采購控制程序1
|編制人： |評審人： |批準人： |發(fā)放日期： | | | | | | 1. 目 的 為了對采購過程及供應商進行有效控制，確保采購的及時性、合理性及采購的產(chǎn) 品符合規(guī)定要求，特制定本程序。 2. 范 圍： 適用于生產(chǎn)用原料、輔料、包材及與質(zhì)量有關的所有物資的采購。 3. 職 責： 3.1資材部 3.1.1資材部負責采購控制的歸口管理。 3.1.2資材部負責編制采購計劃和采購活動的具體實施。 3.1.3采購員負責對供方的調(diào)查、并組織有關部門進行評價及編制供方清單，報資材 部經(jīng)理審核，并評定合格供方，供應鏈副總負責審批合格供方認可單。 3．2 生產(chǎn)部負責生產(chǎn)計劃、采供需求的編制，確定采購需求，并報于資材部。 4. 程序內(nèi)容 |流程圖 |程序描述 |涉及部門 | | |根據(jù)有關部門提出的采購申請，對采購物資的供貨 | | | |商開展調(diào)查。 |生產(chǎn)部 | | |采購申請必須由供應鏈副總簽字后才可轉交至資材 |技術部 | | |部。 |品管部 | | | | | | |新購物資的供方選擇辦法按照《合格供方選擇程序的| | | |管理辦法》實施. |資材部 | | |修訂重購物資的供方選擇辦法按照年度供應商評定 | | | |結果的記錄進行分配和選擇。 | | | |1．資材部是公司唯一執(zhí)行采購工作的部門，其他部| | | |門未經(jīng)授權，不得進行任何采購活動。 | | | |何采購活動都必須以請購單或要貨計劃作為依據(jù)。 | | | |3．對于新購物資及重購物資，各職能部門在填寫要| | | |貨計劃的同時，應提供關于采購產(chǎn)品的相應的技術 |申請部門 | | |資料，及能夠描述產(chǎn)品特性的信息和資料給資材部 | | | |；資材部把相應的采購信息傳遞給供方，確保所購 | | | |產(chǎn)品符合要求。 | | | |4．資材部每月28日前根據(jù)生產(chǎn)部《要貨計劃》或《請 | | | |購單》，編制《月度采購計劃》，由采購經(jīng)理、核準報| | | |供應鏈副總經(jīng)理審批后執(zhí)行。 |資材部 | | |5．對原料粉、包材等生產(chǎn)物資，由生產(chǎn)部每周五根| | | |據(jù)現(xiàn)有庫存情況及后續(xù)生產(chǎn)需求，確定后續(xù)的采購 | | | |需求。 | | | |6．對于新購物資，采購金額在3000元以上的，需進| | | |行比價談判，并根據(jù)質(zhì)/價比結果，確定最終供應商| | | |，進行商務談判，簽定《購貨合同》。 | | | |7．對于修訂重購物資，采購金額在10000元以上的 | | | |，需進行比價談判，并根據(jù)質(zhì)/價比結果，確定最終| | | |供應商，進行商務談判，簽定《購貨合同》。 | | | |8．對于直接重購物資，除非物價行情有較大變化（| | | |5%以上），否則可通過《訂購單》形式，直接向供方 | | | |購買。 | | | |9．《購貨合同》、《訂購單》《月度采購計劃》中應清楚| | | |表明采購物資的名稱、規(guī)格、技術標準、驗收方式 | | | |、品種數(shù)量、交貨期限和地點等。 | | | |10．合同/訂單簽定下發(fā)之后，由采購人員負責監(jiān)督| | | |采購進度，保證訂購物資符合規(guī)定要求，并在規(guī)定 | | | |時間到達指定地點。 | | | | | | | |11．對于按公司配方要求加工原料的供方，由資材 | | | |部派駐廠員監(jiān)督生產(chǎn)（公司下屬工廠除外）。 | | | |1、生產(chǎn)部負責到貨總數(shù)量、奶粉到貨單位重量的驗| | | |收，并填寫《原材料入庫單》。 | | | |管部負責到貨質(zhì)量的驗收，并出具《原材料檢驗 |生產(chǎn)部 | | |報告單》。 | | | |公司需在供方處對供方產(chǎn)品進行驗證時，在采購合 |品管部 | | |同中要對驗證方法做出規(guī)定，并明確產(chǎn)品放行方式 | | | |。 |資材部 | | |4、當合同規(guī)定顧客或其代表需到供方貨源處對采購| | | |產(chǎn)品進行驗證時，供方應提供必要的條件，使顧客 | | | |的驗證既不能免除供方提供可接受產(chǎn)品的責任，也 | | | |不能排除其后顧客的拒收。 | | | |品管部負責供方到貨質(zhì)量等資料的提供與整理。 | | | |生產(chǎn)部負責供方到貨數(shù)量及時間等資料的整理。 | | | |資材部負責供方交貨價格和服務質(zhì)量資料的提供與 | | | |整理。 | | | |技術部負責整理供方對于我公司新品開發(fā)和質(zhì)量改 |品管部 | | |進方面工作所做的貢獻的資料. | | | |相關資料將于每月5日前交至采購部登記存檔。 |生產(chǎn)部 | | |資材部負責建立合格供方檔案，并對所有供方資料 | | | |進行管理。 |資材部 | | |6、資材部下發(fā)廠家的產(chǎn)品配方或標準等技術文件，| | | |必須有配方制定人和供應鏈副總的簽字，并經(jīng)認證 |技術部 | | |受控加蓋紅色受控章后，資材部方可下發(fā)并作好發(fā) | | | |放記錄；對于已作廢的技術文件，資材部必須督促 | | | |加工廠在一周內(nèi)將作廢文件帶回公司，以避免作廢 | | | |文件的錯用或誤用。 | | | |每年6月15日，12月15日，由資材部匯集技術、財務| | | |、品管、生產(chǎn)等部門，根據(jù)供方的送貨記錄和發(fā)展 |技術部 | | |前景進行全面評估，按照《供方的評價標準》進行評 |資材部 | | |估。 |生產(chǎn)部 | | |2、當供方供貨出現(xiàn)大的質(zhì)量事故，或供貨時間出現(xiàn)|品管部 | | |多次延誤時，任何部門均可提出對該供方資格進行 |財務部 | | |評估 | | | |的申請，并填寫《供方評價申請表》，資材部將匯集 | | | |相關部門對該分供方進行資格評估，根據(jù)結果編制《| | | |供方資格審查表》，報供應鏈副總核準。 | | | |1、資材部負責根據(jù)分供方評價的結果和新增分供方| | | |確認書，對分供方的供貨比例和交易條款進行調(diào)整 |資材部 | | |，以作為今后采購決定的依據(jù)。 | | 5．參考文件： 《質(zhì)量手冊》 6．引用表格： 《合格供方清單》 SHY4-02-01 《供方調(diào)查表》 SHY4-02-02 《供方資格評審表》 SHY4-02-03 《合格供方認可單》 SHY4-02-04 《訂購單》 SHY4-02-05 《產(chǎn)品代加工合同》 SHY4-02-06 《購貨合同》 SHY4-02-07 《供方評價申請表》 SHY4-02-08 《中試效果評估表》 SHY4-02-09 《試用產(chǎn)品供方評價與選擇表》 SHY4-02-10 《月度采購計劃》 SHY4-02-15 《樣品認可單》 SHY4-02-16 | | | | | |1．資材部是公司唯一執(zhí)行采購工作的部門，其他部門| | | |未經(jīng)授權，不得進行任何采購活動。 | | | |何采購活動都必須以請購單或要貨計劃作為依據(jù)。 | | | |3．對于新購物資及重購物資，各職能部門在填寫要貨| | | |計劃的同時，應提供關于采購產(chǎn)品的相應的技術資料 | | | |，及能夠描述產(chǎn)品特性的信息和資料給資材部；資材 | | | |部把相應的采購信息傳遞給供方，確保所購產(chǎn)品符合 | | | |要求。 | | | |4．資材部每月28日前根據(jù)生產(chǎn)部《要貨計劃》或《請購 | | | |單》，編制《月度采購計劃》，由采購經(jīng)理、核準報供應| | | |鏈副總經(jīng)理審批后執(zhí)行。 | | | |5．對原料粉、包材等生產(chǎn)物資，由生產(chǎn)部每周五根據(jù)| | | |現(xiàn)有庫存情況及后續(xù)生產(chǎn)需求，確定后續(xù)的采購需求 | | | |。 | | | |6．對于新購物資，采購金額在3000元以上的，需進行| | | |比價談判，并根據(jù)質(zhì)/價比結果，確定最終供應商，進| | | |行商務談判，簽定《購貨合同》。 | | | |7．對于修訂重購物資，采購金額在10000元以上的， | | | |需進行比價談判，并根據(jù)質(zhì)/價比結果，確定最終供應| | | |商，進行商務談判，簽定《購貨合同》。 | | | |8．對于直接重購物資，除非物價行情有較大變化（5%| | | |以上），否則可通過《訂購單》形式，直接向供方購買 | | | |。 | | | |9．《購貨合同》、《訂購單》《月度采購計劃》中應清楚表| | | |明采購物資的名稱、規(guī)格、技術標準、驗收方式、品 | | | |種數(shù)量、交貨期限和地點等。 | | | |10．合同/訂單簽定下發(fā)之后，由采購人員負責監(jiān)督采| | | |購進度，保證訂購物資符合規(guī)定要求，并在規(guī)定時間 | | | |到達 | | | |指定地點。 | | ----------------------- 采購申請 供方的選擇 供方評定 資料整理 到貨驗收 采購實施 供方調(diào)整
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