四、公司文件管理規(guī)定
四、公司文件管理規(guī)定 （一）總則 第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用， 特制訂本制度。 第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種 文件、資料。 第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口 管理。 表23-4 送發(fā)公文登記簿 |日 期 |文 號 |收文單位 |文 別|事 由 |附 件 |附 本 |回涵內容 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 表23-5 表格檔案處理工作一覽表 |部門|表格檔 |聯(lián)數(shù)|負責 |表格性質 |完成 |審核 |審核 | | |案名稱 | |職別 | |期限 |職別 |日期 | | | | | |日報 |月報 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 3．草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明 、文字簡練、標點符號正確、書寫工整，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫； 4．文稿擬就后，擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷 份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級； 5．廠辦應根據(jù)廠部的要求和上級有關指示精神、有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和 修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬 稿； 6．經(jīng)廠辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）； 7．對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬稿部門重新謄寫清楚； 8．需經(jīng)會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽； 9．文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定呈送廠部領導審定批準簽發(fā)； 10．經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交廠辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打印； 11．文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名； 12．文件打字后，由廠辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況， 對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。 （五）文件的借閱和清退 第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級 的文件須兩辦主任同意后方可借閱。 第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全 文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。 第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求 限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清 ）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。 第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。 （六）文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍 1．凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔： （1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復； （2）廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領 導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等； （3）廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄； （4）廠一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記 錄等； （5）有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果； （6）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)言材料等； （7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行 匯報的提綱和材料； （8）反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音像攝制品； （9）工廠日志和大事記； （10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。 2．業(yè)務科室、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負 責立卷歸檔。 第十六條 立卷要求 1．文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。 2．立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件材料 的完整性。 3．要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件 材料，要及時立卷歸檔。 4．上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（ 室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。 （七）文件的銷毀 第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，廠辦機要室應定期清理造冊，并按上級有 關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。 第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派專車分別由廠辦機要秘書和正（副）主任護送到上級機關 指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
四、公司文件管理規(guī)定