第七章 財務(wù)運(yùn)作和信息溝通
第七章 財務(wù)運(yùn)作和信息溝通 本章內(nèi)容簡介 7．1財務(wù)運(yùn)作管理 7．2信息溝通和保存 7．1財務(wù)運(yùn)作管理 辦事處在體制上是隸屬于相應(yīng)平臺的經(jīng)營性分支機(jī)構(gòu)，其財務(wù)運(yùn)作管理由總部財務(wù)部 統(tǒng)一負(fù)責(zé)，執(zhí)行總部的財務(wù)制度。 各辦事處使用總部財務(wù)部統(tǒng)一的MIS系統(tǒng)，對財務(wù)進(jìn)行管理。 7．1．1財務(wù)運(yùn)模式 ★ 財務(wù)人員 辦事處的財務(wù)管理工作由集團(tuán)財務(wù)部指定的平臺財務(wù)人員負(fù)責(zé)；各辦事處設(shè)置行政專 員崗位，擔(dān)負(fù)出納職責(zé)，在財務(wù)方面的業(yè)務(wù)上對集團(tuán)財務(wù)部負(fù)責(zé)。 ★ 核算方式 辦事處的核算在相應(yīng)平臺進(jìn)行，辦事處發(fā)生的費(fèi)用均在相應(yīng)平臺報銷，行政專員按照 集團(tuán)的規(guī)定定期將收入打入相應(yīng)平臺。 具體財務(wù)運(yùn)作見《xx總部財務(wù)管理》、《辦事處財務(wù)管理規(guī)定》、《辦事處內(nèi)部財務(wù)管理 規(guī)定》。 7．1．2財務(wù)報表 向當(dāng)?shù)刎敹惒块T報關(guān)這的《損益表》、《資產(chǎn)負(fù)債表》由辦事處行政專員填制，并同時報 關(guān)平臺財務(wù)人員。 辦事處行政專員每周填制《收入周報表》，每月與其他財務(wù)表一同報送平臺財務(wù)人員。 總站將《費(fèi)用明細(xì)簡表》和《收入周報表》及填制的《辦事處模擬損益表》一并發(fā)至辦事處 。 為幫助經(jīng)理更清晰地了解經(jīng)理的經(jīng)營狀況，在這里我們重點(diǎn)介紹《費(fèi)用明細(xì)簡表》、《 收入周報表》、《辦事處模擬損益表》的內(nèi)容。 7．1．2．1費(fèi)用明細(xì)簡表 費(fèi)用明細(xì)簡表是記錄辦事處各項費(fèi)用的簡易匯總表。它通過“本月實(shí)際”、“本年累計 ”、“累計比年預(yù)算”的數(shù)字對比，使經(jīng)理清楚地了解到各項費(fèi)用情況，及時對照預(yù)算，控 制開支。 成功地參與和控制成本和費(fèi)用，意味著準(zhǔn)確地預(yù)估經(jīng)理的正確控制和良好的商業(yè)意識 。切記：控制成本和費(fèi)用，絕不意味著不能降低服務(wù)水準(zhǔn)，損害xx服務(wù)形象。 辦事處 年 月費(fèi)用明細(xì)簡表 硬件維修量： 維修總量： 當(dāng)月人數(shù)： |序號 |項 目 |本月實(shí)際 |本年累計 |累計比年預(yù)算|異常項目說明| |一 |營運(yùn)費(fèi)用 | | | | | |1 |辦公用品及消耗 | | | | | |2 |報刊雜志費(fèi) | | | | | |3 |低值易耗品 | | | | | |4 |市內(nèi)電話費(fèi) | | | | | |5 |長途電話費(fèi) | | | | | |6 |移動通訊費(fèi) | | | | | |7 |網(wǎng)絡(luò)通訊費(fèi) | | | | | |8 |郵寄費(fèi) | | | | | |9 |境內(nèi)差旅費(fèi) | | | | | |10 |市內(nèi)交通費(fèi) | | | | | |11 |租車費(fèi) | | | | | |12 |汽車費(fèi) | | | | | |13 |會議費(fèi) | | | | | |14 |招待費(fèi) | | | | | |15 |禮品費(fèi) | | | | | |16 |內(nèi)部業(yè)務(wù)費(fèi) | | | | | |17 |開辦及登記費(fèi) | | | | | |18 |設(shè)備維修費(fèi) | | | | | |19 |稅金 | | | | | |20 |人力資源費(fèi)用 | | | | | |二 |工資福利 | | | | | |1 |工資福 | | | | | |(1) |職工薪金 | | | | | |(2) |員工食堂費(fèi) | | | | | |2 |員工福利/活動費(fèi) | | | | | |3 |員工培訓(xùn)費(fèi) | | | | | |4 |員工招聘費(fèi)用 | | | | | |5 |加班餐費(fèi) | | | | | |6 |勞保費(fèi) | | | | | |7 |勞務(wù)費(fèi) | | | | | |三 |辦公位費(fèi) | | | | | |1 |折舊 | | | | | |2 |房屋租金 | | | | | |3 |水電費(fèi) | | | | | |4 |物業(yè)管理費(fèi) | | | | | |5 |房屋維修及改良支出 | | | | | |支出費(fèi)用合計 | | | | | 費(fèi)用從用途分，可分為營運(yùn)費(fèi)用、人力費(fèi)用、辦公費(fèi)用。從整個辦事處內(nèi)費(fèi)用是否可 以由經(jīng)理控制上分，我們將費(fèi)用可分為可控制費(fèi)用和不可控制費(fèi)用兩部分。 可控制費(fèi)用 可控制費(fèi)用是通過經(jīng)理在營運(yùn)中通過管理手段，可進(jìn)行控制的費(fèi)用，這些費(fèi)用都可以 通過他們在日常管理中得到有效地控制。經(jīng)理在進(jìn)行日常財務(wù)控制時，應(yīng)更多地注重這 部分費(fèi)用。 可近控費(fèi)用包括： |1．辦公用品及消耗 |2．市內(nèi)電話費(fèi) |3．長途電話費(fèi) |4．網(wǎng)絡(luò)通訊費(fèi) | |5．郵寄費(fèi) |6．境內(nèi)差旅費(fèi) |7．市內(nèi)交通費(fèi) |8．汽車費(fèi) | |9．運(yùn)雜費(fèi) |10．會議費(fèi) |11．招待費(fèi) |12．禮品費(fèi) | |13．內(nèi)部業(yè)務(wù)費(fèi) |14．設(shè)備維修費(fèi) |15．加班餐費(fèi) |16．勞務(wù)費(fèi) | |17．水電費(fèi) | | | | 不可控制費(fèi)用 不可控制費(fèi)用是指通過經(jīng)理的努力，比較難以控制的開支。 不可控費(fèi)用包括： |1．報刊雜志費(fèi) |2．低值易耗品 |3．移動通訊費(fèi) |4．租車費(fèi) | |5．開辦及登記費(fèi) |6．稅金 |7．工資福利 |8．員工福利/活動費(fèi) | |9．員工招聘費(fèi)用 |10．員工培訓(xùn)費(fèi) |11．勞保費(fèi) |12．折舊 | |13．房屋租金 |用 |15．房屋維修及改良支| | | |14．物業(yè)管理費(fèi) |出 | | 7．1．2．2收周報表 為了使經(jīng)理了解辦事處的收情況，行政專員應(yīng)每周填寫《辦事處收入周報表》，每月將 報送總公司財監(jiān)部。 辦事處 年 月收周報表（單位：元） |周數(shù) |時間 |軟件收入|備件升級收 |務(wù)件銷售收 |其他收入|小計 | | | | |入 |入 | | | |第一周| 月 日至 月 | | | | | | | |日 | | | | | | |第二周| 月 日至 月 | | | | | | | |日 | | | | | | |第三周| 月 日至 月 | | | | | | | |日 | | | | | | |第四周| 月 日至 月 | | | | | | | |日 | | | | | | |本月合計 | | | | | | 7．1．2．3模擬損益表 《模擬損益表》由總公司財監(jiān)部真制，發(fā)至辦事處，使經(jīng)理更清晰地了解經(jīng)理的模擬損 益情況。 經(jīng)理模擬損益表 單位：元 |序號 |項目 |本月金額 |全年累計金額 | | |維修收入 | | | | |軟件服務(wù)收入 | | | | |備件銷售收入 | | | | |其他收入 | | | |一、營業(yè)收入總額 | | | | |銷售備件成本 | | | |二、營業(yè)成本 | | | | |營運(yùn)費(fèi)用 | | | | |人力費(fèi)用 | | | | |辦公位費(fèi) | | | |三、營業(yè)費(fèi)用 | | | |四、稅金 | | | |五、稅后模擬凈利潤 | | | 營業(yè)收入總額 1. 