采購物流業(yè)務(wù)流程
采購物流業(yè)務(wù)流程 采購活動是一個比較復(fù)雜的過程，物流活動隨著采購過程的持續(xù)而發(fā)展。為了提高采 購物流作業(yè)的科學(xué)性、合理性和有效性，建立和完善采購物流系統(tǒng)，保證采購物流的順 暢進行，有必要研究采購物流業(yè)務(wù)流程，并對現(xiàn)有流程進行改革和完善。當(dāng)然，采購作 業(yè)流程會因采購的來源、采購的方式以及采購的對象等不同在作業(yè)環(huán)節(jié)上存在一定的差 異。比如，國內(nèi)采購采購物流與國際采購物流在流程上有許多明顯的不同點。但是，盡 管它們在作業(yè)細節(jié)上有若干差異，但對于基本的作業(yè)流程，則每個企業(yè)都大同小異。而 且隨著環(huán)境的變化，企業(yè)應(yīng)對其采購流程進行相應(yīng)的重組并加以改善。 §1 采購業(yè)務(wù)流程分析 1．1 采購業(yè)務(wù)的步驟 現(xiàn)代管理要求按照一定的程序，有條不紊地開展生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)，采購作為企業(yè)的一項 基本活動和重要職能，同樣必須按照一定的程序進行。典型的企業(yè)采購業(yè)務(wù)通常包括以 下基本步驟。 1．1．1 發(fā)現(xiàn)需求 任何采購都起源于企業(yè)中某個人的確切需求。負責(zé)具體業(yè)務(wù)活動的人應(yīng)該清楚地知道本 部門獨特的需求：需要什么、需要多少、何時需要。這樣，庫存部門就會收到這個部門 發(fā)出的物料需求單。有時，這類需求也可以由其他部門的富余物料來加以滿足。但是或 遲或早公司必然要進行新的物料采購。采購申請可以來自于生產(chǎn)或使用部門，可以來自 銷售或廣告部門，也可以來自實驗室。供應(yīng)部門還應(yīng)協(xié)助使用部門預(yù)測物料需求以避免 太多的緊急訂單。由于了解價格趨勢和總的市場情況，有時為了避免供應(yīng)商中斷或價格 上漲，供應(yīng)部門必然會發(fā)出一些期貨訂單。 1．1．2 對所需產(chǎn)品或服務(wù)加以準(zhǔn)確描述 發(fā)現(xiàn)需求后，對所需求的細節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運輸及檢驗方式等，均應(yīng)加 以準(zhǔn)確描述，以便使來源選擇以及價格談判等作業(yè)流程能順利進行。 1．1．3 選擇可能的供應(yīng)來源 供應(yīng)商的選擇是采購職能中重要一環(huán)，它涉及了高質(zhì)量供應(yīng)來源的確定。企業(yè)可以根 據(jù)需求描述在原有供應(yīng)商中選擇成績良好的廠商，通知其報價，或以登報公告等方式公 開征求。決定和某個供應(yīng)商進行大量業(yè)務(wù)往來需要一系列合理的標(biāo)準(zhǔn)。采購方對供應(yīng)商 能否滿足自己的質(zhì)量、數(shù)量、交付、價格、服務(wù)目標(biāo)等的觀察將支配決策結(jié)果。與這些 基本采購目標(biāo)相關(guān)的還有一些更重要的供應(yīng)商品質(zhì)，包括歷史記錄、設(shè)備與技術(shù)力量、 財務(wù)狀況、組織與管理、聲譽、系統(tǒng)、程序柔性、通信、勞資關(guān)系、位置等。 1．1．4 確定價格 確定所需支付的價格是采購過程中的一項重要決策，是否具備得到“好價格”的能力有 時是衡量一個優(yōu)秀采購者的首要標(biāo)準(zhǔn)。采購者必須很好地掌握各種定價的方法，了解各 種方法的適用時機，并能夠利用技巧來取得滿意的支付價格。 1．1．5 訂單安排 價格談妥后，應(yīng)辦理定貨簽約手續(xù)。訂單和合約，均屬于具有法律效力的書面文件， 對買賣雙方的要求、權(quán)利和義務(wù)，必須予以說明。任何實用的采購訂單所必備的要素有 ：序列編號、發(fā)單日期、接受訂單的供應(yīng)商的名稱和地址、所需物品的數(shù)量和描述、發(fā) 貨日期、運輸要求、價格、支付條款，以及對訂單有約束的各種條件。訂單只有在供應(yīng) 商接受以后才能構(gòu)成一項合同。 