財務會計集成
財務會計集成 財務四大基礎模塊 ERP系統(tǒng)是分模塊的，在財務會計領域，一般總會有如下的4大模塊：總帳，應收帳款， 應付帳款和固定資產(chǎn)。如圖一所示，這四個模塊本身是相互集成的（圖中以連接模塊的 線條代表模塊間的集成），比如當用戶對應收，應付和資產(chǎn)三個明細分類帳進行操作時 ，系統(tǒng)會自動更新總分類帳中的數(shù)據(jù)。 [pic] 這四大基礎模塊可以構成一個獨立的會計軟件 – 它具有和其他會計軟件一樣的特征：帳務處理和業(yè)務處理是分開的。所謂業(yè)務處理是指 企業(yè)日常運作的具體業(yè)務，比如根據(jù)銷售定單和定單履行情況開出銷售發(fā)票；根據(jù)采購 定單和收貨情況校驗收到的發(fā)票；以及所有的庫存收發(fā)業(yè)務等等。而所謂帳務處理是指 財務人員根據(jù)原始憑證（包括外部的，如發(fā)票，和內部的，如入庫單）編制會計分錄， 在系統(tǒng)中記錄下來。對于一般會計軟件而言帳務處理和業(yè)務處理是分開的，它們之間是 通過單據(jù)在企業(yè)內部其他部門和財務部門間的傳遞和核對完成的，同時財務人員需要利 用專業(yè)知識分析業(yè)務和編制分錄。同時除了最基礎的借貸，科目和金額以外，財務人員 可能還需要手工錄入一些附加信息，以利于日后做一些簡單的匯總分析，這些附加信息 是以憑證輸入時的附加字段體現(xiàn)的。圖一右下角紅色的粗箭頭代表了這種分開處理的過 程。 雖然大方向上是一致的，但是不同的軟件之間在功能上還是會有很大的差別的，圖一中 列舉了一些這四大基礎模塊的功能。模塊外部的紅色箭頭是需要手工輸入的功能，模塊 內部的則是系統(tǒng)可以自動完成的功能。事實上有些功能已經(jīng)體現(xiàn)了ERP業(yè)務處理和帳務處 理統(tǒng)一的特征，比如圖一中的紅圈所示的自動付款功能。 我們將在下一章中集中介紹這四大模塊的基本功能。 集成下的財務會計 如果ERP的財務會計模塊僅僅是一般會計軟件的功能延伸和加強，那它不會在最近的10年 間對全球企業(yè)的財務實踐帶來如此巨大的變革。而ERP本身的集成性，決定了它的財務會 計模塊完全融入到了企業(yè)整體的流程中，圖二描述了在集成環(huán)境下的財務會計模塊。 在物流領域有四個基本的模塊：銷售，生產(chǎn)，采購和庫存管理，企業(yè)物流管理的流程和 功能不是本文所要討論的內容，圖二中我們大致例舉了一些物流模塊的基本功能（在圖 中各模塊內部）。在下面我們要著重介紹的是物流模塊和財務會計的集成關系，本章主 要介紹以下7個集成點：銷售開票，銷售發(fā)貨，采購收貨，發(fā)票校驗，其他收發(fā)貨，盤點 和估價。 銷售開票 銷售開票的過程其實是在ERP系統(tǒng)中生成一帳開票憑證（Billing Documents）。發(fā)票，形式發(fā)票，紅字發(fā)票和貸項憑證都是不同類型的開票憑證。我們通 常提到的發(fā)票（如增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）是根據(jù)系統(tǒng)中的開票憑證套打出來的實 物憑證。在下文中如果不特別指明實物發(fā)票，那“發(fā)票”都是指系統(tǒng)中保存的開票憑證。 ERP系統(tǒng)是集成的，而銷售開票又是銷售流程的最后一個環(huán)節(jié)。因此發(fā)票在系統(tǒng)中不是孤 立的，它一般是參照先行的其他憑證（如銷售定單或發(fā)貨單）建立的，系統(tǒng)會根據(jù)一定 的規(guī)則自動的復制這些先行憑證的信息，從而使得開票的過程盡可能得簡單，也防止了 錯誤的產(chǎn)生。 