采購管理--采購手冊
``````````` 1. 采購手冊的編訂目的 采購手冊的編訂目的 為了使公司有關(guān)采購事務(wù)均能遵循制度辦理，便于最適當(dāng)時間、在可能范圍內(nèi)以最低 價格，向最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，購買品質(zhì)最佳、數(shù)量最恰當(dāng)?shù)脑稀⑤o料、商品或服務(wù)，特 制訂本手冊。 2. 采購的定義 采購的定義 企業(yè)根據(jù)需求提出采購計(jì)劃、審核計(jì)劃、選好供應(yīng)商、經(jīng)過商務(wù)談判確定價格、交貨 及相關(guān)條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過程。 3. 適用范圍 適用范圍 1．原料：是指直接使用于生產(chǎn)之原材料，是構(gòu)成產(chǎn)品最主要的成分。通常，原料是 在產(chǎn)品的制造成本中，所占比例最高的項(xiàng)目。 （1） （2）、 （3） （4） 2．輔料：在產(chǎn)品的制造過程中，除了原材料之外所耗用的材料均屬之。 （1）油漆： （2）膠粘劑 （3）包裝：紙箱、熱收縮膜、PE纏繞膜、PE珍珠棉、防潮膜、機(jī)用打包帶、透明膠 帶、鋼卷帶、打包扣、托盤 3．燃料：煤 4．其它： （1）砂帶 （2）刀具 4. 采購政策 一．采購政策 1．本公司物料供應(yīng)采用集中采購制度。 2．本公司物料采購計(jì)劃系根據(jù)物料需求計(jì)劃而擬訂。 3．本公司對儲備物料采用預(yù)購備用方式采購，對非儲備物料采用現(xiàn)用現(xiàn)購方式采購 。 4．本公司采購人員應(yīng)采取客觀公正之態(tài)度并保持價值觀念從事業(yè)務(wù)。 5．本公司采購得經(jīng)由供應(yīng)商或制造商以詢價、比價、議價方式辦理。 6．每一購案之供應(yīng)商或制造商，除因采購金額微小或因事實(shí)上不可能外，應(yīng)以指定 兩家或兩家以上詢價為原則。 7．本公司采購在必要時以訂立長期合約或短期采購合約方式辦理。是否以訂約為宜 ，及訂約有效期限之長短，應(yīng)以與本公司最有利之因素考慮。 8．本公司對物料采購應(yīng)加強(qiáng)計(jì)劃與預(yù)算之功能，以增進(jìn)效率，降低成本。 9．本公司對物料采購應(yīng)實(shí)施市場調(diào)查工作，建立有關(guān)資料，作為選擇供應(yīng)商之依據(jù) 。 10．本公司對物料采購工作之進(jìn)行，應(yīng)實(shí)施獨(dú)立之追蹤制度，以增進(jìn)工作效能。 11．本公司對物料采購過程應(yīng)保持完整之記錄，以供充分參考運(yùn)用。 二．采購政策之評估與修訂 采購政策之評估作業(yè)，應(yīng)先依據(jù)公司現(xiàn)行的采購政策，對各采購項(xiàng)目的供應(yīng)來源展開 研究，并列出其優(yōu)、缺點(diǎn)；其次再以“采購項(xiàng)目”為主，針對每一個項(xiàng)目的采購政策，予 以檢討修正，進(jìn)而消除現(xiàn)有政策對采購項(xiàng)目所既存的缺點(diǎn)。在檢討修正采購政策時，同 時應(yīng)以業(yè)種別、廠商別及零件別為基準(zhǔn)，進(jìn)行檢討其影響購入成本的變動因素，例如： 目前及日后的經(jīng)濟(jì)動向市場變化等因素，加以思考分析，才決定是獨(dú)家采購，還是多家 分散采購或一般性訂購方式，以使購買政策具有高度彈性。 在評估采購政策時，可使用下列檢核項(xiàng)目，進(jìn)行檢討： 1．采購政策是否具有可配合市場、經(jīng)濟(jì)動向或其交易內(nèi)容變異之彈性？ 2．中、長期或年度的采購執(zhí)行方式是否明確？ 3．在執(zhí)行訂貨前，是否已檢討集中及分散采購等方法的優(yōu)缺點(diǎn)？ 4．交易形態(tài)能否適切的運(yùn)用，以降低采購成本？ 5．改變訂貨量對于采購成本會有影響嗎？ 6．是否對供應(yīng)商進(jìn)行評鑒？ 7．是否依供應(yīng)商評鑒結(jié)果進(jìn)行訂貨？ 8．是否積極的輔導(dǎo)或培育協(xié)力廠？ 9．對協(xié)力廠的輔導(dǎo)成果是否反映在采購成本上？ 5. 采購制度 采購制度 采購制度系指企業(yè)對采購工作之管理。依據(jù)企業(yè)的規(guī)模、地理?xiàng)l件、產(chǎn)品種類等采取中 央集權(quán)方式的“集中制”，或是地方分權(quán)方式的“分散制”，或是兼分權(quán)與集權(quán)的混合方式 的“混合制”。 一．集中制 將采購工作集中一個部門辦理，做到極點(diǎn)時，總公司各部門、分公司及各工廠均無采購 權(quán)責(zé)。 （一）優(yōu)點(diǎn) 1．集中采購可使數(shù)量增加，提高對賣方的談判力量，較易獲得價格折讓與良好服務(wù) 。 2．只有一個采購部門，因此采購方針與作業(yè)規(guī)則，比較容易統(tǒng)一實(shí)施。 3．采購功能集中，減少人力浪費(fèi)；便利人才培養(yǎng)與訓(xùn)練；推行分工專業(yè)性，使采購 作業(yè)成本降低，效率提升。 4．建立各部門共同物料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，可以簡化種類，互通有無，亦可節(jié)省檢驗(yàn)工作 時間。 5．可以統(tǒng)籌規(guī)劃供需數(shù)量，避免各自為政，產(chǎn)生過多存貨，各部門過剩物資，亦可 相互轉(zhuǎn)用。 （二）缺點(diǎn) 1．采購流程過長，延誤時效；零星、地域性及緊急采購狀況難以適應(yīng)。 2．非共同性物料集中采購，并無數(shù)量折扣利益。 3．采購與使用單位分離，采購績效較差。例如規(guī)格確認(rèn)，物品轉(zhuǎn)運(yùn)等費(fèi)事耗時。 （三）使用狀況 1．企業(yè)產(chǎn)銷規(guī)模不大，采購量值小，全公司只要一個采購單位來辦理，即可充分滿 足各部門對物品或勞務(wù)的需求。 2．企業(yè)各部門及工廠集中一處，采購工作并無因地制宜之必要?；虿块T與需用部門 雖非同處一地，但因距離亦非遙遠(yuǎn)，通信工具相當(dāng)便捷，采購工作集中由一單位辦理， 尚不至于影響需求時效。 3．企業(yè)雖有數(shù)個生產(chǎn)機(jī)構(gòu)，但是產(chǎn)品種類大同小異，集中采購可以達(dá)到“以量制價” 的效果。 二．分散制 將采購工作分散給各需用部門分別辦理。此一種制度通常使用于企業(yè)規(guī)模較大，工廠 分散與較廣區(qū)域的企業(yè)。此類企業(yè)，若采用集中制，則容易產(chǎn)生采購上的遲延，且不易 應(yīng)付緊急需要，而購用部門的聯(lián)系相當(dāng)困難，采購作業(yè)與單據(jù)流程顯得漫長復(fù)雜。 除了前述地理因素造成采用分散制的理由外，若散布各地的工廠，在生產(chǎn)設(shè)備、貯藏 設(shè)備、社區(qū)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任等，具有獨(dú)特的差異性時，亦以采用分散制較為適宜。 三．混合制 兼取集中、分散制優(yōu)點(diǎn)而成。凡屬共同性物料，采購金額較大者，或進(jìn)口品等，均集 中由總公司采購部辦理；小額、因地制宜、臨時性的采購，則授權(quán)分公司或各廠執(zhí)行。 公司組織架構(gòu)圖參見后附圖 6. 采購授權(quán) 采購授權(quán) 為了圓滿執(zhí)行工作并達(dá)到目標(biāo)，采購部門應(yīng)有下列四種決策權(quán)： 1. 供應(yīng)商之選擇。 2. 交易價格及條件之決定。 3. 采購規(guī)范之確認(rèn)。 4． 與潛在供應(yīng)商之接觸聯(lián)系。 再就采購部門而言，為實(shí)施分層負(fù)責(zé)，提高工作效率，通常會實(shí)施下列兩種授權(quán)措施 ： 內(nèi)部授權(quán) 采購主管秉承上級主管或公司制度，在一定金額內(nèi)有決定采購之權(quán)。超過此一權(quán)限， 仍需呈請上級主管核定。 外部授權(quán) 除了采用混合式采購制度之外部授權(quán)狀況外，尚有對于執(zhí)行專案計(jì)劃人員之授權(quán)（不 受公司原有采購制度之約束），或采購部門認(rèn)定由使用部門自行辦理更為妥當(dāng)之授權(quán)。 金額較大之外部授權(quán)，采購部門應(yīng)保留查核之權(quán)，以免發(fā)生流弊。 公司采購核決表 | 負(fù) 責(zé) |供應(yīng)部 |技術(shù)部 |質(zhì)量部 |財(cái)務(wù)部 |公司副 |公司總經(jīng)理| |人 |負(fù)責(zé)人 |負(fù)責(zé)人 |負(fù)責(zé)人 |負(fù)責(zé)人 |總經(jīng)理 | | |權(quán) | | | | | | | |項(xiàng) 目 限 | | | | | | | |原輔材料 |復(fù)審 |復(fù)審 |復(fù)審 |復(fù)審 |復(fù)審 |核決 | |采購合同 | | | | | | | |原輔材料 |復(fù)審 | | | | |核決 | |采購訂單 | | | | | | | |零星材料 |復(fù)審 |復(fù)審 | |復(fù)審 | |核決 | |采購 | | | | | | | |采購計(jì)劃 |復(fù)審 | | | | |核決 | |及預(yù)算 | | | | | | | |入庫單 |核決 | | | | | | |檢驗(yàn)單 | | |核決 | | | | |退貨單 | | | |核決 | | | |結(jié)算單 |復(fù)審 | | |核決 | | | |稅票 |復(fù)審 | | |核決 | | | 7. 作業(yè)流程 作業(yè)流程 凡企業(yè)規(guī)模愈大，采購金額偏高者，對程序的設(shè)計(jì)愈為重視。茲將一般采購作業(yè)的流 程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的要點(diǎn)，列述如下： 1．先后順序及時效控制 即應(yīng)注意其流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需要時限。譬如，避免同一主管對同 一采購案件，做數(shù)次的簽核；避免同一采購案件，在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免 一個采購案件會簽部門太多，影響作業(yè)時效。 2．關(guān)鍵點(diǎn)之設(shè)置 即為便于控制，使各項(xiàng)在處理中的采購作業(yè)，在各階段均能追蹤管制。 3．劃分權(quán)責(zé)或任務(wù) 即各項(xiàng)作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任，應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核辦法。