高效會(huì)議管理技巧
高效會(huì)議管理技巧（節(jié)選）
【所屬體系】 個(gè)人發(fā)展類
【主講專家】 張曉彤
內(nèi)容提要
第一講　當(dāng)今會(huì)議面面觀
第二講　會(huì)議效率不高的原因及解決方案
第三講　開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作
第四講　成功會(huì)議的五種策略
第五講　會(huì)議中的溝通與反饋技巧
第六講　主持人的會(huì)議管理技巧
第七講　如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況
第八講　主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任
第九講　會(huì)議記錄
第十講　會(huì)后跟進(jìn)
第一講 當(dāng)今會(huì)議面面觀
【本講重點(diǎn)】
會(huì)議的意義
會(huì)議的目的
會(huì)議的種類
會(huì)議的頻率
會(huì)議成本的計(jì)算
會(huì)議的主要目的就是解決問(wèn)題，但由于開(kāi)會(huì)技巧不佳或過(guò)于頻繁，不但無(wú)益于解決問(wèn)題，反而使問(wèn)題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工花太多時(shí)間在無(wú)效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會(huì)議中高效率且有效果地解決問(wèn)題，是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題。
會(huì)議的意義
1．會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道
圖1-1 集思廣益圖
如上圖1-1，會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過(guò)會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開(kāi)會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。
2．會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在
會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒(méi)有不開(kāi)會(huì)的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開(kāi)會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。
圖1-2 組織或部門與會(huì)議
3．會(huì)議是一種群體溝通的方式
開(kāi)會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來(lái)越多，現(xiàn)在人們可以通過(guò)Ｅ-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都無(wú)法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。
會(huì)議的目的
◆開(kāi)展有效的溝通
會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。
◆傳達(dá)資訊
通過(guò)會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說(shuō)向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部門的相關(guān)資訊。
◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾
許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來(lái)有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。
◆達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題
達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過(guò)這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問(wèn)題的解決。
高效會(huì)議管理技巧