主管學(xué)2
完全經(jīng)典實(shí)戰(zhàn)的鮮活案例 6個(gè)章節(jié)全方位培養(yǎng)你的管理才能 《主 管 學(xué) 全 書》 （下） 第三部分 演出開始了 如何搞好日常管理 如何應(yīng)付工作壓力 如何搞好日常管理 你覺得精疲力竭！你要做的遠(yuǎn)比你能做的要多。如果你要做的事是如此之多，以致于 你甚至都沒有時(shí)間來考慮一下該如何安排時(shí)間，于是，你就知道你該作些改變了。 時(shí)間的安排不僅包括你如何用你自己的時(shí)間及為何目的而用，也包括你怎么為別人安 排時(shí)間。安排好自己的時(shí)間，你要設(shè)定目標(biāo)、作好計(jì)劃；安排好你員工的時(shí)間，你也。 要作好計(jì)劃，安排好進(jìn)度。 個(gè)人計(jì)劃、職業(yè)計(jì)劃、組織計(jì)劃 你需要在你的門上掛塊“請(qǐng)勿打擾”的牌子，以便能獨(dú)自安靜地呆上幾個(gè)小時(shí)。如果你 還沒有辦公室，那你也要找個(gè)安靜的角落安頓你自己（除非在你工作的地方，根本不可 ·能有安靜的時(shí)間——那樣，你就得在家里找這個(gè)時(shí)間了）。利用這段時(shí)間，列三張表，職 業(yè)計(jì)劃、組織計(jì)劃和個(gè)人計(jì)劃。然后為它們各自列出時(shí)間的計(jì)劃來：三年的、一年的和 明天的。 職業(yè)計(jì)劃就是那些從現(xiàn)在起三年內(nèi)你要達(dá)到的目標(biāo)。比如說，你也許想坐上你老板的 位置，或者想在別的公司里得到一個(gè)更好的工作，又或者你想單干，自己創(chuàng)業(yè)，又或者 你想要繼續(xù)升職，不斷加重你肩上的擔(dān)子。 組織計(jì)劃就是你為你管理的那些員工們?cè)O(shè)立的計(jì)劃，比如說，你希望老王在××?xí)r候退 休，然后讓小張接替他的位置，這樣，你車間的生產(chǎn)就擴(kuò)大了。 你個(gè)人的計(jì)劃也許包括要多花點(diǎn)時(shí)間和你成長(zhǎng)中的孩子呆在一起，共享天倫之樂；學(xué) 學(xué)計(jì)算機(jī)；或者多作鍛煉以改變你的體形。 對(duì)這些計(jì)劃，你要分出個(gè)主次來，依事情的輕重緩急來排一排，如職業(yè)計(jì)劃，3；組 織計(jì)劃，3；以及個(gè)人計(jì)劃，3。 明天從今天開始 如果，你職業(yè)上的計(jì)劃就是在三年內(nèi)坐上你老板的位子，那么，從現(xiàn)在起的一年內(nèi)你 就得設(shè)法讓你的老板下放一部分權(quán)力給你。如果你想要換個(gè)工作，那么，一年后你就該 和別的公司的人談?wù)?，而且，從明天開始，就可以開始留心是不是有可能的接觸機(jī)會(huì)。 接下來，來看看你的組織計(jì)劃。你用什么方式可以安排老王早點(diǎn)退休？而小李接下來 要接受些哪方面的訓(xùn)練呢？誰可以支持你的擴(kuò)展計(jì)劃？ 在個(gè)人計(jì)劃方面，你也要排個(gè)先后。參加一個(gè)電腦培訓(xùn)班或健美班，或者安排一個(gè)家 庭活動(dòng)。 三年計(jì)劃是你的理想，而一年計(jì)劃是你行動(dòng)的方案。明天就是你采取行動(dòng)的日子，而 今日，則要為明天的行動(dòng)作好準(zhǔn)備。 為自己訂立時(shí)間表 現(xiàn)在，你必須列一張圖表，不僅要包括你的所有工作活動(dòng)，也要包括你工作之外的活 動(dòng)。如果你的活動(dòng)挺有規(guī)律，那么列一張每日的活動(dòng)時(shí)間表；如果你的工作日日不同， 那么列一張周表，把一周里每天要做的事排一排。 