譬如，請購、采購、驗(yàn) 收、付款等權(quán)責(zé)均予區(qū)分。 4．作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂 即注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)時間之因應(yīng)法則。 5．繁簡或被重視的程度，應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購各項(xiàng)的重要性或價值的大小相適應(yīng) 即凡涉及數(shù)量較大，價值較高，或易發(fā)生舞弊之作業(yè)，應(yīng)有較嚴(yán)密之處理監(jiān)督。反之 ，則可略予放寬，以求提高工作效率。 6．程序應(yīng)合時宜 即應(yīng)注意程序的及時改進(jìn)。早期設(shè)計(jì)的處理程序或流程，經(jīng)過若干時日后，應(yīng)加以檢 討，不斷改進(jìn)，以因應(yīng)組織的變更，或作業(yè)上的實(shí)際需要。 由上述采購作業(yè)流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的各項(xiàng)要點(diǎn)，可以了解采購流程對采購作業(yè)的影響及 重要性。采購作業(yè)基本步驟如下： 1．需求 即在采購之前，應(yīng)先確定買哪些物料？買多少？何時買？由誰決定等？ 2．需求說明 即確認(rèn)需求之后，對需求的細(xì)節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸及檢驗(yàn)方式等，均須 加以明確說明，以便來源選擇及價格談判等作業(yè)，能順利進(jìn)行。 3．選擇可能的供應(yīng)來源 即就需求說明，從原有供應(yīng)廠商中，選擇實(shí)績良好廠商，通知其報價。 4．合宜價格的決定 即決定可能的供應(yīng)商后，進(jìn)行價格的談判。 5．訂單安排 即于價格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。合約或訂單，均屬具有法律效力的書面文件 ，對買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)，須予列明。 6．訂單追蹤與稽核 即簽約訂貨之后，為求銷售廠商之如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促廠 商 按規(guī)定交運(yùn)，并予嚴(yán)格驗(yàn)收入庫。 7．核對發(fā)票 廠商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時，對于發(fā)票的內(nèi)容是否正確， 應(yīng)先經(jīng)采購部門核對，財(cái)務(wù)部門才能辦理付款。 8．不符與退貨處理 即凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗(yàn)收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨。并立即辦 理重購，予以結(jié)案。 9．結(jié)案 即凡驗(yàn)收合格付款，或驗(yàn)收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項(xiàng)書面資料有無 缺失，績效好壞等，簽報高階層管理或權(quán)責(zé)部門核閱批示。 10．紀(jì)錄與檔案維護(hù) 即凡經(jīng)結(jié)案批示后之采購，應(yīng)列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā) 生問題之查考。（檔案都有一定保管期限之規(guī)定）。 第八章 采購表單 | | |XXXXX有限公司供應(yīng)商送貨單 NO 000084 | | | | | | | | |送貨單位 | |年 月 日 | |： |鉤稽單號: | | |編 碼 |品 名 |規(guī) 格|單 位|數(shù) 量 |單 價 |金 額|備 注| |　 |　 |　 |　 |　 |　 | | | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | | | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | | | | | | | | | | | | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | | | |　合 計(jì) |　 |　 |　 | | | |送貨人： | | | |制表人： | 三聯(lián)①存根聯(lián)②送貨聯(lián)③升達(dá)聯(lián) | | |XXXXX有限公司入庫單 NO 000084 | | | | | | | | |送貨單位 | |年 月 日 | |： |鉤稽單號: | | |編 碼 |品 名 |規(guī) 格|單 位|數(shù) 量 |單 價 |金 額|備 注| |　 |　 |　 |　 |　 |　 | | | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | | | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | | | | | | | | | | | | |　 |　 |　 ...
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