標準流程_出入庫管理
入庫管理 一 業(yè)務說明： 庫房在收到實際貨物和相應入庫驗收單據的情況下，按照庫房實物管理制度，清 點貨物，按照要求，將貨物存放到指定地點，并在入庫驗收單上簽字。 入庫驗收單的來源存在多種情況：進貨入庫、銷退入庫、借貨入庫、移庫入庫、 從同級單位調貨入庫。在實際業(yè)務中，可能還存在只簽字，沒有實貨的情況，如報溢 。在手工業(yè)務中，不同的入庫實際上是不同的原始單據，我們建議，在引入計算機管 理信息系統(tǒng)后，我們應該將所有入庫單據統(tǒng)一。 二、流程圖： 入庫流程如下： 三、流程圖說明 庫房管理員隨時查詢未記賬的入庫單，根據實貨在庫房的存放情況，確定貨位等明細信 息，并檢查如批號等的明細信息，正確后，入庫記保管帳并打印入庫單，作為記賬的依 據。 四、單據說明 入庫單：庫房管理員入庫記賬依據（一般情況下不包括金額信息，有時被進貨單的一 聯代替）。 單據樣式： 數據項說明： 五、報表說明 無 六、崗位職責 庫房管理員：確保單據同入庫實物一致，在系統(tǒng)中將入庫單入庫記賬。若有需要調整的 在庫信息則使用復核修改入庫單功能進行調整。 七、崗位操作規(guī)范 A、復核修改入庫單 B、入庫記保管帳 八、可以簡化的業(yè)務流程 在人員較少，業(yè)務流程實際也不復雜的企業(yè)，或庫房并不真正利用計算機系統(tǒng)管理的企 業(yè)，我們建議在所有業(yè)務結束的同時，直接入庫記保管帳，在相關功能中《進貨單管理》 ，《移庫單管理》，《調撥單管理》，《銷售退貨管理》等功能的授權屬性的‘功能行為屬性’ 中直接設置為入庫記保管帳，就能簡化庫房的操作 九、可能遇到的特殊問題 1. 庫房不上計算機系統(tǒng)；可以使用簡化的業(yè)務流程。 2. 在醫(yī)藥行業(yè)對批號和貨位的管理相當嚴格；必須使用符合修改入庫單功能。 3. 在管理很規(guī)范的企業(yè)，入庫記賬的依據必須是原始單據，并要簽字；原始單據的打印 設計必須利于庫房管理員使用，如打印入庫單號等。 4. 處理某些特殊類型庫房，如調撥的保管帳，職工福利的保管帳，為方便沖紅票而設計 的虛擬保管帳等；應使用簡化的業(yè)務流程 十、配置說明 若自動記保管帳需要在對應的業(yè)務功能中設置功能行為屬性自動記保管帳。 出庫管理 一 業(yè)務說明 庫房管理員按照公司的出庫原則（先進先出、批次管理、后進先出等），根據庫房綜 合員傳來的銷售發(fā)票、增值稅發(fā)票清單、移庫單、調撥出庫單、報損單、進貨退出單 等揀貨出庫，并由揀貨工將貨物送到發(fā)貨區(qū)。 二、流程圖 出庫流程如下頁圖所示: 三、流程圖說明 庫房配貨調度在收到相關部門傳來的出庫單據后，進行庫房配貨。并打印配貨匯總單。 各倉房庫房管理員自動打印揀貨單，根據揀貨單揀貨并復核出庫。交搬運工將貨物運送 到指定的發(fā)貨區(qū)或裝箱區(qū)待發(fā)貨。發(fā)貨員根據客戶提貨單或送貨單（隨貨同行聯）復核 發(fā)貨。司機和送貨員將貨物送到客戶處后將客戶簽字的運輸聯返回公司。 四、單據說明 配貨單：系統(tǒng)依據配貨原則進行配貨后打印出的單據，一般記錄相關單位、貨品、數 量、批號、批次、狀態(tài)等信息。使用揀貨單時其一般用于發(fā)貨前的核對，不使用揀貨單 時其可以用于揀貨，代替揀貨單。 揀貨單：用于庫房保管員揀貨的單據，信息項基本于配貨單相同，為了便于揀貨一般 分倉房、相關單位進行分頁打印。 五、報表說明 六、崗位職責 1. 配貨調度：負責在系統(tǒng)中進行配貨，當系統(tǒng)配出的信息需要調整時使用配貨手工調整 功能進行相應調整。在需要的時候對應配貨失敗的配貨單生成欠貨單。 2. 庫房管理員：打印揀貨單，并依據揀貨單進行揀貨，將貨品移至備發(fā)區(qū)。需要確保實 物同揀貨單一致。 3. 