倉庫管理制度框架
ZX4-1 ***有限責(zé)任公司 倉 庫 管 理 制 度 框 架 ***有限責(zé)任公司 倉 庫 管 理 制 度 目 錄 1. 倉庫管理制度 1. 采購入庫管理 2. 銷售出庫管理 3. 企業(yè)產(chǎn)品推廣部銷售管理 4. 緊急放行管理 5. 商品贈送管理 6. 內(nèi)部調(diào)撥管理 7. 內(nèi)部領(lǐng)用管理 8. 物資借用管理 9. 維修、更換、退貨和返修管理 10. 分倉庫管理 11. 庫存管理 12. 倉庫日常管理 13. 庫存商品盤點(diǎn)管理 14. 現(xiàn)場管理 二、流 程 1、采購入庫流程 2、銷售出庫流程 3、商品贈送流程 4、內(nèi)部調(diào)撥流程 5、內(nèi)部領(lǐng)用流程 6、物資借用流程 7、維修、更換、退貨和返修流程 三、表 單 1、預(yù)算清單 2、采購訂單 3、入庫單 4、模擬采購發(fā)票 5、銷售訂單 6、發(fā)貨單 7、送貨單 8、出庫單 9、模擬銷售發(fā)票 10、商品贈送預(yù)算清單 11、調(diào)撥申請單 12、調(diào)撥單 13、一般借用借條 14、檢測報告 15、過期銷售訂單管理費(fèi)計算表 16、資金占用費(fèi)計算表 四、表單流程 1. 采購預(yù)算清單 2. 采購訂單 3. 入庫單 4. 銷售預(yù)算清單 5. 銷售訂單 6. 發(fā)貨單 7. 送貨單 8. 出庫單 9. 內(nèi)部調(diào)撥申請單 10. 調(diào)撥單 11. 商品檢測報告 五 、部門倉庫管理職責(zé) ***有限責(zé)任公司 一、倉庫管理制度 為了保障公司庫存商品的安全與完整、降低倉庫管理成本、以免造成商品積壓與資 金浪費(fèi)，特制定本制度，要求有關(guān)部門遵照執(zhí)行。 1. 采購入庫管理： 1. 商品采購主要分為日常備貨采購和業(yè)務(wù)員要求采購備貨兩類。日常備貨采購 指商務(wù)部根據(jù)倉庫商品庫存和市場行情主動備貨，預(yù)算清單由商務(wù)下；業(yè) 務(wù)員要求采購備貨指業(yè)務(wù)員根據(jù)銷售需要向商務(wù)部提出采購備貨，預(yù)算清 單仍由商務(wù)下，但業(yè)務(wù)員必須在預(yù)算清單紅聯(lián)簽字確認(rèn)。 2. 商務(wù)部輸單員審核預(yù)算清單后輸入采購訂單，并在預(yù)算清單上加蓋“已錄”章 ，然后由商務(wù)部主管負(fù)責(zé)對預(yù)算清單和采購訂單進(jìn)行審核。 3. 倉庫管理員根據(jù)審核無誤的預(yù)算清單，才可辦理物資入庫手續(xù)。入庫時倉庫 負(fù)責(zé)清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量，進(jìn)行外觀驗(yàn)收，同時要關(guān)注商品的價格、規(guī)格、型號 、數(shù)量是否與預(yù)算清單一致，貨物名稱及編號是否統(tǒng)一，如有異常，應(yīng)及 時通知經(jīng)辦人員改正，否則拒絕入庫。 4. 倉庫將實(shí)物清點(diǎn)入庫后，應(yīng)在實(shí)物上貼上標(biāo)明商品編碼、名稱、規(guī)格型號、 批次的標(biāo)簽。 5. 倉庫根據(jù)核對無誤的采購訂單關(guān)聯(lián)生成入庫單并打印，入庫單一式四聯(lián)，一 聯(lián)倉庫，一聯(lián)商務(wù)部，兩聯(lián)業(yè)務(wù)會計。 6. 倉庫負(fù)責(zé)編制、打印、報送入庫日、周、月報表。 7. 倉庫每日及時配對入庫單、采購預(yù)算清單，并與入庫日報表核對無誤后一并 報送業(yè)務(wù)會計。 8. 禁止虛開無實(shí)物的入庫單。 附件：采購入庫流程、采購預(yù)算清單傳遞流程、入庫單傳遞流程 2. 