1．1．6 訂單的追蹤與催貨 簽約訂單后，為求供應(yīng)商按期、按質(zhì)、按量交貨，應(yīng)依據(jù)和約規(guī)定，督促廠商按規(guī)定 交運，并予以嚴(yán)格檢驗入庫，在一些企業(yè)中，甚至設(shè)有全職的跟蹤催貨人員。跟蹤是對 訂單所做的例行跟蹤，以便確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運的承諾。如果產(chǎn)生了問題， 例如質(zhì)量方面的問題，采購方就要對此盡早了解，以便采取相應(yīng)的行動。跟蹤通常需要 經(jīng)常詢問供應(yīng)商的進度，有時甚至有必要到供應(yīng)商那里走訪一下。不過，這一措施一般 僅用于關(guān)鍵的、大額的或提前期較長的采購事項。通常，為了及時獲得信息或知道結(jié)果 ，跟蹤是通過電話進行的，不過，一些企業(yè)也會使用一些簡單的表格，以查詢有關(guān)發(fā)運 日期和某一些生產(chǎn)計劃完成的百分比。 催貨是對供應(yīng)商施加壓力，使其履行最初所做出的發(fā)運承諾，提前發(fā)運貨物或是加快 已延誤訂單涉及的發(fā)運。如果供應(yīng)商不能履行合約，采購方會威脅取消訂單或是以后可 能的交易。催貨一般僅適用于采購訂單的一小部分，因為供應(yīng)商的能力采購方已做過全 面分析，能夠被選中的供應(yīng)商一般是能遵守合約的。而且一家企業(yè)對其物料需求已做了 充分的計劃工作，如果不是特殊情況，它就不必要求供應(yīng)商提前貨物的發(fā)運日期。當(dāng)然 ，在貨物匱乏的時候，催貨確實有重要意義。 1．1．7 貨物的接受和檢驗 貨物的正確接受有重要意義，大部分有經(jīng)驗的企業(yè)采用將所有貨物的接受活動集中于 一個部門的方法。由于收貨部門和采購部門關(guān)系十分密切，所以許多公司中收貨部門直 接或間接地向采購部門負責(zé)。 貨物接受的基本目的是為了確保以前發(fā)出的訂單所采購的貨物已經(jīng)實際到達并檢查是 否完好無損，是否符合數(shù)量。這樣才能將貨物送往應(yīng)該到達的下一個目的地以進行儲存 、檢驗或使用。接受部門要將與接受手續(xù)有關(guān)文件進行登記并送交有關(guān)人員。 凡廠家所交貨物與合約不符而驗收不合格著，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購 。 1．1．8 結(jié)清發(fā)票、支付貨款 供應(yīng)商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款。采購部門應(yīng)核查發(fā)票的內(nèi)容 是否正確后，財務(wù)部門才能付清貨款。 1．1．9 結(jié)案 凡驗收合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，查清各項書面資料有無缺 失，績效好壞等，簽報高級管理部門或權(quán)責(zé)部門核閱批示。 1．1．10 記錄并維護檔案 凡經(jīng)過以上所有的步驟之后，對于一次完整的采購活動而言，剩下的就是更新采購部 門的記錄。凡經(jīng)結(jié)案批示后的采購案件，均應(yīng)列入檔案、登記編號分類，予以保管，以 備參閱或事后發(fā)生問題時查考。檔案應(yīng)具有一定保管期限的規(guī)定。例如：一張可以作為 和外界所簽合同的證據(jù)的采購訂單一般要保存7年，應(yīng)該比作為備忘錄的采購申請單的保 存期限要長。 要保存的記錄有以下幾種： （1）采購訂單目錄。目錄中所有的訂單都應(yīng)被編號并說明結(jié)案與否。 （2）采購訂單卷宗。所有的采購訂單副本都被順序編號后保管在里面。 （3）商品文件。記錄所有的主要商品或主要項目的采購情況（日期、供應(yīng)商、數(shù)量、 價格和采購訂單編號）。 （4）供應(yīng)商歷史文件。列出了與交易金額巨大的主要供應(yīng)商進行的所有采購事項。 （5）勞務(wù)合約。指明所有主要供應(yīng)商與工會所簽合約的狀況（合約期日）。 （6）投標(biāo)歷史文件。