十三、公司檔案管理制度
十三、公司檔案管理制度 第一條 管理部門 1．文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存影本。如 因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)文書管理部門主管同意后妥善保存，文 書管理部門以影本歸檔。 2．各分公司檔案分類目錄及編號原則，由各公司經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定， 總管理處各部門、中心檔案則由各部門自行編定并報送總管理處。 第二條 文件點收 文件結(jié)案移送歸檔時，根據(jù)如下原則點收： 1．檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。 2．文件如經(jīng)過抽查，應有管理部門主管的簽認。 3．文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應立即退回經(jīng)辦部門補辦。 4．與本案無關(guān)的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經(jīng)辦部門。 5．有價證券或其他貴重物品，應退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送指定保管部門簽收后， 將文件歸檔處理。 第三條 文件整理 點收文件后，應依下列方式整理： 1．中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 2．右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢。 3．文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一 。 第四條 檔案分類 1．檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級 分類。先以部門區(qū)分，部門區(qū)分之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若 干小類。 2．檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多，三級分類不夠應用時須在第三級之 后增設第四級“細類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。 3．同一“小類”（或細類）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多， 一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案裝訂，并于小類（或細類）之后增設“卷次 ”編號，以便查考。 4．每一檔夾封面內(nèi)首頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并 以每一案一個“目次”編號為原則。 5．檔號的表示方式如下 A A ——B B C C D ——E E 其中 A A 為經(jīng)辦部門代號，B B 為大類號，C C 為小類號，D 為檔案卷次，E E 為檔案目次。 第五條 檔案名稱及編號 1．檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為 原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 2．各級分類、卷次及目次的編號，均以十進制阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件 多少，及增長情形斟酌決定。 3．檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及 其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 4．檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增 補之用。 5．檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改，必要應 事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 第六條 檔號編寫 1．新檔案，應就“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，為 此來編列檔號。 2．檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔號并予以同號編列。 3．檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其 主要類別，再編列檔號。 4．檔號應自左而右編列，右方裝訂的檔案，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左 方裝訂者則填寫于右上角。 第七條 檔案整理 1．歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。 2．檔夾的背脊應標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 第八條 保存期限 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： 1. 久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦事細則； （4）董事會及股東會紀錄；（5）財務報表；（6）政府機關(guān)核準文件；（7）不動產(chǎn)所 有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設計圖；（9）其他經(jīng)核定須永久保存 的文書。 2. 10年保存：（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料； （4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。 3．5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書。 4．1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。 5．各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 第九條 檔卷清理 1．檔案管理人員應隨時擦拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時， 依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀，銷毀前應造冊呈總經(jīng)理核準，并于目錄 表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。 2．保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“收（發(fā) ）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。 第十條 調(diào)卷程序 1．各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調(diào)閱檔案時，應填寫“調(diào)卷單”，經(jīng)其部 門主管核準后向管檔人員調(diào)閱。 2．檔案管理人員接到“調(diào)卷單”，經(jīng)核查后取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出 日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則按歸還日期先后整理以備催還。 3．在檔案室當場借閱者，免填“調(diào)卷單”。 4．檔案歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由檔案管 理人員留存?zhèn)洳椤?第十一條 調(diào)卷管理 1．“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形應延長調(diào) 閱期限時，應按調(diào)閱程序重新辦理。 2．調(diào)卷人員對于所調(diào)檔案，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管 檔人員負責處理。 3．調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應變 更調(diào)卷登記，不得私自授受。 4．調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務無關(guān)之案件，應經(jīng)文書管理部門 主管同意。 ----------------------- ^2 1 1 ^2 1 ^2 1 ^2 1 1 ^2 1 ^2 1 ^2 1 ^2 1
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