發(fā)票的結構 發(fā)票由一個發(fā)票抬頭和多條行項目構成。在發(fā)票抬頭系統(tǒng)保存了關于整張發(fā)票的信息， 比如付款方（客戶），開票日期，整張發(fā)票的凈金額，幣種，付款條款，國際貿(mào)易條件 ，售達方（有時候付款方和售達方是不同的），價格條款（比如針對整張發(fā)票的折扣） 。行項目中保存了僅對該行有用的信息，比如 商品，數(shù)量，該行凈金額，重量和體積，參照憑證的編號（比如，該發(fā)票針對的發(fā)貨單 號），價格條款（比如貨款，運費，折扣，增值稅等等）。 可以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的發(fā)票所保存的信息大大超過了實物發(fā)票所需要的，在套打實物發(fā)票時 ，系統(tǒng)會根據(jù)各國家和企業(yè)的規(guī)定選取相關的信息，按規(guī)定的格式打印出來。 開票方式 從參照憑證（定單或發(fā)貨單）生成發(fā)票，系統(tǒng)提供了如下一些可能的方法： 1. 只要某些數(shù)據(jù)吻合，你可以合并多張不同的憑證（銷售定單和/或發(fā)貨單）的全部或一 部分，開出一張發(fā)票。前提條件是：首先，需要從這些參考憑證中復制的的發(fā)票抬頭 數(shù)據(jù)在這些憑證中都是一致的。其次，拆分開票的條件不成立。比如在處理到期的開 票清單時，系統(tǒng)會合并那些具有相同的客戶編號，銷售組織和開票類型的參照憑證， 如果上述的前提條件都滿足，系統(tǒng)將開出一張發(fā)票。 2. 如果你希望在某些情況下發(fā)票是分開的，比如希望同一張交貨單上的很多商品按不同的 商品組分開開票，那么可以通過定義拆分開票規(guī)則來實現(xiàn)。 3. 當然你也可以針對每張銷售憑證開一張發(fā)票，比如每張發(fā)貨單一張發(fā)票。 在具體執(zhí)行開票時，系統(tǒng)提供了如下方法： 1. 定單或發(fā)貨單個別開票。我們可以針對整張定單，個別行項目或行項目的部分數(shù)量進行 個別開票。 2. 手工處理到期開票清單。我們可以使用到期開票清單來處理開票，在這種情況下財務人 員不需要針對某張銷售定單或發(fā)貨單單獨開票。我們只需要輸入選擇條件，系統(tǒng)會自 動挑選那些符合條件的定單或發(fā)貨單，生成到期開票清單。經(jīng)過手工編輯和模擬后就 可以實際開票了。 3. 后臺自動處理到期開票清單。為了減少處理時間和人力，可以將到期開票清單的處理安 排在系統(tǒng)后臺完成，比如每天下午4點由系統(tǒng)自動生成。 財務會計過帳 當開票這一業(yè)務處理在系統(tǒng)中完成后，通過ERP系統(tǒng)的集成功能，在財務會計模塊會自動 生成相應的會計分錄。圖二中“開票”標簽所指的箭頭就代表了這種自動過帳。但是為了 增強靈活性，也可以對于某些類型的開票憑證自動凍結過帳，這樣在流程設計時在正式 過帳前可以加入控制點。而當控制完成后，過帳也僅僅是一個按鈕的工作了。 對于會計科目，系統(tǒng)是綜合4個數(shù)據(jù)自動判斷的，它們分別是銷售組織，客戶組，商品組 和價格條款。這樣系統(tǒng)可以自動將貨款和增值稅分別計入“產(chǎn)品銷售收入”和“應交稅金- 增值稅- 銷項”科目中，同樣的如果價格條款中還有運費和折扣，可以分別計入產(chǎn)品銷售收入的二 級科目中。此外這種科目確定的機制也使得我們可以根據(jù)銷售組織，客戶組和商品組設 置二級或三級科目。