時(shí)間表里要列出你一天大致上要做的事，這傳達(dá)給你這樣一個(gè)信息：你應(yīng)該減少一部 分工作，而多留一點(diǎn)休息時(shí)間給自己。 下面就是一位女性主管列出的一天工作時(shí)間表（以半小時(shí)為最小計(jì)時(shí)單位）。 看一看你的時(shí)間表，它會(huì)告訴你為自己做了多少，是多還是少；還會(huì)告訴你，你從中 得到了多大的滿足，是大呢還是小。如果你的大部分時(shí)間都花在那些大耗能量的工作上 ，你就會(huì)把自己給榨干了，從而使你的工作不再那么有效率。問一問你自己：（1）那件 事確實(shí)需要做嗎？（2）能不能用別的方式來做它？（3）能讓別人來做它嗎？（4）如果 以不同的方式做，會(huì)有什么后果？如果不是由我來做呢？如果根本不做呢？（5）你是不 是有更合適的時(shí)間來做那些并不讓人喜歡的工作？比如，早點(diǎn)干完他們，然后你就眼不 見心不煩了；或者給你自己些獎(jiǎng)勵(lì)以刺激你去做它們。 在你的時(shí)間表里，讓你每項(xiàng)活動(dòng)所占用的空間盡量與它聽占的時(shí)間接近。例如，如果 你睡8個(gè)小時(shí)，它就會(huì)占去你圖表中三分之一的空間。 工作的時(shí)間 “一日之計(jì)在于晨”，在一天開始的時(shí)候，就列好一張表，把你在那一天中要做的事都 列出來，把你首先要做的事用紅筆畫出來，用綠色的筆把你接著做的劃出來，而用藍(lán)色 的筆把那些可以留待明天再做的劃出來。今天用藍(lán)筆劃的也許就是明天要用紅筆劃的， 也有可能會(huì)一直用藍(lán)筆劃而最終被鈞掉了。你可以制定你自己的計(jì)劃體系，但是，你必 須要有一個(gè)計(jì)劃體系，否則，你不會(huì)知道什么已經(jīng)做完了，什么還沒有做。把你作過標(biāo) 記的表裝訂存檔，這樣，當(dāng)你老板評(píng)價(jià)你工作的時(shí)候，它們可以放在你手邊以便查閱。 注意一下你是不是做了許多救火的工作，這意味著你總是忙于應(yīng)付危機(jī)，而不能完成 你那些計(jì)劃好了要做的工作。如果情況確實(shí)如此，那么你就得安排一下時(shí)間，試著盡量 避免發(fā)生這些危機(jī)。這么做，也許包括要了解一下事情的模式，何時(shí)、何地、何人？這 些問題是不是總和同一個(gè)人有關(guān)？原因是什么？你也許該和那些相關(guān)的人士開個(gè)會(huì)，幫 助他們控制一下他們的情緒，以避免危機(jī)的出現(xiàn)。 一個(gè)經(jīng)理的工作充斥著打岔的事： 他的時(shí)間被另割得支離破碎。他和別人之間的交流總是很簡(jiǎn)捷，而要做的事情是各種 各樣、無其不有。換言之，你不會(huì)有長(zhǎng)時(shí)間的、可預(yù)見的、不被打岔的整段的時(shí)間。在 同時(shí)玩弄?jiǎng)?wù)仰把戲這一點(diǎn)上，女人總比男人行，而且女人們?cè)诒淮驍嘀?，也可以比?人更快地再次投入工作。也許這是她們看過她們的母親對(duì)付一團(tuán)糟的情況，或許他門自 己就曾有過處理混亂事態(tài)的經(jīng)歷。油鍋旺了，小孩在客廳尖叫大哭，偏偏這時(shí)門鈴又響 了，真是一團(tuán)糟。所以對(duì)婦女而言，有時(shí)候是“塞翁失馬，焉知非福”，這種經(jīng)歷反而會(huì) 對(duì)她們的工作大有補(bǔ)益，這一點(diǎn)，可能是很多人想不到的吧。 接受這樣的一個(gè)拿實(shí)是很重要的，即支離破碎的時(shí)間是主管工作的一個(gè)方面，因?yàn)槟?必須要學(xué)會(huì)處理它們及利用零碎時(shí)間完成工作。