文檔管理文員工作細(xì)則
文 檔 管 理 文 員 工 作 細(xì) 則 附1 附件2： 崗位職責(zé) 職權(quán) 1．作好企業(yè)文件檔案管理工作。 2．有權(quán)拒絕打印不合格文件。 3．及進(jìn)準(zhǔn)確做好公文的處理工作。 職責(zé) 1．對(duì)文件檔案歸檔應(yīng)及時(shí)負(fù)責(zé)。 2．對(duì)文檔散失、損毀負(fù)責(zé)。 3．對(duì)擅自外借文件、檔案負(fù)責(zé)。 附3 文檔管理制度 文印室管理規(guī)定 1．公司的文件，有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)求報(bào)告或其全不需打印 的文件，一般不予打印。 2．公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。 一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門經(jīng)理不 在時(shí)，可以總裁辦公室主任同意后辦理。 3．私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工 作。 4．文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。對(duì)收到的文件資料，應(yīng)及 時(shí)給有關(guān)部門，人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。 5．文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘 密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。 6．文印室對(duì)送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算 。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列行政開支。 7．文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評(píng)或處50元以上的罰款，屢教不改 或給公司造成不良的社會(huì)影響或較大經(jīng)濟(jì)損失 的，處50元以上罰款直至辭退。 文件收發(fā)規(guī)定 1．公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公司本部各部門的文件 由各部門負(fù)責(zé)起草辦公審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 2．文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方能 復(fù)印、蓋章。 3．文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤?4．屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保 密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。 5．文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等 事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。 6．外來的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后， 簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在 接件后即時(shí)報(bào)送。 7．傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和 落實(shí)。 企業(yè)打字、復(fù)印工作制度 1．凡以公司名義上報(bào)下發(fā)的文件，報(bào)表工作計(jì)劃，總結(jié)，請(qǐng)示，報(bào)告，簡(jiǎn)報(bào)，紀(jì)要 通知，通報(bào)，信函，規(guī)章制度，宣傳教育材料，任免決定，表彰或處理決定，以公司領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)翻印的文件，材料均屬條印范圍。 2．由歸口部門負(fù)責(zé)擬訂、編寫的帶有全局性指導(dǎo)意義的全公司性的月生產(chǎn)，工作計(jì) 劃和一個(gè)時(shí)期全公司的工作安排以及重要專題會(huì)議的紀(jì)要等，也應(yīng)安排打印。 3．不需上報(bào)的各部門的工作計(jì)劃，臨時(shí)性工作安排，非全公司性活動(dòng)講課提綱，非 上報(bào)的一般表格、一般技術(shù)和便函都不屬打印的范圍。 4．凡需打印的文件，資料應(yīng)將其底稿首頁(yè)附上發(fā)文單經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人審查同意并 經(jīng)XX審核修改、統(tǒng)一編號(hào)，有關(guān)部門會(huì)簽，分管公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，方能交付打印。 5．打字員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書寫是否工整，是否符合文 件歸檔要求待，對(duì)發(fā)文手續(xù)不全，書寫不符合要求的文件，打字員有權(quán)拒絕打印。 6．打字室要建立打字登記簿，對(duì)各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記。并根據(jù) 公司安排的輕重緩急次序，進(jìn)行打安。打字時(shí)要做到快速，準(zhǔn)確，排版合理美觀，用力 均勻。 7．打字員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得將打字的內(nèi)容向外泄露，與工作無關(guān)人員不得 進(jìn)入打字室。 8．打字員要愛護(hù)計(jì)算機(jī)等物品，按規(guī)定做好維護(hù)保養(yǎng)工作物品領(lǐng)用登記費(fèi)用統(tǒng)計(jì)工 作。 9．文稿打完后，打字員要把原稿和打字清樣交給擬搞人校對(duì)。校對(duì)者校后應(yīng)在原稿 上簽字，以示負(fù)責(zé)。 10．凡是以公司名義上報(bào)下發(fā)的文件材料分別由辦公室或擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)，由打字 室負(fù)責(zé)復(fù)印、裝訂、達(dá)到字跡清晰，版面清潔，裝訂整齊。由文檔管理文員上報(bào)下發(fā)。 以部門名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計(jì)劃安排，專題會(huì)議紀(jì)要，由歸口部門負(fù)責(zé)校對(duì)，復(fù)印、發(fā) 送。 11．兩辦秘書對(duì)文件的差錯(cuò)情況，要進(jìn)行登記考核。 12．復(fù)印文件要嚴(yán)格按照審批份數(shù)印刷，復(fù)印者不得私自增加份數(shù)或私自留存。 企業(yè)文件管理制度 (一)總則 第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用， 根據(jù)中央關(guān)于文件處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。 第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文、本廠上報(bào)下發(fā)的各種 文件，資料。 第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦歸口管理。 （二）收文的管理 4. 公文的簽收 1．凡來廠公啟的文件均由廠收發(fā)員登記簽收后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封 時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因， 對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。 2．對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件，文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定 ，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并;登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。 5. 公文的編號(hào)保管 1．兩辦機(jī)要秘書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類登記編號(hào)， 保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦理正常 手續(xù)。 2．本廠外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號(hào) 保管，不得個(gè)人保存。 6. 公文的閱批與分轉(zhuǎn) 1．凡正式文件均需分別由兩辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部 門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事， 一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。 2．一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦 的件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。 3．為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如 關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。 7. 文件的傳閱與催辦 1．傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和 公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未發(fā)達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。 2．閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不 得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示，擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成極關(guān)部門和人 員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。 3．閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要 ，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。 4．文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。 5．兩辦機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即 指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同 意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。 6．按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩 辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。 (三)發(fā)文的管理 第八條 發(fā)文的規(guī)定 1．全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團(tuán)體和部門一律不得 自行向上、向下發(fā)送正式文件。 2．各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文 應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā) 文，則由兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨x宇、廠x字發(fā)文。群眾團(tuán) 體文件由黨委批轉(zhuǎn)。 3．對(duì)全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長(zhǎng)批 準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。 第九條 發(fā)文的范圍: 1．凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì) 議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。 2．黨委、廠部下發(fā)文件主要用于: (1)公布全廠規(guī)章制度; (2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件; (3)公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或千部任免事項(xiàng); (4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定; (5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào); (6)其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng); 3．黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于: (1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定; (2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建 、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。 4．在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修 改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。 5．凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室 名義用(工作簡(jiǎn)訊)發(fā)會(huì)議紀(jì)要。 6．各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自 編號(hào)備查)不用廠部名義發(fā)文。 (四)發(fā)文程序與要求 第十條 發(fā)文程序規(guī)定: 1．各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng); 2．黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或 工作實(shí)際需要草擬文件初稿; 3．草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明 、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫; 4．文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷 份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí); 5．兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行 審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位 重新擬稿; 6．經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)); 7．對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚; 8．需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽; 9．文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā); 10．經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印; 11．文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名; 12．文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況 ，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。 (五)文件的借閱和清退 第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對(duì)有密級(jí) 的文件須兩辦主任同意后方可借閱。 第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全 文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。 第十三條 兩辦機(jī)要秘書對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求 限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清) 。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。 (六)文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍: 1．凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔， (1)上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù); (2)黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié) 、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等; (3)廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例 會(huì)記錄; (4)廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開的代表 大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等; (5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果; (6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等; (7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯 報(bào)的提綱和材料; (8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品; (9)工廠日志和大事記; (10)工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料?！?2．業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù) 責(zé)立卷歸檔。 第十六條 立卷要求 1．文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。 2．立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件...
文檔管理文員工作細(xì)則