辦公自動化系統(tǒng)
第三部分 辦公自動化系統(tǒng) 3.1企業(yè)信息化管理的現(xiàn)狀 隨著企業(yè)競爭的日趨激烈，傳統(tǒng)模式下的外延式和規(guī)?；陌l(fā)展越來越受到挑戰(zhàn)，企 業(yè)的規(guī)?；l(fā)展已經(jīng)遇到了瓶頸，而企業(yè)信息化建設的目的便是通過數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)對企 業(yè)運作的各個環(huán)節(jié)進行控制和反饋，達到知識的積累更新和技術的創(chuàng)新，從而實現(xiàn)企業(yè) 的內(nèi)涵式和創(chuàng)新式發(fā)展。 企業(yè)已經(jīng)在信息化的道路上走了很長的時間 ，各種軟件已經(jīng)在普遍的使用。但是，這些資源之間仍未被集成起來，每一個信息系統(tǒng) 都是孤立的，信息的流動速度不夠快，信息的共享程度相當?shù)汀＿@樣就使企業(yè)的信息化 出現(xiàn)了很多新的問題，比較集中的表現(xiàn)在以下幾個方面： 3.1.1、信息的膨脹 大多數(shù)企業(yè)所處理的信息量正在迅速膨脹，平均每12－18個月就會擴展一倍，這種幾何 級數(shù)的增長速度的確使得很多人員感到無所適從。 3.1.2、信息的孤島 企業(yè)采用各種相互獨立的網(wǎng)絡系統(tǒng)、應用系統(tǒng)，在部分提高了效率的同時，這些系統(tǒng)的 相互獨立性也為企業(yè)的整體管理設置了障礙，它們?nèi)狈σ粋€統(tǒng)一的界面，沒有相互連接 的信息渠道，數(shù)據(jù)通常都被封存在企業(yè)的不同數(shù)據(jù)庫、主機、文件服務器上，數(shù)據(jù)之間 缺少應有的關聯(lián)性。 3.1.3、信息的非結構化 信息的結構化就是需要讓系統(tǒng)內(nèi)的信息按照的一定的方式能方便的被呈現(xiàn)給需要查詢信 息的人員手中。對大多數(shù)企業(yè)來說，結構化數(shù)據(jù)只占到企業(yè)全部信息與知識的10%左右， 其他的90%都是數(shù)據(jù)庫難以存取到的非結構化數(shù)據(jù)。而對于企業(yè)決策者來說，往往一個備 忘錄、一封郵件等這些"死角"里會隱藏了非常重要的信息資源。 3.1.4、信息的非個性化 董事會、企業(yè)領導、企業(yè)員工、客戶、供應商、合作伙伴等等，這些都是企業(yè)信息的提 供者和需求者，他們所切入的角度和關注重點是不一樣的，這種“個性化”體現(xiàn)在各個方 面，如：信息內(nèi)容、訪問權限、訪問頻次、門戶差別等等。而現(xiàn)在的企業(yè)信息化系統(tǒng)往 往是“千人一面”，只實現(xiàn)了“如果你肯找，最終反正能找到”的這樣一種被動式、大眾化 的信息提供方式，而沒有實現(xiàn)個性化的信息存取。 3.2企業(yè)面臨的問題 信息的膨脹，信息的孤島，信息的非結構化，信息的非個性化 將會給我們帶來明顯的問題： o 整體效率低下 高層決策、管理者無法及時準確掌握企業(yè)各方面的信息，從而造成決策管理困難、 決策管理失誤、決策的管理延誤等； 任務、工作無法及時、準確進行跟蹤和掌握； 傳統(tǒng)事務處理方式手續(xù)煩雜，效率低下； o 工作運轉不暢 為執(zhí)行某個任務，但由于信息的不流暢，導致各方在等待中浪費資源。企業(yè)機構分 布廣泛，傳統(tǒng)的聯(lián)絡、運轉方式已遠不能滿足當前瞬息萬變、高效率、實時性、低 成本的要求；推脫問題，避免責任，抱怨對方導致的結果是整個工作鏈的斷缺。 o 信息流通不暢 人員之間、部門之間、企業(yè)與客戶、企業(yè)與合作伙伴等之間無法保持緊密聯(lián)系，信 息流通不暢；合適的信息，不能在合適的時候到達合適的人手中，造成很多信息的 延誤。 更多問題的提出： o 如何實現(xiàn)企業(yè)全面地、持續(xù)性的發(fā)展和提高？ o 如何贏得市場？ o 如何使企業(yè)內(nèi)部的知識得到積累，共享和創(chuàng)新？ o 如何保持良好的客戶關系？ o 如何有效地進行成本控制？ o 如何動態(tài)地支持企業(yè)機構和流程的變化？ o 如何與客戶、供應商、合作伙伴形成緊密的價值鏈？ o 如何在企業(yè)內(nèi)部形成緊密的協(xié)同工作關系？ o 如何使信息共享化、結構化和個性化？ o 如何將準確的信息第一時間傳遞給準確的人？ o 如何獲得商業(yè)智能和準確決策？ 如何提升企業(yè)的核心競爭力，從而在高度競爭的全球化經(jīng)濟體系里獲得成功？ 3.3 OA系統(tǒng)簡述 浪潮辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）是以公文流轉和知識管理平臺為核心的企業(yè)協(xié)同管理 全面解決方案。系統(tǒng)采用Internet/Intranet技術，客戶端全部采用瀏覽器（IE），包括 內(nèi)部各類信息的交流、公文的自動流轉、內(nèi)部的電子郵件系統(tǒng)和工作流程的制定集成等 功能。為企業(yè)的內(nèi)部管理提供一整套穩(wěn)定安全的解決途徑。另外，浪潮O(jiān)A系統(tǒng)為用戶提 供了標準的數(shù)據(jù)接口，方便用戶的功能擴充，集成用戶現(xiàn)有的各類業(yè)務管理系統(tǒng)，充分 利用用戶的各種資源信息，達到數(shù)據(jù)共享、信息共享的目的。因此，浪潮O(jiān)A系統(tǒng)既是一 套辦公自動化應用軟件，也是一個企業(yè)信息協(xié)作的基礎平臺。 3.4 浪潮O(jiān)A系統(tǒng)特點 3.4.1 跨平臺運行 實現(xiàn)真正意義上的跨平臺運行，即：同一套程序編碼可以在多種硬件平臺和操作 系統(tǒng)上運行，以便企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務需要和投資能力選擇最佳平臺，并且?guī)椭髽I(yè)順 利實現(xiàn)不同應用水平階段的平滑過渡。 3.4.2 支持多種應用系統(tǒng)資料交換 適用于企業(yè)已經(jīng)建立了各自的應用系統(tǒng)。在電子商務時代，企業(yè)將會要求新系統(tǒng) 也能與原有系統(tǒng)進行資料交流和集成，從而有效利用已有投資。例如，已經(jīng)采用財務 軟件的用戶，希望整個業(yè)務管理系統(tǒng)也能與目前的財務系統(tǒng)資料共享。 3. 系統(tǒng)高度集成 進入系統(tǒng)的資料要能根據(jù)事先的設定以及管理工作的內(nèi)在規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，傳遞 到相關的功能模塊中，達到資料高度共享和系統(tǒng)的高度集成。 4. 高度模塊化 軟件系統(tǒng)在設計和開發(fā)過程中要保證各子系統(tǒng)、子系統(tǒng)中的各項功能，甚至每一 個應用程序的高度模塊化。只有這樣才可以實現(xiàn)對系統(tǒng)的自由剪裁和重新配置。對系 統(tǒng)的剪裁不僅是對子系統(tǒng)的取舍，還包括對子系統(tǒng)內(nèi)部各項功能的剪裁，這樣可以達 到根據(jù)大、中、小型用戶的不同需求配置系統(tǒng)的目的。而浪潮管理系統(tǒng)正是以此為開 發(fā)依據(jù)，保證了能滿足蘭生公司的個性化需求。 5. 分布式應用系統(tǒng) 新一代的管理軟件系統(tǒng)是超大規(guī)模的，它將不再是集中在同一局域網(wǎng)絡服務器上 的系統(tǒng)，因此支持分布式應用和分布式數(shù)據(jù)庫是未來管理軟件的一個特征。 6. 真正面向電子商務應用 隨著電子商務技術的發(fā)展，企業(yè)各種對外的業(yè)務活動，包括一般行政性工作，也 已經(jīng)延伸到了 Internet 上。客戶方的人力資源管理信息系統(tǒng)支持這樣的拓展功能：在 Internet上以多種方式實現(xiàn)招聘活動，進行遠程的網(wǎng)絡化的人力資源管理，等等。我 們將從企業(yè)的實際出發(fā)來設計電子商務工作模式。 7. 高可靠性和安全性 大規(guī)模的系統(tǒng)、分布式應用、廣泛的網(wǎng)絡連接需要系統(tǒng)具有更高的可靠性和更強 的安全控制。遠程通信線路故障、多用戶操作沖突、共享資料的大量分發(fā)與傳遞，需 要管理系統(tǒng)有超強的穩(wěn)定性，并能夠對出現(xiàn)的各種意外情況做出正確處理。 黑客入侵、越權操作等現(xiàn)象需要管理系統(tǒng)有健全的安全防線。