如果你想等到 有一長(zhǎng)段時(shí)間時(shí)才開始一項(xiàng)工作，你也許就得永遠(yuǎn)等下去了。下面就是些剝奪你時(shí)間的 罪魁禍?zhǔn)祝?任務(wù)的耽擱拖延。 不斷的電話（把電話先篩選一下，盡量只接一些重要的，而目，如果可能的話，你可以 往你精力最不濟(jì)的那段時(shí)間里回所有要回的電話）。 文件的錯(cuò)置。 不速之客。 等候來記者（這段時(shí)間你仍可繼續(xù)工作，或者找些事情來作。要懂得充分利用這些空檔 ）。 沒育把工作分派給別人去做。 不必要的文山會(huì)海（你要考慮一下你在那些會(huì)議中充蘭什么角色，然后再次定你是否有 參加的必要）。 不必要的通信（筆者常常就在收到的那封信上寫上幾句話，把要回答的簡(jiǎn)潔地寫在那上 面，然后寄回去。這樣，就可以避免許多象“收到你的信很高興”、你好！“祝你······”那些 不必要的客套話。別小看這些，如果你要回十幾二十幾封信的話，節(jié)省下來的時(shí)間也不 是個(gè)小數(shù)目呢）。 下面列的這些則可以幫助你節(jié)省時(shí)間： 除非絕對(duì)必要，否則絕不要在壓力下做出決定。 多征求別人的意見。 不要想著事事都要占著先機(jī)。 不要怕作出的決定是錯(cuò)誤的，但要避免再作出“那個(gè)”錯(cuò)誤的決定。 要認(rèn)識(shí)到不是所有值得做的事都要做得完美無缺，你用不著面面俱到。 作完一個(gè)決定之后，馬上接著開始做別的事。 按事先的預(yù)定的方案安排每一天的時(shí)間。 按事情的輕重緩急制定你每一天的計(jì)劃。 把你每天要做的事情列成一張表。 .如果你有秘書可用的話，盡量把那些可以由她來做的事分配給她做。 .注意經(jīng)常地看看你的計(jì)劃表，注意不斷地對(duì)事情的緩急作一些調(diào)整。 .問問你自己，“現(xiàn)在我最好做什么？”然后動(dòng)手。 .把一件事分成幾個(gè)部分來做，所以你就不需要用一整塊時(shí)間來做它了。 .蘭你要做的事情實(shí)在太多時(shí)，告訴你的上司什么事你打算先擱下不做，什么事你打算分 派給別人做，并征求一下他的意見。 誰最適合干什么 你負(fù)責(zé)的是什么？是產(chǎn)品呢，還是服務(wù)？不論你負(fù)責(zé)的是產(chǎn)品還是服務(wù)，你都得采取 一定的行動(dòng)來完成你部門的定額。這也許要求你做些文書工作來提供某一項(xiàng)服務(wù)，也許 要求制造某一種產(chǎn)品。把你為了完成既定產(chǎn)值要采取的所有步驟列成一張表。在你弄清 楚要做的是什么之后，你就要決定讓誰來做它。 在你沒有弄明白兩件事之前，你是不可能制定出進(jìn)度表的。這兩件至關(guān)重要的事就是 ：你要做的是什么，以及為了完成它，你的員工需要具備哪些技能。你還應(yīng)該在工作和 人之間找出一個(gè)最佳的結(jié)合點(diǎn)。為此，你不僅需要把你自己的活動(dòng)列成一張表，最好讓 你的員工們也這樣做。 讓你的員工們準(zhǔn)備一張和下面所列相同的表格。讓他們把他們的活動(dòng)分成三類：每日 必做的；常規(guī)的但不是每日做的；以及非常規(guī)的（也許只在一段時(shí)間里做）。下面就是 你要做的表的例子。 |活動(dòng) |每日 |常規(guī)的但非每日的 |非常規(guī)的 | |讀信 |√ | | | |回電話 |√ | | | |盤存 | |一月一次 | | |寫報(bào)告 | |二周一次 | | |作工作評(píng)估 | |一年兩次 | | |和客戶吃飯 | | |√ | |和新工人談話 | | |√ | |制定工作表 |√ | | | |為工人安排進(jìn)度 | |每周一次 | | |向老板報(bào)告 | | |√ | |訂購辦公用品 | |一月一次 | | |開職工會(huì)議 | |一月一次 | | 在你看過了你的活動(dòng)表之后，你也許會(huì)覺得你應(yīng)該和你老板約好時(shí)間，定期會(huì)面、報(bào) 告情況，而不是象現(xiàn)在一樣，碰上了才談上幾句，或者你認(rèn)為兩周寫一次報(bào)告太過頻繁 了，你只要一個(gè)月寫一次就夠了。