行政部管理制度匯編
[pic] 行 政 部 管 理 制 度 匯 編 二OO三年一月 目 錄 1. 職位說明書………………………………………… 第3頁 行政部經(jīng)理………………………………………… 第4頁 行政部文員………………………………………… 第7頁 行政部采購………………………………………… 第8頁 行政部司機(jī)………………………………………… 第9頁 2. 管理規(guī)定 ………………………………………… 第10頁 考勤管理制度…………………………………………第11頁 會議管理制度…………………………………………第14頁 辦公室規(guī)范管理制度…………………………………第17頁 印章管理制度…………………………………………第19頁 合同管理制度…………………………………………第20頁 書籍管理辦法…………………………………………第23頁 電話及傳真管理制度…………………………………第24頁 物資采購管理制度……………………………………第25頁 物資入庫及庫存管理制度……………………………第27頁 物品領(lǐng)用管理制度……………………………………第28頁 司機(jī)行車及工作管理制度……………………………第30頁 車輛肇事管理辦法……………………………………第32頁 清潔衛(wèi)生管理制度……………………………………第34頁 獎懲制度………………………………………………第35頁 檔案保密制度…………………………………………第28頁 行政部管理制度匯編 第一章 職位說明書 第一章 職位說明書 行政部經(jīng)理 一、基本資料 |職位名稱 |行政部經(jīng)理-樊春|定員人數(shù) |1人 | | |梅 | | | |直屬上司 |總經(jīng)理 |直接下屬 |行政部員工 | 二、工作概要 |處理公司的行政事務(wù)和對外聯(lián)絡(luò)事務(wù)，充分發(fā)揮行政部的協(xié)調(diào)、服務(wù)和管理功能 | |。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門、辦公室各職能主管之間以及公司外部與政府有關(guān)部門、 | |社區(qū)有關(guān)方面之間的關(guān)系；負(fù)責(zé)公司行政部的日常工作；貫徹執(zhí)行上級的指示決 | |議，檢查督促各部門的工作落實(shí)情況；做好后勤服務(wù)工作。 | 三、崗位職責(zé) |全面領(lǐng)導(dǎo)行政部工作并具體主持行政事務(wù)工作，制定本部門每年、每月和每周工 | |作計(jì)劃。 | |管理行政部人員編制。 | |負(fù)責(zé)制訂公司的行政規(guī)章，經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后督促各部門貫徹執(zhí)行，并注意收集執(zhí) | |行情況，從公司的實(shí)際出發(fā)，不斷完善公司的規(guī)章制度。 | |負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)公司各部門的工作進(jìn)展情況，注意收集各方面的意見、建議、先進(jìn)事例 | |和存在問題，并向總經(jīng)理報(bào)告。 | |負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司各部門之間的關(guān)系，努力發(fā)揮公司的整體組織優(yōu)勢。 | |負(fù)責(zé)安排、督導(dǎo)辦公室各職能主管的工作，確保辦公室各項(xiàng)功能的有效發(fā)揮。 | |負(fù)責(zé)審批各部門采購計(jì)劃，組織安排人中同按計(jì)劃實(shí)施物資采購。 | |根據(jù)總經(jīng)理指示，負(fù)責(zé)安排公司的各類會議，做好會議記錄，安排并做好會務(wù)工 | |作，組織編寫會議紀(jì)要或有關(guān)的決議，檢查會議精神的貫徹落實(shí)情況，并及時(shí)編 | |寫公司的大事記。 | |負(fù)責(zé)起草、修改以公司名義送發(fā)的各類公文函件、請示、報(bào)告等。 | |指導(dǎo)和督導(dǎo)辦公室有關(guān)人員做好公司文件及重要檔案資料的編號、打印、收發(fā)、 | |整理、登記、歸檔和保管工作。 | |按照總經(jīng)理的指示搞好專項(xiàng)調(diào)查研究，擬寫調(diào)查報(bào)告，為總經(jīng)理提供決策依據(jù)。 | |負(fù)責(zé)擬寫公司的階段性工作總結(jié)和工作規(guī)劃，編制行政開支預(yù)算。 | |嚴(yán)格管理和使用印章、介紹信，需經(jīng)簽字批準(zhǔn)并進(jìn)行登記后方可用印。 | |組織做好函電收發(fā)、書籍報(bào)刊征訂與保管工作。 | |負(fù)責(zé)對外合同的審核蓋章及對外事務(wù)協(xié)調(diào)，審查公司內(nèi)部文件、記錄及內(nèi)刊。 | |管理公司車輛，合理調(diào)度使用，安排人員進(jìn)行年審，辦理車輛保險(xiǎn)事務(wù)。 | |組織與安排公司活動。辦理經(jīng)批準(zhǔn)的公司員工的暫住證、保險(xiǎn)福利。 | |管理公司員工及住房，管理環(huán)境衛(wèi)生，負(fù)責(zé)公司防火、防盜及交通等安全管理工 | |作。 | |安排外來賓客的住宿。 | |組織落實(shí)公司關(guān)于創(chuàng)建文明單位和文明班組的計(jì)劃和部署，抓好公司的兩個文明 | |建設(shè)。 | |負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)政府有關(guān)部門和社區(qū)有關(guān)方面的關(guān)系，搞好對外合作，并根據(jù)總經(jīng)理的 | |要求參與有關(guān)的社會活動。 | |22．認(rèn)真完成總經(jīng)理交辦的其它工作。 | 四、職權(quán)規(guī)定 | | |有權(quán)向公司各部門索取必要的資料和詢問各部門工作情況。 | |有權(quán)檢查督促對總經(jīng)理指示的貫徹執(zhí)行情況。 | |有權(quán)催促各部門按要求完成公司下達(dá)的工作任務(wù)。 | |有權(quán)催促各部門及時(shí)做好文件與資料的立卷、歸檔工作。 | |有權(quán)按總經(jīng)理的指示，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系。 | |有權(quán)安排、調(diào)度公車的使用。 | |對各部門以總經(jīng)理辦公室名義起草的文件有審核和校正權(quán)。 | |對不符合規(guī)定，或質(zhì)量不高、效果不大的文件、資料，有權(quán)拒絕打印發(fā)放。 | |對要求各部門主管參加的會議，有綜合平衡或精簡壓縮的權(quán)力。 | |10.有權(quán)根據(jù)總經(jīng)理的指示，對辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行檢查、督促。 | 五、職責(zé)規(guī)定 |對得知公司出現(xiàn)重大異常情況后未及時(shí)向總經(jīng)理反映，以致造成重大損失負(fù)責(zé)。 | |對總經(jīng)理辦公室行文的差錯，收集與整理資料失實(shí)而造成的后果負(fù)責(zé)。 | |對機(jī)密文件和文書檔案管理不嚴(yán)，發(fā)生失密、泄密或丟失、損失負(fù)責(zé)。 | |對公文、函件、報(bào)刊傳遞不及時(shí)，或發(fā)生誤傳現(xiàn)象，影響工作負(fù)責(zé)。 | |對印章、介紹信管理不嚴(yán)或使用不當(dāng)而造成的不良后果負(fù)責(zé)。 | |對下屬工作質(zhì)量造成的不良影響負(fù)責(zé)。 | |7．對未及時(shí)根據(jù)公司方針目標(biāo)的有關(guān)要求，編制好本室方針目標(biāo)或未及時(shí)檢查和| |落實(shí)負(fù)責(zé)。 | 六、注意事項(xiàng) |要認(rèn)真學(xué)習(xí)政府有關(guān)建筑裝飾、房地產(chǎn)管理的政策法規(guī)，了解《公司法》基本內(nèi)容 | |，掌握有關(guān)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識和專業(yè)管理知識。 | |在對外關(guān)系中要處處注意維護(hù)公司的聲譽(yù)和形象，在涉外活動中要嚴(yán)格遵守涉外 | |紀(jì)律，維護(hù)國家的尊嚴(yán)。 | |3．不斷提高自己的思維判斷、組織協(xié)調(diào)、語言文字和應(yīng)變處理等方面的能力。 | 行政部文員 一、基本資料 |職位名稱 |行政部文員 |定員人數(shù) |1人 | |直屬上司 |行政部經(jīng)理 |直接下屬 | | 二、工作概要 |根據(jù)行政部經(jīng)理指示，負(fù)責(zé)收集信息，整理各類文件資料，做好資料、書籍保管 | |及文書打印工作，完成辦公室日常事務(wù)工作。 | 三、崗位職責(zé) |負(fù)責(zé)前臺接待、登記、引見、接送來訪賓客。 | |負(fù)責(zé)接轉(zhuǎn)電話，做好電話記錄。 | |負(fù)責(zé)公司書籍、電子文件、報(bào)刊的整理、收集、分類、編號、保管工作。要求收 | |集齊全，裝訂規(guī)范、存放有序。負(fù)責(zé)書籍、刊物資料借閱登記，及時(shí)督催促歸還 | |。 | |負(fù)責(zé)文件、資料的打印、復(fù)印、登記、發(fā)放、裝訂，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)。 | |負(fù)責(zé)請假及加班申報(bào)單的保管、匯總、造表。 | |熟悉各類物品的品種、性能、規(guī)格、物價(jià)，掌握庫存物品的使用情況。 | |負(fù)責(zé)辦公用品、電腦耗材等物品的庫存保管工作，熟悉各類物品的品種、性能、 | |規(guī)格、物價(jià)，各種用品、零配件分類清楚，排列整齊，存取方便。履行領(lǐng)用簽字 | |登記手續(xù)。 | |保管、登記和按規(guī)定發(fā)放公司辦公文具與器材。 | |負(fù)責(zé)傳真收發(fā)與登記。 | |管理飲水，登記、發(fā)放水票。 | |負(fù)責(zé)維護(hù)電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等文印設(shè)備，保管保修卡、驅(qū)動程序等 | |資料，發(fā)現(xiàn)故障，及時(shí)通知維修人員或供貨商修復(fù)，確保設(shè)備正常使用。 | |負(fù)責(zé)監(jiān)督打卡和匯總考勤。 | |每月對公司物品、書籍刊盤進(jìn)行一次盤點(diǎn)，將盤存情況以書面形式上報(bào)。 | |完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，做好其它部門的協(xié)助工作。 | 六、注意事項(xiàng) |在工作中要謙虛謹(jǐn)慎，勤備踏實(shí)。 | |要堅(jiān)持原則，秉公辦事，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守公司機(jī)密。 | 行政部采購 一、基本資料 |職位名稱 |司機(jī) |定員人數(shù) |1人 | |直屬上司 |行政部經(jīng)理 |直接下屬 | | 二、工作概要 | 負(fù)責(zé)各類辦公用品、勞動保護(hù)用品和工程部備品備件的日常采購。 | 三、崗位職責(zé) |匯總各部門主管和倉庫保管員填制的《采購計(jì)劃清單》，經(jīng)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后| |及時(shí)進(jìn)行采購。 | |嚴(yán)格執(zhí)行貨物驗(yàn)收入庫制度，確保貨物的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量與請購| |要求相符，與發(fā)票內(nèi)容相符。 | |嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)報(bào)銷制度。采購后及時(shí)辦理結(jié)帳手續(xù)，做到單據(jù)清、帳款清| |、手續(xù)清。 | |認(rèn)真做好采購記錄，對計(jì)劃表上采購不到的物資要及時(shí)向需用部門、倉庫| |保管員說明情況，提出解決的辦法。 | |廣泛收集與本公司有關(guān)的各類產(chǎn)品信息（包括收集各類材料供應(yīng)商、辦公| |用品、電腦耗材廠商價(jià)格表等），及時(shí)提供給工程部、設(shè)計(jì)部及有關(guān)的使| |用部門參考。 | |堅(jiān)持“貨比三家”和“質(zhì)優(yōu)價(jià)廉”的原則，既保證質(zhì)量又節(jié)省支出。 | |經(jīng)常主動了解庫存情況，及時(shí)做好各類物品的補(bǔ)缺，避免供應(yīng)中斷。 | |8．對于管理上急需的物品，即需即購，確保供應(yīng)，但采購手續(xù)要完備。 | |9．完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它臨時(shí)性工作。 | 六、注意事項(xiàng) |工作要認(rèn)真細(xì)致，要有為各部門服務(wù)、做好后勤保障的精神。 | |以公司利益為重，不利用職務(wù)之便謀取私利。 | |3．要熟悉商品市場，通過比較選擇信譽(yù)好的供應(yīng)商，建立良好的合作關(guān) | |系。 | 行政部司機(jī) 一、基本資料 |職位名稱 |司機(jī) |定員人數(shù) |1人 | |直屬上司 |行政部經(jīng)理 |直接下屬 | | 二、工作概要 |保證公車的正常、合理使用與出行安全。 | 三、崗位職責(zé) |保證公司業(yè)務(wù)部門用車的及時(shí)出行與安全。 | |按要求用車，用車人在出行前認(rèn)真填寫《派車記錄單》，包括行程、用車原| |因、預(yù)計(jì)時(shí)間、返還時(shí)間等項(xiàng)。經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后，司機(jī)方能出行（臨| |時(shí)、緊急情況除外）。 | |車輛返回或出車前半小時(shí)，司機(jī)人員需認(rèn)真檢查車輛安全狀況（油、水、| |電），以確保車輛正常運(yùn)行。 | |對自己所開車輛的各種證件的有效性...
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