文件管理
文件管理 |文件編號： |生效日期： |受控編號： | |NP602100 |2000.3.20 | | |密級：秘密 |版次：Ver2.1 |修改狀態(tài)： | |總頁數(shù) |9 |正文 |6 |附錄 |3 | |編制：李民 |審核：孟莉 |批準(zhǔn)：孟莉 | 沈陽東大阿爾派軟件股份有限公司 (版權(quán)所有，翻版必究) 文件修改控制 |修改記錄編號 |修改 |修改頁碼及條款 |修改人|審核人|批準(zhǔn)人|修改日期 | | |狀態(tài) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 目錄 1. 目的 2. 適用范圍 3. 職責(zé) 4. 術(shù)語和縮略語 5. 工作程序 5.1 文件控制范圍 5.2 文件的編號 5.3 質(zhì)量體系文件的控制 5.4 其它文件的控制 5.5 文件的保管 5.6 文件的網(wǎng)上發(fā)布 6. 引用文件 6.1 NP602200《信息管理》 6.2 NW602101《文件編寫導(dǎo)則》 6.3 NW602102《文件編號規(guī)定》 7. 質(zhì)量記錄 7.1 NR602100A“文件發(fā)行審批表” 7.2 NR602100B“文件修改申請與記錄單” 7.3 NR602100C“文件發(fā)行控制表” 目的 通過規(guī)定文檔的編制、審查、發(fā)布、更改和收回廢除必須遵守的過程，確保相關(guān)部門 得到有效的文件。 適用范圍 本程序適用于質(zhì)量體系文件，以及軟件開發(fā)產(chǎn)品和/或服務(wù)的過程中產(chǎn)生的文檔管理 。 注：質(zhì)量體系文件、軟件開發(fā)產(chǎn)品和/或服務(wù)過程中產(chǎn)生的文檔，以下統(tǒng)稱文件。 職責(zé) 3.1 質(zhì)量保證部門：負(fù)責(zé)組織質(zhì)量體系文件的編制、發(fā)放和更改控制。 2. 項(xiàng)目管理部門：負(fù)責(zé)技術(shù)文檔發(fā)行及更改控制。 3. 相關(guān)部門：負(fù)責(zé)各自部門的專用文檔及資料的編寫、更改。 術(shù)語和縮略語 本程序采用NQ402100《質(zhì)量手冊》中的術(shù)語和縮略語及其定義。 工作程序 5.1 文件控制范圍 1. 質(zhì)量體系文件，其分類為： 1. 質(zhì)量手冊 2. 程序文件 3. 支持性文件：包括作業(yè)指導(dǎo)文件、技術(shù)規(guī)范及有關(guān)資料。其中：作業(yè)指導(dǎo)文 件指在執(zhí)行程序文件時(shí)參考的具體作業(yè)文件；技術(shù)規(guī)范指在軟件產(chǎn)品開發(fā) 過程中應(yīng)遵守的技術(shù)準(zhǔn)則及規(guī)定。 2. 所有本公司質(zhì)量活動的計(jì)劃和進(jìn)展及與客戶相互配合的計(jì)劃性文檔。 3. 描述一個(gè)具體軟件產(chǎn)品或軟件項(xiàng)目的技術(shù)文檔和用戶文檔，包括 ——開發(fā)階段輸入/輸出； ——驗(yàn)證和確認(rèn)的計(jì)劃和結(jié)果； ——提供給客戶的文檔； ——維護(hù)文檔。 5.2 文件的編號 文件的編號按照NW602102《文件編號規(guī)定》執(zhí)行。 5.3 質(zhì)量體系文件的控制 5.3.1 編寫 5.3.1.1 質(zhì)量手冊及程序文件由管理者代表負(fù)責(zé)，并責(zé)成質(zhì)量保證部門組織相關(guān)人員進(jìn) 行編寫。 5.3.1.2 技術(shù)規(guī)范及作業(yè)指導(dǎo)書由技術(shù)總監(jiān)負(fù)責(zé)，并責(zé)成質(zhì)量保證部門組織相關(guān)人員進(jìn) 行編寫。 5.3.1.3 各類文件的格式按照NW602101《文件編寫導(dǎo)則》及相應(yīng)的規(guī)范要求編寫。 5.3.2 審批 |文件種類 |審核 |批準(zhǔn) | |質(zhì)量手冊 |管理者代表 |總經(jīng)理 | |程序文件 |相關(guān)部門負(fù)責(zé)人 |管理者代表 | |技術(shù)規(guī)范 |相關(guān)部門負(fù)責(zé)人 |技術(shù)總監(jiān) | |作業(yè)指導(dǎo)書 |相關(guān)部門負(fù)責(zé)人 |管理者代表 | |其他文件 |按相應(yīng)程序文件規(guī)定執(zhí)行審批 | 5.3.3 質(zhì)量體系文件的復(fù)制和發(fā)行 5.3.3.1 質(zhì)量體系發(fā)行，由質(zhì)量保證部門編制“文件發(fā)行控制表”，經(jīng)管理者代表或總經(jīng) 理批準(zhǔn)后進(jìn)行質(zhì)量體系文件的發(fā)行，填寫“文件發(fā)行審批表”，給出受控編號， 按文件指定發(fā)放的范圍與方式進(jìn)行發(fā)行。