發(fā)貨員：將實物同相關單據進行核對，確認無誤后發(fā)貨。 4. 送貨員：將貨品及相關單據送至客戶處，將運輸回執(zhí)由對方簽字后帶回。 七、崗位操作規(guī)范 A、庫房配貨 B、配貨手工調整 C、查詢打印配貨單 D、揀貨單管理 E、揀貨完工 F、備貨完工 G、發(fā)貨 八、可以簡化的業(yè)務流程 1. 利用自動配貨：在一些出庫業(yè)務中通過設置可以在相關單據確認時自動配貨、自動出 庫記賬。這種情況一般適用于小型企業(yè)。 2. 不要揀貨單：不生成揀貨單，打印配貨單來代替揀貨單。這種情況一般適用于只有一 個倉房的企業(yè)。 3. 簡化運輸流程：對于運輸業(yè)務簡單的企業(yè)可以不使用運輸系統(tǒng)。 4. 簡化裝箱流程：企業(yè)對散件裝箱業(yè)務管理要求不高的情況下可以跳過裝箱流程。 九、可能遇到的特殊問題 1. 保管帳定義問題：保管帳定義直接關系到庫房的配貨模式。某集團擁有一個大的倉庫 ，由一幢大樓組成，大樓有五層，每層樓都是由一個或多個保管員管理。每個保管 員記錄一本自己的保管帳，搬運工是共用的，或存在較多的搬運工，分配到每個樓 層。 這種模式的庫房管理，結合PM/BMS3，我們需要討論以下細節(jié)： A.各倉房之間是否存在串貨行為：每個貨品依據屬性（大類、品種分類、品種等） 是否能確切的指定應該存放的地點； B.各倉房的出庫是直接依據業(yè)務部門開具的出庫單出庫，還是依據庫房總體調度出 庫； C.在藥品經營企業(yè)，還存在原件、散件問題，原件存放樓層和散件存放樓層貨物之 間的移動依據什么樣的單據和原則，發(fā)出指令的部門是哪些； D.對客戶的發(fā)貨，公司是否在意統(tǒng)一協(xié)調：如果某一個樓層因為某些特殊原因沒有 將貨物送到指定的發(fā)貨區(qū)，送給客戶的貨品是否運輸； E.庫房怎么管理每個樓層的貨物送到發(fā)貨區(qū)的什么地方； F.在藥品經營企業(yè)或散件較多的企業(yè)，包裝和庫房樓層之間的關系：是在貨物存放 樓層直接裝箱，還是存在專門的裝箱區(qū)，散件是否單獨存放，并和裝箱區(qū)相連； 在搞清楚以上問題后，保管帳的設置就是兩種： A.將每個倉房設置為PM/BMS3的保管帳； B.將整幢大樓設置為一個保管帳，每個樓層設置為倉房； 這兩種設置方法各有利弊： A.A方法是最接近手工的處理辦法，庫房管理員很好理解，但操作的煩瑣性是顯而易 見的，開票時必須分開保管帳開，發(fā)票等出庫單據的打印也必須按照保管帳分頁。 出庫單據傳遞到庫房后，還要繼續(xù)按照庫房分單，明顯減緩出庫效率，并且會造成 每個樓層不知道將貨物送到什么地點。散件的處理就更加麻煩，當散件庫房不能滿 足開票的要求時，必須首先填寫移庫單，并等待兩個樓層出庫和入庫后，才能開票 ，顯然不符合實際需求。當然散件的處理可以通過管理制度來緩解一定的矛盾，比 如隨時補充庫存，依據產品提供的報警和移庫單的關系，每天定時補充，但這又要 求庫房的管理水平很高，庫房的管理人員能根據散件的出庫量來核定一個合理的散 件庫房的下限和上限。 B.B方法是我們推薦的方法?；谶@樣的假設：業(yè)務部門只關心貨品的總體庫存，而 并不關注貨品的存放地點，庫房也只關心貨品的出庫，并不關注來源，也就是說， 出庫的指令應該是由一個部門統(tǒng)一下發(fā)并有序，是倉庫內部的管理。在這種假設 2. 十、配置說明 位為了選擇系統(tǒng)的配貨策略需要在庫房配貨的功能行為屬性中進行設置，系統(tǒng)目前提供 三種配貨策略：批次優(yōu)先、批號優(yōu)先、盡量配一個批號。 需要在庫房配貨的功能行為屬性中設置揀貨單生成方式。 ----------------------- [pic] [pic]
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