通信設(shè)備有限公司商品部管理制度
商品部 管理手冊 2004年2月 目 錄 第一部分 商品部管理制度 -----------------------第4頁 1. 收、發(fā)貨制度----------------------------第5頁 2. 入庫制度及流程--------------------------第6頁 3. 出庫制度及流程；------------------------第7頁 4. 退換貨制度---------------------------------------------第9頁 5. 產(chǎn)品調(diào)撥制度----------------------------------------第10頁 6. 訂貨的相關(guān)制度-------------------------------------第11頁 7. 倉庫管理制度----------------------------------------第12頁 8. 報表制度----------------------------------------------第14頁 第二部分 商品部工作流程圖----------------------第15頁 一、商品機工作流程 1. 訂貨流程--------------------------------第16頁 2. 商品機入庫流程--------------------------第17頁 3. 商品機出庫流程--------------------------第18頁 4. 商品機退貨流程--------------------------第19頁 5. 調(diào)撥出、入庫流程------------------------第20頁 6. 員工借機流程----------------------------第21頁 二、竄貨機工作流程 1. 竄貨機入庫流程--------------------------第22頁 2. 竄貨機出庫流程--------------------------第23頁 第三部分 商品部崗位說明書------------------- -第24頁 第一部分：商品部管理制度 通信設(shè)備有限公司 商品部管理制度 2004年2月 目 錄 1. 收、發(fā)貨制度； 2. 入庫制度及流程； 3. 出庫制度及流程； 4. 退換貨制度； 5. 產(chǎn)品調(diào)撥制度； 6. 訂貨的相關(guān)制度； 7. 倉庫管理制度； 8. 報表制度； 第一章 有關(guān)收、發(fā)貨制度 1. 分公司必須指派專人來收、發(fā)貨，各分公司倉管人員為收、發(fā)貨專人。各分公 司倉管人員必須對收發(fā)貨工作認真、負責，每次收到貨物，倉管人員應及時 以書面形式與發(fā)貨方確認到貨情況（包括所收產(chǎn)品型號、配置、顏色、數(shù)量 、收貨時間等），并簽字確認； 2. 各分公司倉管人員發(fā)貨時，首先應告之收貨人貨物發(fā)出時間，發(fā)貨情況（包括 產(chǎn)品型號、配置、顏色、數(shù)量等），并且應該了解到貨物發(fā)出至到達收貨地 點應需要時間，如貨物超出需要時間，收貨方仍沒有與之確認收到產(chǎn)品，發(fā) 貨方應立即查明貨物狀況，其次必須要跟蹤貨物，直到確認貨物安全到達收 貨人處； 3. 如分公司與分公司之間的貨物調(diào)撥，各分公司倉管必須在接到總公司商品部的 《調(diào)撥清單》后，方可發(fā)貨出倉，倉管人員必須在貨物發(fā)出后1小時內(nèi)與總公 司商品部和對方分公司收貨人得到確認，分公司收貨后同樣在驗收入庫后1 小時內(nèi)將收貨信息以傳真形式反饋給發(fā)貨分公司和總公司商品部； 4. 各分公司倉管人員必須按照公司規(guī)定辦理收、發(fā)貨，如未按公司規(guī)定辦理，由 此所造成的一切損失由分公司倉管人員承擔,并承擔相應的法律責任。 