銷售出庫管理 1. 業(yè)務(wù)員在當(dāng)日16：30之前填寫次日的銷售訂預(yù)算清單報送商務(wù)部輸單，并在 公司辦公自動化上輸入工作聯(lián)系單，銷售預(yù)算清單一式四聯(lián)，一聯(lián)倉庫、 一聯(lián)業(yè)務(wù)員、一聯(lián)商務(wù)、一聯(lián)業(yè)務(wù)會計。倉庫在當(dāng)日按銷售預(yù)算清單提前 備貨，辦公室根據(jù)業(yè)務(wù)員在公司辦公自動化的工作聯(lián)系單統(tǒng)一安排發(fā)貨車 輛，保證貨物及時送達(dá)客戶。 2. 業(yè)務(wù)員必須完好保管所有銷售預(yù)算清單，以便與財務(wù)和客戶結(jié)算、備查，否 則后果自負(fù)。 3. 商務(wù)部輸單員審核預(yù)算清單后輸入銷售訂單，并在預(yù)算清單上加蓋“已錄”， 然后由商務(wù)部主管對銷售訂單進(jìn)行審核。 4. 倉庫管理員根據(jù)審核無誤的銷售預(yù)算清單，才可辦理物資出庫手續(xù)，并在預(yù) 算清單上加蓋“貨已發(fā)”章。商品出庫時要關(guān)注商品的價格、規(guī)格、型號與 預(yù)算清單是否一致，審批程序是否符合規(guī)定，貨物名稱及編號是否統(tǒng)一， 如有異常，應(yīng)及時通知經(jīng)辦人員改正，否則拒絕出庫，出庫時應(yīng)特別關(guān)注 低于最低售價的商品。 5. 業(yè)務(wù)員必須在十天內(nèi)處理所下的訂單，如果處理不及時，公司將根據(jù)訂單金 額每天加收1‰管理費(fèi)，統(tǒng)計樣表見附件：過期銷售訂單管理費(fèi)統(tǒng)計表。 6. 出庫單上的商品編號、名稱、規(guī)格、型號必須與實(shí)物一致，如有異常，應(yīng)及 時通知經(jīng)辦人員改正，否則拒絕出庫。 7. 倉庫根據(jù)核對無誤的銷售訂單關(guān)聯(lián)生成發(fā)貨單并打印，發(fā)貨單一式五聯(lián)，三 聯(lián)業(yè)務(wù)會計（其中兩聯(lián)由業(yè)務(wù)員經(jīng)客戶簽字后送交業(yè)務(wù)會計，一聯(lián)倉庫與 預(yù)算清單配對后送交業(yè)務(wù)會計）、一聯(lián)倉庫、一聯(lián)客戶，發(fā)貨單反映數(shù)量 、含稅單價、稅額、價稅合計。倉庫匯總當(dāng)日發(fā)貨單后報業(yè)務(wù)會計進(jìn)行核 銷。 8. 倉庫每天記帳，次日由業(yè)務(wù)會計負(fù)責(zé)打印出庫單，出庫單一式四聯(lián)，一聯(lián)倉 庫、一聯(lián)業(yè)務(wù)員、兩聯(lián)業(yè)務(wù)會計，出庫單上反映數(shù)量、采購進(jìn)價；與發(fā)貨 單配對，并負(fù)責(zé)將出庫單送交倉庫、業(yè)務(wù)員。 9. 如因銷售急需放行的商品，可采取緊急放行措施，但事后必須及時補(bǔ)辦各項(xiàng) 手續(xù)。 10. 發(fā)貨單由業(yè)務(wù)員或技服人員送達(dá)客戶簽收后交業(yè)務(wù)會計核銷。 11. 倉庫必須嚴(yán)格按照發(fā)貨單上開具的商品名稱、編碼、規(guī)格、型號、數(shù)量發(fā)貨 ，違規(guī)操作造成的帳實(shí)不符等后果，由經(jīng)辦人承擔(dān)全部責(zé)任。 12. 商品出庫要遵循“先進(jìn)先出”原則，以免造成呆滯、積壓、過期、貶值等經(jīng)濟(jì) 損失。 13. 倉庫每日及時配對發(fā)貨單、銷售預(yù)算清單，核對無誤后一并報送業(yè)務(wù)會計。 14. 編制、打印、報送發(fā)貨日、周、月報表。 15. 禁止虛開無實(shí)物的出庫單。 附件：銷售出庫流程、銷售預(yù)算清單傳遞流程、銷售訂單傳遞流程、發(fā)貨單傳遞流 程、送貨單傳遞流程、出庫單傳遞流程 3. 