財(cái)務(wù)檔案管理總則
財(cái)務(wù)檔案管理總則 一、財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容 財(cái)務(wù)檔案是指投資公司及其所屬的各級(jí)公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所形成的各種合同、協(xié)議、申 請(qǐng)、說明、報(bào)表、憑證、票據(jù)、文件、帳簿等有參考價(jià)值的原始資料和電子文檔。 1. 票據(jù)是指包括各種入庫單、出庫單、銷售小票以及其他手寫票據(jù)等，是企業(yè)進(jìn)行核算的 原始依據(jù)。 2. 合同、協(xié)議是指公司在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與其他單位或個(gè)人依法簽訂的、具有法律效力的 各種文件，具體包括訂貨合同、銷售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、勞務(wù)合 同、廣告合同、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)合同、貸款（銀行承兌）合同、擔(dān)保（抵押）合同、合作（ 加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等。合同、協(xié)議是公司與其他企業(yè)進(jìn)行商 品交易，勞務(wù)供應(yīng)的法律依據(jù)，也是財(cái)務(wù)部門進(jìn)行貨款結(jié)算的原始依據(jù)。 1. 業(yè)務(wù)合同是指業(yè)務(wù)部門在商品交易過程中與對(duì)方簽訂的訂貨合同、銷售合同、各類工程 合同和相關(guān)協(xié)議等。 2. 行政合同是指公司行政部門簽訂的租賃合同、裝修合同、勞務(wù)合同、廣告合同、財(cái)產(chǎn)保 險(xiǎn)合同和其他合同等。 3. 融資、投資合同是指與合作單位、金融單位簽訂的各種合同、協(xié)議，包括貸款（銀行承 兌）合同、擔(dān)保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等 4. 各分公司簽定的各種合同、協(xié)議，必須指定專人妥善保管，不得隨意亂丟亂放，防止泄 密；過期的合同、協(xié)議，應(yīng)分類裝訂、登記，集中交到到人事部管理。每年6月30日 ，將過期的合同、協(xié)議交總部歸檔，統(tǒng)一管理，各地不得隨意丟棄、撕毀。 二、檔案的上繳 1. 固定的財(cái)務(wù)檔案，如報(bào)表、憑證、票據(jù)等要在年度營(yíng)業(yè)結(jié)束后，上交分公司財(cái)務(wù)部檔案 管理員處，具體時(shí)間為每年的6月30日以前，上交隔年的財(cái)務(wù)檔案。 2. 非固定的財(cái)務(wù)檔案，如合同、協(xié)議等要在合同、協(xié)議執(zhí)行完畢后交公司財(cái)務(wù)部檔案管理 員處； 3. 所有檔案必須按規(guī)定裝訂、歸類，交接過程必須清楚，填制交接清單（附表一）。交接 清單上必須列明檔案的名稱、交接雙方經(jīng)手人、時(shí)間、地點(diǎn)以及冊(cè)數(shù)、件數(shù)或份數(shù)。 三、財(cái)務(wù)檔案的保管 1. 對(duì)應(yīng)歸檔的材料加以分類、整理，編制兩張目錄表即檔案總目錄表和明細(xì)分類目錄表， 并制定分類編號(hào)，以便快速檢索。 2. 將分類以后的檔案材料裝訂成冊(cè)，編排順序號(hào)，與目錄表相對(duì)應(yīng)。 3. 每一冊(cè)檔案要編寫頁號(hào)，該號(hào)碼用鉛筆寫在每頁材料的右上角。 4. 將應(yīng)存檔的材料名稱。主要內(nèi)容、冊(cè)數(shù)、頁數(shù)等登錄上分類目錄表及總目錄表后，裝入 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制作的案卷內(nèi)。 5. 對(duì)檔案庫要采取防火，防盜、防蛀、防強(qiáng)光、恒溫、恒濕等措施。對(duì)以上設(shè)施要經(jīng)常檢 查，發(fā)現(xiàn)問題要馬上向財(cái)務(wù)部經(jīng)理報(bào)告，并協(xié)助經(jīng)理采取補(bǔ)救措施。 6. 對(duì)入庫檔案隨時(shí)進(jìn)行更改補(bǔ)充工作，每半年清點(diǎn)一次，檢查檔案是否完整。準(zhǔn)確。帳目 與實(shí)物是否相符，對(duì)破損、載體及變質(zhì)的檔案及時(shí)修復(fù)和區(qū)別登記。 7. 每月一次將上月的資料用計(jì)算機(jī)軟盤做出備份，另行保管（如保險(xiǎn)柜）。該套軟盤同樣 做出編號(hào)和內(nèi)容登記。 四、財(cái)務(wù)檔案的保密規(guī)定： 1. 檔案管理員要盡職盡責(zé)，嚴(yán)守企業(yè)機(jī)密。 2. 嚴(yán)格執(zhí)行借閱、調(diào)用制度。 3. 對(duì)機(jī)密、絕密文件要嚴(yán)格借閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得翻印和復(fù)制。 4. 不得在私人通信、電話中涉及企業(yè)機(jī)密，不得在公共場(chǎng)合涉及企業(yè)機(jī)密，不得與無關(guān)人 員談?wù)撈髽I(yè)機(jī)密。 5. 財(cái)務(wù)檔案密級(jí)分為秘密、機(jī)密、絕密，對(duì)絕密文件只限指定的人員使用。 1. 絕密文檔是指向各單位上報(bào)的報(bào)表、公司的各類有價(jià)證券、會(huì)計(jì)帳簿、記賬憑證以及系 統(tǒng)電腦識(shí)別密碼 2. 