文件和資料控制程序
有限公司企業(yè)標準 Q/6DG13.401-2003 文件和資料控制程序 2003-04-20發(fā)布 2003-05-01實施 有限公司 發(fā) 布 |文件和資料控制程序 | |1 目的 | |確保公司所有內(nèi)部文件、外部文件、圖樣與技術(shù)資料的準確性和統(tǒng)一性，使公司| |所有與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件、圖樣與技術(shù)資料之流通、應(yīng)用、處理等得到有| |效控制，以控制與本質(zhì)量管理體系要求有關(guān)的所有文件與資料，使所有持有文件| |、圖樣與技術(shù)資料的相關(guān)部門、生產(chǎn)場所能及時獲得有效的最新版本的文件、圖| |樣與技術(shù)資料。 | |2 范圍 | |本程序適用于本公司質(zhì)量管理體系所涉及到的有關(guān)產(chǎn)品和原/輔材料的采購、制 | |造（包括設(shè)計/開發(fā)、樣件生產(chǎn)、試生產(chǎn)、批量生產(chǎn)等）、檢驗和試驗及校準、 | |倉儲、包裝到交付各階段作業(yè)的所有文件、圖樣與技術(shù)資料和顧客、供應(yīng)商提供| |的相關(guān)文件、圖樣與技術(shù)資料及與國際/國家政府、安全和環(huán)保法規(guī)有關(guān)的相關(guān) | |外部文件與資料之控制。 | |引用文件 | |Q/6DG05.01 《企業(yè)標準編號管理制度》 | |Q/6DG13.706 《設(shè)計和開發(fā)控制程序》 | |Q/6DG07.28 《工藝文件更改細則》 | |Q/6DG13.402 《記錄控制管理程序》 | |Q/6DG13.701 《產(chǎn)品質(zhì)量先期策劃程序》 | |Q/6DG13.702 《項目策劃管理程序》 | |Q/6DG15.0402.01 《產(chǎn)品設(shè)計資料審簽制度》 | |Q/6DG05.20 《基本產(chǎn)品圖樣管理制度補充規(guī)定》 | |Q/6DG15.0402.01 《產(chǎn)品設(shè)計資料審簽制度》 | |Q/6DG02.30 《電子文件和電子檔案管理規(guī)定》 | |Q/6DG02.18 《標準資料管理細則》 | |Q/6DG02.21 《檔案資料借閱制度》 | |4 術(shù)語和定義 | |體系管理文件：一階文件、二階文件、三階文件和四階文件之操作說明書、檢驗| |標準/檢驗規(guī)程、操作標準/操作規(guī)程等。 | |一階文件：質(zhì)量手冊； | |二階文件：程序文件； | |三階文件：作業(yè)指導書（包括：操作說明書、檢驗標準/檢驗規(guī)程、操作標準/操|(zhì) |作規(guī)程、在過程中所需使用的工藝文件、工序卡片、圖樣與技術(shù)資料等）； | |四階文件：表單/表格、記錄； | |外部文件：顧客或公司外所輸入的圖樣與資料或書籍文件（政府、安全與環(huán)保法| |規(guī)及國際/國家標準）等； | |技術(shù)文件：指本公司內(nèi)部編制的工程規(guī)范、工程標準、工作規(guī)范、作業(yè)標準、檢| |查基準、圖樣、包裝標準、工藝技術(shù)文件等和/或顧客提供的圖樣、工程規(guī)范、 | |工程標準/技術(shù)標準、技術(shù)條件/協(xié)議、質(zhì)量規(guī)范、檢驗規(guī)范、檢驗標準、電腦數(shù)| |據(jù)軟盤/軟件、樣品等和/或本公司與供應(yīng)商簽訂的協(xié)議等。 | |5 職責 | |5.1 文件制作、修訂、補發(fā)、廢止之申請：相關(guān)部門。 | |5.2 文件之擬定、審查、批準： | |5.2.1 一階文件：質(zhì)量保證部主管擬定，管理者代表審查，總經(jīng)理核準； | |5.2.2 二階文件：各相關(guān)單位擬定，各部門主管審查，管理者代表核準； | |5.2.3 三階文件：各相關(guān)單位擬定，各部門主管審查、核準； | |5.2.4 四階文件：隨二、三階文件一并審核； | |5.3 文件發(fā)行、回收、銷毀、列管：檔案管理部門； | |5.4 | |外部文件與資料由檔案管理部門接收并登錄，然后將其分發(fā)到所需要的相關(guān)部門| |，原稿由檔案管理部門存檔保管；如需將其轉(zhuǎn)換為公司內(nèi)部文件時，其制、修、| |補、廢等作業(yè)由相關(guān)使用部門依一、二、三、四階文件之擬定、審查、核準的規(guī)| |定進行。 | |5.5 | |外部文件與資料由檔案館接收并登錄（顧客、供應(yīng)商的圖樣與技術(shù)資料之接收和| |登錄由技術(shù)部門負責），然后將其分發(fā)到所需要的相關(guān)部門，原稿交檔案部門存| |檔保存；如需將其轉(zhuǎn)換為公司內(nèi)部文件時，其修、補、廢等作業(yè)由相關(guān)使用部門| |依一、二、三、四階文件之擬定、審查、核準的規(guī)定進行。 | |6工作流程和內(nèi)容 | |工 作 流 程 |工 作 內(nèi) 容 說 明 |使用表單 | | |6.1 體系管理文件 | | | |6.1.1 |更改單 | | |體系管理文件的編制、修訂/廢止| | | |申請： | | | |質(zhì)量手冊由質(zhì)量保證部組織編制 | | | |；程序文件由質(zhì)量保證部組織， | | | |與質(zhì)量體系要素有關(guān)的各職能部 | | | |門分別負責編寫；作業(yè)指導書由 | | | |各業(yè)務(wù)部門結(jié)合作業(yè)活動的特點 | | | |和程序文件的控制要求，負責組 | | | |織人員編制。 | | | |質(zhì)量手冊和程序文件的修訂/廢止| | | |由質(zhì)量保證部負責，作業(yè)指導書 | | | |的修訂/廢止由編寫單位負責。 | | | |6.1.2 體系管理文件的審查： | | |NO |質(zhì)量手冊由管理者代表審核； | | | |程序文件由職能部門領(lǐng)導審核； | | |YES |作業(yè)指導書由單位領(lǐng)導審核。 | | | |6.1.3 體系管理文件的編號： | | | |體系管理文件文號的編制按Q/6DG| | | |05.01《企業(yè)標準編號管理制度》執(zhí)| | | |行；發(fā)行編號由檔案部門順序編 | | | |寫。 | | | |6.1.4 | | |NO |體系管理文件的批準、頒布： | | | |質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準； | | | |程序文件由管理者代表批準； | | |YES |作業(yè)指導書由單位領(lǐng)導批準。 | | | |體系管理文件批準后頒布。 | | | |注：四階文件隨一、二、三階文 | | | |件審批、頒布。文件的修訂重復6| | | |.1.1。 | | | |6.1.5 |資料分發(fā)帳、卡 | | |體系管理文件分發(fā)、回收和銷毀 |資料回收帳 | | |A．分發(fā)：質(zhì)量手冊和程序文件按| | | |質(zhì)量保證部批準的發(fā)放清單建帳 | | | |簽發(fā)；作業(yè)指導書按文件編制部 | | | |門批準的分發(fā)單位建帳簽發(fā)，以 | | | |確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài) | | | |得到識別；并在所發(fā)放的文件上 | | | |加蓋“受控文件”印章，檔案部門 | | | |應(yīng)確保在使用處可獲得適用文件 | | | |的最新有效版本，同時相關(guān)部門 | | | |應(yīng)確保所發(fā)放的所有文件保持清 | | | |新和易于識別。 | | | |　B．回收：將作廢的體系管理文| | | |件建帳簽收，并在所回收的文件 | | | |上加蓋“作廢”印章。 | | | |C．銷毀：將簽收的作廢體系管理| | | |文件銷毀。 | | |工 作 流 程 |工 作 內(nèi) 容 說 明 |使用表單 | | |　6.1.6　體系管理文件的存檔保| | | |管： | | | |　體系管理文件一份作為檔案保 | | | |存，兩份作為資料保存供借閱； | | | |對已作廢尚有查考作用的文件需 | | | |加蓋“生產(chǎn)停用歸檔備查”章保存 | | | |。 | | | |6.2技術(shù)文件 | | | |6.2.1 技術(shù)文件的編制、修訂、 | | | |廢止： | | | |技術(shù)文件由主管技術(shù)人員編寫。 | | | |技術(shù)文件的修訂和廢止由技術(shù)人 |1.發(fā)出單 | | |員提出修訂/更改和廢止申請；設(shè)|2.更改單、更改申請3.| | |計文件和工藝文件的更改分別按Q|表設(shè)計和開發(fā)評審記錄| | |/6DG13.706《設(shè)計和開發(fā)控制程序|表 | | |》和Q/6DG07.28《工藝文件更改細 | | | |則》執(zhí)行。當影響顧客的裝配、成| | | |型、功能、耐久性或性能的要求 | | | |時，要辦理顧客批準手續(xù)，必要 | | | |時進行生產(chǎn)件批準。 | | | |為確保能按顧客要求的時間表對 | | | |其所有的工程規(guī)范得到有效管制 | | | |，公司技術(shù)部門和相關(guān)部門必須 | | | |在二周內(nèi)對顧客所有的工程...
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