了調研。此次調研工作，得到了東磁集團領 導和東磁股份、東磁進出口等公司領導的大力支持，通過調研，我們就東磁信息化建設 項目的進行有了具體的規(guī)劃意見和建議。現就調研的相關內容匯報如下： |受訪單位/部門 |受訪人/職位/通訊方式 |時間 |主 題 | |東磁集團信息中心|李明主任 |2002/05/2|東磁集團網絡簡介 | | | |2 |各公司現使用系統(tǒng)介紹 | | | |(周三下午|東磁信息化建設初步規(guī)劃 | | | |) | | |東磁集團財務總部|任總監(jiān)（總經理助理） |2002/05/2|東磁集團財務總部業(yè)務概況| | | |3 |東磁集團組織結構 | | | |(周四上午| | | | |) | | |東磁集團財務總部|栗先生（主辦會計） |2002/05/2|東磁集團財務業(yè)務概況 | | | |4 |東磁股份財務處理流程 | | | |(周四下午| | | | |) | | |東磁進出口公司 |張副總（進出口公司） |2002/05/2|進出口公司財務處理流程 | | |何部長（財務部） |5 |東磁集團公司財務結算業(yè)務| | | |(周五上午| | | | |) | | 現 狀 東磁集團的組織結構如下圖所示： 　　　　　　　　　　　東磁集團 1. 總部為各管理職能部門，管理企業(yè)的人、財和物。并設有監(jiān)督職能的審計部、總經辦等 部門； 2. 財務為集團管理，各子公司的財務人員均為集團會計部委派，直屬集團會計部管理； 3. 集團會計的業(yè)務包括對外收付款、銀行業(yè)務、集團各部門費用的收集及分攤，資金劃撥 ； 4. 集團各部門的日常管理費用，分攤到各子公司，分攤的標準是人工數、產量等； 5.　東磁股份有限公司擬于在香港上市 6.　公司從95年開始使用安易財務軟件，其中應收明細帳在安易的總帳功能模塊中進行 ，總帳和應付往來明細帳也用安易的總帳功能模塊，但應收和總帳是分離的，在月末 的時候，應收明細帳匯總成一張憑證，再輸入到總帳會計中。安易軟件有13個會計期 間。 7.　總部目前固定資產以計算機、辦公用具，車輛等，安易軟件有固定資產管理模塊， 現用直線法自動記提折舊，但安易的固定資產管理和總長會計分離，需要在月末的時 候匯總安易自動記提的折舊數據，再手動地將這張憑證輸入到總長會計中。 8.　總部與分公司使用同一套會計科目表，一級編碼相同，二級以上的編碼不做集中管 理，各分公司單獨管理。 9.　以人民幣為記帳本位幣；集團內有較多的關聯交易。 10. 合并財務報表是總部每月很重要的一項工作，每月分公司在月末進行結帳，次月5號各 分公司將會計報表上交集團會計部，集團會計部在6號進行簡單的加總合并，7號出總 集團合并報表；外部報表以一級科目出具，對象有財稅、銀行等機構。每月還須上報 上級部門（如控股母公司——橫店集團）20多個報表。 11. 主要是對關聯交易、權益等的合并，集團提供標準EXCEL表下發(fā)各分公司，分公司填完 后送回集團，集團根據收集到的數據進行手工的合并。利潤因為是核算到部門的，用 部門加總不會產生虛增的情況。 12. 固定資產分公司獨立管理，但是集團有統(tǒng)一編號，固定資產有臺帳，在起用固定資產 的時候會有固定資產卡片。1年做1次以上的全盤，集團內部之間有租賃業(yè)務，并且有 自制的固定資產，和外部的租賃業(yè)務很少發(fā)生。 13. 目前集團沒有預算機制，希望SAP系統(tǒng)中有預算功能。目前只是在年終的時候給各分公 司下利潤指標。 14. 目前存在疑問的是：SAP中會計科目的結構是什么樣的，能否靈活地對較低級的會計科 目進行設置？SAP對稅務成本的控制有何優(yōu)點？SAP的售后服務方面提供怎樣的保障？ 15. 集團的資金部負責整個集團的融資工作，直接和銀行、上級主管部門等機構溝通，進 行集團的借貸款工作； 16. 