五、公司文書管理制度
五、公司文書管理制度 （一）總則 第一條 為確保文書事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率特制定本制度。 第二條 所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報(bào)告會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、 電報(bào)、各種賬簿圖表、參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。 第三條 全部文書歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有。 第四條 必須嚴(yán)格保守文書的機(jī)密。 第五條 文書按下列要點(diǎn)處置或辦理： 1．凡重要事宜的指示、請示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書”的形式 進(jìn)行。所有文書的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。 2．即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書形式記錄下 來。 第六條 文書的管理原則規(guī)定如下： 1．文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部負(fù)責(zé)。 2．分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書管理，另有文書管理細(xì)則做出規(guī)定。 （二）文書的收發(fā) 第七條 到達(dá)文書全部由文書主管部門接收，并按下列要點(diǎn)處置： 1．一般文書予以啟封，分送各部門。 2．私人文書不必開啟，直接送收信人。 3．分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回總務(wù)部。 （三）文書的處理 第八條 文書按機(jī)密程度可分為以下幾類： 1．絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。 2．秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書。 表23-7 表格登記單 |圖 表 |聯(lián) |填制單位 |移 送 | |名 稱 | | |單 位 | | |數(shù) | | | |用 | |聯(lián) |式 聯(lián)，第1聯(lián)： | | | |數(shù) | | |途 | |及 |第2聯(lián) | | | |分 | | | | |送 |第3聯(lián) | | | |單 | | | | |位 | | |請印日期 | |需要日期 | |表格編號 | | |表格格式 |依舊格式印刷品 依附樣印刷 |現(xiàn)有存量 | | |請印數(shù)量 | |每月耗量 | |使用年度 | | |需校對否 |需 否 | （七）文書的整理與保存 第三十條 文書按內(nèi)容進(jìn)行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結(jié)的文書，另一類是可以歸檔的 文書。 第三十一條 全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編 輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。 第三十二條 制度規(guī)定、不動產(chǎn)權(quán)利書、合同書、往來公文與特許專利等特別重要的文書，由總務(wù)部 填寫“重要文書目錄”后，予以保存。 第三十三條 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類，一類是特別重要的文書，直接歸主管保存，另一類 是一般的文書，留存各部門保管。 第三十四條 文書的保存年限如下： 1．永久保存文書，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重 要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股票關(guān)系書類；重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政 府許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。 2．保存十年文書，包括請求審批提案文書，人事任命文書，獎金工資與津貼有關(guān)文 書，財(cái)務(wù)會計(jì)賬簿、傳票與會計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要文書。 3．保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。 4．保存一年文書，指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部 門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。 第三十五條 全部重要的機(jī)密文書，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。 第三十六條 保存期滿以及沒必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管決定，填寫廢除理由和日期之后，予以銷毀。 機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。 第三十七條 如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更，或者做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整 的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。 第三十八條 必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。 第三十九條 在制度難以執(zhí)行時(shí)，須與總務(wù)部聯(lián)系，由文書主管做出裁定。 第四十條 本制度自頒布之日起實(shí)施。
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