某企業(yè)公司行政辦公制度
公司行政辦公制度 一、總則 1、 為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化，制度化，提高辦 事效率，特制訂本規(guī)定。 2、 本規(guī)定所指行政事務(wù)管理包括接待事務(wù)、印章管理、文書管理、檔案管理、聲像管理 、獲獎證明、郵件、報刊訂閱管理、內(nèi)部刊物管理、文印室管理、計算機和網(wǎng)絡(luò)使用 管理及軟件開發(fā)等。 2. 接待事務(wù) 3、 為促進(jìn)公共關(guān)系，擴大宣傳效果，同時兼顧商業(yè)秘密，辦公室必須重視接待事務(wù)。 4、 如果有客戶或外部關(guān)系來公司訪問，有關(guān)人員必須提前通知辦公室，并由辦公室安排 好接待場所，對來訪者提供煙茶招待，必要時由辦公室提供企業(yè)的宣傳資料。 5、來訪客戶需要用餐時，由辦公室請示公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行安排。 三、印章管理 6、本規(guī)定所指印章為公司行政印章，由辦公室主任負(fù)責(zé)保管，公司財務(wù)專用章由財務(wù)部 門按照公司財務(wù)管理制度的有關(guān)規(guī)定保管使用。 7、蓋印章必須履行以下手續(xù)。 （1）有關(guān)人員需蓋章時，持需蓋章文件及填寫好使用目的，蓋印期限、日期及蓋印數(shù)量 等規(guī)定內(nèi)容的“印章使用申請表”，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后報辦公室。 （2）辦公室主任在確認(rèn)手續(xù)完備后方可在文件上蓋印。 （3）涉及到重大事項如合同簽訂，對外的發(fā)送文件等必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可蓋印。 8、若無原則蓋章的，對保管印章人員處以200元以上的罰款，并承擔(dān)由此造成的一切責(zé) 任和經(jīng)濟損失。 9、嚴(yán)禁印章帶出公司，如不得不帶出公司時，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 10、公章保管不嚴(yán)而被偷蓋的，罰保管人 200 元，偷蓋印章造成損失的，罰偷蓋人400 元，損失部分的20%有保管人賠償，損失部分的80%由偷蓋人賠償，并追究偷蓋人的法 律責(zé)任。 11、印章如發(fā)生丟失，損毀或被盜情況，應(yīng)迅速向總經(jīng)理匯報。 12、公司一般不允許開具空白介紹信和證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時 ，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可開出。持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介 紹信的用途，未使用的必須交回。 13、 印章的新刻或改制由辦公室請示總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理。 14、 對私刻，偽造公司印章者，罰款 1000 元，嚴(yán)重者追究其法律責(zé)任。 四、文書管理 15、 公司文書檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理，其它技術(shù)檔案分別由有關(guān)部門收集整理后報辦 公室統(tǒng)一存檔。文書檔案按ISO9001：2000版質(zhì)量保證體系要求進(jìn)行分類、編目、整 理、歸檔。 16、 公司文件均由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一印發(fā)，公司所發(fā)的口頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制 度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，次要文件不編文號，以普通形式印發(fā)，各 職能部門的一般通知可自行下發(fā)。 17、 各職能部門負(fù)責(zé)所發(fā)文件的起草（擬稿），辦公室負(fù)責(zé)按照公文寫作要求以及文內(nèi)容 檢稿，發(fā)文部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)會簽，總經(jīng)理簽發(fā)，重要文件和上行文由董事長簽發(fā)。 18、 辦公室的通知，會議文件或傳閱文件根據(jù)要領(lǐng)起草，并經(jīng)辦公室主任審核，或經(jīng)相關(guān) 業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)審議后形成。 文件形成者在制定文件時應(yīng)注意以下幾點： (1)、 文件應(yīng)是一文一事。 (2)、 除有特殊規(guī)定外，應(yīng)注明以下事項、文號，發(fā)文日期、發(fā)文部門、收文單位、文件 標(biāo)題、文件擬稿人及有關(guān)審核人。 (3)、 文字應(yīng)盡可能規(guī)范化，并做到通俗易懂。 (4)、 對于兩頁以上的文件要標(biāo)明頁碼。 (5)、 行文要層次清楚，準(zhǔn)確使用標(biāo)點符號，必要處劃分段落。 發(fā)文必須按照規(guī)定編號： (1)、 內(nèi)部發(fā)文可注明本科室代字或代號，連續(xù)性文件應(yīng)注有連續(xù)號。 (2)、 對外行文時應(yīng)注明本公司代號或代字。 對某些有特殊處理要求的文件應(yīng)按如下規(guī)定予以注明： (1)、 對有密級的文件應(yīng)注明“ 秘密”、“機密”字樣。 (2)、 需緊急處理的文件應(yīng)注明“急件”。 (3)、 參考資料應(yīng)注明“參考”。 (4)、 傳閱文件應(yīng)注明“傳閱”。 19、 辦公室負(fù)責(zé)做好文件分發(fā)記錄，將搞文原件和一份打印件歸檔備案。 20、到達(dá)本公司的所有文書，由辦公室人員統(tǒng)一收簽及分類分發(fā)處理，原則上隨到隨送 ，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時內(nèi)送交有關(guān)人員，凡是內(nèi)容重要的急件，必須立即 向所在部門領(lǐng)導(dǎo)作出報告，及時處理文件中涉及到的有關(guān)事項。 21、各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時批閱，急件當(dāng)天批復(fù)，一般文件三天內(nèi)批復(fù)。 22、各部門及各有關(guān)人員，對公文中涉及國家，政府或本公司應(yīng)保密的事項，必須嚴(yán)守 秘密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。
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