而看你工人們準(zhǔn)備好的那些表格，則會(huì)為你提供和他 們討論的基礎(chǔ)：他們善長(zhǎng)干什么工作？你想要他們改進(jìn)些什么？他們能改變些什么？那 些表格同時(shí)也會(huì)為你提供關(guān)于如何使用人力資源方面的信息。女人及年紀(jì)較大的人更多 地做些日常工作嗎？他們做事是不是更有規(guī)律些？年青人是不是更多地?fù)?dān)負(fù)一些非常規(guī) 或不同尋常的工作？情況也許確實(shí)如此。但是，除非你看了這些表格，否則你也許不會(huì) 發(fā)現(xiàn)這其中的細(xì)微差別。 把你自己的表格建立在你工人做的以及你對(duì)他們長(zhǎng)處和短處的了解之上，你可以依照 下面的那張表來做。在表上，打“×”號(hào)的表示你最初的安排，而打“√”號(hào)的是你在看了你 工人的表格之后，權(quán)衡利弊之后增加進(jìn)去的。 | |回電 |回例行信|打字|整理檔 |作口授 |長(zhǎng)處 |短處 | | |話 |件 | |案 |事宜的 | | | | | | | | |記錄 | | | |小章|× | |× | | |善于打電話|經(jīng)常缺勤 | | | | | | | |、回電話 | | |老王| |× |× | |√ |動(dòng)作迅速、|不太確切 | | | | | | | |工作熱情高| | |老李|√ | |× |× | |熟知公司上|快退休了、| | | | | | | |下大大小小|看上去經(jīng)常| | | | | | | |的事 |很疲憊 | |小孟| | |× |√ | |做事很細(xì)致|動(dòng)作慢 | | | | | | | |、安靜 | | |小劉| | |× | |× |年青、聰明|做事有三分| | | | | | | |胸懷大志 |鐘熱度、很| | | | | | | | |快會(huì)厭倦 | 對(duì)照這張表，你馬上就能看出問題來。常常需要有人來接替小章的工作，這無疑會(huì)降 低工作效率。她必須得更可靠些，要么，就得安排一個(gè)人可以自動(dòng)地接替她，或者，你 也可以安排幾個(gè)人輪流地代替她工作，雖然老王動(dòng)作快，但做事粗糙，那么也許讓小孟 來回復(fù)信件會(huì)更好些，要么在老王做完之后讓小孟核對(duì)一遍。老李不該再做整理檔案的 工作了，他應(yīng)該把他的那一套經(jīng)驗(yàn)教給別人，以便在他退休之后，可以有人接替他的工 作。小劉應(yīng)該被列在參加那個(gè)電腦培訓(xùn)的人選之列，而公司剛雇用的那個(gè)員工也許該坐 下來和老李好好地談一談，因?yàn)槔侠顚?duì)公司的情況可謂是了若指掌。也許還該找個(gè)人來 學(xué)一學(xué)記錄口授事宜，問一問老王，看他是不是有意要學(xué)，而同時(shí)，你也要確定一下， 他會(huì)得到些幫助，以助他提高精確度。 上述的這些決定，不綜合一下別人的意見，你一個(gè)也不能作。不管什么時(shí)候，只要有 可能（如果一項(xiàng)決定會(huì)影響一個(gè)人的工作），你就要征求與此有關(guān)的那個(gè)人或...
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