第七章 一體化審核實施
第七章 一體化審核的實施 管理體系審核通常分兩個階段，質(zhì)量管理體系審核第一階段是對管理體系文件的審核， 第二階段是對管理體系符合性和有效性的審核，這個階段的審核要在受審核方的現(xiàn)場進(jìn) 行，也稱為現(xiàn)場審核。 環(huán)境管理體系審核也分兩個階段，第一階段為預(yù)審，用于確定第二階段的審核一般安排 ，第二階段的審核可以和其他體系審核一起進(jìn)行，即一體化審核。 現(xiàn)場審核不僅是要評價受審核方是否建立起一個符合所選擇標(biāo)準(zhǔn)要求的管理體系，更重 要的是通過到現(xiàn)場收集證據(jù)，確定受審核方管理體系的有效性和達(dá)到規(guī)定目標(biāo)的能力。 審核的實施包括：首次會議、現(xiàn)場審核、不符合項報告、審核組內(nèi)部會議、未次會 議、審核報告與跟蹤審核等幾方面的內(nèi)容。 第一節(jié) 首次會議 首次會議是現(xiàn)場審核的第一步，對隨后的審核工作具有非常重要的影響。因此，應(yīng)把首 次會議開好。為審核的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。 首次會議由審核組長主持，時間控制在半小時左右。參加會議的人員為審核組全體成員 ，公司管理層代表和受審核部門負(fù)責(zé)人。 附：首次會議演示（參考） 1. 請出席會議的人員簽到（事先準(zhǔn)備好簽到表） 2. 人員介紹（由審核組長或分別由審核組長代表審核組講話） 大家好！受公司的委托，由我們幾個人組成本次內(nèi)部審核的審核組，來操作本次內(nèi) 部審核。我先介紹一下我們審核組的成員。我叫XXX，是公司聘用的內(nèi)部審核員，擔(dān)任本 次審核的組長（再一一介紹審核組的其他成員）。接下來我把本次審核的一些事項向大 家再介紹一下，看大家有什么意見。 3. 介紹審核的目的、依據(jù)和范圍 1. 審核的目的：這次審核的目的是驗證公司建立的管理體系與ISO9001：2000和OHSMS 18001標(biāo)準(zhǔn)的符合性和有效性。 2. 審核的依據(jù)：有四個方面：□標(biāo)準(zhǔn)；□公司的管理體系文件； □合同；□相關(guān)的法律法規(guī)。 3. 審核的范圍：產(chǎn)品+主要過程（如 ╳╳ 產(chǎn)品的設(shè)計和制造） 4. 明確審核計劃 在開會之前，我們已將審核計劃發(fā)到各個部門，在這里，我再宣讀一下審核計劃，看 大家有無補(bǔ)充或修改意見。 5. 簡單介紹審核方法 本次審核是一次抽樣調(diào)查活動，我們將盡量保證抽樣具有代表性。在審核過程中， 我們將會查閱有關(guān)的文件、調(diào)閱有關(guān)的記錄，并和有關(guān)人員進(jìn)行交談，通過參觀有關(guān)的 現(xiàn)場或要求有關(guān)人員重復(fù)某些已經(jīng)完成的過程來了解管理體系的運(yùn)作情況。從中尋找客 觀證據(jù)，評價管理體系是否符合ISO和OHSMS相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否符合法律法規(guī)的要求 ，是否符合合同要求，是否符合本公司管理體系文件的要求。 需要說明的是：本次審核活動雖然覆蓋了管理體系（標(biāo)準(zhǔn)）的所有要求，但不可能對 公司管理體系的所有活動或所有文件全部進(jìn)行檢查，我們只能采取抽樣調(diào)查的方法來進(jìn) 行審核，因此在審核中審核組沒有發(fā)現(xiàn)的問題可能還存在于我們的體系中，各部門還要 進(jìn)行自查，盡量把所有不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的問題找出來，需要時，制定相應(yīng)的糾正或預(yù)防 措施。 6. 