集團的審計部起事前幫助和事后審計的作用，如：市場情報系統(tǒng)（了解市場信息）、 價格（供/銷）審核、合同審核、財務審核（票證領用）、法律訴訟、企業(yè)內部管理 （全質辦、ISO9000等認證體系）； 二.　東磁股份有限公司 1. 組織結構： 2. 東磁股份有限公司擬在香港上市，組織結構已經確定，并且進行了大部分的上市準備工 作。公司有永磁、軟磁、電池和磁材4個事業(yè)部，每個事業(yè)部各有銷供產職能部門，本 次信息化建設，第一階段僅考慮軟磁事業(yè)部；財務科為職員為集團會計部委派的人員 。 3. 軟磁的產品由經營部銷售，大部分通過進出口公司出口到國外，也有一部分為國內銷售 ； 4. 應收帳款的業(yè)務流程： 5. 出庫單中有一聯交財務人員保管，在開立稅務發(fā)票后，由財務人員做應收的憑證。產成 品有一個單獨的管理者管理成品的收發(fā)存臺帳，該臺帳和倉庫人員的臺帳進行核對。 6. 輸入了應收憑證之后，月末匯總出應收往來帳報表，但是，沒有進行帳齡分析和信用額 度管理。貨款回籠回到集團總部，再確認是哪個分公司的，在月末的時候集團總部一 次性地劃還給分公司，資金集團管理，但在帳上集團和分公司是分開的。分公司有支 出性的資金帳號。 7. 帳齡需要另外整理，才能給出比較粗的帳齡分析報表。應收帳款逾齡的情況很多，因為 沒有很好的清帳機制和應收帳款的管理軟件，無法精確地進行清帳，所以帳齡的數據 不準確。而且對收款條件的執(zhí)行也不是很嚴格。 8. 應收帳款對帳流程： 9. 對駐外的成品倉，往往因為收發(fā)存的數據不及時，給應收帳款的管理帶來麻煩。 10. 對贈品，一般以禮品的方式，通過贈送部門領用，作為部門的費用。 11. 退貨時經常無法確定是對哪個訂單的退貨，也無法確定是所退貨是從哪出貨的。 12. 銷售的稅務發(fā)票用金穗軟件（財稅部門規(guī)定）開立。應收明細帳用安易軟件管理。 13. 應付帳款產生的流程： 14. 各分公司負責自己的采購，目前沒有集團采購。入庫后，檢驗部門在驗收單上注明檢 驗結果，有特采的處理方式。 15. 關聯公司之間的調撥，按發(fā)出公司的價格計價。對外采購一般都是90天付款，付款很 及時。 16. 辦公用品一部分是辦公室主任采購，直接報費用。 17. 公司有1000多供應商，和供應商之間一般不對帳，如某供應商發(fā)生的差異過大時，才 可能對帳，公司僅提供明晰清單，由對方核對。 18. 付款時先列一個審批總額報表給集團，集團將總額轉入分公司帳戶，分公司在給供應 商付款，對既是客戶又是供應商的，很少會對沖的。付款的方式主要有：現金支票、 以貨抵帳（年底一次）、轉帳支票、匯票、電匯等。 19. 軟磁會計部的出納負責現金日記帳和銀行日記帳。沒有做現金預測，在入憑證時，對 現金憑證和銀行憑證做特殊標記，以作為產生現金流量表的原始依據。 20. 軟磁沒有外匯業(yè)務，供應商和客戶的資料會計部門不參與管理。 21. 一般期間費用的報銷流程： 22. 固定資產的取得流程： 23. 按大類對固定資產分類，從而確定使用時間，折舊費分部門，公司間轉移有單據，移 動流程： 清理流程： 24. 為上市做準備，對固定資產已經作過全面的評估，對折舊期間也進行了重新的確認， 在建工程中利息不追加，在建的時間不長，結算時全部資本化，不轉費用，大修的情 況較少，不延長折舊期間。 25. 存在帳實不符的情況，主要是帳上漏管的情況。 26. 軟磁有較多的存貨，對積壓的存貨，年末一次性（十一月）處理； 27. 管理部門不考核業(yè)績，只對生產部門進行考核，用制造成本和產出進行比較。期間費 用沒有分部門核算，只分項目核算，目前沒有預算。每月月末依工人數、資產額等用 手工的方式分攤到制造部門。 28. 料一次性投入。領用物料時，直接歸部門核算，不分產品。用FIFO的計價方式，材料 管理有軟件進行。月末出部門領用金額報表，手工做物料成本憑證，物料的采購單價 變化不大，沒有目標成本，也沒有標準成本，物料在產品成本中約占60%左右。產成品 出庫用全月一次加權平均計價。入庫用實際成本。成本在月末一次性結算，平時的出 入庫只有數量，沒有金額，在月末一次性計算金額。 