企業(yè)產(chǎn)品推廣部銷售管理 由于企業(yè)產(chǎn)品推廣部銷售情況復(fù)雜多樣，特做如下規(guī)定： 1. 企業(yè)產(chǎn)品推廣部根據(jù)銷售需要申請銷售樣品，經(jīng)總經(jīng)理審批后，從倉庫調(diào)用 。 2. 企業(yè)產(chǎn)品推廣部所有擺放的銷售樣品必須貼上商品標(biāo)簽標(biāo)明商品編碼、名稱 、規(guī)格型號、批次。 3. 企業(yè)產(chǎn)品推廣部根據(jù)業(yè)務(wù)需要專門配備分開票機(jī)、保險箱。 4. 企業(yè)產(chǎn)品推廣部內(nèi)勤人員業(yè)務(wù)上隸屬于財務(wù)部和倉庫，行政上隸屬于企業(yè)產(chǎn) 品推廣部。 5. 銷售商品時業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)填寫預(yù)算清單、收款、發(fā)貨，內(nèi)勤人員負(fù)責(zé)開票、輸 入銷售訂單。 6. 企業(yè)產(chǎn)品推廣部店面擺放樣品可直接銷售給客戶，同時開發(fā)票、收錢。直接 銷售樣品后，應(yīng)于當(dāng)日到倉庫補(bǔ)辦商品出庫手續(xù)，并領(lǐng)取商品補(bǔ)充企業(yè)產(chǎn) 品推廣部店面樣品。 7. 企業(yè)產(chǎn)品推廣部補(bǔ)辦出庫手續(xù)時應(yīng)根據(jù)銷售商品的標(biāo)簽填寫預(yù)算清單的商品 編碼、名稱、規(guī)格型號，確保預(yù)算清單與實(shí)際銷售商品一致。 8. 企業(yè)產(chǎn)品推廣部銷售店面沒有的商品時，如果預(yù)先知道銷售時間，應(yīng)提前填 寫預(yù)算清單，通知內(nèi)勤人員輸入銷售訂單；如果是預(yù)先無法預(yù)知的銷售， 客戶要求馬上提貨，可先發(fā)貨再補(bǔ)辦出庫手續(xù)。 9. 根據(jù)銷售時是否收錢和是否開發(fā)票可分為下列四種情況： 1. 款已收、票已開：業(yè)務(wù)員收款后將預(yù)算清單和錢交內(nèi)勤人員核對清點(diǎn) ，內(nèi)勤人員在預(yù)算清單上加蓋“錢已收”章，再根據(jù)預(yù)算清單開票， 在預(yù)算清單上加蓋“票已開”章，如果是開普通發(fā)票的，提貨聯(lián)給業(yè) 務(wù)員，并將發(fā)票號碼寫在預(yù)算清單上，如果是開增值稅發(fā)票的，將 發(fā)票號碼寫在預(yù)算清單上；業(yè)務(wù)員將預(yù)算清單送交倉庫提貨，倉庫 根據(jù)預(yù)算清單發(fā)貨。內(nèi)勤人員應(yīng)在當(dāng)天輸入所有銷售訂單，在預(yù)算 清單上加蓋“已錄”章，倉庫再根據(jù)銷售訂單關(guān)聯(lián)生成發(fā)貨單、出庫 單，并與預(yù)算清單配對、核銷。 2. 款已收、票未開：業(yè)務(wù)員收款后將預(yù)算清單和錢交內(nèi)勤人員核對清點(diǎn) ，內(nèi)勤人員在預(yù)算清單上加蓋“錢已收”章；業(yè)務(wù)員將預(yù)算清單送交 倉庫提貨，倉庫根據(jù)預(yù)算清單發(fā)貨。內(nèi)勤人員應(yīng)在當(dāng)天輸入所有銷 售訂單，在預(yù)算清單上加蓋“已錄”章，倉庫再根據(jù)銷售訂單關(guān)聯(lián)生 成發(fā)貨單、出庫單，并與預(yù)算清單配對、核銷。 3. 款未收、票已開：業(yè)務(wù)員填寫預(yù)算清單，內(nèi)勤人員根據(jù)預(yù)算清單開票 ，并在預(yù)算清單上加蓋“票已開”章，如果是開普通發(fā)票的，提貨聯(lián) 給業(yè)務(wù)員，并將發(fā)票號碼寫在預(yù)算清單上；如果是開增值稅發(fā)票的 ，將發(fā)票號碼寫在預(yù)算清單上；業(yè)務(wù)員再將預(yù)算清單送交倉庫提貨 ，倉庫根據(jù)預(yù)算清單發(fā)貨。