第二章 入庫制度及流程 1. 各分公司倉管人員在收到貨物后，首先應該清點貨物數(shù)量，并與送貨清單仔細核 對，核查型號、數(shù)量、顏色是否有出入；如有不符立即以書面形式與總公司商 品部聯(lián)系。商品部應立即與廠家取得聯(lián)系，及時給予分公司答復 2. 所有產(chǎn)品入庫倉管人員必須逐箱稱重檢驗，驗收后應加蓋驗收章，并注明驗收日 期、所稱重量、簽名確認。如果所稱重量小于廠家出廠所稱重量30克應立即與 廠家當?shù)剞k事處人員聯(lián)系，必須在他們到達分公司倉庫后，一起當場開箱驗貨 。如發(fā)生缺損現(xiàn)象分公司倉管人員立即出具情況報告，請廠家辦事處人員寫明 情況說明并簽字確認。以上情況必須在驗貨后的24小時內(nèi)上報總公司商品部。 各分公司倉管人員發(fā)給經(jīng)銷商的貨物必須是過完稱的貨物。如發(fā)現(xiàn)未驗收（未 加蓋驗收章）就將貨物發(fā)給經(jīng)銷商，由此造成的貨物短缺將追究分公司倉管的 責任。 3. 入庫產(chǎn)品倉管人員必須分產(chǎn)品型號、顏色將產(chǎn)品電子串號掃描入電腦，方便以后 工作的查找。 4. 所有產(chǎn)品必須分型號、顏色有序堆放，便于發(fā)貨、盤庫時的清點。 5. 驗收后，倉管人員開具入庫單，在入庫單中寫明產(chǎn)品型號、顏色、數(shù)量及收貨時 間，并請財務人員簽字確認，交分公司財務、商務各一聯(lián)，便于入帳。然后將 入倉單傳真至總公司商品部，便于總公司核查。 第三章 出庫制度及流程 1. 分公司須將蓋有我司打款帳號章的《購銷合同》傳真給經(jīng)銷商； 2. 經(jīng)銷商訂貨時必須填寫蓋有我司打款帳號章的《購銷合同》（《購銷合同》見附件） ，商務助理收到經(jīng)客戶簽字、蓋章的《購銷合同》后開具《發(fā)貨通知單》，然后與 客戶確認訂貨數(shù)量、顏色、單價、及經(jīng)銷商預付款情況； 3. 商務助理將《發(fā)貨通知單》交財務審核，財務人員審核客戶在公司帳上的余額、產(chǎn) 品單價（依據(jù)分公司的價格政策）、總金額； 4. 商務助理將分公司財務人員簽字的《發(fā)貨通知單》交分公司經(jīng)理簽字確認。 5. 倉管人員必須見財務主管、分公司經(jīng)理簽字審核后的《發(fā)貨通知單》才可發(fā)貨出倉 ，如果財務主管、分公司經(jīng)理未簽字，倉管人員將產(chǎn)品出倉由此產(chǎn)生的一切經(jīng) 濟損失均由倉管人員承擔，如財務主管、分公司經(jīng)理外出，應當授權(quán)其他財務 人員或業(yè)務經(jīng)理簽字確認； 6. 倉管出貨時，必須仔細核對所發(fā)產(chǎn)品型號、顏色、數(shù)量與《發(fā)貨通知單》一一對應 ，并將出庫產(chǎn)品分客戶、型號、顏色將產(chǎn)品電子串號掃描入電腦；然后將出庫 產(chǎn)品當面清點給經(jīng)銷商或者送貨人員，并要求其清點完后在《發(fā)貨通知單》收貨 人或送貨人欄簽字、確認。 通信設(shè)備有限公司 分公司購銷合同書 供方： 通信設(shè)備有限公司 分公司 合 同 號： 簽訂日期： 簽訂地點： 本合同依照《中華人民共和國經(jīng)濟合同法》和《工礦產(chǎn)品購銷合同條例》簽訂執(zhí)行。 需方： 地址： 電話： [pic] 一、產(chǎn)品質(zhì)量要求標準：原廠標準 二、包裝要求；原廠包裝 3. 提貨地點： 四、運費負擔：供方 5. 方式： 六、驗收方式：自驗 七、結(jié)算方式及期限：款到發(fā)貨 備注：貨款要求匯入供方帳號，如采用其他結(jié)算方式必須要有供方財務的書面通知。 