機(jī)密文檔是指公司各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告以及重大的發(fā)展戰(zhàn)略等文檔 3. 秘密文檔是指涉及到公司開辦、發(fā)展過程中保留的數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)點(diǎn)布局等重要資料 五、財(cái)務(wù)檔案的使用及借閱規(guī)定： 1. 各分公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理級(jí)以上人員、財(cái)務(wù)部經(jīng)理調(diào)閱檔案可直接到檔案管理員處填 調(diào)閱手續(xù)。 2. 部門經(jīng)理級(jí)以上的人員需借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫借閱單，財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字，可到檔案管理 員處辦理手續(xù)。 3. 一般工作人員需借閱檔案時(shí)，要有經(jīng)理及經(jīng)理以上的人員批示，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字后， 方可借閱。 4. 閱覽應(yīng)在檔案室內(nèi)進(jìn)行，如需借出時(shí)，須填寫《文件借閱登記表》。借出時(shí)間不超過三天 。 附表（文件借閱登記表）： 文件借閱登記表 NO：001 |文件目錄 |文件名稱 |借出日期 |歸還日期 |備注 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 財(cái)務(wù)總監(jiān)： 分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理： 借閱人： 5. 對(duì)絕密檔案的借閱，要公司總裁和財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)方可。 6. 檔案借閱者要做到保密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得涂改、損毀檔案。 7. 借閱及退還時(shí)，要當(dāng)面清點(diǎn)，退還時(shí)辦理注銷登記。 8. 各職能管理中心需調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案的，需經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。 9. 公司監(jiān)察審計(jì)、財(cái)務(wù)管理中心進(jìn)行工作檢查和稽核不受本規(guī)定制約，必須全力配合。 財(cái)務(wù)檔案管理員的職責(zé) 1. 負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)與保管。 2. 依據(jù)制度，負(fù)責(zé)提供財(cái)務(wù)檔案使用、借閱服務(wù)。 3. 負(fù)責(zé)檔案庫的全面管理。 4. 管理員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，要對(duì)文件進(jìn)行清點(diǎn)，辦理交接手續(xù)，并有人監(jiān)交，尤其是電腦密碼 和使用資料。 5. 財(cái)務(wù)檔案的移交:財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)交時(shí)，必須辦理移交手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人 簽章。 6. 財(cái)務(wù)檔案的保管年限 |檔案名稱 |保管期限 | |一、會(huì)計(jì)憑證類 | | |1、原始憑證、記帳憑證 |15年 | |其中：涉及外來的會(huì)計(jì)憑證 |永久 | |2、銀行存款余額調(diào)節(jié)表 |3年 | |二、會(huì)計(jì)賬簿類 | | |1、日記賬 |15年 | |其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳 |25年 | |2、明細(xì)賬、總賬、輔助賬 |15年 | |3、涉及外來對(duì)私發(fā)行的會(huì)計(jì)賬簿 |永久 | |三、會(huì)計(jì)報(bào)表類 | | |1、主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)、年未盤點(diǎn)表 |3年 | |。 | | |2、月、季會(huì)計(jì)報(bào)表 |15年 | |3、年度會(huì)計(jì)報(bào)表 |永久 | |四、其他類 | | |1、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)及銷毀清冊(cè) |25年 | |2、財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃 |3年 | |3、主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文本、合同、協(xié)議 |永久 | 請(qǐng)各財(cái)務(wù)部門嚴(yán)格按照本檔案管理制度執(zhí)行，保證公司各類文件檔案的保密性、完整性 。
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