內(nèi)勤人員應(yīng)在當(dāng)天輸入所有銷售訂單， 在預(yù)算清單上加蓋“已錄”章，倉庫再根據(jù)銷售訂單關(guān)聯(lián)生成發(fā)貨單 、出庫單，并與預(yù)算清單配對、核銷。 4. 款未收、票未開：業(yè)務(wù)員填寫預(yù)算清單，經(jīng)部門主管審核批準(zhǔn)后到倉 庫提貨，倉庫審核預(yù)算清單后發(fā)貨，業(yè)務(wù)員將商品送交客戶，并要 求客戶在簽收單上簽字確認(rèn)。內(nèi)勤人員應(yīng)在當(dāng)天輸入所有銷售訂單 ，在預(yù)算清單上加蓋“已錄”章，倉庫再根據(jù)銷售訂單關(guān)聯(lián)生成發(fā)貨 單、出庫單，并與預(yù)算清單配對、核銷。 10. 內(nèi)勤人員每日編制銷售日報表，與現(xiàn)金、支票核對相符后交財務(wù)部，銷售日 報表一式三份，一份留底，一份交財務(wù)部核銷，一份交倉庫核銷。 附件：企業(yè)產(chǎn)品推廣部銷售流程 4. 緊急放行管理 1. 因銷售急需放行的商品，可采取緊急放行措施。 2. 業(yè)務(wù)員根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫銷售預(yù)算清單，提交部門經(jīng)理審批。 3. 倉庫根據(jù)審批后的銷售預(yù)算清單，在預(yù)算清單上加蓋“緊急放行”章，并手工 開具送貨單，送貨單一式三聯(lián)，一聯(lián)客戶，一聯(lián)業(yè)務(wù)員、一聯(lián)業(yè)務(wù)會計。 4. 業(yè)務(wù)員送貨后，取得經(jīng)客戶簽字確認(rèn)的送貨單。 5. 業(yè)務(wù)員必須在三天內(nèi)參照銷售出庫管理補(bǔ)辦銷售出庫手續(xù)。如果業(yè)務(wù)員沒有 在規(guī)定時間內(nèi)補(bǔ)辦出庫手續(xù)，公司將根據(jù)銷售金額按天加收1‰的資金占用 費(fèi)。 附件：物資借用流程 5. 商品贈送管理 1. 商品贈送包括采購贈送和銷售贈送。 2. 采購贈送指公司采購商品時供貨商贈送商品給本公司；銷售贈送指本公司業(yè) 務(wù)員銷售商品給客戶時贈送商品給客戶。 3. 商務(wù)收到供貨商提供的贈送清單時，登記采購贈送商品臺帳，并將臺帳和倉 庫提供的其他入庫單核銷，填寫預(yù)算清單，商品價格由商務(wù)部根據(jù)市場價 確定，并輸入訂單。 4. 倉庫清點(diǎn)采購贈送商品入庫，并根據(jù)訂單關(guān)聯(lián)生成其他入庫單（一式四聯(lián)） ，一聯(lián)倉庫、一聯(lián)商務(wù)、兩聯(lián)財務(wù)。 5. 各部門、各業(yè)務(wù)員根據(jù)明年業(yè)務(wù)預(yù)算，于當(dāng)年12月20日前制定出全年銷售贈 送商品預(yù)算，分小件銷售贈送商品預(yù)算和大件銷售贈送商品預(yù)算，經(jīng)部門 經(jīng)理審核后報總經(jīng)理審批。 6. 業(yè)務(wù)員在批準(zhǔn)的銷售贈送商品額度內(nèi)，根據(jù)下列權(quán)限辦理相關(guān)手續(xù)。對每次 贈送金額（含稅價）在50元以下（含50元）的由倉庫在預(yù)算額度內(nèi)審核控 制；對每次贈送金額在50元以上200元以下（含200元）的由部門經(jīng)理審批 ；對每次贈送金額在200元以上的由總經(jīng)理審批。 7. 由于業(yè)務(wù)發(fā)展的需要超出本年度商品贈送額度的可申請?jiān)黾淤浰皖~度，經(jīng)總 經(jīng)理批準(zhǔn)后，通知倉庫增加贈送額度。 8. 