29. 成本項目分為料工費，不能細分到產品品種，只能按一定的標準（約當系數）分到產 品，希望用標準成本。 30. WIP按月末在產品，盤點資料（統(tǒng)計科盤點在產品數量），盤出每道工序的量，按約當 產量進行分配WIP和產成品成本。約當系數對所有產品一樣，月末在產品不多，較穩(wěn)定 。 31. 沒有利潤中心、沒有獲利分析，內部訂單沒有，但是都很需要。 32. 模具單獨有倉庫，部門領用按出租收取租賃費，用完后，歸還到模具倉。模具的使用 時間很長，按期間費用核算，軟磁的模具按固定資產。 33. 軟磁會計主要問題：材料會計工作量大，物料部門和財務部門重復工作，沒有分產品 的成本核算，沒有預算及預算管理，無法在系統(tǒng)上進行量本利的分析。希望起用標準 成本核算，并對部門進行成本管理和預算控制。 三.　進出口公司 1. 組織結構： 2. 進出口業(yè)務流程： 進口： 出口： 3. 進出口公司是一個獨立的法人公司，除了替集團內部的公司進行進出口業(yè)務，也有小部 分的代客戶代理進出口物品。 4. 適用貿易公司的會計制度，主要是對應收帳款和費用的管理。 5. 分公司和進出口公司之間是實際的買賣交易關系，但是，賣給進出口公司的價格和客戶 的價格一樣，經過進出口公司不會產生價差。進出口公司的利潤主要來自出口退稅。 進出口公司有權利改變價格，但是產生的差額由出貨公司承擔。 6. 進出口公司沒有自己的庫存，是典型的貿易公司業(yè)務，所以在財務上也有很強的貿易公 司性質。 7. 用人民幣為本位幣，主要的業(yè)務外幣有美圓、歐圓、港幣等，在進出口公司內將外幣兌 換成人民幣，再和集團內部公司結算，匯率一般以月末的匯率為依據，一個月變動一 次。 8. 有寄售品，倉庫委托別人管理。寄售只有在實現銷售后才和出貨公司結算。 9. 結算方式主要有LC和TT，TT較多，應收款進出口公司負責，有帳齡分析。有簡單的信用 額度管理，有很少的分期收款，沒有現金折扣。 10. 進出口公司進行獨立的成本核算，起成本主要是期間費用，如電話費、展費、運費、 保險費和銷售費用等。 11. 外匯結轉采用逐筆結轉的方式進行，月末一次性結算匯兌損益，匯兌損益由出貨公司 承擔。 12. 應收帳款分客戶、業(yè)務員、發(fā)貨部門、商品代碼、回籠期間、收匯時間等進行分析， 在收款清帳時按金額采用逐筆核銷的方式單筆進行， 13. 進出口公司現使用4個系統(tǒng)，宏橋——應收帳款的管理（含清帳），安易帳務系統(tǒng)，國家 出口退稅系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)。對應收帳款的管理是重點，但目前的系統(tǒng)打印很不方 便，要先導入Excel，再打印，對應收的核銷（清帳）功能不完善。 14. 主要問題點有：沒有預測和預算管理（目前是收付實現制），銷售分析不全面，清帳 功能沒有，對帳齡分析有待加深； 改 善 從調研的結果，可以看到，東磁集團的信息化建設在財務方面有以下幾個方面有待加強 ： 1. 免重復工作，提高效率。 正如我們所看到的一樣，目前，在采購、銷售和財務部門有一些工作是重復的，不但 浪費了人力物力，也降低了效率，增加了出錯的幾率。例如，成品倉出庫之后，對客 戶產生應收帳款，目前，需要有應收帳款會計臺帳和產成品管理臺帳兩邊同時進行跟 進，再結合成品倉三個部門進行帳務核對。在保證數據準確的前提下，卻無形中給成 品倉增加了工作量，因為需要對兩個臺帳提供數據，而且，人工的數據傳遞比較容易 出現錯漏。在系統(tǒng)實施后，倉庫管理、銷售管理、財務管理變成了一個無機的整體， 牽一發(fā)而動相關，只要成品倉一出貨，在財務上，將自動地產生相應的會計憑證。原 來需要三方合作的工作，現在變成一方的簡單動作。數據自動傳遞，成倍地增加了效 率，使物料帳和財務...
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