八、每批貨物發(fā)運完畢，賣方必須在48小時（節(jié)假日除外）以有效的書面形式（包括電 報、電傳、傳真）通知買方，并需注明合同號碼、貨名、數(shù)量、車船航空號、發(fā)運 日 期及目的地等。買方必須在收到貨物24小時內(nèi)在《發(fā)貨通知》客戶聯(lián)簽字、蓋章確認 ，并回傳賣方倉管人員，如在24小時內(nèi)沒有收到買方回復，賣方視同買方已經(jīng)收到 貨物。買方在收到貨物3個工作日內(nèi)如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品短缺，因立即以書面報告上報分公司 ，如逾期不報所發(fā)生的產(chǎn)品短缺，賣方概不負責。 九、本合同依法成立，即具有法律約束力，合同簽訂后，任何一方不得擅自修改或終止 ， 如需修改或終止，需經(jīng)雙方協(xié)商同意。 十、本合同可以傳真件形式確定。 備注：合同發(fā)生糾紛時，當事人雙方應及時協(xié)商解決，協(xié)商不成任何一方可向仲裁機關(guān) 申 請調(diào)解仲裁，也可直接向人民法院起訴。 訂貨單位（全稱蓋章）： 供貨單位（全稱蓋章）： 通信設(shè) 備有限公司 分公司 電話： 郵編： 電話： 郵編： 傳真： 傳真： 開戶銀行： 開戶銀行： 帳號； 帳號： 需方代表簽字： 供方代表簽字： 第四章 關(guān)于辦理退貨入庫制度 1. 因市場銷售、產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)性能等方面的問題，客戶要求退回未經(jīng)使用的貨物 的，由業(yè)務人員報分公司經(jīng)理批準后上報公司營銷管理中心、總裁辦，經(jīng)營銷 管理中心總監(jiān)、總裁辦書面確認后，方可辦理退貨手續(xù)。 2. 辦理外包裝未經(jīng)開封的貨物在退庫前，必須確認下列事項： 1. 倉管人員必須認真查對串號，確認是我公司所發(fā)貨物，并打開包裝檢查貨物配置 是否齊全，外包裝是否破損。 2. 商務助理及時查明該貨物的發(fā)貨時間及其發(fā)貨單價，同時查明返利金額、價保金 額，及時告之財務人員，由財務人員核對是否以發(fā)放，如以發(fā)放的，需與客戶 核查、確認，確認后在該貨款中扣減以發(fā)放金額，另外財務人員應檢查是否開 具發(fā)票，如已開發(fā)票，應盡快解決退稅等問題。 3. 已經(jīng)使用的貨物，原則上不予退貨。由于特殊原因退貨的，必須由分公司負責人 和業(yè)務經(jīng)理及售后主管的簽字確認后上報公司營銷管理中心、總裁辦，經(jīng)營銷 管理中心、總裁辦書面確認后方可辦理退貨手續(xù)。辦理已經(jīng)使用的貨物在退庫 前，必須確認下列事項： 1. 倉管人員必須認真查對串號，確認是否我公司所發(fā)貨物。并打開包裝檢查貨物配 置是否齊全，彩盒是否破損。 2. 售后人員檢查貨物及其配件是否完好無損壞，查驗貨物外觀、配件、彩盒的使用 程度，并出具書面報告交于分公司領(lǐng)導、財務主管和客戶方，由雙方協(xié)商一致 ，確定退款的扣減額。 第五章 產(chǎn)品調(diào)撥制度 1. 分公司根據(jù)庫存產(chǎn)品數(shù)量及產(chǎn)品銷售量向總公司商品部申請訂貨（《訂貨申請》見 附表），要求原則上各分公司庫存產(chǎn)品數(shù)量最低保持在可銷售天數(shù)為3天，最高 不得超過6天，各分公司訂貨前應以最近3天或者最近6天的銷量為依據(jù)，做到訂 貨數(shù)量合理化。如分公司近期將舉行某個機型的促銷活動，訂貨數(shù)量大大增加 ，應提前3天告之總公司商品部； 2. 總公司商品部根據(jù)分公司庫存產(chǎn)品數(shù)量結(jié)合各分公司當月銷售計劃、訂貨申請， 合理給各分公司安排貨源； 3. 總公司商品部要確保庫存商品充足，不得影響銷售； 4. 