不過需要指出的是雖然系統(tǒng)提供了這些靈活性，但是在實際實施中 我們未必需要這樣做，特別是當我們同時實施了盈利分析模塊時，此類分析將沒有必要 通過科目來完成。盈利分析將在管理會計的相關章節(jié)中具體介紹。 對于金額的確定，系統(tǒng)是根據(jù)發(fā)票中各價格條款的金額來決定的。定價功能是ERP銷售模 塊的一個非常有力也非常有趣的功能。本文不做詳細的介紹。有一點需指出的是我們在 實施時，可以根據(jù)企業(yè)的實際情況和管理要求，決定開票時是直接從銷售定單復制價格 呢，還是允許修改或重定價（這種配置是基于發(fā)票類別的）。 對于定價功能和科目自動確定功能的一個應用是消費稅的計算和過帳，我們可以在銷售 定價模板中增加一增一減兩個價格條款，它們的計算規(guī)則是貨款的百分比，兩者分別指 向“產(chǎn)品銷售稅金和附加-消費稅”和“應交稅金- 消費稅”科目，同時消費稅率維護在和商品相關的定價表中。因為消費稅是價內稅，所以 我們的實物發(fā)票中并不體現(xiàn)，但是財務會計上卻即時地記帳了。這個問題的另一個解決 方法是月末定期地運行報表計算消費稅額，并自動批輸入過帳。兩者都是可行的，也都 可以自動生成納稅申報表，前者的好處是記錄的實時性，從而有利于盈利分析。 折扣和折讓 如果銷售已經(jīng)完成，但是客戶對于產(chǎn)品的質量或者別的方面存在異議，雙方協(xié)商以折扣 和折讓的方式處理。在系統(tǒng)中可以有如下3種處理方案： 第一：用貸項憑證的形式來處理折扣和折讓。貸項憑證在系統(tǒng)中和發(fā)票一樣，是一種不 同類型的開票憑證。貸項憑證可以參照發(fā)票或者貸項憑證申請來創(chuàng)建，而且既可以針對 整張發(fā)票也可以針對部分行項目，還可以針對行項目中的部分數(shù)量。使用貸項憑證申請 ，我們可以走正規(guī)的客戶投訴和扣款流程，保證完善的內部控制。 如果我們不準備對實物發(fā)票，特別是增值稅發(fā)票做任何處理，那么通過配置，可以讓系 統(tǒng)自動生成如下會計分錄：借：產(chǎn)品銷售折扣和折讓 貸：應收帳款-客戶明細。 對于這種處理方法需要注意如下兩點：第一，貸項憑證沒有增值稅發(fā)票作為原始憑證， 因此在我國是不能減少增值稅銷項額的，因此折扣應該給不含稅價，否則折扣中的增值 稅部分就只能由銷售方作為費用多承擔了。但是在實際業(yè)務中這往往會使雙方的業(yè)務人 員夾纏不清，無法理解。第二，正由于貸項憑證沒有發(fā)票做原始憑證，在我國的實施中 可能會引起企業(yè)所得稅上的麻煩。 但這種方案的優(yōu)點是明顯的：它不涉及對原增值稅發(fā)票的處理，而眾所周知，這類處理 在我國是非常難的。 第二：用取消發(fā)票并重開來解決折扣和折讓的問題。 取消發(fā)票在系統(tǒng)中會生成反方向的紅字發(fā)票和沖銷會計分錄，業(yè)務人員取消原發(fā)票后重 新開票，并更改價格條款。從實物發(fā)票的角度，會有如下兩種情況： 1 如果對方能夠返還兩聯(lián)增值稅發(fā)票, 我們可以開出紅字發(fā)票，其中記帳聯(lián)作為減少銷項稅的原始憑證。其他三聯(lián)和返還的原 發(fā)票的兩聯(lián)應妥善保管。 2 如果對方不能返還兩聯(lián)中的任何一聯(lián)，必須做如下操作：客戶應從當?shù)囟悇詹块T取得退 貨或折扣證明單并交給銷售方。銷售方開出紅字發(fā)票，其中兩聯(lián)作為其減少銷項稅的原 始憑證，另兩聯(lián)交給客戶。 