倉庫每月統(tǒng)計各業(yè)務(wù)員本年贈送商品報表，報表中注明各業(yè)務(wù)員本年贈送預(yù) 算額度、本年度已贈送商品額度、剩余贈送額度，報表一式三份，一份倉 庫留底、一份業(yè)務(wù)員、一份總經(jīng)理。 9. 銷售贈送商品必須在預(yù)算清單單和出庫單自定義欄內(nèi)注明“贈送”字樣，出庫 單上必須輸入商品數(shù)量、單價、金額。 10. 倉庫必須按月統(tǒng)計各業(yè)務(wù)員的銷售贈送商品清單報業(yè)務(wù)會計核算。 11. 銷售贈送其他程序參照銷售出庫管理 附件：商品贈送流程 6. 內(nèi)部調(diào)撥管理 1. 內(nèi)部調(diào)撥僅適用總倉與辦事處之間的調(diào)撥，原則上辦事處與辦事處之間不得 辦理調(diào)撥，特殊情況確需調(diào)撥的須到總部辦理相應(yīng)的調(diào)撥手續(xù)。 2. 公司統(tǒng)一擬訂調(diào)撥申請單格式，調(diào)入方根據(jù)商品庫存量及市場銷售形勢，填 寫調(diào)撥申請單（一式二聯(lián)），一聯(lián)由調(diào)入方保存、一聯(lián)傳真到商務(wù)。 3. 商務(wù)審核調(diào)撥申請單，調(diào)撥申請單輸入有誤的，通知調(diào)入方重新填寫；庫存 商品短缺的，參照采購入庫流程辦理采購入庫；審核無誤的根據(jù)調(diào)撥申請 單填寫調(diào)撥預(yù)算清單，并輸入調(diào)撥單。 4. 倉庫審核調(diào)撥預(yù)算清單和調(diào)撥單，并打印調(diào)撥單，調(diào)撥單一式四聯(lián)，一聯(lián)調(diào) 出方、一聯(lián)調(diào)入方、一聯(lián)商務(wù)，一聯(lián)業(yè)務(wù)會計。 5. 調(diào)入方清點(diǎn)實(shí)物入庫，在調(diào)撥單上簽字確認(rèn)。每隔一星期與倉庫核對調(diào)撥清 單。 6. 倉庫每日將調(diào)撥單和辦事處上報調(diào)撥單日列表核對無誤后一并報送業(yè)務(wù)會計 。 附件：內(nèi)部調(diào)撥流程、內(nèi)部調(diào)撥申請單傳遞流程、調(diào)撥單傳遞流程 7. 內(nèi)部領(lǐng)用管理 1. 內(nèi)部領(lǐng)用包括日常辦公用品的領(lǐng)用及辦公設(shè)備的領(lǐng)用。日常辦公用品領(lǐng)用指 公司各部門到辦公室領(lǐng)用日常辦公用品，辦公設(shè)備領(lǐng)用指公司各部門到倉 庫領(lǐng)用辦公設(shè)備。 2. 各部門必須根據(jù)公司的業(yè)務(wù)規(guī)模及管理要求，制定全年的辦公用品與辦公設(shè) 備預(yù)算，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。 3. 日常辦公用品一次領(lǐng)用金額在100元以下（含100元）的，由部門主管在預(yù)算 額度內(nèi)審批，一次領(lǐng)用金額在100元以上500元以下（含500元）的由部門經(jīng) 理在預(yù)算額度審批，一次領(lǐng)用金額在500元以上或超出預(yù)算額度的由總經(jīng)理 審批。 4. 倉庫另建行政倉，核算日常辦公用品。日常辦公用品由辦公室負(fù)責(zé)采購，根 據(jù)采購清單輸入采購訂單，關(guān)聯(lián)生成入庫單，倉庫通過內(nèi)部調(diào)撥，將辦公 用品調(diào)到行政倉，具體操作參照采購入庫。每月辦公室根據(jù)各部門領(lǐng)用辦 公用品清單輸入訂單，關(guān)聯(lián)生成出庫單，具體操作銷售出庫流程 5. 每...
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