指明主要物料項目所邀請的投標(biāo)商、投標(biāo)額、不投標(biāo)的次數(shù)、成 功的中標(biāo)者等信息。這一信息可以清楚反映供應(yīng)商的投標(biāo)習(xí)慣和供應(yīng)商可能存在的私下 串通。 （7）工具和壽命記錄 。指明采購的工具、使用壽命、使用歷史、價格、所有權(quán)和存放位置。 1．2 采購業(yè)務(wù)流程的注意事項 企業(yè)規(guī)模越大，采購金額越高，管理者對程序的設(shè)計越為重視。這里將一般采購作業(yè) 流程設(shè)計應(yīng)注意的要點闡述如下： 1．2．1 控制關(guān)鍵點 企業(yè)應(yīng)建立以采購申請、經(jīng)濟合同、結(jié)算憑證和入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，使各項 在處理的采購作業(yè)在各階段均能被追蹤管制。譬如在國外采購時，從詢價、報價、申請 輸入許可正、開信用證、裝船、報關(guān)、提貨等均有管制要領(lǐng)或辦理時限。 1．2．2 注意劃分權(quán)責(zé)或任務(wù) （1）貨物的采購人同時不能擔(dān)任貨物的驗收工作。 （2）貨物審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)商和索價業(yè)務(wù)。 （3）貨物的采購、儲存和使用人不能擔(dān)任帳目的計錄工作。 （4）貨物審核人應(yīng)同付款人職務(wù)分離。 （5）接受各種勞務(wù)的部門或主管這些業(yè)務(wù)的人應(yīng)適當(dāng)?shù)赝瑤?wù)記錄人分離 （6）記錄應(yīng)付帳款的人不能同時擔(dān)任付款任務(wù)。 1．2．3 注意流程的先后順序及時效控制 應(yīng)當(dāng)注意作業(yè)流程的流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時限。譬如，避免同一主 管對同一采購案件作多次簽核；避免同一采購案件在不同部門有不同的作業(yè)方式，避免 同一采購案件會簽部門過多，影響實效。 1．2．4 價值與程序繁簡相適應(yīng) 程序繁簡或被重視的程度應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購項目的重要性或價值大小相適應(yīng)。凡 涉及數(shù)量比較大，價值比較高或者易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應(yīng)有比較嚴(yán)密的處理監(jiān)督；反之 ，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。 1．2．5 避免作業(yè)過程發(fā)生混亂 要注意變化性或彈性范圍，以及偶發(fā)事件的因應(yīng)法則。譬如在遇到“緊急采購”及“外 部授權(quán)”時，應(yīng)有權(quán)宜的辦法或流程來特別處理。 1．2．6 流程設(shè)計應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)實環(huán)境 應(yīng)當(dāng)注意流程的及時改進，早期設(shè)計的處理流程，經(jīng)過若干時間段后，應(yīng)加以審視， 不斷加以改進，意適應(yīng)組織變更或作業(yè)上的實際需要。 1．2．7 配合作業(yè)方式的改善 譬如當(dāng)手工的作業(yè)方式改變?yōu)殡娔X的作業(yè)方式時，流程就需要做相當(dāng)程度的調(diào)整或重 新設(shè)計。 1．3 采購流程實例說明 1．3．1 惠普公司的采購流程 惠普公司在采購方面一貫是放權(quán)給下面的，50多個制造單位在采購上完全自主，因為他 們最清楚自己需要什么，這種安排具有較強的靈活性，對于變化著的市場需求有較快的 反應(yīng)速度。但是對總公司來說，這樣可能損失采購時的數(shù)量折扣優(yōu)惠?，F(xiàn)在運用信息技 術(shù)，惠普公司重建其采購流程，總公司與各制造單位使用一個共同的采購軟件系統(tǒng)，各 部門依然是訂自己的貨，但必須使用標(biāo)準(zhǔn)采購系統(tǒng)。