第三 仍然用貸項憑證的功能，只是通過配置，讓系統(tǒng)自動生成如下會計分錄： 借：產(chǎn)品銷售收入 借：應交稅金-增值稅-銷項 貸：應收帳款-客戶明細 ，金額為折扣金額。同時手工開具紅字發(fā)票，金額為原發(fā)票金額。再手工根據(jù)折扣后金 額重開發(fā)票。將紅字發(fā)票和重開發(fā)票同時作為貸項憑證的原始憑證。 需要注意的是ERP中在很多情況下使用貸項憑證，貸項憑證是直接以后續(xù)的調整金額記帳 的。但是我國增值稅管理要求對于增值稅發(fā)票變更的處理，一般都是先用紅字發(fā)票沖銷 ，隨后在對變更后的金額開具發(fā)票。所以在實施中要么仍然使用貸項憑證的方法，只是 手工開紅字發(fā)票和重開發(fā)票，并將兩者一起作為貸項憑證的原始憑證，如本節(jié)中的第三 種方案和下一節(jié)中的第二種方案。要么在ERP流程中也使用這種先沖銷，再重開的方式， 如本節(jié)中的第二種方案和下一節(jié)中的第三種方案。不過這兩種方案都避免不了紅字發(fā)票 難開的問題，這已經(jīng)不是ERP系統(tǒng)的問題，在實務中企業(yè)也會考慮其他的避免方法，比如 本節(jié)第一種方案和下一節(jié)中第一種方案，以避免開紅字發(fā)票。 退貨 對于客戶投訴的另一種解決方法是退貨。在系統(tǒng)中有3種處理方案： 第一：標準的退貨流程。首先是建立退貨憑證，退貨憑證可以是針對銷售定單或針對發(fā) 票。當貨物實際退回時，倉庫參照退貨憑證做入庫處理，系統(tǒng)自動生成會計分錄 借：存貨 貸：產(chǎn)品銷售成本。如果需要補貨，那么做補貨的發(fā)貨處理，系統(tǒng)自動生成會計分錄 借：產(chǎn)品銷售成本 貸：存貨。這種情況不影響開票和實物發(fā)票。 第二：如果客戶不要補貨，而要退回貨款，那系統(tǒng)將針對退貨開出貸項憑證，并自動生 成如下分錄： 借：產(chǎn)品銷售收入 借：應交稅金-增值稅-銷項 貸：應收帳款- 客戶明細， 金額為退貨部分的售價。同時財務人員手工開具紅字發(fā)票，金額為原發(fā)票金額。再手工 根據(jù)退貨后余額重開發(fā)票。將紅字發(fā)票和重開發(fā)票同時作為貸項憑證的原始憑證。 第三：對于不要求補貨的退貨，我們也可以不建立退貨憑證，而直接取消原發(fā)票（對應 紅字發(fā)票），退貨入庫后，再重新開出發(fā)票（對應重開的增值稅發(fā)票）。 返利 返利是指根據(jù)客戶或者經(jīng)銷商在一定期間里的購買量，而定期返還給他們的款項。在銷 售模塊，我們需要維護返利協(xié)議。在返利協(xié)議中，必須指明： 誰可以得到返利。 返利的標準。 協(xié)議的有效期。 是否需要在會計上記提返利。同時銷售部門需要維護各種產(chǎn)品或產(chǎn)品組的返利比例。返 利比例可以是直線的，也可以是坎級的：對于越大的購買量，返利比例也越高。 銷售模塊會跟蹤所有和返利相關的開票憑證。根據(jù)返利協(xié)議計算返利的金額。在協(xié)議有 效期內可以先定期結算部分返利，在最終結算時，系統(tǒng)會自動扣減累積的部分結算的返 利。 從財務會計的角度看，返利會有如下影響： 根據(jù)預提比例，系統(tǒng)可以自動預提返利費用。分錄如下：借：產(chǎn)品銷售收入 或 銷售費用 貸：預提費用 當返利協(xié)議結算時，系統(tǒng)會自動生成貸項憑證申請（Credit memo requests），申請批準后，系統(tǒng)會自動生成分錄如下： 借：產(chǎn)品銷售收入 或 銷售費用 ...
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