鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序
鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 一、目的 規(guī)范鑰匙委托管理工作，確保妥善保管好托管的鑰匙。 二、適用范圍 適用于特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及未入住單位鑰匙的管理。 三、職責(zé) 1、服務(wù)處主管負(fù)責(zé)組織、安排鑰匙的管理工作。 2、服務(wù)處員工負(fù)責(zé)依照本程序?qū)嵤┩泄荑€匙的日常管理工作。 四、程序要點(diǎn) 1、管理處可以進(jìn)行鑰匙保管的范圍 (1)開發(fā)商交樓后，業(yè)主未入住時(shí)由開發(fā)商托管的鑰匙。 (2)特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指：業(yè)主確有實(shí)際的生活、工作困難確需托 管鑰匙，不至于給物業(yè)部工作帶來額外事端的情況。 2、開發(fā)商托管的鑰匙 (1)物業(yè)接管驗(yàn)收工作結(jié)束后，物業(yè)部可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙 。 (2)接管過來的鑰匙由服務(wù)處員工清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。 (3)鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 3、業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙 (1)業(yè)主委托保管鑰匙時(shí)，服務(wù)處員工應(yīng)按《業(yè)主托管鑰匙委托書》（一式兩聯(lián)）要求填寫 日期、單位編號(hào)、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因及領(lǐng)取鑰匙的要求等項(xiàng)目。 (2)管理員就特別向業(yè)主說明本物業(yè)部不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財(cái)產(chǎn)的責(zé)任，業(yè)主同意后， 請(qǐng)業(yè)主在《業(yè)主托管鑰匙委托書》的“業(yè)主簽名”欄簽名確認(rèn)。 (3)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》第二聯(lián)交業(yè)主保管。 (4)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》上的有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主托管鑰匙登記表》內(nèi)，并在 托管的鑰匙上貼上標(biāo)有業(yè)主姓名的標(biāo)識(shí)，然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。 4、托管鑰匙的管理 (1)管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時(shí)，由服務(wù)處員工在借用人辦理鑰匙 借用手續(xù)后，將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的辦理程序?yàn)椋航栌萌嗽凇督栌描€匙登記 表》中如實(shí)填寫借用日期、鑰匙編號(hào)、數(shù)量、預(yù)借期、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi) 容，然后簽名確認(rèn)。 (2)辦理鑰匙退還手續(xù)時(shí)，服務(wù)處員工應(yīng)在核對(duì)鑰匙數(shù)量后，在《借用鑰匙登記表》中標(biāo)注 鑰匙退還日期，并在“接收人”一欄簽名確認(rèn)。 (3)服務(wù)處主管應(yīng)安排服務(wù)處員工根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況，發(fā)現(xiàn)借期 超過三天不還鑰匙者，應(yīng)致電借鑰匙部門或個(gè)人催還。 (4)當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報(bào)告時(shí)，服務(wù)處員工應(yīng)按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經(jīng)過 并報(bào)服務(wù)處主管；服務(wù)處主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系，征得同意后，采取補(bǔ)配鑰匙或 換鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全，服務(wù)處員工將處理結(jié)果記錄在《鑰匙管理備忘錄》中 。 (5)業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時(shí)，管理員憑《業(yè)主證》/領(lǐng)鑰匙人的身份證 移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。同時(shí)應(yīng)在《業(yè)主托管鑰匙登記表》中標(biāo)注移交日期，請(qǐng)業(yè)主/領(lǐng)鑰匙 人簽名確認(rèn)。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時(shí)， 服務(wù)處員工不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。 5、所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由部門歸檔保存兩年。 五、記錄 1、《業(yè)主托管鑰匙委托書》 2、《業(yè)主托管鑰匙登記表》 3、《借用鑰匙登記表》 4、《鑰匙管理備忘錄》
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