三、公司報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度
三、公司報(bào)刊郵件函電收發(fā)制度 第一條 全公司公私報(bào)刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電等由公司收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。 第二條 外發(fā)函電要求。 1．各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午××點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送 到收發(fā)室，另填寫掛號(hào)、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。 2．每天下午××點(diǎn)以前，公司收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)日外發(fā)函、電清點(diǎn)，累計(jì)送交郵局寄發(fā)。 表23-3 信函寄發(fā)記錄表 業(yè)務(wù)類 公共關(guān)系 采購類 總務(wù)類 |發(fā)函日期 |發(fā)函單位 |文 別|內(nèi) 容 |寄發(fā)單位 |回函日期 |回函內(nèi)容 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 第三條 外來郵件管理 1．外來郵件一律公司收發(fā)室簽收分發(fā)。 2．凡掛號(hào)、紙包、包裹單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。 3．一般公啟函、電和公司內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報(bào)箱 內(nèi)。 4．私人不明平信一律放到（信架）信袋內(nèi)，由個(gè)人自取。 5．不論公私郵件，收發(fā)室應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤對(duì)；國 外來函應(yīng)檢查封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)被拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映查明原 由。 6．凡掛號(hào)信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即 到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時(shí)去郵局取款取件。超期罰款收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。 第四條 報(bào)刊訂購與收發(fā) 1．報(bào)刊訂購 （1）訂購時(shí)間：上半年； 下半年。 （2）訂購手續(xù)：不論單位和個(gè)人，均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄，再將需要訂購的 報(bào)刊代號(hào)、名稱、出版日期、單價(jià)、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對(duì)算價(jià)，確認(rèn) 無誤后，當(dāng)面繳款開票。公費(fèi)訂購報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。 歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外，還須填寫報(bào)刊分發(fā)清單，詳 細(xì)寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或個(gè)人。 2．報(bào)刊收發(fā) （1）收發(fā)員每天對(duì)郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及 時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退任。 （2）收發(fā)員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)、不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào) 刊時(shí)間為××小時(shí)，任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。
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