八、公司文書處理制度
八、公司文書處理制度 （一）總則 第一條 范圍 本公司文書處理均按本制度執(zhí)行。在特殊情況下的應(yīng)急處理，事后也須按本制度補(bǔ)齊 有關(guān)手續(xù)。 第二條 定義 本制度所指文書，包括以下內(nèi)容： 1．高層決策文書以及基層下達(dá)的文件。 2．部門會(huì)議文書與轉(zhuǎn)閱文件。 3．合同書、證券、證書和勞動(dòng)協(xié)議書。 4．志愿書、違約收文、往來(lái)公文、專利證明和注冊(cè)登記文書。 5．收支預(yù)算與決算書、賬本票據(jù)、憑證、各種明細(xì)表、各種規(guī)定與計(jì)劃書。 6．往來(lái)書信、電報(bào)、任命書、意見書。 7．各種報(bào)告、各種統(tǒng)計(jì)表。 其中“1”與“2”項(xiàng)文書的處理，原則上按會(huì)議決定處理。 第三條 類別劃分 上述文書按機(jī)密程度、可劃分為以下幾類： 1．機(jī)密文書 （1）絕密。 （2）秘密。 （3）保密。 2．普通文書，即機(jī)密文書以外的文書。 3．其他文書，如公開發(fā)行的書籍、雜志、報(bào)紙，以及調(diào)查資料類的印刷品或復(fù)印謄 寫物品的。 第四條 適用原則 （二）文書的收發(fā) 第五條 收發(fā) 到達(dá)本公司的文書，原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門接受。所有文書按下列 原則處置或送發(fā)： 1．普通文書全部由接受部門開啟或開封。啟封時(shí)，編上文書的收發(fā)編號(hào)，注明收發(fā) 日期；在文書登記簿上作好登記；由接受部門的主管，或者由指定的文書保管員送交有 關(guān)部門有關(guān)人員；文書當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書。但是不涉及特別事項(xiàng)的文書，可 以簡(jiǎn)化登記手續(xù)。 2．絕密文書或親啟文書，必須直接送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開封與處置。 第六條 制度時(shí)間外的處理 1．值班人員能夠判定為是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書，應(yīng) 立即通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。 2．所有到達(dá)的文書，值班人員都必須一一作好登記，于此后第一個(gè)工作日早晨轉(zhuǎn)交 收發(fā)室。 第七條 收發(fā)決定 所有文書的接受、轉(zhuǎn)交、登記與領(lǐng)取事宜，都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。 第八條 設(shè)立信使 在文書的接受與處理過(guò)程中，各部門間經(jīng)常需要相互傳遞文書；因此，在文書檔案室 設(shè)一名信使，來(lái)回傳遞各類文書。 （三）文書的處理 第九條 處理原則 文書處理的基本原則是“準(zhǔn)確”與“及時(shí)”，并且明確文書處理的責(zé)任者。 第十條 成文原則 凡重要的往來(lái)交涉，都必須形成“文書”或形成記錄，即使情況特殊，也必須事后追憶 ，形成“備忘錄”。 第十一條 特例 對(duì)那些并不重要的事項(xiàng)，或者通過(guò)電話、會(huì)面等簡(jiǎn)單形式處理的事項(xiàng)，只需要事后將 處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來(lái)即可。 第十二條 處理手續(xù) 領(lǐng)取文書的部門，按下列規(guī)定及時(shí)予以處理。 1．凡重要事項(xiàng)，或者異常事項(xiàng)，應(yīng)立即向所在部門主管做出報(bào)告，并逐級(jí)向上請(qǐng)示 ，必要情況下必須與其他部門取得聯(lián)系，等候并按照上級(jí)指示，處理文書中涉及的有關(guān) 事項(xiàng)。 2．如果文書中涉及的事項(xiàng)，與其他部門有關(guān)，必須在與其他部門取得聯(lián)系后達(dá)成一 致意見再行事。 3．在具體處理時(shí)，如果認(rèn)為有必要請(qǐng)其他部門做出配合，并且其他部門提供配合需 要一定的時(shí)間，在這種情況下，應(yīng)事先征得對(duì)方的意見。 4．如果事情涉及兩個(gè)以上的部門，并且難以判斷由何部門出面主持時(shí)，應(yīng)聽取其他 部門的處理意見。 第十三條 防止拖延 文書檔案部門有責(zé)任督促有關(guān)部門處理文書指定的事項(xiàng)，以防止文書的處理延遲或停 頓，如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象，應(yīng)立即交文書檔案部門處理。 第十四條 重要文書的保管 機(jī)要或絕密文書以及其他重要文件，必須存放在帶鎖的檔案文件柜中，予以嚴(yán)格保管 。 文件柜的存放，必須選擇在發(fā)生意外時(shí)，能夠安全、迅速轉(zhuǎn)移出去，放在容易發(fā)現(xiàn)的 醒目位置。 （四）文書的制作 第十五條 用紙的規(guī)格 制作文書的用紙，除特殊情況外，原則上采用規(guī)格。 第十六條 字句 文書應(yīng)以簡(jiǎn)單明了的文體記述，采用標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)體漢字，避免使用艱澀的詞句。 