總公司給各分公司調(diào)撥產(chǎn)品時，必須事先以書面形式告之分公司調(diào)撥產(chǎn)品型號、 顏色、數(shù)量以及調(diào)撥時間等情況； 5. 分公司倉管收到調(diào)撥通知后，應及時按照《調(diào)撥清單》所列產(chǎn)品型號、顏色、數(shù)量 備貨，并在備貨后進行核查，如核查無誤后立即發(fā)往《調(diào)撥清單》所指定收貨地 址，在貨物發(fā)出后及時與收貨分公司倉管人員取得聯(lián)系，告知貨物所發(fā)時間、 件數(shù)、及貨運單號，便于收貨方倉管人員及時跟進。 6. 收到調(diào)撥產(chǎn)品倉管按照《入庫制度及流程》來執(zhí)行。 第六章 關(guān)于訂貨的相關(guān)制度 1. 各分公司所有產(chǎn)品的訂購都由總公司商品部統(tǒng)一安排，分公司只向總公司商品部 訂貨。 2. 月初總公司銷售部將對各分公司下發(fā)月銷售計劃，各分公司在接到月銷售計劃書 后應在2個工作日內(nèi)制訂月訂貨計劃，并將訂貨計劃交分公司經(jīng)理簽字確認后上 報總公司商品部，總公司商品部將根據(jù)分公司的月銷售計劃與月訂貨計劃給各 分公司安排貨源。 3. 總公司商品部將根據(jù)公司制定的銷售計劃與各分公司的訂貨計劃向廠家直接訂購 產(chǎn)品。 4. 總公司商品部將在財務部的指導下建立貨款預付款臺帳，經(jīng)常與廠家核對預付款 余額，做到帳目清晰明了，對于廠家發(fā)貨給分公司的產(chǎn)品型號、數(shù)量、配置、 顏色做到了如指掌。 5. 鑒于各分公司訂貨計劃都是上報總公司商品部，所以商品部必須對各分公司各種 產(chǎn)品的實際到貨量與訂貨數(shù)量做電腦明細帳，將以發(fā)貨數(shù)量和欠發(fā)貨數(shù)量登記 入臺帳。 第七章 倉庫管理制度 1. 公司規(guī)定除倉管人員、公司領(lǐng)導及財務人員，其余人員不得隨意進出倉庫，如客 戶自提產(chǎn)品，倉管人員應避免客戶進入倉庫驗收，如倉管人員不加以制止，客 戶進入倉庫驗收產(chǎn)品，由此可能引起的經(jīng)濟損失和商業(yè)機密的泄露將由倉管人 員承擔； 2. 倉管人員必須妥善保管好庫存物資，確保庫存商品充足，不能因為庫存不足影響 銷售； 3. 各分公司倉庫必須參加保險，保險由總公司統(tǒng)一來辦理； 4. 各分公司倉管在產(chǎn)品出庫時，必須按照公司相關(guān)出、入庫制度的規(guī)定來辦理，如 沒有按照規(guī)定辦理所造成的一切經(jīng)濟損失均由倉管人員承擔； 5. 倉管人員必須建立庫存產(chǎn)品臺帳，隨時接受公司財務的檢查，倉管人員必須做到 帳物相符，每周末、月末配合分公司商務、財務的盤點； 6. 庫存產(chǎn)品嚴禁外借。如特殊情況，倉管人員必須要求外借人寫書面報告，經(jīng)分公 司經(jīng)理及財務人員簽字確認，外借產(chǎn)品原則上最遲不得超過三個工作日歸還， 外借產(chǎn)品歸還時，倉管人員必須檢查產(chǎn)品及其配置、外包裝完好、無損壞，同 時倉管人員應要求維修人員幫助檢測產(chǎn)品性能，確保歸還產(chǎn)品不影響銷售；公 司員工借機總量不得超過5臺，借機時必須寫書面申請，經(jīng)公司經(jīng)理及財務人員 確認后，向公司財務部交納押金，押金金額為當時地包的提貨價。如果歸還時 ，影響二次銷售，由借用人按當時地包提貨價買斷該手機。如分公司借機總量 已達到公司規(guī)定的5臺，仍然有員工需要借機的，分公司可以按當時地包的提貨 價讓該員工買斷。 7. 倉庫內(nèi)嚴禁火種入庫，嚴禁吸煙，嚴禁動用明火，違者重罰； 8. 安全用電，貨物堆高必須保持燈距0.5米以上...
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