綜合辦公室工作流程手冊(cè)
浙江中控軟件技術(shù)有限公司 綜合辦公室 工作流程 浙江中控軟件技術(shù)有限公司 綜合辦公室 行 政 工 作 流 程 手 冊(cè) (附工作流程圖) 綜合辦公室行政管理的主要工作內(nèi)容：執(zhí)行辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護(hù) ；執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購(gòu)、發(fā)放管理；執(zhí)行檔案的歸檔管理；執(zhí)行固定資產(chǎn)及 低值易耗品的管理；執(zhí)行各種費(fèi)用的控制交納；執(zhí)行公司對(duì)外關(guān)系建立維護(hù)；執(zhí)行突發(fā) 事件處理；執(zhí)行秘書事務(wù)管理；執(zhí)行后勤管理；執(zhí)行行政日常事務(wù)處理；執(zhí)行上級(jí)交辦 事務(wù)等。 具體工作流程 1. 執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購(gòu)、發(fā)放管理 月末綜合辦公室要根據(jù)其他部門的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃及庫存情況，并要根據(jù)相關(guān)規(guī)定作適當(dāng)儲(chǔ) 備以備不時(shí)之需，作好請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃單經(jīng)主管審批后，及時(shí)保質(zhì)保量地采購(gòu)辦公用品和日常 用品，采購(gòu)物品應(yīng)當(dāng)定價(jià)定點(diǎn)，保證質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。要作好物品出入庫登記，每月盤存，確 保帳物相符。 二、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理 對(duì)于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品，需要建立臺(tái)帳清單，監(jiān)督各部門于每月 25日進(jìn)行盤點(diǎn)，辦公室會(huì)根據(jù)各部門盤點(diǎn)情況進(jìn)行抽查，核對(duì)帳物是否相符，然后根據(jù) 各部門盤點(diǎn)狀況及調(diào)動(dòng)增加狀況制作《固定資產(chǎn)、低耗品清單》報(bào)表發(fā)放各部門；每季度 組織財(cái)務(wù)部對(duì)各部門進(jìn)行全面盤點(diǎn)，核對(duì)帳物。對(duì)需要報(bào)廢的資產(chǎn)按照相關(guān)程序申請(qǐng)報(bào) 廢，及時(shí)跟進(jìn)各部門資產(chǎn)調(diào)動(dòng)、出入庫單據(jù)的核對(duì)，做到帳物相符。對(duì)于資產(chǎn)管理不當(dāng) 、帳物不符，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處罰。 三、執(zhí)行各部門基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理 綜合辦公室負(fù)責(zé)根據(jù)維修要求協(xié)調(diào)或外請(qǐng)技術(shù)人員維修、對(duì)維修全過程進(jìn)行控制；各 部門對(duì)維修質(zhì)量監(jiān)督、確認(rèn)。 所有維修要求做好記錄、跟蹤維護(hù)結(jié)果及完成狀態(tài)；對(duì)未按要求完成的維修事項(xiàng)、及 時(shí)了解情況并報(bào)告負(fù)責(zé)人。 四、執(zhí)行文件檔案的歸檔管理 根據(jù)不同種類檔案的特點(diǎn)，做好系統(tǒng)編目、使用/傳閱控制、分類存放、排列有序， 定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。 各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內(nèi)容、時(shí)間順序等存檔管理。 六、文件資料收發(fā)、傳真管理 各類文件資料收發(fā)、傳真均需在登記薄上作好詳細(xì)登記、記錄，及時(shí)將各類信息（通 知、文件）進(jìn)行上傳下達(dá)，特別是各類客戶信息應(yīng)登記后及時(shí)傳遞給相關(guān)部門； 七、執(zhí)行各種費(fèi)用的支付、控制 按時(shí)申請(qǐng)、交納、控制公司各項(xiàng)費(fèi)用，例如：車輛養(yǎng)路費(fèi)、車船稅等；并將所要交納 的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行審核記錄，對(duì)各項(xiàng)資金審批單歸類管理。