總部據(jù)此掌握全公司的需求狀況， 并派出采購部與供應(yīng)商談判，簽訂總合同。在執(zhí)行合同時，各單位根據(jù)數(shù)據(jù)庫，向供應(yīng) 商發(fā)出各自訂單。這一流程重建的結(jié)果是驚人的，公司的發(fā)貨及時率提高150％，交貨期 縮短50％，潛在顧客丟失率降低 75％，并且由于折扣，使所購產(chǎn)品的成本大為降低。 1．3．2 美國福特企業(yè)采購流程 美國福特汽車企業(yè)原有的采購流程，可以說是相當(dāng)傳統(tǒng)的。采購部將訂單一式三份分送 給會計部、廠商和驗收單位。廠商將貨品送到驗收單位，同時將發(fā)票送給會計部；驗收 單位將驗收結(jié)果填寫驗收單送到會計部；會計部將所持的驗收單、訂單和發(fā)票等三種文 件相互查驗，如都相符，就如數(shù)付款給廠商。其過程如圖3—1所示。 經(jīng)重新審視，并應(yīng)用電腦網(wǎng)絡(luò)，福特有了全新的采購作業(yè)流程。采購部將訂單輸給電 腦資料庫，如果是固定往來廠商，則以EOS電腦定貨系統(tǒng)自動向廠商下達訂單。如果不是 固定廠商，則以訂單傳真和信函通知廠商。，廠商交貨給驗收單位后，驗收單位從電腦 資料庫取出訂單資料，再驗收所交的物品。如相符，就將驗收合格資料輸入電腦，經(jīng)一 段時間，電腦自動簽發(fā)支票給廠商；如驗收不符，同時也將驗收結(jié)果輸入電腦。如此， 采購部和會計部都可以從電腦資料中，隨時查詢和了解采購狀況。如圖3—2所示。 因為采用了電腦網(wǎng)絡(luò)，廢除了發(fā)票，而且核發(fā)支票等改為由驗收單位負責(zé)，因此會計 部人員幾乎在整個采購作業(yè)中不需要投入大量人力，僅定期作訂單、驗收等與財務(wù)有關(guān) 的稽核工作。會計部在改善前職員超過500人，改善后僅需要125人，這個效應(yīng)也延伸到 其他部門，有的部門人數(shù)甚至縮減為原來的1／20。福特企業(yè)的驗收人員可以利用電腦來 取代會計人員，取得對過去廠商的品質(zhì)評定，以便于做出是否簽發(fā)支票給廠商的判斷。 同時，借助電腦可以將信息同時傳遞給各相關(guān)人員，以同步工程同時處理的方式來縮短 處理時效。如果充分授權(quán)而沒有稽核，將變成棄權(quán)或濫權(quán)，但是若派人來抽樣稽查，又 將被視為不救信任，反而帶來更大的負面效果。采用電腦信息技術(shù)，及時依統(tǒng)計資料進 行分析，任何相關(guān)業(yè)務(wù)人員都可以由電腦提取信息差異、例外分析等資料，從而即時采 取對策進行處理。經(jīng)由這種方式，被充分授權(quán)者也不敢再任意濫權(quán)。 上述企業(yè)的經(jīng)驗表明，要大幅度縮短流程時效，必須采取一人多能、充分授權(quán)，并采 用電腦信息技術(shù)來做全方位改革。 §2 采購物流的內(nèi)容 2．1 采購數(shù)量的確定 采購數(shù)量的多少，直接決定著對生產(chǎn)經(jīng)營的保證和經(jīng)濟效益的高低。在物品的采購儲 存過程中，會產(chǎn)生訂購費用和倉庫儲存費用。在價格一定時，采購批量（即一次采購量 ）較大時，可降低單位訂購費用，但會增加總的倉庫存儲費用；采購批量較小時，可減 少倉庫存儲費用，而單位訂購費用又會提高。因此，采購部門在決定采購批量時，應(yīng)選 定訂購費用和倉儲費用合計數(shù)量最低時的采購量，即經(jīng)濟訂購量。 閱讀助手 訂購費用是指訂貨、采購、催交的差旅費、管理費等。庫存費用也稱保管費用，指物 品在存儲過程中所發(fā)生的全部費用。經(jīng)濟訂購批量法簡稱EOQ法，即綜合分析訂購、儲存 費用支出后得出的總費用最低時的一次訂購量。 下面我們簡要介紹經(jīng)濟訂購批量的確定方法。 「例」某企業(yè)計劃一年內(nèi)從外地購進A商品8000噸，每次購進相同的數(shù)量，已知每次 訂購費用為50元，每噸商品的全年庫存費用為5元，A產(chǎn)品的價格為80元／噸，試計算該 企業(yè)A產(chǎn)品的經(jīng)濟訂購批量...
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