維修收入：指經(jīng)理從事保內(nèi)硬件維修，技服本部按照考評辦法，為辦事處核算的模擬收 入。 2. 軟件服務(wù)收入：指辦事處為客戶提供軟件服務(wù)而獲和的收入。 3. 備件銷售收入：指辦事處為客戶提供保外硬件維修和升級服務(wù)的收入。 4. 其他收入：營業(yè)外收入 營業(yè)成本 5. 銷售備件成本：指備件銷售和升級時，支付備件辦事處的備件成本。 一段時期內(nèi)的銷售的備件產(chǎn)品成本應(yīng)按如下公式進(jìn)行計算： 本時期銷售的某類備件量×單價=某類備件產(chǎn)品成本 營業(yè)費(fèi)用 6. 營運(yùn)費(fèi)用：指保證辦事處日常營運(yùn)而支付的費(fèi)用，如電話費(fèi)、運(yùn)雜費(fèi)等。 7. 人力費(fèi)用：指為辦事處人員支付的費(fèi)用，如員工工資、福利等。 8. 辦公費(fèi)用：主要指固定資產(chǎn)折舊、租金、裝修費(fèi)、水電費(fèi)等。 稅金 這個數(shù)字是每月根據(jù)營業(yè)額所應(yīng)上繳的稅款。當(dāng)然，由公司結(jié)算的保內(nèi)維修收入是模 瓞的，因而這項收入不屬應(yīng)納稅的范疇。 稅后模擬利潤 稅后模擬利潤=營業(yè)收入總額-營業(yè)成本-營業(yè)費(fèi)用-稅金 7．1．3辦事處內(nèi)收費(fèi) 辦事處應(yīng)嚴(yán)格遵守下列收費(fèi)原則： ★ 所有有償服務(wù)收費(fèi)必須執(zhí)行反服本部統(tǒng)一確定、發(fā)布的價格； ★ 辦事處必須將各項收費(fèi)價格明碼標(biāo)價，張貼在辦事處內(nèi)明顯位置； ★ 在向客戶收費(fèi)前，應(yīng)向客戶出示報價單。 在收費(fèi)時應(yīng)物別注意下面幾點(diǎn)： ★無論何種情況，只要向客戶收費(fèi)，都應(yīng)該向客戶提供發(fā)票； ★ 發(fā)票上填寫的金額必須與向客戶收取的金額相一致； ★ 所有收到的款項必須在兩個工作日內(nèi)交到行政專員； ★ 一定要建立監(jiān)督機(jī)制，對涉及收費(fèi)的項目要逐一進(jìn)行電話回訪。 7．2信息溝通和保存 辦事處的信息溝通可分為辦事處與客戶的溝通和辦事處與技服本部的溝通。對不同內(nèi) 容信息的，由行政專員、業(yè)務(wù)主管、培訓(xùn)技術(shù)支持工程師分別保存。 7．2．1辦事處與客戶的溝通 客戶信息是xx寶貴資源，辦事處應(yīng)將這些信息及時更新并妥善保存?？蛻粜畔⒑途S修 狀態(tài)主要通過辦事處內(nèi)MIS系統(tǒng)反映。 辦事處要妥善保存客房的信息，不得向技服本部和辦事處任何未經(jīng)授權(quán)的人員泄露。 7．2．2辦事處與技服本部的溝通 辦事處和技服本部之間的信息傳遞渠道主要有以下幾種： ☆ Internet網(wǎng)頁 本部發(fā)布有關(guān)xx儀器的技術(shù)信息； 本部發(fā)布有關(guān)對xx服務(wù)人員的培訓(xùn)信息； 本部發(fā)布本部業(yè)務(wù)處制定的管理規(guī)定。例如備件管理、服務(wù)忌語、意見調(diào)查等。 辦事處可以通過訪問 網(wǎng)址查詢相關(guān)信息。 ☆ E-mail電子信箱 對上述技術(shù)資料、培訓(xùn)資料或其他公告、通知，為了保密或者確認(rèn)傳遞到達(dá)，本部也 可能通過E-mail方式傳遞給辦事處。 ☆ 郵寄或電話 有時候也會通過郵寄或電話方式傳達(dá)上述部分信息。 7．2．3辦事處文件、信息的保存 ☆ 行政專員負(fù)責(zé)以下文件、信息的整理和保存 人事資料 培訓(xùn)資料 財務(wù)賬務(wù)和報表 公司、本部文件 辦事處日常行...
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