因特殊情況而超出發(fā)放范圍發(fā)行文件 時(shí)，必須經(jīng)文件原審批部門批準(zhǔn)后發(fā)行，對外發(fā)行文件必須經(jīng)過公司主管領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)，同時(shí)應(yīng)填寫“文件發(fā)行審批表”。 2. 當(dāng)文件介質(zhì)破損嚴(yán)重時(shí)，應(yīng)到質(zhì)量保證部門更換。新文件受控編號仍沿用原文 件受控編號，并將破損文件銷毀。 3. 當(dāng)文件使用人將文件丟失后，按5.3.3.2辦理申請領(lǐng)用手續(xù)，但必須在領(lǐng)用申請 中 作出說明。質(zhì)量保證部門在補(bǔ)發(fā)時(shí)應(yīng)給予新的受控編號，并在“文件發(fā)行審批 表”的備注項(xiàng)注明丟失，其受控編號作廢。 5.3.4 質(zhì)量體系文件的更改與作廢 5.3.4.1 根據(jù)糾正和預(yù)防措施的要求或文件使用人員的意見可對文件進(jìn)行更改。使用部門 申請更改文件時(shí)，須填寫NR602100B“文件修改申請與記錄單”。 2. 文件的修改由相應(yīng)的文件編制部門實(shí)施。文件更改后，注明修改狀態(tài)和更改生效 時(shí)間，并填寫文件修改記錄。文件更改的審核、批準(zhǔn)應(yīng)由原審批部門進(jìn)行。 5.3.4.3 收回舊版失效文件。對于收回的舊版文件，需要保留作為檔案資料的文件，在 文件介質(zhì)加蓋或注明“留存”標(biāo)志后存檔。需要作廢的由質(zhì)量保證部門在文件介 質(zhì)加蓋或注明“作廢”標(biāo)志后銷毀。 5.4 其它文件的控制 5.4.1 與開發(fā)有關(guān)的技術(shù)文檔的編制、審批與更改控制按相應(yīng)的程序文件的規(guī)定執(zhí)行 ，并由項(xiàng)目管理部門進(jìn)行發(fā)行。 2. 與開發(fā)無直接關(guān)系的其它文件的編制審批按相應(yīng)的程序文件的規(guī)定進(jìn)行。 5.5 文件的保管 各類受控文件由文件的發(fā)行和領(lǐng)用部門分別保管，非受控文件由文件的使用部 門保管。用戶文檔以及與用戶交往過程中使用的文檔由開發(fā)部門負(fù)責(zé)保管。項(xiàng) 目結(jié)束后所有技術(shù)文檔及來往文件交項(xiàng)目管理部門保管。 5.6 文件的網(wǎng)上發(fā)布 文件可在公司內(nèi)部網(wǎng)上進(jìn)行發(fā)布，保證各使用部門能夠及時(shí)獲取有效文件。文 件的網(wǎng)上使用安全管理依據(jù)程序文件NP602200《信息管理》的規(guī)定。 引用文件 6.1 NP602200《信息管理》 6.2 NW602101《文件編寫導(dǎo)則》 6.3 NW602102《文件編號規(guī)定》 質(zhì)量記錄 7.1 NR602100A“文件發(fā)行審批表” 7.2 NR602100B“文件修改申請與記錄單” 7.3 NR602100C“文件發(fā)行控制表” 文件發(fā)行審批表 記錄編號：NR602100A- |序|文件編號|文件名稱 |版本號 |受控 |發(fā)行 |發(fā)行 |發(fā)行人 |領(lǐng)用部門 |領(lǐng)用人/日期 |收回日期 | |號| | | |編號 |方式 |審批 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 1. 本表內(nèi)容不足以記錄時(shí)，可以在附頁填寫。 第 頁/共 頁 文件修改申請與記錄單 記錄編號：NR602100B- 日期： 年 月 日 |文件編號： |文件名稱： |更改前版本： | |修改人： |申請修改部門： |更改后版本： | | 修改原因： | | 申請修改內(nèi)容（申請人填寫）： | 審批修改內(nèi)容（文件修改人填寫）： | |審核意見（業(yè)務(wù)主管審核） | | | | | |審核人/日期 | |批準(zhǔn)意見（管理者代表批準(zhǔn)） | | | | | |批準(zhǔn)人/日期 | 1. “修改內(nèi)容”需分別寫出修改前后對應(yīng)部分的內(nèi)容。 2. 本表內(nèi)容不足以記錄時(shí)，可以在附頁填寫。 第 頁/共 頁 文件發(fā)行控制表 記錄編號：NR602100C- |文件編號 |文件名稱 |版本 |受控編 |發(fā)行方 |發(fā)行部門 | | | | |號 |式 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ...
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