審核結(jié)果的報告 本次審核我們是從正面來尋找客觀證據(jù)（主要是符合性的證據(jù)），當(dāng)然，在審核過 程中，也會發(fā)現(xiàn)一些與標(biāo)準(zhǔn)要求不符合或潛在不符合的證據(jù)。對此，我們將會以不符合 項報告或觀察項報告的形式來報告審核中發(fā)現(xiàn)的問題。就是我們通常所說的：“正面審核 ，負(fù)面報告”。 不符合項分為嚴(yán)重不符合項和一般不符合項。 嚴(yán)重不符合項：是指在審核中發(fā)現(xiàn)的可能導(dǎo)致管理體系失效，或?qū)е逻^程或產(chǎn)品失 效、或可能導(dǎo)致顧客嚴(yán)重不滿的客觀事實； 一般不符合項：是指在審核中發(fā)現(xiàn)的不符合事實較輕微個別現(xiàn)象，不致于使管理體系 失效或產(chǎn)品失效的，不會導(dǎo)致顧客的嚴(yán)重不滿。 審核結(jié)束以后，審核組將會以審核報告的方式對公司管理管理體系做出評價意見和 結(jié)論。如果不符合項較多，或者不符合項分布范圍較廣，我們會繪制不符合項分布表來 幫助各部門分析管理體系的薄弱環(huán)節(jié)。 7. 明確審核的陪同人員 為方便審核，希望各部門指定陪同人員。陪同人員有三重作用： 一是當(dāng)向?qū)В◣罚?；二是做全程記錄?三是共同驗證。陪同人員 應(yīng)熟悉審核領(lǐng)域情況，能及時協(xié)調(diào)審核組與被審核區(qū)域的活動安排。 8. 確認(rèn)審核所需要的資源和設(shè)備 公司應(yīng)提供給審核組臨時辦公的場所，以供審核組開內(nèi)部會議時用。 9. 明確限制范圍和事項 在審核過程中，如果有某些區(qū)域或特殊事項不宜審核組人員介入的，如危險區(qū)域或牽 涉機(jī)密事項，陪同人員在陪同過程予以提醒，只要不影響審核目的的達(dá)到，審核組將予 以回避或在審核過程中不作記錄。 10. 重申保密規(guī)定 在這里我代表我們審核組申明：我們作為公司的一員，在審核期間所獲得的有關(guān)信息 保密，審核組不到處亂說。請大家監(jiān)督，如有反違上述規(guī)定的取消其審核員資格，并根 據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度給予必要的處罰。 十一、再次征求意見，請領(lǐng)導(dǎo)講話。（需要時可巡視工廠，開始審核） 第二節(jié) 現(xiàn)場審核 一、收集證據(jù) 1、現(xiàn)場收集客觀證據(jù) 審核員從首次會議和現(xiàn)場巡視開始，就應(yīng)著手收集客觀證據(jù)。從這時開始，您所聽到的 有關(guān)人員的談話或看到的事實，經(jīng)證實后均可作為客觀證據(jù)。 ⑴ 從文件和記錄中收集證據(jù)：管理體系的各種文件、報告，設(shè)計輸出的計算數(shù)據(jù)、圖紙、 工藝規(guī)范，以及各種質(zhì)量記錄，其中不符合規(guī)定要求和錯誤的地方均可作為客觀證據(jù)。 ⑵ 通過巡視現(xiàn)場（辦公室、實驗室、倉庫、生產(chǎn)和服務(wù)場所）收集證據(jù)； ⑶ 通過找有關(guān)人員交談來收集證據(jù)； ⑷ 通過驗證資源的充分性來收集證據(jù)； ⑸ 審核員還可以用抽取已檢驗過的產(chǎn)品重新檢驗搜集證據(jù)。 2、抽樣要公正、有代表性。 收集證據(jù)應(yīng)采取隨機(jī)抽樣的方法進(jìn)行，最重要的是保證所抽樣本具有代表性，能夠真實 地反映受審核方質(zhì)量管理體系的原貌。一般可以按檢查表的順序隨機(jī)抽樣，有經(jīng)驗的審 核員還可根據(jù)質(zhì)量手冊的審核結(jié)果、首次會議聽到的對話、現(xiàn)場觀察獲取的信息以及審 核員的審核經(jīng)驗和專業(yè)知識，進(jìn)行定向抽樣。 二、審核控制 1、目標(biāo)明確 在收集證據(jù)期間，審核員心中就在時刻記住審核目標(biāo)。范圍和計劃安排，不要輕易偏離 檢查表，經(jīng)常對照檢查表來校正審核方向。 