做到資金審批的及時(shí)、準(zhǔn)確， 以確保各職能部門工作的正常開展。 八、執(zhí)行對(duì)外關(guān)系建立維護(hù) 建立良好的公共關(guān)系平臺(tái)是企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵，綜合辦公室門肩負(fù)著對(duì)外溝通、協(xié) 調(diào)的重任，要把對(duì)外關(guān)系維護(hù)作為重要工作來抓，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)涉及到方方面面的關(guān) 系，既有政府部門的，又有社會(huì)關(guān)系的，哪方面關(guān)系處理不好，或多或少都會(huì)有一定影 響。在平時(shí)的工作中要經(jīng)常保持與已有關(guān)系的聯(lián)系與溝通，并結(jié)合實(shí)際情況，建立新的 公共關(guān)系。在對(duì)外交往中要自覺維護(hù)公司形象，要將對(duì)外關(guān)系維護(hù)情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào) ，以便作出符合公司利益的調(diào)整。 九、執(zhí)行處理突發(fā)事件 公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后，綜合辦公室在收到信息的同時(shí)，要根據(jù)事件影響的大小， 迅速向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并及時(shí)處理，將有可能對(duì)公司或個(gè)人的不利影響降到最低限度，情況 特別緊急又不能向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)時(shí)可先處理再匯報(bào)，但事后要向領(lǐng)導(dǎo)闡明原因。在處理 突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)把握有利原則，要充分維護(hù)公司或員工的利益，樹立好公司的整體形象 。 十、后勤服務(wù)保障 綜合辦公室要將后勤服務(wù)保障列入日常工作中，要加強(qiáng)對(duì)工作環(huán)境、交通、餐廳的管 理進(jìn)行監(jiān)督，收集員工建議，緩解員工情緒，通過有效途徑督促集團(tuán)公司改善；為員工 提供較為良好的生活、工作環(huán)境，提高保障質(zhì)量；車輛管理中，要制定相應(yīng)制度，經(jīng)常 提醒駕駛員遵章守紀(jì)，保證車輛隨時(shí)處于良好的性能狀態(tài)，確保人員接送、貨物輸送的 時(shí)效性。 安全工作是企業(yè)的一項(xiàng)重要工作，綜合辦公室是安全工作的主要執(zhí)行部門；日常工作 中應(yīng)將安全工作、保密工作列入議事日程，要充分明確重點(diǎn)安全項(xiàng)目，不定期地組織檢 查，認(rèn)真查出安全隱患，及時(shí)消除潛在的安全危害并作好記錄。要落實(shí)安全責(zé)任制，簽 定安全責(zé)任制，規(guī)劃安全教育、培訓(xùn)計(jì)劃并認(rèn)真加以實(shí)施。 十一、日常事務(wù)處理 綜合辦公室的工作雜而亂，涉及面廣，大小事情多，并且很多事務(wù)具有不可確定性， 臨時(shí)出現(xiàn)的工作，會(huì)給當(dāng)日計(jì)劃工作帶來很大的沖突，這時(shí)就要擇其輕重而處理。總體 來講，綜合辦公室屬于服務(wù)保障部門，是為其他部門服務(wù)的，所以也要協(xié)助他們處理不 涉及本部門的日常事務(wù)。否則會(huì)影響正常工作秩序，甚至?xí)绊懡?jīng)營(yíng)活動(dòng)。。 十二、執(zhí)行上級(jí)交辦事務(wù) 優(yōu)先完成領(lǐng)導(dǎo)交辦各類事務(wù)，規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成不了的，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明其原因，并盡力 盡快完成，最終將完成結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。 綜合辦公室 電腦系統(tǒng)維護(hù)工作流程 網(wǎng)絡(luò)管理員要保證公司網(wǎng)絡(luò)、各個(gè)工作站點(diǎn)能正常工作，保證公司電腦系統(tǒng)的穩(wěn)定高 效，信息通道的暢通，日常工作流程如下： 1. 公司電腦設(shè)備申請(qǐng)流程 1、設(shè)備的申請(qǐng)： 包括電腦整機(jī)、電腦配件、網(wǎng)絡(luò)和通訊設(shè)備、IC卡 2、日常故障處理： 3、日常故障解決 綜合辦公室 人事日常工作流程手冊(cè)
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