第十七條 文體 全部文書一律采用書面文體。 第十八條 復(fù)印 絕密文書未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本，在特別有必要的情況下，必須注明 包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份，送往何部門等等。 第十九條 署名 在文書發(fā)送與轉(zhuǎn)交時(shí)必須按下列要求署名，特殊情況或有專項(xiàng)指示的情況除外。 1．代表公司名義締結(jié)的合同書、往來(lái)公文、公司公告及向政府機(jī)構(gòu)提交的報(bào)告，全 部署名“董事會(huì)代表”。 2．對(duì)外廣告及宣傳，采用公司名稱。 3．除此之外的文書，署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門名稱，以及部門經(jīng)理的職務(wù)與姓名。 不重要的文書，只需署上經(jīng)辦人姓名。 （五）文書整理 第二十條 編寫符號(hào) 各種文書都必須按整理的要求編寫符號(hào)，表示文書的類別，再按符號(hào)編輯數(shù)字符號(hào)， 給各文書排序，以便于檢索。 第二十一條 文書的符號(hào)與編號(hào)按下列規(guī)定使用： 1．表示部門名稱的符號(hào)，用部門名稱的第一個(gè)漢字，如制造部門、工藝室，用“制、 工”表示。 2．文書類別直接用“絕密”、“密”等字樣表示。 3．各種文書，按先后順序用自然數(shù)排序編號(hào)。 4．同一文書或同一名稱的文書，追加一組自然數(shù)，用“- ”隔開，如“制、工、密0015-001”。編號(hào)按年度更新。 第二十二條 填寫文書登記簿 所有文書的符號(hào)與編號(hào)都必須填寫在“文書登記簿”上。 第二十三條 整理 文書處理完結(jié)之后，按文書的符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯整理。將大部分沒有必要查詢與翻 閱的歸為一類進(jìn)行；另一類需要經(jīng)常查閱的文書，盡管文書處理已經(jīng)結(jié)束，但文書的效 用還沒有終結(jié)，仍需要單獨(dú)整理。 第二十四條 保管 文書整理后，大量不重要的文件直接送總務(wù)部門保管，其他少量的重要文書，在一定 的期限內(nèi)由責(zé)任部門妥善保管。 （六）文書的送發(fā)與交接 第二十五條 主管部門 全部文書的發(fā)送與交接，由總務(wù)部負(fù)責(zé)。在特殊情況下，公司內(nèi)文書的送發(fā)與交接， 由相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)。 第二十六條 絕密與親啟文書 絕密與親啟文書必須加封，并在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈” 字樣的印章。 第二十七條 轉(zhuǎn)交郵寄予面呈 送交的重要文書，必須在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣印章，分別表示“ 可以由專職傳遞員以外的人員轉(zhuǎn)交，或在書信接受者不在的情況下留下文書，囑咐由指 定傳遞者當(dāng)面呈交的文書”；“可以通過(guò)郵寄傳遞的文書”；“必須由指定傳遞者當(dāng)面呈交 的文書”。 第二十八條 填寫送發(fā)登記簿 所有送發(fā)文書，按“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”，分別填寫送發(fā)登記簿。 對(duì)于“面呈”文書，還必須在相應(yīng)的備注欄目注明送交過(guò)程的要點(diǎn)，以及領(lǐng)取文書的當(dāng)事 人簽名蓋章。 （七）文書的存檔與廢除 第二十九條 存檔 由本公司總部的行政室，按文書的整理符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯歸檔。 第三十條 編輯 行政室按年度把重要的、經(jīng)各部門整理編號(hào)的文書，進(jìn)行匯總，分編裝訂成冊(cè)，存入 檔案。會(huì)計(jì)文書則按會(huì)計(jì)年度編輯成冊(cè)。一些不太重要的文書，不必按文書類別編輯， 只需按年度匯集成冊(cè)。 第三十一條 分編標(biāo)準(zhǔn) 存檔文書按部門，以文書的符號(hào)獨(dú)立分編成冊(cè)。 第三十二條 保存期限 保存期限按下列規(guī)定確定： 1．永久保存。凡屬于規(guī)則、指令、決議、訴訟、重要契約、證書、統(tǒng)計(jì)及會(huì)計(jì)文書 ，以及員工人事勞資文書，都?xì)w為“永久保存”文書。 2．保存十年，類似永久保存文件性質(zhì)。沒有必要永久保存的文書，合議書、志愿書 、違約書、往來(lái)公文、復(fù)命書、報(bào)告書和重要往來(lái)信函等等，可以保存十年。 3．保存五年。保存期從編輯日起算，次重要且沒必要保存十年的文書，可保存五年 。 第三十三條 廢除 保存期滿或者在保存期內(nèi)沒必要繼續(xù)保存的文書，應(yīng)及時(shí)予以廢除或銷毀。廢除必須 經(jīng)有關(guān)部門合議，報(bào)總裁認(rèn)可，由文秘室執(zhí)行。 如果對(duì)廢除沒有疑義，應(yīng)即刻予以廢除或銷毀。
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