2、合作 當(dāng)兩人一小組審核時，應(yīng)相互配合，避免重復(fù)或遺漏審核內(nèi)容。需要去其他部門調(diào)取文 件或袖取樣本，應(yīng)由一名審核員隨同工廠人員一起去取，以保證及時和樣本的真實性。 3、靈活性 檢查表應(yīng)該成為審核員的“工具”，而不應(yīng)成為審核員的“主人”。在審核中，如果發(fā)現(xiàn)新 的情況，可以偏離檢查表甚至調(diào)查審核計劃。通常，發(fā)現(xiàn)新線索后，作好記錄，判斷其 重要性。對于一般的信息，可以不過問或者交待其他審核員附帶調(diào)查。對有重要意義的 問題，在征得組長同意后，可以偏離檢查表或改變審核計劃進(jìn)行跟蹤。 三、分析整理 1、小結(jié)會 小結(jié)會應(yīng)有審核員、對方陪同人員和受審核部門代表參加，會上由審核組介紹一天 的審核進(jìn)展情況和發(fā)現(xiàn)的問題，與對方交流信息，征求對方對審核工作的意見。對不符 合項報告應(yīng)要求對方簽字確認(rèn)。如果受審核部門的人員對報告內(nèi)容有異議，可把異議寫 在報告上或撤銷事實尚不充分的不符合項。 2、審核組內(nèi)部會議 在審核組內(nèi)部會上，審核員應(yīng)對收集到的客觀證據(jù)進(jìn)行分析、整理，以確定哪些不 符合項要寫成報告；哪些還缺少足夠的事實，有待進(jìn)一步證實或舍棄；哪些是偶然因素 或已經(jīng)糾正。 第三節(jié) 不符合項報告 對現(xiàn)場審核中發(fā)現(xiàn)的問題，諸如違反管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求、合同要求和有關(guān)法規(guī)要求，違 反質(zhì)量手冊，程序，作業(yè)指導(dǎo)書的規(guī)定等，將以不符合項報告的方式提交受審核部門， 并以此做出對管理體系有效性評價的結(jié)論。 一、不符合項報告的內(nèi)容和要求 不符合項報告應(yīng)簡單明了，只陳述客觀事實，不進(jìn)行分析。描述所發(fā)現(xiàn)的客觀事實違反 了什么要求？既要反映問題，又要使受審核方容易接受和理解，便于受審核方查找原因 并制定糾正措施。 不符合項報告的內(nèi)容和要求： — 寫明在什么時間發(fā)現(xiàn)的問題； — 寫明在哪里發(fā)現(xiàn)的問題； — 寫明是什么事情（只陳述客觀事實，不作任何分析、評判）； — 寫明是誰說的或是誰做的（一般只寫職務(wù)，不寫姓名）； — 寫明規(guī)定要求的具體內(nèi)容； — 寫明對應(yīng)的管理體系標(biāo)準(zhǔn)條款號； — 寫明必要的細(xì)節(jié)（如合同號、圖紙?zhí)?、設(shè)備號、校準(zhǔn)證書或檢驗報告編號、標(biāo)準(zhǔn)／手冊 ／程序／作業(yè)指導(dǎo)書的章節(jié)號等）； — 使用本行業(yè)術(shù)語，內(nèi)容簡明清晰，便于受審核部門理解； — 應(yīng)對受審核部門有幫助（便于其分析原因并糾正）； — 應(yīng)有受審核部門負(fù)責(zé)人的簽字確認(rèn)。 不符合項報告示例： 公司QP0308《不合格品控制程序》第6條規(guī)定，“檢驗科對返工和返修后的不合格品應(yīng)重新 按檢驗規(guī)程進(jìn)行檢驗?！?審核時發(fā)現(xiàn)，三臺編號為01002、01003、01004的變壓器在做（10KV）耐壓試驗時，第三 組線圈均被擊穿，試驗員換上新線圈后，未重新按檢驗規(guī)程進(jìn)行檢驗，即簽發(fā)了產(chǎn)品合 格證，運(yùn)往成品倉庫儲存。 以上事實，不符合ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)第8．3條要求“應(yīng)對糾正后的產(chǎn)品再次進(jìn)行驗 證，以證實符合要求。” 