對系統(tǒng)內(nèi)部資料記錄的 存取及刪改權限的管理，系統(tǒng)操作日志的建立都是必不可少的安全措施。 8. 支持企業(yè)的工作流程定義與企業(yè)重組 激烈競爭的市場環(huán)境，需要企業(yè)不斷地改變自己以適應外部環(huán)境的變化。企業(yè)兼 并、內(nèi)部重組、工作流程改變是經(jīng)常發(fā)生的事情。企業(yè)間甚至可以為了一個共同的目 標，臨時組成跨越國家與地域限制的虛擬企業(yè)集團。浪潮的WIS系統(tǒng)能夠支持小到某項 業(yè)務流程重新定義，大到企業(yè)的合并、分離、重組以及虛擬企業(yè)的重組操作。 9. 面向個性化的設計 管理軟件所面對的是一個充滿個性化的世界，不能要求所有企業(yè)都按同一模式運 做。因此，浪潮的WIS系統(tǒng)有非常靈活的設計。在輸出接口、運算公式、業(yè)務邏輯、業(yè) 務關聯(lián)等諸多方面都能留給用戶足夠的自由空間，允許用戶通過設置建立符合自己需 求的應用系統(tǒng)。 3.4.10 支持智能化的信息處理功能 電子商務時代所帶來的巨大信息量是人力處理所不能完成的，管理系統(tǒng)中必須加 入一定的智能化處理功能，才能協(xié)助人們有效地完成各項管理工作。WIS系統(tǒng)中的 BI（Business Intelligence） ——商業(yè)智能功能主要有以下幾種： 1. 智能化業(yè)務過濾和處理功能 2. 智能化計劃優(yōu)化功能 3. 智能化資料分析功能 11. 備可擴展的業(yè)務框架，有標準的對外接口 管理思想的發(fā)展、用戶需求的變化與多樣性，使得任何的應用系統(tǒng)都無法覆蓋所有用戶 的所有實際需求，因此WIS系統(tǒng)有一個易于擴展的框架結構。這種框架結構使得開發(fā)商今 后對軟件的維護和擴展變得更為容易，也使應用系統(tǒng)的客戶化和二次開發(fā)變得簡單。 3.5系統(tǒng)構架 3.6 系統(tǒng)規(guī)劃 3.6.1 公文處理系統(tǒng) 公文處理系統(tǒng)包括收文管理、發(fā)文管理以及檔案管理等多個系統(tǒng)。 浪潮O(jiān)A系統(tǒng)公文處理系統(tǒng)的特點 公文處理一般包括收文、發(fā)文、傳閱件等，系統(tǒng)的使用單位按照其內(nèi)部公文處理流程 的需要自行配置流程，并可隨時修改和增加業(yè)務流程。 系統(tǒng)提供文件列表顯示當前用戶需處理的文件、已處理未歸檔的文件和所有的文件， 并按照事先配置好的查詢規(guī)則執(zhí)行查詢。 在公文流轉的每一步都有嚴格的權限檢驗，如：文件傳遞權、擬辦權、收文登記權、 歸檔權、編輯權等。 每個文件都生成流程跟蹤表，清晰地反映該文件的處理過程，責任明確，處理時間精 確到秒，便于催辦、督辦。 對于有實際困難而不能利用計算機辦公的用戶可以制定他人代為辦理相關事宜，同時 系統(tǒng)將有授權代理記錄。 浪潮O(jiān)A系統(tǒng)公文處理系統(tǒng)的功能 3.6.1.1收文管理 完成單位的外來公文（例如：外經(jīng)委、海關、稅務等等）的分類、登記、批閱、辦理 、歸檔、銷毀、查詢等全過程的處理。 3.6.1.2. 發(fā)文管理 完成單位內(nèi)部和對外的公文（協(xié)同）起草、審批、簽發(fā)、發(fā)布、歸檔、銷毀、查詢等 處理。 3.6.1.3.檔案管理 對系統(tǒng)中辦理過的所有文檔進行歸檔，以備日后查詢、借閱。 3.6.1.4.案卷管理 由檔案管理員按照用戶的實際應用建立案卷的基礎信息（包括根據(jù)案卷的機密性或 者允許閱覽的范圍對案卷進行機密級別的規(guī)定），并完成對案卷基礎信息的管理工作。 3.6.1.5.文檔管理 對提交歸檔的文件資料進行組卷、移卷、拆卷、分卷、銷毀等管理，并提供強大的 搜索查詢處理，實現(xiàn)完整的檔案計算機化管理。 o 提供多重權限框架，能夠根據(jù)自身需要有效定制訪問控制體系。在文件庫、文件夾或 文件級的權限均分成管理者、編輯者、作者、讀者 4類。 o 三類文件庫模板。文件庫數(shù)量可根據(jù)需要創(chuàng)建，基本分以下三種類型：
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