辦公室自動化的字處理的管理
三、辦公室自動化的字處理的管理

□ 辦公室自動化的管理
正如任何其它的采用計算機的系統(tǒng)一樣，應(yīng)由最終將使用該系統(tǒng)的人或部門來管理辦公室自動化。在同一公司里，適合于其它采用計算機的系統(tǒng)的政策也應(yīng)該適合于字處理系統(tǒng)。在正常情況下，要求實現(xiàn)一個字處理系統(tǒng)的用戶管理人員將通過適當(dāng)?shù)那捞峤环?wù)請求。這樣就能在全公司保證系統(tǒng)的一致性。
某些公司提倡建立專門的“辦公室自動化”小組去管理字處理。或許對于字處理來說，這甚至是阻礙生產(chǎn)力的方法，所以最好是短期的。當(dāng)字處理(以及辦公室自動化)普遍存在時，每個工作站都將并入公司的計算機網(wǎng)絡(luò)。作為綜合網(wǎng)絡(luò)的一部分，字處理系統(tǒng)能夠充分利用公司數(shù)據(jù)庫和主機的能力，而且甚至能起電子信箱區(qū)的作用。任何支持獨立的自治字處理系統(tǒng)的組織機構(gòu)都直接與信息資源管理(IRM)的概念相抵觸。
□ 字處理系統(tǒng)的實現(xiàn)
在公司范圍內(nèi)，成功地實現(xiàn)字處理和辦公室自動化應(yīng)用的關(guān)鍵是把初始的計劃集中在一個辦公室并使其成功。由于沒有其它的計算機應(yīng)用，所以變革的阻力是較大的。大批地實現(xiàn)字處理不僅可能導(dǎo)致失敗，而且可能造成混亂。一般地說，全面實現(xiàn)字處理系統(tǒng)的最好方法是經(jīng)過一個成功的試驗性項目和以后的示范證明。試驗的部門應(yīng)該按照明顯程度(有許多部門受其影響，或知道它的輸出內(nèi)容)、成功的可能性和可能承認(rèn)的經(jīng)濟(jì)效益來加以選擇。
與大多數(shù)信息系統(tǒng)比較起來，字處理的技術(shù)實現(xiàn)起來并不困難。實現(xiàn)的主要障礙是幾十年的習(xí)慣努力，這幾十年已經(jīng)形成了秘書本身也就是打字員的這樣一種習(xí)慣，這種阻力一定會繼續(xù)存在下去，直到終端用戶學(xué)會如何操作字處理系統(tǒng)為止。一旦掌握了這個系統(tǒng)，就只有極少數(shù)的秘書還想用他們的工作站去換打字機。
有了成功的試驗項目作示范，才能把初期的阻力減到最小，并且能促進(jìn)其他的管理人員了解字處理的效益。
□ 未來的辦公室
關(guān)于“未來的辦公室”，人們已經(jīng)敘述過許多許多。它被描述得好像必須等待管理人員去實現(xiàn)奇跡一樣。事實上，關(guān)于這些所謂“未來的辦公室”的技術(shù)現(xiàn)在就可以采用。辦公室自動化的整個領(lǐng)域正處在實現(xiàn)的初期階段。有興趣的信息服務(wù)人員和用戶管理人員都能夠在現(xiàn)有的技術(shù)范圍內(nèi)完成這些應(yīng)用系統(tǒng)
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