不符合項報告格式: 不 符 合 項 報 告 | 審核部門：檢驗科 |審核日期：2001年3月9日 |合同號：008 | |審核依據(jù)：ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)條款8.3 | |審核員：張明 | |不符合項描述： | |公司QP0308《不合格品控制程序》第6條規(guī)定：“檢驗科對返工和返修后的不合格品 | |應(yīng)重新按檢驗規(guī)程進(jìn)行檢驗?！?| |審核時發(fā)現(xiàn)，三臺編號為1002、1003、1004的變壓器（10KV）在做耐壓試驗時， | |第三組線圈均被擊穿，試驗員換上新線圈后，未重新按檢驗規(guī)程進(jìn)行檢驗，即簽 | |發(fā)了產(chǎn)品合格證，運(yùn)往成品倉庫儲存。 | |以上事實，不符合ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)第8.3條要求“應(yīng)對糾正后的產(chǎn)品再次進(jìn)行驗| |證，以證實符合要求” | | | |受審核方代表：李 俊 | |不符合項種類：嚴(yán)重 | |糾正措施： | |對此三臺未重新檢驗的變壓器進(jìn)行檢驗，見附件一。 | |因檢驗員不熟悉《不合格品控制程序》，檢驗科應(yīng)組織檢驗員的培訓(xùn)，并確保所有 | |檢驗員了解有關(guān)文件規(guī)定，不再發(fā)生類似情況，見附件二。 | |抽查其它產(chǎn)品，防止有類似問題存在，見附件3。 | | | |受審核方代表：李 俊 | |糾正措施跟蹤情況： | |糾正措施已完成，并運(yùn)行有效。 | |審核員：張 明 | 二、不符合項的嚴(yán)重程度 對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，一般按其嚴(yán)重程序分為嚴(yán)重不符合項、一般不符合項和觀察項。 1、嚴(yán)重不符合項的定義： 與管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求嚴(yán)重不符合或可導(dǎo)致管理體系失效或 “不能確保所提供產(chǎn)品（服務(wù)）的質(zhì)量符合要求或會產(chǎn)生嚴(yán)重后果或違反管理體系要求的 一般不符合項數(shù)量太多。 2、一般不符合項的定義： 與管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求輕微不符合或違反管理體系要求的孤立的（單獨的）輕微事件. 3、觀察項的定義： 潛在的不符合事項 說明： ①判定不符合項的嚴(yán)重與否應(yīng)考慮兩個問題： a．如果不符合項不糾正，會出現(xiàn)什么后果？ b．出現(xiàn)這種后果的可能性有多大？ ②判定由‘違反管理體系要求的一般不符合項數(shù)量太多”構(gòu)成的嚴(yán)重不符合項，應(yīng)考慮以下 兩個問題： a、不符合項是否相對集中子某一部門或過程或要求？ b、可能造成什么后果？ （可使用“不符合項分布表”幫助分析） 第四節(jié) 審核組內(nèi)部會議 審核組長應(yīng)在每天審核結(jié)束及未次會議前召開審核組內(nèi)部會議以研究審核情況。 每天審核結(jié)束后召開簡短的審核組內(nèi)部會議，以便審核員交流審核情況，統(tǒng)一對審核中 發(fā)現(xiàn)問題的看法，協(xié)調(diào)安排對審核中發(fā)現(xiàn)疑點或線索進(jìn)一步查證落實，確認(rèn)或調(diào)整次日 審核計劃安排，以便審核任務(wù)順利完成。 未次會議前，審核組應(yīng)召開內(nèi)部會議以對發(fā)現(xiàn)的不符合項進(jìn)行討論，對不符合項的性質(zhì) 和分布進(jìn)行分析，以便對組織管理體系...
第七章 一體化審核實施